Wissen für Hoteliers und Gastgeber

Auswahl, Vergleich, Kosten, Verträge und Einführung von Hotelsoftware und PMS für inhabergeführte Häuser.

• VergleichAll-in-One-Hotelsoftware oder Einzelwerkzeuge: So wählen kleine Hotels ihren Mix

  Ein System oder mehrere Spezialwerkzeuge? Entscheidungshilfe für kleine Hotels nach Teamgröße und Schnittstellenaufwand, mit Prüffragen für Angebote.

  7 Min. Lesezeit
• VergleichCloud oder eigener Server: Was passt für deine Hotelsoftware?

  Cloud-PMS oder eigener Server? Vergleich von Kosten, Ausfall, Updates und Datenschutz mit Rechenweg und den Fällen, in denen ein lokaler Server passt.

  9 Min. Lesezeit
• ErklärtWem gehören die Hoteldaten? Datenexport beim Wechsel der Hotelsoftware

  Wem gehören die Hoteldaten? Welche Rechte DSGVO und EU Data Act beim Datenexport geben, welche Fristen gelten und was du vor dem Wechsel vertraglich klärst.

  8 Min. Lesezeit

Abläufe an der Rezeption: Reservierung, Check-in, Check-out, No-show, Zimmerplanung, Schichtübergabe und Tagesabschluss.

• ErklärtEarly Check-in und Late Check-out: kostenlos, gegen Gebühr oder als Extra

  Early Check-in und Late Check-out: wann du kostenlos zusagst, wann eine Gebühr passt und wie du den Reinigungsaufwand dafür durchrechnen.

  7 Min. Lesezeit
• RatgeberTagesablauf an der Rezeption: von der Frühschicht bis zum Tagesabschluss

  Der Tagesablauf an der Rezeption von der Frühschicht bis zum Tagesabschluss: Stundenplan, Übergaben und Prüfpunkte für Häuser mit 10 bis 60 Zimmern.

  11 Min. Lesezeit
• RatgeberGruppenanfragen im kleinen Hotel: Angebot, Option, Anzahlung und Namensliste

  Gruppenanfragen bis 20 Personen im kleinen Hotel: Angebot mit Optionsdatum, Anzahlung, Namensliste und Gästemeldung, mit Fristen und Rechenbeispiel.

  9 Min. Lesezeit

Meldepflichten je Land, Online Check-in, Kiosk, Ausweisdaten und Datenschutz bei der Gästeerfassung.

• RatgeberKontaktloser Check-in im Hotel: Varianten, Ablauf und was persönlich bleibt

  Kontaktloser Check-in im Hotel: vier Varianten von Online Check-in bis Schlüsselcode, passend zur Hausgröße, mit Ablauf und persönlichen Schritten.

  8 Min. Lesezeit
• ErklärtEU-Verordnung 2024/1028 zur Kurzzeitvermietung: was seit Mai 2026 gilt

  Was die EU-Verordnung 2024/1028 seit 20. Mai 2026 regelt: Registrierungsnummer, Plattformpflichten, Datenübermittlung. Stand für Österreich und Deutschland.

  7 Min. Lesezeit
• LänderwissenGästemeldung in Österreich: Gästeverzeichnis, 24-Stunden-Frist und Pflichten

  Meldepflicht für Hotels und Vermieter in Österreich: Gästeverzeichnis nach Meldegesetz, 24-Stunden-Frist, Daten, Aufbewahrung, Strafen. Stand Oktober 2026.

  9 Min. Lesezeit

Ortstaxe, Kurtaxe, City Tax und Übernachtungssteuer: Modelle, Berechnung, Rechnungsausweis und Abfuhr.

• ErklärtÜbernachtungssteuer und Geschäftsreisen: was Hotels in deutschen Städten beachten

  Zahlen Geschäftsreisende Übernachtungsteuer? Rechtslage seit 2022, Regeln in Berlin, Hamburg, Köln, Düsseldorf, Übergangsfristen, Rechnung. Stand Oktober 2026.

  7 Min. Lesezeit
• LänderwissenKurtaxe, Gästebeitrag und Übernachtungsteuer in Deutschland: was gilt wo?

  Kurtaxe, Gästebeitrag und Übernachtungsteuer in Deutschland: wer schuldet was, welche Pflichten Betriebe haben, mit Satzungsbeispielen. Stand Oktober 2026.

  10 Min. Lesezeit
• LänderwissenOrtstaxe in Österreich: Regeln der neun Bundesländer im Überblick

  Ortstaxe in Österreich nach Bundesland: Bezeichnung, Rechtsgrundlage, Sätze, Befreiungen und Fristen mit Stand Oktober 2026 und Quellen.

  11 Min. Lesezeit

Direktbuchungen steigern: Hotel-Website, Buchungsmaschine, SEO, KI-Suche, Gutscheine, Pakete und Rechtliches.

