Přechod z papírové knihy
Digitální rezervační kniha: přechod na hotelový software
Nejdřív se do STRYK zadají pokoje, ceny a už zarezervované pobyty. Papírová kniha zůstane v zásuvce, dokud kalendáři nebudeš důvěřovat.
- Nadcházející rezervace převezmeš importem nebo ručně
- Vlastní přístup pro každou výpomoc bez doplatku
- Převod dat je v základní ceně
Stručně
Rezervační knihu digitalizuješ tak, že pokoje, ceny a už zarezervované pobyty přeneseš do hotelového softwaru. STRYK běží v prohlížeči a importuje hosty a rezervace z CSV, XLSX a ZIP, před ostrým importem je k dispozici zkušební běh. Platíš základní poplatek a měsíční částku za každý pokoj; standardní nastavení, migrace, podpora a neomezený počet přístupů jsou v ceně.
Aktualizováno
Co tě papírová kniha stojí v běžném provozu
Rezervační kniha funguje, dokud ji vede jeden člověk a rezervuje se jen telefonicky. Jakmile přijde portál, výpomoc a povinnost hlásit hosty, na těchto místech to začne skřípat.
- Dnes
Kniha leží na recepci a zkratky zná jen paní domu. Když odjede nakoupit, výpomoc neví, jestli je pokoj 6 v sobotu volný, a volá.
S STRYKKaždý, kdo má přístup, vidí v prohlížeči stejný plán obsazenosti. Každému zaměstnanci přidělíš vlastní přístup s rolemi a právy a protokol aktivit ukáže, kdo co změnil.
Číst dál - Dnes
V šest večer zavolá host a pokoj 3 se zapíše tužkou. O hodinu dřív už portál tu noc prodal. Kniha se to dozví až ráno.
S STRYKKdyž recepce zapíše pokoj 3 do STRYK, systém předem zkontroluje, zda je noc ještě volná. Nové rezervace se objeví v kalendáři bez obnovení stránky a tým dostane upozornění. Channel Manager je součástí základní ceny STRYK.
Číst dál - Dnes
Hosté vyplňují hlášení u pultu, zatímco káva vystydne a za nimi čeká další rodina. Večer jména a adresy přepisuješ podruhé.
S STRYKHosté vyplní údaje o hlášení online ještě před příjezdem, recepce je zkontroluje. V Rakousku STRYK u každého pobytu ukazuje 24hodinovou lhůtu a exportuje CSV i formát pro obecní portály (MBS).
Číst dál
První týden: kniha ještě leží, zapisuje se v prohlížeči
Ukázkový den v penzionu s 12 pokoji. Papírová kniha leží ještě na recepci, zapisuje se jen v prohlížeči.
Výpomoc vidí stejné pokoje
Paní domu je na nákupu, výpomoc v 7:15 otevře plán obsazenosti. Kdo dnes odjíždí, kdo přijíždí a je-li pokoj 6 v sobotu volný, je tam vidět bez zkratek. Pokojská vidí své pokoje v plánu housekeepingu.
Telefonát na příští víkend
Stálý host se ptá na dva pokoje od pátku do neděle. Recepce zkontroluje týdenní pohled v kalendáři, založí rezervaci více pokojů a k rezervaci připojí poznámku k snídani.
Pokoj 4 odjíždí
Manželé z pokoje 4 odjíždějí. Faktura vzniká z rezervace a otevřené položky do ní vstoupí. Pokoj při odhlášení přejde do správného stavu úklidu.
Údaje o hostovi na zítřek
Host vyplnil online check-in na zítřek. Recepce vidí údaje z dokladu a podpis a v klidu je zkontroluje, místo aby čekala u pultu.
Pár bez rezervace
Dva cyklisté stojí u dveří a chtějí zůstat jednu noc. Recepce zapíše walk-in hosta a STRYK navrhne volný pokoj zvolené kategorie. V knize by pokoj 9 vyšel najevo až po porovnání s tabulí na zdi.
Denní uzávěrka bez porovnání s knihou
V denní uzávěrce je vidět, co dnes zůstalo otevřené, například návrh faktury. Pochází ze stejného kalendáře a porovnání s knihou odpadá. Kniha dnes večer už žádný zápis nedostane.
Co je při přechodu důležité jako první
V prvním měsíci potřebuješ jen část STRYK. Úplný seznam funkcí najdeš na stránce funkcí.
Převod dat se zkušebním během
Import čte CSV, XLSX a ZIP podle šablon. Před ostrým importem proběhne zkušební běh, potom přijde protokol chyb. Přechod má rozhodný den, od kterého už budeš zapisovat jen do STRYK.
Číst dálKalendář se všemi rezervacemi
Plán obsazenosti ukazuje den, týden, dva týdny nebo měsíc se stavem pokojů. Dva pokoje pro jednu rodinu a hosty bez rezervace zapíšeš přímo. Rezervační postup, který by pokoj obsadil dvakrát, se neuloží.
Číst dálSeznam pokojů z vývěsky do plánu
Pokoje zakládáš jednotlivě nebo hromadně a přiřazuješ je kategoriím s obsazeností, přistýlkami a popisem. Zablokování pokoje kvůli rekonstrukci nebo závadě se projeví hned ve výběru.
