Archív dokladov pre hotely
Archív dokladov v hoteli: uchovávanie podľa GoBD a BAO
STRYK uchováva vystavené faktúry nezmenené a vedie kontrolný archív s lehotami uchovania pre Rakúsko a Nemecko. Daňový poradca dostáva podklady každý mesiac z toho istého systému.
- Faktúry sa po vystavení nedajú meniť
- Lehoty v kontrolnom archíve: Rakúsko 7 rokov, Nemecko 10 rokov
- Mesačné odovzdanie účtovnej kancelárii s balíkom dokladov
Stručne
Archív dokladov usporiadane uchováva faktúry a účtovné doklady hotela, aby boli pri kontrole úplné a nezmenené. STRYK na to ponúka kontrolný archív ako technickú podporu, orientovanú na GoBD a BAO, s uloženými lehotami 7 rokov pre Rakúsko a 10 rokov pre Nemecko. Nejde o certifikáciu ani o právne poradenstvo. Archív nestojí nič navyše; platí sa základný poplatok a suma podľa počtu izieb.
Aktualizované
Kde sa doklady v hoteli dnes strácajú
Kto má podklady rozptýlené v priečinkoch, e-mailových schránkach a diskoch, zistí to najneskôr pri otázke daňového poradcu.
- Dnes
Vystavené faktúry ležia ako PDF na notebooku majiteľky, prijaté faktúry v priečinku v kancelárii a časť ešte v e-mailovej schránke recepcie. Keď daňový poradca v marci potrebuje faktúru z predchádzajúceho roka, hľadanie sa začne na troch miestach.
So STRYKFaktúry vznikajú z rezervácie a potom sú dostupné v STRYK. Globálne hľadanie ich nájde podľa hosťa, rezervácie alebo faktúry. Prijaté faktúry vo formáte XRechnung alebo Factur-X STRYK prijíma priamo.
Čítať viac - Dnes
Hosť hlási, že firemná adresa na faktúre je zlá. Recepcia súbor otvorí, adresu prepíše a uloží cez originál. Potom nie je žiadna stopa, čo na faktúre pôvodne stálo.
So STRYKVystavenú faktúru nemožno prepísať. Oprava prebieha cez storno alebo dobropis a vedľa novej faktúry zostane pôvodná.
Čítať viac - Dnes
Priečinok z roku 2016 stále stojí v pivnici. Nikto nevie, či ho v Rakúsku alebo v Nemecku už možno zlikvidovať, a lehota závisí od druhu dokladu.
So STRYKKontrolný archív pracuje s lehotami uchovania 7 rokov pre Rakúsko a 10 rokov pre Nemecko. Či lehota platí pre konkrétny doklad, určí tvoj daňový poradca; STRYK lehoty eviduje.
Čítať viac
Posledný deň v mesiaci v kancelárii
Posledný deň v mesiaci v zázemí hotela s 24 izbami, kde doklady spravuje majiteľka sama.
Prijatá faktúra od práčovne
Práčovňa posiela faktúru ako Factur-X. STRYK ju prijme ako elektronickú faktúru bez toho, aby ju niekto prepisoval. Majiteľka vidí sumu a dodávateľa skôr, než faktúru prevezme.
Faktúra za izbu 12
Hostia z izby 12 sa odhlasujú. Otvorené položky z minibaru a baru už patria k pobytu, recepcia vystaví faktúru z rezervácie. Od tejto chvíle je faktúra nemenná.
Oprava chybnej firemnej adresy
Obchodný hosť nahlási chybu v adrese. Recepcia faktúru stornuje a vystaví opravenú. V protokole aktivít je vidieť, kto a kedy to urobil.
Výpis z účtu oproti otvoreným faktúram
Majiteľka nahrá výpis z účtu ako súbor CAMT.053. STRYK navrhne, ktorá platba patrí ku ktorej otvorenej faktúre. Priradenie potvrdzuje riadok po riadku.
Mesačné odovzdanie účtovnej kancelárii
Na konci mesiaca STRYK odovzdá denník daňovému poradcovi vo formáte DATEV, BMD, CSV alebo Excel, na želanie s balíkom dokladov. Kancelária sa už nebude pýtať na jednotlivé PDF.
Čo STRYK ponúka pre archív a odovzdanie
Archív a odovzdanie sa opierajú o tieto funkcie. Pri každej je uvedené, kde je jej hranica.
Originál a oprava vedľa seba
Vystavená faktúra zostáva taká, ako bola vystavená. Opravy prebiehajú cez storno alebo dobropis, takže originál aj oprava existujú vedľa seba.
Čítať viacKontrolný archív s lehotami
Kontrolný archív je technická podpora archivácie, orientovaná na GoBD a BAO. Pozná lehoty uchovania 7 rokov pre Rakúsko a 10 rokov pre Nemecko. Nie je to certifikácia.
Čítať viacDokumenty ako PDF
Faktúry, ponuky, plán housekeepingu a správy vytvára STRYK ako PDF v 18 jazykoch. Správy exportuješ podľa oblastí ako PDF, Excel alebo CSV.
Čítať viacDenník a balík dokladov pre účtovníctvo
Denník každý mesiac odchádza daňovému poradcovi vo formáte DATEV, BMD, CSV alebo Excel, na želanie s balíkom dokladov. Formát, ktorý preferuje tvoja kancelária, nastavíš ty.
