Controlling pre menšie hotely
Hotelový controlling: päť mesačných čísel pre hotel s 24 izbami
Obsadenosť, ADR, RevPAR, tržby podľa oddelení a otvorené položky so vzorcom a príkladom výpočtu. Dáta na ne prichádzajú z reportov a exportov, ktoré STRYK dodáva za jednotlivé oddelenia.
- Zoznam rezervácií za mesiac ako CSV alebo XLSX
- Reporty a export do PDF, Excelu a CSV
- Vystavené faktúry zostávajú nezmenené
Stručne
Controlling malého hotela vystačí s piatimi mesačnými číslami: obsadenosť, ADR, RevPAR, tržby podľa oddelení a otvorené položky. Počítaš ich z dát o rezerváciách a faktúrach, ktoré STRYK dodáva ako report alebo export do PDF, Excelu a CSV. Náklady: mesačný základný poplatok a suma za izbu, test na 14 dní.
Aktualizované
Kde sa mesačné čísla v malých hoteloch zasekávajú
Kto skladá mesačný report sám, zriedka zlyhá na vzorcoch. Problém býva v dátach z viacerých zdrojov a v číslach, ktoré každý počíta inak.
- Dnes
Mesačný report vzniká tretí pracovný deň v excelovom zošite. Rezervácie z recepčného programu, tržby z účtovníctva a medzi tým päť hárkov, ktorým rozumie len ich autor.
So STRYKRezervácie, faktúry a platby sú v jednom systéme. Vyfiltruješ zoznam rezervácií na mesiac, exportuješ ho ako CSV alebo XLSX a päť čísel spočítaš v pevnej šablóne.
Čítať viac - Dnes
Majiteľka uvádza obsadenosť 74 %, vlastník 70 %. Obaja majú pravdu, len jeden nepočíta izby v rekonštrukcii a druhý počíta všetkých 24.
So STRYKVzorce na tejto stránke určujú, čo je v menovateli. Uzavreté izby zapisuješ ako blokáciu izby, takže obdobie zostane sledovateľné.
Čítať viac - Dnes
Vlastnícka rodina dostáva každý mesiac iný prehľad: raz fotku tabuľky, inokedy e-mail s tromi číslami. Porovnanie s predchádzajúcim mesiacom ide len z pamäte.
So STRYKKaždý mesiac posielaš rovnakých päť čísel v rovnakom poradí, ako Excel alebo PDF. Rozpočet vedieš vo vlastnej tabuľke vedľa.
Čítať viac
Mesačná uzávierka v hoteli Nordlicht
Predstavme si, že majiteľka hotela Nordlicht s 24 izbami uzatvára september druhý pracovný deň v októbri. Ranná recepcia jej pomáha.
Posledný deň čisto uzavrieť
Najprv recepcia uzavrie 30. september. Ako denná uzávierka zobrazuje nevybavené odchody a koncepty, je opísané na jej vlastnej stránke.
Filtrovať zoznam rezervácií na mesiac
Majiteľka nastaví filter na pobyty v septembri a exportuje zoznam ako CSV. V Exceli potom má jeden riadok na rezerváciu a s ním ďalej počíta.
Vypočítať obsadenosť, ADR a RevPAR
Do šablóny zapisuje predajné a predané noci. Izba 11 bola šesť dní zablokovaná, preto je v menovateli 714 nocí namiesto 720. Výsledok: 70,0 % obsadenosť.
Preniesť tržby podľa oddelení
Ubytovanie, raňajky a bar berie z reportov jednotlivých oddelení. Recepcia predtým vystaví posledné koncepty faktúr, lebo vystavené faktúry sa nedajú meniť. Súčet sa potom už nemení.
Skontrolovať otvorené položky k rozhodujúcemu dňu
Štyri faktúry sú k 30. septembru stále nezaplatené. Pri bankovom párovaní majiteľka priradí došlé platby a až potom odovzdá zoznam recepcii na upomenutie.
Report pre vlastníkov a účtovnú kanceláriu
Tých päť čísel ide ako Excel-súbor vlastníckej rodine. Podklady pre účtovníctvo nasledujú cez odovzdanie daňovému poradcovi.
Odkiaľ čísla v STRYKu prichádzajú
STRYK dodáva surové dáta pre päť ukazovateľov. Ako z nich počítať, ukazuje tabuľka na tejto stránke.
Reporty podľa oddelení
Každé oddelenie, od rezervácií po účtovníctvo, dodáva reporty v PDF, Exceli a CSV. Excel použiješ pre vlastnú šablónu a PDF na rozhovor s vlastníkmi.
Čítať viacZoznam rezervácií s exportom
Zoznam rezervácií sa stĺpcovými filtrami dá zúžiť na jeden mesiac a exportovať ako CSV alebo XLSX. Z neho spočítaš predané noci.
Čítať viacMesačné tržby, ktoré sa nehýbu
Vystavené faktúry už nikto nemení. Oprava sa objaví ako storno alebo dobropis v mesiaci, kde vznikla, takže nahlásený september zostane taký, aký bol.
Čítať viacRoly a protokol aktivít
Majiteľka dá recepcii len práva, ktoré potrebuje. Protokol aktivít ukáže, kto čo zmenil, keď sa niekto opýta na konkrétne číslo.
