Kurz gesagt
Prüfe bei einem Hotelsoftware-Vertrag fünf Klauseln, bevor du unterschreibst: Mindestlaufzeit mit Verlängerung, Kündigungsfrist, Preisanpassung, Datenrückgabe bei Vertragsende sowie Service-Level mit Support-Zeiten. Diese Klauseln entscheiden, was ein späterer Wechsel kostet. Lass jede Zusage schriftlich in den Vertrag oder die Auftragsbestätigung aufnehmen, nicht nur ins Verkaufsgespräch.
Das Wichtigste in Kürze
- Über die Bindung entscheidet der Tag, an dem deine Kündigung beim Anbieter eingehen muss.
- Eine Preisanpassungsklausel ohne Obergrenze und ohne Sonderkündigungsrecht ist ein offenes Kostenrisiko.
- Der Vertrag muss regeln, welche Daten du in welchem Format wann zurückbekommst und wann der Anbieter löscht.
- Was nur im Verkaufsgespräch zugesagt wird, gilt im Streitfall nicht; schreibe Wünsche als konkreten Vertragstext.
Laufzeit, Verlängerung und Kündigungsfrist
Die Mindestlaufzeit ist der Zeitraum, in dem du den Vertrag nicht ordentlich kündigen kannst. Danach kann sich der Vertrag automatisch um einen festen Zeitraum verlängern, wenn keine rechtzeitige Kündigung eingeht. Entscheidend ist deshalb das Datum, an dem deine Kündigung beim Anbieter ankommen muss, nicht das Ende der Laufzeit.
Kläre drei Details. Ab wann zählt die Laufzeit: ab Unterschrift oder ab Freischaltung? Genügt die Kündigung per E-Mail, oder verlangt der Vertrag einen Brief? Bestätigt der Anbieter den Eingang?
Preisanpassung und Abrechnung
Eine Preisanpassungsklausel erlaubt dem Anbieter, den Preis während der Laufzeit oder bei der Verlängerung zu erhöhen. Ohne Obergrenze ist sie ein offenes Risiko. Frage, ob ein fester Prozentsatz oder ein Index gilt, mit welcher Vorlaufzeit die Erhöhung angekündigt wird und ob du dann außerordentlich kündigen darfst.
Prüfe auch, woran der Preis hängt. Berechnet der Anbieter nach Zimmern, kläre, was gilt, wenn du Zimmer für eine Renovierung stilllegen. Lass Einrichtung, Module und Schnittstellen einzeln mit Preis ausweisen. Wie du Angebote nebeneinanderlegen, zeigt der Ratgeber Hotelsoftware-Angebote vergleichen.
Datenrückgabe und Löschung bei Vertragsende
Die Datenrückgabe ist die Pflicht des Anbieters, dir bei Vertragsende deine Daten in einem lesbaren Format zu übergeben und danach zu löschen. Für Gästedaten verlangt Artikel 28 Absatz 3 Buchstabe g DSGVO, dass der Auftragsverarbeitungsvertrag Löschung oder Rückgabe nach dem Ende der Leistung regelt, sofern keine Speicherpflicht besteht.
Zusätzlich gelten deine Aufbewahrungspflichten. In Österreich beträgt die Frist für Bücher, Aufzeichnungen und Belege sieben Jahre (§ 132 Abs. 1 BAO). In Deutschland sind es je nach Unterlage 10, 8 oder 6 Jahre (§ 147 Abs. 3 AO), für Rechnungen 8 Jahre (§ 14b Abs. 1 UStG). Stand: Oktober 2026. Rechnungen müssen also nach dem Wechsel lesbar bleiben.
Lege schriftlich fest, was der Export enthält: Buchungen samt vergangener Aufenthalte, Gästeprofile, Rechnungen als PDF, Tarife, Zimmerkategorien und Dokumente. Bitte vor der Unterschrift um einen Beispielexport.
