Kde dnes vězí Excel a papírky
Málokterý hotel má jen jednu tabulku. Většinou jde o spleť souborů, které kdysi někdo založil a které od té doby rostou.Typický je plán obsazenosti s jedním řádkem na pokoj a jedním sloupcem na den, barevně označený podle hosta nebo portálu. Vedle něj existuje seznam pokojů, který se každé ráno tiskne pro housekeeping, seznam hostů s adresami pro hlášení a pro stálé hosty, seznam záloh, tabulka místního poplatku pro obec a na konci měsíce přehled tržeb pro majitele a daňového poradce.
Každý z těchto seznamů má své opodstatnění a každý vznikl ze skutečné potřeby. Problémem není Excel, ale to, že se stejná rezervace objevuje ve čtyřech souborech a každou změnu je nutné ručně dotáhnout na čtyřech místech.
| Seznam dnes | K čemu slouží | V hotelovém softwaru |
|---|---|---|
| Plán obsazenosti v Excelu | Vidět volné pokoje, zapisovat rezervace | Plán obsazenosti s denním, týdenním a měsíčním pohledem, rezervace se přesouvají tažením |
| Plán pokojů pro housekeeping | Kdo uklízí který pokoj, odjezd nebo pokračující pobyt | Denní plán ze skutečných příjezdů a odjezdů, stav pokojů vidí všichni |
| Seznam hostů | Adresy, údaje pro hlášení, stálí hosté | Kartotéka hostů s pobyty, kontrolou duplicit a údaji pro hlášení z online check-inu |
| Seznam záloh | Kdo zaplatil, komu připomenout platbu | Platby jsou navázané na rezervaci, otevřené částky jsou vidět |
| Tabulka místního poplatku | Přenocování a poplatek pro obec | Místní poplatek se počítá u každé rezervace a uvádí se na účtu |
| Přehled tržeb | Měsíční čísla pro majitele a daňového poradce | Vyhodnocení podle období, export pro Excel a pro daňového poradce |
Rizika Excelu v každodenním provozu hotelu
Prvním rizikem jsou verze. Je-li plán obsazenosti na počítači na recepci, brzy vznikne kopie v kanceláři, další na notebooku majitelky a jedna vytištěná z dopoledne. Která platí? V klidné úterý se to dá zjistit. V sobotu večer se třemi příjezdy a telefonátem z Booking.com ne.
Druhým rizikem jsou chyby bez kontroly. Excel nevaruje, když je pokoj na jednu noc zapsaný dvakrát, když je odjezd o den dřív nebo když se při vložení řádku posune vzorec. Hotelový software odmítne rezervaci do obsazeného pokoje dřív, než host dostane potvrzení.
Třetí riziko se týká údajů hostů. Jména, adresy, data narození a někdy čísla dokladů v souboru, který se posílá e-mailem nebo nosí na USB disku, špatně odpovídají požadavkům GDPR na ochranu přístupu a mazání. V softwaru s vlastními přístupy a právy je dohledatelné, kdo jaká data vidí. Čtvrtým rizikem je závislost: barevné kódy, zkratky a zvláštní pravidla často zná jen jeden člověk. Když vypadne, hotel stojí.
Co nahradit nejdřív
Ne všechno najednou. Začni tam, kde chyba stojí nejvíc.Na prvním místě je plán obsazenosti, protože právě tady vznikají dvojí rezervace. Jakmile jsou všechny rezervace, i telefonické a walk-in, na jednom místě, je největší riziko pryč. Pokud prodáváš přes portály, patří k tomu rovnou i napojení přes channel manager.
Na druhém místě následují housekeeping a údaje hostů, protože přímo navazují na obsazenost. Ranní seznam pokojů pak vzniká z příjezdů a odjezdů a kartotéka hostů roste s každou rezervací, aniž by někdo přepisoval adresy. Na třetím místě jsou zálohy, místní poplatek a přehledy tržeb. Nejvíc z nich získáš, když první dva kroky sedí, protože pak každé číslo pochází ze skutečných rezervací.
Pořadí náhrady
- Plán obsazenosti: všechny rezervace od teď jen v hotelovém softwaru, i telefonické a walk-in.
- Portály: Booking.com a další portály napojit přes channel manager, dostupnost už neudržovat v extranetu.
- Housekeeping: denní plán ze softwaru místo excelového výtisku.
- Údaje hostů: kartotéka hostů a údaje pro hlášení z rezervace a online check-inu.
- Zálohy: stav platby u rezervace místo ve vlastním seznamu.
- Místní poplatek a tržby: vyhodnocení a exporty ze softwaru místo měsíčního seznamu.