Číst dálPřístupy pro rodinu a výpomoc
Paní domu, syn o víkendu a výpomoc dostanou každý vlastní přístup s odpovídajícími právy. Přihlášení probíhá přes Nextpulse ID a druhý faktor. Protokol aktivit eviduje, kdo rezervaci změnil.
Číst dál
Papírová kniha a STRYK v porovnání
Tabulka popisuje pracovní každodennost, ne historii knihy. Mnoho domů s ní léta funguje dobře, dokud se nesetkají telefon, portál a personál.
| Úkol | S rezervační knihou | S STRYK |
|---|---|---|
| Kontrola volných pokojů | Listování stránkami, čtení tužkových čárek, porovnání s tabulí na zdi | Kalendář v denním, týdenním, dvoutýdenním a měsíčním zobrazení, stav pokojů je vidět |
| Kdo smí zapisovat | Kdo drží knihu v ruce, každý píše jinak | Vlastní přístupy s rolemi a právy, protokol aktivit |
| Dvojí přidělení | Zjistí se, až dva hosté stojí u stejných dveří | Kontrola dostupnosti před uložením: recepce, web, import i změna pokoje |
| Faktura | Ručně nebo podle šablony, oprava přepsáním | Vzniká z rezervace, po vystavení se nemění, oprava storno nebo dobropisem |
| Údaje o hlášení | Papírový formulář u pultu, později přepsaný | Vyplněno online před příjezdem, recepce kontroluje |
| Úklid pokojů | Ústně nebo lístkem ráno | Plán housekeepingu s přiřazením pokojské a stavem každého pokoje |
Jedna cena, která roste s tvým ubytováním
Pro dvanáct pokojů cenový přehled spočítá částku. Převzetí nadcházejících rezervací a standardní nastavení nic nestojí navíc, stejně jako přístupy pro rodinu a výpomoc.
Podrobné ceny59 € základní poplatek + 6 € za pokoj nebo jednotku měsíčně
Příklad pro 12 pokojů131 €měsíčně
- 14 dní zdarma na vyzkoušení
- Žádný poplatek za zavedení
- Osobní podpora na začátku
Netto, roční fakturace. V prvním roce smlouvy sleva 20 % na základní poplatek.
Jak knihu nahradit ve čtyřech krocích
Pořadí je důležitější než tempo. Nejdřív pracuješ ve STRYK a teprve potom knihu uzavři.
Přenesení seznamu pokojů
Založíš pokoje, přiřadíš je kategoriím a zapíšeš obsazenost a popis. Seznam pokojů obvykle už existuje jako vývěska nebo tabulka.
Zadání cen a poplatku z pobytu
Ceny udržuješ v cenovém kalendáři a zakládáš tarify s podmínkami storna. Poplatek z pobytu (Ortstaxe) nastavíš v Nastavení → Hotel. STRYK převezme hodnotu, kterou stanoví tvoje obec.
Převzetí nadcházejících rezervací
Pobyty od rozhodného dne se do kalendáře dostanou importem nebo ručně. Zkušební běh předem ukáže, které řádky obsahují chyby. Minulé roky převádět nemusíš.
Týden dohledávání, potom uzavření knihy
Od rozhodného dne tým zapisuje novinky už jen do STRYK. Kniha zůstane týden na recepci k dohledání a večer ověříš, že je v kalendáři každá nadcházející rezervace z ní. Potom knihu uložíš do archivu.
Časté dotazy
Jak dlouho trvá přechod z rezervační knihy?
Závisí to na počtu nadcházejících rezervací, které se z knihy převedou. Pořadí je pevné: pokoje, ceny, nadcházející rezervace, potom rozhodný den. Rozhodný den zvolíš sami, například na začátku měsíce.
Musím přepsat všechny staré rezervace?
Ne. Převádět musíš jen pobyty od rozhodného dne. Pokud jsou v tabulce, načteš je importem. Pokud jsou jen v knize, nadcházející rezervace zadáš jednou. Minulé roky zůstanou v knize.
Co když se s počítači nekamarádím moc dobře?
Začni s několika úkoly, například s kalendářem, a zbytek přidáš později. STRYK běží v prohlížeči a nepotřebuje oddělení IT. Standardní nastavení a podpora jsou v základní ceně. Podpora je dostupná od pondělí do pátku od 9:00 do 17:00.
Potřebuji nový počítač?
Ne, stačí zařízení s aktuálním prohlížečem, nic se neinstaluje. Zda tvůj stávající počítač na recepci postačí, uvidíš ve zkušebním provozu.
Přejdou moji stálí hosté z knihy do kartotéky hostů?
Ano. Adresy z tabulky načteš importem, stálé hosty z knihy zapíšeš nejpozději při další rezervaci. STRYK podle jména, data narození a kontaktu upozorní, pokud už host má profil.
Nahrazuje online check-in můj papírový lístek hlášení hosta?
Ne automaticky. Zda digitální údaje nahradí papírový lístek, určuje předpis o hlášení pobytu tvojí země, ne software. STRYK údaje zaznamenává digitálně, recepce je kontroluje a v Rakousku STRYK ukazuje lhůtu 24 hodin od check-inu. Zda potřebuješ navíc papír, ověř u obce.
Převezmi další týdny ze své knihy
Pošleš žádost o 14denní zkušební období. Připrav rezervační knihu, seznam pokojů a ceník, a s tebou nastavíme první kalendář.