• RatgeberHotel in ChatGPT, Perplexity und Google-KI finden: So wirst du sichtbar

  So tauchen Hotels in ChatGPT, Perplexity und Google-KI-Antworten auf: Crawler freigeben, Fakten als Text pflegen, Profile abgleichen und Sichtbarkeit testen.

  9 Min. Lesezeit
• ErklärtBestpreisgarantie auf der eigenen Hotelwebsite: Bedingungen und Rechtslage

  Bestpreisgarantie auf der Hotelwebsite: Was sie verspricht, wie Ketten ihre Bedingungen fassen, was das Wettbewerbsrecht verlangt und wann sie sich lohnt.

  7 Min. Lesezeit
• RatgeberBuchungsmaschine Conversion: Warum Gäste die Buchung abbrechen

  Wo Gäste deine Buchung abbrechen und was du je Schritt tun: Buchungsweg misst, Ursachen finden, Preis, Formular und Tempo gezielt verbessern.

  11 Min. Lesezeit

Buchungsportale, Provisionen, Channel Manager, Mapping, Restriktionen und Überbuchungsschutz.

• RatgeberAirbnb für Hotels und Pensionen: lohnt sich der Kanal?

  Lohnt sich Airbnb für Hotel oder Pension? Gebührenmodell, Anforderungen an Gäste und Inserat, Anbindung per Channel Manager und eine Beispielrechnung.

  8 Min. Lesezeit
• AnleitungBooking.com-Provisionsrechnung prüfen: Schritte, Fristen und Beanstandung

  So gleichst du die Booking.com-Provisionsrechnung mit deinen Check-outs ab: Positionen, Stornos, No-Shows, Fristen und Beanstandung im Extranet.

  9 Min. Lesezeit
• ErklärtBooking.com Genius und Preferred: Lohnen sich die Programme für kleine Häuser?

  Booking.com Genius und Preferred Partner erklärt: Was die Programme dein Haus kosten, wie du mit Mitnahmequote und Netto-Erlös je Nacht rechnest.

  7 Min. Lesezeit

Preisstrategie, Ratenstruktur, Kennzahlen, Prognose, Budget und Controlling für kleine und mittlere Häuser.

• ErklärtKI-Preisempfehlungen im Hotel: was Modelle können und was du entscheidest

  KI-Preisempfehlungen im Hotel erklärt: Was Prognosemodelle berechnen, wo Leitplanken nötig sind und welche Preisentscheidungen bei dir bleiben.

  8 Min. Lesezeit
• BegriffBAR Rate im Hotel: was die Best Available Rate ist und wie du sie steuerst

  Die BAR Rate (Best Available Rate) ist der öffentliche Referenzpreis eines Hotels. Definition, Rechenbeispiel und Regeln, wie du sie steuerst.

  6 Min. Lesezeit
• BegriffBettenauslastung berechnen: Was sie von der Zimmerauslastung unterscheidet

  Bettenauslastung und Zimmerauslastung im Vergleich: Formeln, Rechenbeispiel mit Hotel Nordlicht und die Definitionen von Eurostat und den Statistikämtern.

  6 Min. Lesezeit

Housekeeping-Organisation, Zimmerstatus, Reinigungsstandards, Personalbedarf, Wäsche, Instandhaltung und Nachhaltigkeit.

• VorlageBadreinigung im Hotel: Standard mit Prüfpunkten und Fotokontrolle

  Arbeitsanweisung für die Badreinigung im Hotel: Reihenfolge, Tuchsystem, Prüfpunkte zum Abhaken und Hinweise zur Fotodokumentation.

  7 Min. Lesezeit
• AnleitungEndreinigung in der Ferienwohnung: Ablauf am Wechseltag

  Endreinigung am Wechseltag planen: Zeitfenster berechnen, Ablauf in acht Schritten, Checkliste und Fotoprotokoll für Vermieter von Ferienwohnungen.

  8 Min. Lesezeit
• VorlageHousekeeping-Tagesplan: Vorlage mit Prioritäten und Zuweisung

  Housekeeping-Tagesplan als Vorlage zum Ausfüllen: Abreisen, Frühanreisen und Bleiber priorisieren, Zimmer zuweisen und den Plan am Tag anpassen.

  6 Min. Lesezeit

Gästekommunikation, Vorlagen, Automationen, KI mit Freigabe, Bewertungen, Datenschutz und Service-Ideen.

• ErklärtEU AI Act für Hotels: welche Pflichten beim Einsatz von KI gelten

  Welche Pflichten die EU-KI-Verordnung Hotels auferlegt: Kennzeichnung ab 2. August 2026, KI-Kompetenz, Verbote, Hochrisiko-Fristen und Bußgelder.

  8 Min. Lesezeit
• RatgeberKI-Antworten an Gäste: Freigabe, Kennzeichnung und Qualitätskontrolle

  KI-Antworten an Hotelgäste sicher einsetzen: welche Antworten ein Mensch freigeben muss, was Art. 50 der KI-Verordnung verlangt und wie du Qualität prüfst.