Wechselrechte nach der EU-Datenverordnung
Die EU-Datenverordnung (Data Act, Verordnung (EU) 2023/2854) gilt seit dem 12. September 2025. Kapitel VI gibt Kunden von Datenverarbeitungsdiensten Wechselrechte. Artikel 25 Absatz 2 verlangt, dass der Vertrag diese Rechte regelt. Ob deine browserbasierte Hotelsoftware unter die Definition in Artikel 2 Nummer 8 fällt, frage den Anbieter ausdrücklich.
| Punkt | Regel |
|---|---|
| Frist, um den Wechsel anzustoßen | höchstens zwei Monate |
| Übergangszeitraum für den Wechsel | höchstens 30 Tage |
| Abrufzeitraum für deine Daten | mindestens 30 Tage nach dem Übergangszeitraum |
| Löschung | nach dem Abruf, wenn der Wechsel erfolgreich war |
| Wechselentgelte | bis 11. Januar 2027 nur Kosten, die direkt mit dem Wechsel zusammenhängen; ab 12. Januar 2027 keine |
Service-Level und Support-Zeiten
Ein Service-Level ist die schriftliche Zusage des Anbieters zu Verfügbarkeit und Reaktionszeit, die im Vertrag oder in einer Anlage steht. Frage nach der Verfügbarkeit in Prozent je Monat und danach, wie der Anbieter sie misst.
Ein Wartungsfenster am Samstagnachmittag fällt in die Anreisen. Verlange Wartung außerhalb der Anreisezeiten und frage nach Support-Zeiten an Wochenenden und Feiertagen. Entscheidend ist die Folge einer Verfehlung: Gibt es eine Gutschrift oder ein Kündigungsrecht? Ohne Folge bleibt ein Service-Level eine Absichtserklärung.
Haftung, Datenschutz und Unterauftragnehmer
Der Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) ist ein eigener Vertrag nach Artikel 28 DSGVO, den der Anbieter mit dir schließt, weil er Gästedaten in deinem Auftrag verarbeitet. Welche Inhalte er haben muss, steht im Ratgeber DSGVO im Hotel.
Lies die Anlage mit den Unterauftragnehmern und prüfe, ob die Haftung auf die Jahresgebühr begrenzt ist und welches Recht und welcher Gerichtsstand gelten. Dieser Abschnitt gibt einen Überblick für Österreich, Deutschland und die EU (Stand: Oktober 2026) und ersetzt keine Rechts- oder Steuerberatung.
Formulierungen zum Nachverhandeln
Wünsche gelten erst, wenn sie als Vertragstext vorliegen. Schreibe dem Anbieter deshalb konkrete Sätze. Die Formulierungen sind Vorschläge und keine Rechtsberatung.
| Klausel | Risiko | Formulierungsvorschlag |
|---|---|---|
| Automatische Verlängerung | Bindung um weitere 12 Monate, ohne dass es auffällt | „Der Anbieter erinnert den Kunden mindestens 60 Tage vor Fristende schriftlich an die Kündigungsfrist.“ |
| Kündigung | Frist zu lang oder Form zu streng | „Der Vertrag ist mit einer Frist von drei Monaten zum Laufzeitende kündbar; die Kündigung per E-Mail genügt.“ |
| Preisanpassung | Erhöhung ohne Grenze | „Erhöhungen sind auf höchstens X Prozent je Vertragsjahr begrenzt und werden 90 Tage vorher angekündigt; der Kunde kann zum Stichtag außerordentlich kündigen.“ |
| Datenexport | Daten nur gegen Gebühr oder in unbrauchbarem Format | „Der Anbieter stellt auf Verlangen alle Buchungen, Gästeprofile und Rechnungen als CSV oder XLSX und als PDF bereit; der Kunde kann sie mindestens 30 Tage nach Vertragsende abrufen.“ |
| Wartung | Ausfall in der Anreisezeit | „Geplante Wartung findet nur zwischen 23:00 und 05:00 Uhr statt und wird 48 Stunden vorher angekündigt.“ |
| Verfehlter Service-Level | Keine Folge bei Ausfällen | „Unterschreitet die Verfügbarkeit in zwei aufeinanderfolgenden Monaten den zugesagten Wert, kann der Kunde außerordentlich kündigen.“ |
Checkliste vor der Unterschrift
Gehe die Liste mit dem unterschriftsreifen Vertrag durch, nicht mit dem Angebot.
