Kurz gesagt
Hotelsoftware-Angebote vergleichst du, indem du alle Kosten in dieselbe Tabelle eintragst und über drei Jahre addierst: einmalige Kosten, laufende Lizenz, Module, Zahlungsgebühren, Schnittstellen, Schulung und Wechselaufwand. Prüfe danach, was jedes Angebot für deine Muss-Funktionen enthält. Verglichen wird die Summe für deine Zimmerzahl, nicht der beworbene Einstiegspreis.
Das Wichtigste in Kürze
- Der Einstiegspreis sagt wenig, entscheidend ist die Summe aus einmaligen und laufenden Kosten über drei Jahre.
- Ein Angebot ist erst vergleichbar, wenn Module, Nutzer, Schnittstellen und Schulung im Preis ausgewiesen sind.
- Zahlungsgebühren, Portalprovisionen und Preiserhöhungen stehen oft nicht im Angebot und müssen erfragt werden.
- Vertragslaufzeit, Kündigungsfrist und Datenexport gehören in dieselbe Tabelle wie der Preis.
Gesamtkosten über drei Jahre statt Monatspreis
Die Gesamtkosten sind die Summe aller Beträge, die dein Haus in einem festgelegten Zeitraum an den Anbieter und seine Partner zahlt. Drei Jahre sind ein praxisnaher Zeitraum: Er deckt Einrichtung, einen Preiswechsel zur Verlängerung und eine volle Saison ab.
Angebote nennen meist nur den Preis pro Monat. Einrichtung, Schulung, Kanalanbindung oder Zahlungsabwicklung stehen dann auf einer anderen Seite oder fehlen ganz. Wer nur den Monatspreis vergleicht, vergleicht den kleinsten gemeinsamen Teil.
Rechne jedes Angebot für deine tatsächliche Zimmerzahl und deine Buchungswege. Ein Angebot für „bis 20 Zimmer“ hilft einem Haus mit 24 Zimmern nicht.
Vorlage: Kostenpositionen je Angebot
Lege pro Angebot eine Kopie der folgenden Tabelle an. Trage ein, was der Anbieter schriftlich nennt, und frage bei jeder leeren Zeile nach. Ein Betrag „inklusive“ gilt erst, wenn er im Angebot oder Vertrag steht.
Die Spalte „Gesamt 3 Jahre“ berechnest du so: einmalige Kosten plus laufende Kosten pro Monat mal 36. Wiederkehrende Jahresbeträge teilst du durch 12, damit alle Zeilen vergleichbar bleiben.
| Position | Einmalig in € | Pro Monat in € | Gesamt 3 Jahre in € | Frage an den Anbieter |
|---|---|---|---|---|
| Grundgebühr oder Lizenz | … | … | … | Gilt der Preis für meine Zimmerzahl? |
| Preis pro Zimmer oder Einheit | … | … | … | Ab welcher Zimmerzahl ändert sich der Satz? |
| Zusätzliche Nutzer | … | … | … | Gibt es eine Obergrenze oder einen Aufpreis je Zugang? |
| Module und Zusatzfunktionen | … | … | … | Welche meiner Muss-Funktionen sind eigene Module? |
| Kanalanbindung an Buchungsportale | … | … | … | Zahle ich je Portal oder pauschal? |
| Zahlungsabwicklung | … | … | … | Welche Gebühren fallen zusätzlich beim Zahlungsanbieter an? |
| Schnittstellen zu Kasse, Schließsystem, Steuerberatung | … | … | … | Wer bezahlt die Einrichtung bei Dritten? |
| Einrichtung und Datenübernahme | … | … | … | Was ist enthalten, was wird nach Aufwand berechnet? |
| Schulung für das Team | … | … | … | Wie viele Stunden, vor Ort oder online? |
| Support | … | … | … | Welche Zeiten gelten, und kostet erweiterter Support extra? |
| Preiserhöhung ab Jahr 2 | … | … | … | Ist eine Indexierung vereinbart, und wie hoch darf sie sein? |
| Wechselkosten beim späteren Ausstieg | … | … | … | Was kostet der Datenexport? |
| Summe | … | … | … |
Leistungsumfang: was jedes Angebot enthalten muss
Zwei Angebote sind nur vergleichbar, wenn sie dieselben Leistungen abdecken. Gleiche deshalb zuerst die Muss-Funktionen deines Hauses ab. Wie du diese Liste aufstellen, zeigt der Ratgeber Hotelsoftware-Anforderungen nach Betriebsart.
Fehlt eine Muss-Funktion im Angebot, trage deren Preis aus einem Zusatzangebot ein. Ist keiner genannt, frage ihn ab, bevor du weiterrechnen. Ein günstiges Angebot ohne deine Muss-Funktion ist kein günstiges Angebot.
Leistungsumfang je Angebot abhaken
- Belegungsplan, Rechnung, Gästemeldung und Ortstaxe sind im genannten Preis enthalten.
- Die eigene Buchungsseite ist enthalten oder mit Preis ausgewiesen.
- Die Anbindung an Buchungsportale ist enthalten, und die Portale deines Hauses sind benannt.
- Die Zahl der Zugänge für dein Team ist unbegrenzt oder mit Preis je Zugang genannt.
- Die Übernahme deiner Gäste und Buchungen aus dem alten System ist im Angebot beschrieben.