  10 Min. Lesezeit
• RatgeberAutomatische Gästenachrichten: Ausnahmen, Testläufe und Kontrollen

  So verhinderst du falsche Automatik-Mails im Hotel: Ausnahmeregeln für Storno, Portalgäste und Stammgäste, Testläufe und eine feste Wochenkontrolle.

  9 Min. Lesezeit

Hotelrechnung, E-Rechnung, Steuersätze, Zahlungen, Kasse, Gutscheine, Steuerberatung und Aufbewahrung.

• ErklärtFrühstück und Übernachtung steuerlich trennen: Regeln und Rechenbeispiel

  Welcher Steuersatz gilt für das Frühstück im Hotel? Regeln für Österreich und Deutschland (Stand Oktober 2026) mit Rechenbeispiel und Prüfliste.

  6 Min. Lesezeit
• ErklärtWann eine Stornogebühr im Hotel Umsatzsteuer auslöst

  Ist eine Stornogebühr im Hotel umsatzsteuerpflichtig? Schadenersatz oder Entgelt, EuGH-Rechtsprechung, No-Show und Anzahlung für Österreich und Deutschland.

  7 Min. Lesezeit
• AnleitungAnzahlungsrechnung und Schlussrechnung im Hotel: Umsatzsteuer richtig behandeln

  So stellen Hotels Anzahlungsrechnung und Schlussrechnung aus: Umsatzsteuer, Ablauf in sechs Schritten und Rechenbeispiel für Österreich und Deutschland.

  7 Min. Lesezeit

Ferienwohnungen, Chalets, Apartments, Monteurzimmer und Urlaub am Bauernhof: Recht, Preise, Reinigung und Vermarktung.

• VergleichSchlüsselübergabe bei Ferienwohnungen im Vergleich: persönlich, Box oder Code

  Persönlich, Schlüsselbox oder Codeschloss? Vergleich der Schlüsselübergabe bei Ferienwohnungen nach Sicherheit, Aufwand, Gästeerlebnis und Meldepflicht.

  8 Min. Lesezeit
• ChecklisteAusstattungsliste für Ferienwohnungen: was Gäste erwarten und Bewertungen beeinflusst

  Ausstattungsliste für Ferienwohnungen nach Raum und Priorität: Was Gäste voraussetzen, was Bewertungen beeinflusst und was du vor dem ersten Gast prüfst.

  7 Min. Lesezeit
• RatgeberReinigung der Ferienwohnung organisieren: eigenes Team oder Dienstleister

  Eigenes Team, Selbstständige oder Reinigungsfirma für die Ferienwohnung: Kosten je Wechsel rechnen, Qualität prüfen und den Ausfall einplanen.

  9 Min. Lesezeit

Länderpflichten, Gründung, Personal, Sicherheit, Nachhaltigkeit, Förderungen und Branchendaten.

• ErklärtPhishing über Buchungsportale: wie Betrüger Hotels und Gäste angreifen

  So laufen Phishing-Angriffe über Buchungsportale ab, woran Hotels und Gäste sie erkennen und was du im Ernstfall in der ersten Stunde tun.

  8 Min. Lesezeit
• RatgeberBankgespräch im Hotel: Diese Kennzahlen und Unterlagen solltest du dabeihaben

  Welche Kennzahlen und Unterlagen die Bank im Hotel-Kreditgespräch sehen will: Rechenwege, Kapitaldienstdeckung und Liquiditätsplan am Beispiel.

  9 Min. Lesezeit
• VorlageBusinessplan für Hotel und Pension: Vorlage mit Umsatzplanung

  Gliederung für den Businessplan eines Hotels oder einer Pension, mit Rechenweg für Belegung, ADR und Umsatz und einem durchgerechneten Beispiel.

  6 Min. Lesezeit

Softwarewechsel, Datenmigration, Stichtag, Teamakzeptanz und der Umstieg von Papier, Excel oder Extranet.

• VorlageDer Umstellungstag: Stundenplan für den Wechsel der Hotelsoftware

  Stundenplan für den Umstellungstag der Hotelsoftware: Schreibstopp, Delta-Abgleich, Portale umschalten, Go/No-go und Rückfallpunkt, mit Zeiten und Zuständigen.

  7 Min. Lesezeit
• ChecklisteDatenmigration im Hotel: welche Daten in die neue Software mitgehen

  Welche Daten gehören beim Wechsel der Hotelsoftware in das neue System? Checkliste mit Priorität, Exportformat und Prüfmethode für jede Datenart.

  7 Min. Lesezeit
• AnleitungExcel-Belegungsplan importieren: Daten für den Umzug aufbereiten

  Zimmer, Gäste und Buchungen aus Excel in eine Hotelsoftware übernehmen: Spaltenvorlage, Bereinigungsregeln, typische Fehler und ein Ablauf mit Probeimport.

  9 Min. Lesezeit