Wem gehören die Hoteldaten? Datenexport beim Wechsel der Hotelsoftware

Wer über deine Hoteldaten bestimmt

Im Streit um Hoteldaten fällt oft der Satz „Die Daten gehören mir“. Juristisch tragen Rollen und Verträge mehr als das Wort Eigentum. Für Gästedaten ist das Hotel der Verantwortliche im Sinn der DSGVO. Der Softwareanbieter verarbeitet sie in der Regel als Auftragsverarbeiter nach deinen Weisungen.

Buchungen, Preise, Zimmerkategorien und Rechnungen betreffen dein Geschäft und sind nicht in jedem Fall personenbezogen. Ob und in welcher Form du diese Daten zurückbekommst, regelt dann der Vertrag.

Den Unterschied spürst du am Tag der Kündigung. Das Hotel Nordlicht will am letzten Betriebstag mit dem alten System die Anreisen der kommenden zwölf Monate ziehen. Steht im Vertrag nichts zum Export, bleiben der Inhaberin nur die gesetzlichen Ansprüche der nächsten Abschnitte.

Welche Rechte du beim Datenexport hast

Drei Regelwerke berühren den Datenexport, und jedes schützt eine andere Person. Die Tabelle ordnet sie zu. Stand der Angaben: Oktober 2026, Geltungsbereich EU.

Das Recht aus Art. 20 DSGVO hat der Gast. Es betrifft Daten, die er dem Hotel bereitgestellt hat, etwa Name, Anschrift und Wünsche aus seiner Buchung, sofern die Verarbeitung auf Einwilligung oder Vertrag beruht und automatisiert läuft. Das Hotel kann sich darauf nicht gegenüber dem Softwareanbieter berufen. Sein Hebel ist der Auftragsverarbeitungsvertrag.

Der Data Act (Verordnung (EU) 2023/2854) gilt seit dem 12. September 2025, auch für bestehende Verträge. Die Bundesnetzagentur zählt zu den erfassten Diensten ausdrücklich auch Software als Dienst (SaaS) und nennt keine Mindestgröße der Anbieter. Ob deine Hotelsoftware darunter fällt, frage den Anbieter schriftlich. Weitgehend ausgenommen sind Testversionen mit begrenzter Laufzeit und Sonderanfertigungen, die nicht in großem Umfang am Markt angeboten werden. Auch dort muss der Anbieter aber Exporte in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format ermöglichen.

Aufbewahrungsfristen laufen nach dem Wechsel weiter

Aufbewahrungsfristen wandern nicht mit dem Anbieter, sie bleiben bei deinem Betrieb. In Österreich beträgt die Frist für Bücher, Aufzeichnungen und Belege sieben Jahre (§ 132 Abs. 1 BAO). In Deutschland gelten zehn Jahre für Bücher und Aufzeichnungen, acht für Buchungsbelege und sechs für sonstige Unterlagen (§ 147 Abs. 3 AO). Rechnungen bewahrst du acht Jahre auf (§ 14b Abs. 1 UStG).

Für die Form gilt in Deutschland: Bei einer Außenprüfung kann die Finanzbehörde Daten in maschinell auswertbarer Form verlangen (§ 147 Abs. 6 AO). Nach einem Systemwechsel genügt die Aufbewahrung allein auf maschinell lesbaren und auswertbaren Datenträgern erst, wenn das fünfte Kalenderjahr nach dem Wechsel zu Ende ist und keine Prüfung begonnen hat. Kläre mit deiner Steuerberatung, ob PDF-Rechnungen genügen oder ob die Rohdaten als CSV mitgehen müssen.

Nicht jede Frist ist lang. Das Gästeverzeichnis bewahren österreichische Betriebe sieben Jahre ab Eintragung auf (§ 10 Abs. 2 MeldeG). Der besondere Meldeschein in Deutschland wird ein Jahr ab dem Abreisetag aufbewahrt und binnen drei Monaten danach vernichtet (§ 30 Abs. 4 BMG). Was keine Frist mehr trägt, gehört nicht in das neue System. Dieser Abschnitt gibt einen Überblick (Stand: Oktober 2026) und ersetzt keine Rechts- oder Steuerberatung. Verbindlich sind die Vorgaben deines Landes.

Diese Daten gehören in den Export

Ein Export ist brauchbar, wenn er vollständig, lesbar und nachprüfbar ist. Verlange neben den Dateien eine Beschreibung der Felder, sonst rätst du beim Import, was eine Spalte bedeutet.

Plane die Kontrolle gleich mit. Im Hotel Nordlicht mit 24 Zimmern genügt für Gästeprofile eine Stichprobe. Für Rechnungen gleicht die Inhaberin dagegen die Monatssummen mit dem Journal der Steuerberatung ab. Wie die Übernahme in ein neues System abläuft, zeigt der Ratgeber Datenmigration im Hotel.

Fristen beim Wechsel nach dem Data Act

Der Data Act (Art. 25) verlangt, dass der Vertrag eines Datenverarbeitungsdienstes den Wechsel regelt. Die Ankündigungsfrist für die Einleitung darf höchstens zwei Monate betragen. Danach muss der Anbieter die exportierbaren Daten innerhalb von höchstens 30 Kalendertagen übertragen. Anschließend muss der Kunde sie mindestens weitere 30 Kalendertage abrufen können. Erst danach löscht der Anbieter.

Hält der Anbieter den Übergang in 30 Tagen für technisch nicht machbar, muss er das innerhalb von 14 Arbeitstagen begründen und einen anderen Zeitraum von höchstens sieben Monaten nennen. Der Vertrag muss außerdem die Datenkategorien auflisten, die übertragbar sind, und die Kategorien, die du davon ausnehmen. Bis zum 12. Januar 2027 darf der Anbieter nur Kosten berechnen, die unmittelbar durch den Wechsel entstehen. Ab dem 12. Januar 2027 entfallen Wechselentgelte (Art. 29).

Was du vor der Unterschrift klärst

Der Datenexport lässt sich nach der Kündigung kaum noch verhandeln. Kläre ihn deshalb vor der Unterschrift und lass die Antworten in den Vertrag oder die Auftragsbestätigung schreiben, nicht in eine E-Mail des Vertriebs.

Die Punkte ergänzen die Klauseln aus der Vertragscheckliste für Hotelsoftware. Wer Anbieter vergleicht, nimmt sie in die Anforderungen nach Betriebsart auf.