Zehn Prüfpunkte vor dem Vertragsabschluss
- Beginn der Laufzeit ist datiert (Unterschrift oder Freischaltung).
- Mindestlaufzeit, Verlängerungszeitraum und Kündigungsfrist stehen als Zahlen im Vertrag.
- Das Datum für die letzte Kündigung ist im Kalender eingetragen.
- Kündigung per E-Mail ist zulässig, der Eingang wird bestätigt.
- Preisanpassung ist begrenzt, mit Vorlaufzeit und Sonderkündigungsrecht.
- Preis bei Änderung der Zimmerzahl ist geregelt.
- Datenexport mit Umfang, Format, Kosten und Abruffrist steht im Vertrag.
- Ein Beispielexport liegt vor und wurde geprüft.
- Service-Level mit Verfügbarkeit, Wartungsfenstern, Support-Zeiten und Folge bei Verfehlung ist schriftlich.
- AVV mit Unterauftragnehmern liegt vor, Haftungsgrenze, Recht und Gerichtsstand sind gelesen.
Häufige Fragen
Welche Kündigungsfrist sollte ich bei Hotelsoftware verhandeln?
Verhandeln du eine Frist, die du sicher einhalten kannst. Drei Monate zum Laufzeitende mit Kündigung per E-Mail sind ein praktikabler Ausgangspunkt. Das ist ein Vorschlag und keine Rechtsvorgabe. Wichtiger als die Länge ist, dass du das Datum kennst und im Kalender führst.
Darf der Anbieter beim Wechsel Gebühren für den Datenexport verlangen?
Für Datenverarbeitungsdienste nach der EU-Datenverordnung gilt: Ab dem 12. Januar 2027 sind Wechselentgelte ausgeschlossen, bis dahin nur Kosten, die direkt mit dem Wechsel zusammenhängen (Artikel 29). Ob deine Hotelsoftware darunter fällt, kläre mit dem Anbieter. Vereinbare die Kosten des Exports ohnehin im Vertrag.
Wie lange muss ich Rechnungen nach einem Wechsel aufbewahren?
In Österreich sieben Jahre (§ 132 Abs. 1 BAO), in Deutschland acht Jahre (§ 14b Abs. 1 UStG, § 147 Abs. 3 AO), Stand Oktober 2026. Die Frist beginnt mit dem Schluss des Kalenderjahres. Du brauchst die Rechnungen daher auch nach dem Wechsel lesbar. Lass sie im Export als PDF mitliefern und kläre Einzelfälle mit deiner Steuerberatung.
Was ist ein Service-Level bei Hotelsoftware?
Ein Service-Level ist die schriftliche Zusage des Anbieters zu Verfügbarkeit, Wartungszeiten und Reaktionszeit bei Störungen. Er zählt nur, wenn er im Vertrag oder in einer Anlage steht und eine Folge bei Verfehlung nennt, etwa eine Gutschrift oder ein Kündigungsrecht.
Quellen
- EU: Verordnung (EU) 2023/2854 (Data Act), Artikel 25, Inhalt der Verträge für den Wechsel, abgerufen am 14. Oktober 2026
- EU: Verordnung (EU) 2023/2854 (Data Act), Artikel 50, Geltungsbeginn 12. September 2025, abgerufen am 14. Oktober 2026
- Bundesnetzagentur: Glossar Data Act, Wechselentgelte (Artikel 29), abgerufen am 14. Oktober 2026
- EU: Verordnung (EU) 2016/679 (DSGVO), Artikel 28 Auftragsverarbeiter, abgerufen am 14. Oktober 2026
- Republik Österreich: Bundesabgabenordnung, § 132 Aufbewahrung (RIS), abgerufen am 14. Oktober 2026
- Bundesrepublik Deutschland: Abgabenordnung, § 147 Ordnungsvorschriften für die Aufbewahrung, abgerufen am 14. Oktober 2026
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