Čítať viac
Päť mesačných čísel pre 24 izieb
Hodnoty sú príklad: hotel Nordlicht v septembri, 30 dní. Tržby sú uvedené bez DPH.
| Ukazovateľ | Ako počítať | Hotel Nordlicht, september |
|---|---|---|
| Obsadenosť | Predané noci delené predajnými nocami, krát 100. Predajné je počet izieb krát dni, bez dní blokácie izby. | 500 predaných zo 714 predajných nocí (24 krát 30 mínus 6 dní blokácie) dáva 70,0 %. |
| ADR (priemerná cena) | Tržby z ubytovania delené predanými nocami. Raňajky a daň za ubytovanie zostávajú bokom. | 47 500 € tržieb z ubytovania delené 500 nocami dáva 95,00 €. |
| RevPAR (výnos na predajnú izbu) | Tržby z ubytovania delené predajnými nocami. Výsledok je rovnaký ako ADR krát obsadenosť. | 47 500 € delené 714 nocami dáva 66,53 €. Kontrola: 95,00 krát 0,700 dáva tiež 66,53. |
| Tržby podľa oddelení | Čisté tržby oddelene podľa oddelení, bez prechodných položiek, ako je daň za ubytovanie. | Ubytovanie 47 500 €, raňajky 7 000 €, bar a minibar 2 300 €, spolu 56 800 €. |
| Otvorené položky | Súčet vystavených faktúr, ktoré sú k rozhodujúcemu dňu nezaplatené, a ich počet. | Štyri faktúry spolu 3 120 € k 30. septembru. |
Jedna cena, ktorá rastie s tvojím objektom
Reporty, export a protokol aktivít patria k hlavnému produktu. Cena sa riadi počtom izieb, ďalší používatelia nestoja nič navyše.
Podrobné ceny59 € základný poplatok + 6 € za izbu alebo jednotku mesačne
Príklad pre 24 izieb203 €mesačne
- 14 dní bezplatnej skúšky
- Žiadny poplatok za zriadenie
- Osobná podpora na začiatku
Netto, ročné fakturovanie. V prvom roku zmluvy zľava 20 % zo základného poplatku.
Kontrolný zoznam mesačnej uzávierky pre menšie hotely
Týchto päť krokov prechádzaš každý mesiac v rovnakom poradí. Časom uzávierka zaberie menej času, lebo sa nič nerozhoduje nanovo.
Uzavrieť posledný deň
Skontroluj, že nezostal žiadny odchod bez check-outu a žiadny koncept faktúry z mesiaca. Až potom je mesiac spočítateľný.
Exportovať zoznam rezervácií
Vyfiltruj mesiac a exportuj ho ako CSV alebo XLSX. Súbor ulož pod pevným názvom, napríklad s rokom a mesiacom.
Spočítať päť čísel
Zapíš noci a tržby do šablóny a over RevPAR voči ADR krát obsadenosť. Ak sa výsledok líši, niektoré počítanie je chybné.
Porovnať s faktúrami a bankou
Tržby z ubytovania v šablóne musia zodpovedať vystaveným faktúram. Otvorené položky ber k rozhodujúcemu dňu, nie k dňu vyhodnotenia.
Poslať report a odovzdať dáta
Vlastníkom pošli päť čísel s predchádzajúcim mesiacom a rovnakým mesiacom minulého roka. Daňový poradca dostane svoje dáta pri mesačnom odovzdaní.
Časté otázky
Ako počítať RevPAR v malom hoteli?
RevPAR sú tržby z ubytovania delené predajnými nocami mesiaca. V hoteli Nordlicht je to 47 500 € delené 714 nocami, teda 66,53 €. Na kontrolu vynásob ADR obsadenosťou zapísanou ako desatinné číslo.
Počítajú sa uzavreté izby do obsadenosti?
Závisí to od pravidla, na ktorom sa dohodneš s vlastníkmi. V príklade uzavreté dni nepočítame, pretože izba nebola predajná. Pravidlo si raz zapíš písomne a každý mesiac ho použi rovnako.
Prečo raňajky a daň za ubytovanie nie sú v ADR?
Lebo ADR má merať cenu izby. Raňajky sú tržby iného oddelenia a daň za ubytovanie odvádzaš obci. Ak ich pripočítaš, ADR vzrastie, hoci sa ani jedna izba nepredala drahšie.
Čo má byť v mesačnom reporte pre vlastníkov?
Päť čísel stačí: obsadenosť, ADR, RevPAR, tržby podľa oddelení a otvorené položky. Každé ukáž s predchádzajúcim mesiacom a rovnakým mesiacom minulého roka a vzorce zapíš raz. Rozpočet a porovnanie plán a skutočnosť vedieš vo vlastnej tabuľke vedľa.
Ako vyhodnotiť viac hotelov spolu?
V spoločnom zošite. Každý hotel vidí v STRYKu len svoje dáta, preto päť čísel exportuješ za každý objekt osobitne a v šablóne ich zlúči. Viac na stránke Softvér pre viac ubytovacích zariadení.
Počítať mesačné čísla z hrubých, alebo čistých tržieb?
Z čistých tržieb, teda bez DPH. Inak by rozdielne sadzby DPH pre ubytovanie a raňajky skreslili čísla. Dôležitejšie než voľba je, že počítaš každý mesiac rovnako a uvedieš to v reporte.
Prepočítaj jeden mesiac tvojho hotela
Pošli nám počet izieb a zošit, v ktorom dnes počítaš. Počas 14-dňového testu exportuj jeden mesiac zo zoznamu rezervácií a over, či ti päť čísel vychádza.