Čítať viac
Uchovávanie dokladov dnes a s kontrolným archívom
Tabuľka porovnáva uloženie v priečinkoch a na diskoch s archívom v STRYK.
| Úloha | Priečinkami a diskami | So STRYK |
|---|---|---|
| Uloženie vystavenej faktúry | PDF na notebooku, navyše výtlačok v priečinku. | Faktúra vznikne z rezervácie a zostane v systéme. |
| Oprava faktúry | Súbor sa prepíše, originál sa stratí. | Storno alebo dobropis; pôvodná faktúra zostane. |
| Zaevidovanie prijatej faktúry | E-mail s PDF sa vytlačí a založí. | Prijímanie XRechnung a Factur-X bez prepisovania. |
| Odovzdanie dokladov účtovnej kancelárii | Priečinok, USB kľúč alebo súhrnný e-mail ku koncu štvrťroka. | Mesačné odovzdanie vo formáte DATEV, BMD, CSV alebo Excel, voliteľne s balíkom dokladov. |
| Dodržanie lehoty uchovania | Poznámka na priečinku, často bez roku. | Kontrolný archív s lehotami pre Rakúsko (7 rokov) a Nemecko (10 rokov). |
| Sledovanie zmien | Nikto nevie, kto čo kedy zmenil. | V protokole aktivít je vidieť, kto a kedy faktúru stornoval alebo znova vystavil. |
Jedna cena, ktorá rastie s tvojím objektom
Kontrolný archív nestojí nič navyše, patrí k hlavnému produktu zo základného poplatku a sumy za izbu. Aktualizácie hlavných funkcií sú zahrnuté.
Podrobné ceny59 € základný poplatok + 6 € za izbu alebo jednotku mesačne
Príklad pre 24 izieb203 €mesačne
- 14 dní bezplatnej skúšky
- Žiadny poplatok za zriadenie
- Osobná podpora na začiatku
Netto, ročné fakturovanie. V prvom roku zmluvy zľava 20 % zo základného poplatku.
Od rozptýlených dokladov ku kontrolnému archívu
Staré priečinky sa do systému automaticky neprenesú. Ty určíš, čo platí od rozhodujúceho dňa.
Uveď daňovú krajinu
Oznámi nám počet izieb a krajinu, v ktorej tvoj prevádzkovateľ podlieha dani. Podľa toho nastavíme testovací prístup.
Rozhodujúci deň dohodni s účtovnou kanceláriou
Tvoj daňový poradca povie, od ktorého dátumu majú faktúry pochádzať zo STRYK a v akom formáte chce mať denník.
Import hostí a rezervácií
Hostí a rezervácie prinieseš ako CSV alebo XLSX. Predtým než sa čokoľvek prevezme, skúšobný beh v chybovom protokole ukáže, ktoré riadky nesedia.
Staré doklady zostanú prehľadné
Doklady z obdobia pred rozhodujúcim dňom zostanú tam, kde sú, kým neuplynie ich lehota. Daňový poradca potvrdí, dokedy.
Časté otázky
Je STRYK certifikovaný podľa GoBD?
Nie, STRYK nemá certifikáciu GoBD. Kontrolný archív je technická podpora archivácie, ktorá sa orientuje na GoBD a BAO. Či celé tvoje účtovníctvo zodpovedá predpisom, posúdi tvoj daňový poradca.
Ako dlho musí hotel uchovávať faktúry?
V Rakúsku 7 rokov, v Nemecku 8 rokov pre faktúry ako účtovné doklady a 10 rokov pre knihy a ročné účtovné závierky (stav: október 2026; § 132 BAO, § 147 Abs. 3 AO). Kontrolný archív v STRYK počíta s 7 rokmi pre Rakúsko a 10 rokmi pre Nemecko. Tento prehľad nenahrádza právne ani daňové poradenstvo.
Čo sa stane s opravenou faktúrou?
Pôvodná faktúra zostane. Vystavená faktúra je nemenná, oprava prebieha cez storno alebo dobropis. Kto faktúru stornoval a znova vystavil, je uvedené v protokole aktivít.
Musím uchovávať aj papierové doklady?
Áno, pre doklady, ktoré nevznikajú alebo neprichádzajú cez STRYK. STRYK uchováva faktúry vystavené v systéme; prijaté elektronické faktúry sú tam tiež. Či smieš papierové doklady od dodávateľov po naskenovaní zlikvidovať, si ujasni s daňovým poradcom.
Platí lehota pre Rakúsko alebo Nemecko automaticky?
Nie, lehota platí podľa krajiny, v ktorej tvoj prevádzkovateľ podlieha dani. Kontrolný archív pozná obe lehoty, 7 rokov pre Rakúsko a 10 rokov pre Nemecko. Tvoj daňový poradca potvrdí, ktorá sa u teba použije.
Môže STRYK odovzdať údaje priamo daňovému úradu?
Nie. Cesta k daňovému úradu vedie cez tvojho daňového poradcu: STRYK mu každý mesiac odovzdá denník vo formáte DATEV, BMD, CSV alebo Excel, na želanie s balíkom dokladov.
Ukáž nám, ako eviduješ doklady
Dohodni si demo nad jedným dňom vo tvojom hoteli. Spoločne prejdeme faktúru, opravu a mesačné odovzdanie účtovnej kancelárii.