Plán na 30 dní
Třicet dní malému hotelu stačí, pokud přechod rozdělíš do týdnů a každý týden má jasný cíl. Důležitý je pevný den přechodu, od kterého se excelový plán obsazenosti už nemění. Do té doby mohou existovat obě verze vedle sebe, potom platí jen jedna.
Z Excelu do hotelového softwaru za čtyři týdny
- 01Den 1 až 7: základy
Nastav pokoje, kategorie, sazby se snídaní i bez ní, storno podmínky a místní poplatek. Pro každého člena týmu založ vlastní přístup s odpovídajícími právy.
- 02Den 8 až 14: převzetí dat
Připrav budoucí rezervace a seznam hostů z Excelu jako CSV nebo XLSX, přiřaď sloupce a ve zkušebním běhu ověř, co by se založilo. Teprve potom data převezměte a porovnej počet rezervací za měsíc se svým seznamem.
- 03Den 15: den přechodu
Od dneška se rezervuje jen v softwaru. Excelový soubor se uloží jen pro čtení a slouží už pouze k nahlédnutí.
- 04Den 15 až 21: housekeeping a portály
Používej denní plán housekeepingu ze softwaru. Připojte portály přes channel manager a zkontroluj, že každá kategorie na portálu je přiřazená ke správné kategorii pokojů.
- 05Den 22 až 30: platby a vyhodnocení
Vystavuj zálohy a účty z rezervace, vytáhněte ze softwaru první měsíční vyhodnocení a s daňovým poradcem dohodněte formát exportu.
Které přehledy a exporty dál dávají smysl
Bez Excelu neznamená bez tabulek. Pro vlastní vyhodnocení, jednání s bankou nebo meziroční srovnání je tabulka často přesně to pravé. Rozdíl je v tom, že se data už neudržují v Excelu, ale podle potřeby se exportují ze softwaru. Počítáš tak vždy s aktuálním stavem, nikdy s kopií z minulého týdne.
Smysl mají hlavně tři druhy exportů: seznamy rezervací za období, například pro vlastní analýzu zdrojů nebo délky pobytu; přehledy obsazenosti, průměrné ceny a tržeb pro majitele a banku; a podklady pro daňového poradce ve formátu, se kterým jeho kancelář pracuje. Všechno ostatní, co dnes vzniká jako měsíční seznam, by měl umět zobrazit software sám.
| Export | Pro koho | Formát |
|---|---|---|
| Seznam rezervací za období | Vedení, vlastní analýzy | CSV nebo XLSX |
| Obsazenost, ADR a tržby | Majitelé, banka | PDF pro archiv, XLSX pro další výpočty |
| Účty a platby | Účetnictví | PDF a tabulkový export |
| Podklady pro daňového poradce | Daňové poradenství | Formát kanceláře, například DATEV nebo BMD |
Jak to řeší STRYK
Ve STRYK nahrazuje plán obsazenosti tabulku v Excelu: denní, týdenní, dvoutýdenní a měsíční zobrazení, přesouvání rezervací tažením, hosté bez rezervace a vícepokojové rezervace zadané přímo. Nové rezervace, i ty z portálů, se objeví bez obnovení stránky. Před každým uložením STRYK ověří, zda je typ pokoje na každou noc ještě volný, takže pokoj nikdy není slíben dvakrát. Propojte Booking.com, Expedia, Airbnb a další portály se STRYK. Ceny a dostupnost spravuj na jednom místě a rezervace z portálů řeš v kalendáři.
Plán housekeepingu vzniká každý den ze skutečné obsazenosti, se stavy pokojů jako špinavý, uklizený a zkontrolovaný, s přidělením pokojským a s plánem v PDF, který STRYK na přání každý den rozešle e-mailem. Údaje hostů se ukládají do kartotéky hostů, údaje pro hlášení přicházejí z online check-inu; pro Rakousko STRYK hlídá lhůtu pro hlášení a vytváří export pro tamní systém hlášení. Zálohy běží přes online platbu a jsou navázané na rezervaci. Místní poplatek z pobytu STRYK počítá u každé rezervace podle věkových pásem a osvobození a uvádí ho na účtu.
Pro vyhodnocení nabízí STRYK reporty v PDF, XLSX a CSV, seznamy rezervací lze exportovat jako CSV nebo XLSX a pro daňového poradce jsou k dispozici exporty mimo jiné ve formátu DATEV a BMD. Své dosavadní excelové seznamy převezmeš přes import dat s přiřazením sloupců a zkušebním během. Každý pracuje s vlastním přístupem a odpovídajícími právy, počet uživatelů není omezený a protokol aktivit ukazuje, kdo co změnil. STRYK stojí 59 € základní poplatek plus 6 € za pokoj a měsíc, bez DPH při ročním vyúčtování, bez poplatku za zřízení; 14 dní ho můžeš zdarma vyzkoušet.