- Schulung und Einführung sind mit Stundenzahl oder Pauschale genannt.
- Gebühren von Zahlungsanbietern und Portalen sind getrennt vom Softwarepreis aufgeführt.
Vertragsbedingungen neben den Preis legen
Ein niedriger Preis mit langer Bindung kann teurer sein als ein höherer Preis mit kurzer Kündigungsfrist. Trage deshalb die Vertragsdaten in dieselbe Tabelle ein wie die Kosten.
Besonders oft übersehen Häuser die Preisanpassung bei Verlängerung. Frage, ob der Preis fix ist oder an einen Index gekoppelt, und lass dir die Antwort in den Vertrag schreiben.
| Punkt | Angebot A | Angebot B | Angebot C |
|---|---|---|---|
| Mindestlaufzeit | … | … | … |
| Kündigungsfrist | … | … | … |
| Preisanpassung bei Verlängerung | … | … | … |
| Abrechnung monatlich oder jährlich, mit Preisunterschied | … | … | … |
| Datenexport bei Vertragsende (Format, Kosten) | … | … | … |
| Auftragsverarbeitungsvertrag liegt bei | … | … | … |
| Support-Zeiten schriftlich genannt | … | … | … |
Rechenbeispiel Hotel Nordlicht mit drei Angeboten
Das Hotel Nordlicht hat 24 Zimmer, drei Zugänge für Inhaberin, Rezeption und Hausdame sowie Buchungen über zwei Portale. Die Inhaberin holt drei Angebote ein. Alle Beträge in diesem Beispiel sind erfunden und zeigen nur den Rechenweg.
Angebot A hat eine niedrige Grundgebühr, berechnet Kanalanbindung und Schulung aber extra. Angebot B kostet pro Zimmer mehr, enthält dafür alles, verlangt aber eine Einrichtungsgebühr. Angebot C ist eine Lizenz mit Wartung, Server und Schnittstellen auf eigene Kosten.
| Position (Beispiel, netto) | Angebot A | Angebot B | Angebot C |
|---|---|---|---|
| Preismodell | 80 € Grundgebühr plus 7 € je Zimmer und Monat | 12 € je Zimmer und Monat | 6.000 € Lizenz plus 18 % Wartung pro Jahr |
| Lizenz oder Abo, 3 Jahre | 8.928 € | 10.368 € | 6.000 € plus 3.240 € |
| Kanalanbindung, 3 Jahre | 1.440 € (40 € im Monat) | enthalten | enthalten |
| Einrichtung | 0 € | 900 € | 1.500 € Server, 1.200 € Schnittstellen |
| Schulung | 600 € | enthalten | 800 € |
| Gesamt 3 Jahre | 10.968 € | 11.268 € | 12.740 € |
So wertest du die ausgefüllte Vorlage aus
Nach dem Ausfüllen entscheidet nicht die niedrigste Summe allein. Die Summe zeigt, welche Angebote preislich zusammenliegen, und die Muss-Liste zeigt, welche davon deinen Alltag abdecken.
Vom Angebot zur Entscheidung
Offene Zeilen klären
Schicke allen Anbietern dieselben offenen Fragen aus der Tabelle und warte, bis jede Zeile eine schriftliche Antwort hat.
Summen über drei Jahre vergleichen
Streiche Angebote, denen eine Muss-Funktion fehlt, bevor du die Summen gegenüberstellen.
Mit einem Hoteltag testen
Spiele in der Testphase eine Anreise, einen Zimmerwechsel und eine Rechnung mit deinen Daten durch.
Vertrag gegen die Tabelle lesen
Prüfe, ob Laufzeit, Preisanpassung und Exportrecht im Vertrag so stehen wie in deiner Tabelle.
Häufige Fragen
Welche Kosten vergessen Hotels beim Vergleich von Hotelsoftware am häufigsten?
Meist fehlen Zahlungsgebühren, Schnittstellen zu Kasse oder Schließsystem und die Schulung. Auch die Preisanpassung bei Verlängerung steht selten im Angebot. Frage jede Zeile der Kostentabelle ab, bevor du Summen vergleichst.
Wie viele Angebote sollte ich einholen?
Drei sind ein guter Richtwert. Mit weniger fehlt die Streuung, mehr kosten Zeit, ohne die Auswahl zu verbessern. Wichtig ist, dass alle dieselbe Zimmerzahl und Funktionsliste bekommen.
Ist ein Jahresvertrag günstiger als monatliche Abrechnung?
Häufig ja, doch das hängt vom Anbieter ab. Lass dir beide Preise nennen und rechne die Differenz über drei Jahre aus. Prüfe zusätzlich die Kündigungsfrist, denn ein Jahresvertrag bindet du länger.
Gehören Zahlungsgebühren in den Vergleich?
Ja, sobald Gäste online zahlen. Gebühren von Zahlungsanbietern sind meist nicht Teil des Softwarepreises. Schätze sie mit dem erwarteten Online-Umsatz deines Hauses und trage die Zeile für jedes Angebot ein.
Was kostet der Wechsel zu einem anderen Hotelsoftware-Anbieter später?
Das hängt von Datenexport und Datenübernahme ab. Frage vor der Unterschrift, in welchem Format du Gäste, Buchungen und Rechnungen erhalten und ob der Export Geld kostet. Den Ablauf eines Wechsels zeigt der PMS-Wechselplan.
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