Plánování housekeepingu v hotelu: denní plán, časy a stav pokojů

Denní plán: z odjezdů, pokračujících pobytů a příjezdů

Každý pokoj patří ráno do právě jedné skupiny. Odjezdové pokoje se uvolní a potřebují kompletní úklid. Pobytové pokoje jsou dál obsazené a dostanou denní úklid nebo podle hotelu jen výměnu ručníků a vynesení odpadků. Volné pokoje bez hosta potřebují nanejvýš krátkou kontrolu. A pak jsou tu pokoje, kolem kterých se točí celý den: odjezd i příjezd v tentýž den. Musí být hotové do času příjezdu, všechno ostatní počká.

Z toho vyplývá pořadí. Nejdřív odjezdové pokoje s příjezdem v tentýž den, v rámci této skupiny pokoje s ohlášeným dřívějším příjezdem, stálými hosty nebo rodinami s malými dětmi. Potom ostatní odjezdy, pak pobytové pokoje a nakonec kontrola volných pokojů. Hosty, kteří v 10 hodin ještě spí, záměrně posuňte na později, místo abys třikrát klepali.

Důležité je načasování: plán by měl vznikat ráno z aktuálního stavu, ne večer předem. Pozdní rezervace, prodloužení a dřívější odjezdy změní seznam přes noc. Kdo plán vytiskne den předem, často plánuje se dvěma nebo třemi špatnými pokoji.

Druhy úklidu a realistické časy na pokoj

Nejčastější pastí při plánování je paušální hodnota typu „20 minut na pokoj“. Odjezdový pokoj s převlékáním postelí, koupelnou a podlahou potřebuje násobek času pobytového pokoje, kde se jen ustelou postele, vymění ručníky a vynesou odpadky. Kdo počítá obojí stejně, přeplánuje tým ve dnech s mnoha odjezdy.

Následující rozpětí jsou zkušenostní hodnoty pro typické dvoulůžkové pokoje v rekreačních a městských hotelech. Silně závisí na velikosti pokoje, vybavení, standardu hotelu, vzdálenostech a zkušenosti týmu. Berte je jako výchozí bod a dva týdny měřte skutečné časy ve svém hotelu.

Příklad: denní plán pro hotel s 30 pokoji

Kolik personálu potřebuješ v konkrétní den? Následující modelový výpočet ukazuje obyčejné úterý v hotelu s 30 pokoji. Všechna čísla jsou předpokládaný příklad, orientační hodnoty pocházejí z tabulky výše.

Stav pokoje, checklisty a minibar

Stanovte, co který stav ve tvém hotelu znamená a kdo ho smí nastavit. „Uklizený“ znamená: úklid je hotový. „Zkontrolovaný“ znamená: vedoucí housekeepingu nebo zkušená kolegyně pokoj převzala. Zda smí recepce pokoj přidělit už ve stavu „uklizený“, nebo až ve stavu „zkontrolovaný“, je rozhodnutí hotelu. V malých provozech bez vedoucí housekeepingu často stačí „uklizený“; v hotelech s novým nebo střídajícím se personálem se kontrola vyplatí.

Checklisty dělají ze stavu pracovní postup. Odjezdový pokoj má jiné úkoly než pobytový pokoj nebo kontrola minibaru. Udržuj seznamy krátké, s pěti až deseti konkrétními body, a pište je tak, aby i brigádnice první den pochopila, co se myslí. Checklist nenahradí závěrečný pohled, ale zabrání tomu, aby chybějící sklenice v koupelně vyšla najevo až u hosta.

Minibar je klasické místo ztrát: spotřeba se zapíše na papírek, papírek nedorazí na recepci a host už odjel. Lepší je, když housekeeping zapíše spotřebu přímo k rezervaci, dokud je host ještě v hotelu, ideálně při úklidu během pobytu a nejpozději ráno v den odjezdu.

Recepce a housekeeping: méně volání, méně stresu z nedostatku lidí

Většina třenic vzniká na rozhraní: recepce se třikrát ptá na pokoj 12, protože host přijede dřív, a housekeeping se až ve 13 hodin dozví, že pokoj 7 má prodloužení. Obojí se dá vyřešit společným stavem. Když pokojská nastaví stav, recepce ho hned vidí. Když recepce zarezervuje prodloužení, změní se plán patra.

Dohodněte pevná pravidla: dřívější příjezdy a zvláštní přání jdou housekeepingu jako poznámka u pokoje, ne jako zavolání na chodbě. Závady se hlásí jako úkol a pokoj se v případě potřeby hned zablokuje. Vedoucí housekeepingu udržuje plán aktuální, recepce se ptá v systému, ne telefonem.

Nedostatek personálu se v housekeepingu stal pro mnoho hotelů normálním stavem. Dobrý plán nepřidá ruce navíc, ale pomůže správně nasadit ty, které máš. Rozhodující je, co vynecháš, když je situace napjatá, a že je toto rozhodnutí udělané předem.

Jak to řeší STRYK

Ve STRYK je přehled pokojů a housekeepingu tentýž, se kterým pracuje i recepce. Denní plán vzniká ze skutečné obsazenosti: odjezdy, pokračující pobyty a příjezdy přicházejí přímo z rezervací, seřazené podle priority, patra a čísla pokoje. Když recepce prodlouží rezervaci nebo přijde rezervace z portálu, plán se změní s ní. Uložíš si své pracovníky housekeepingu s jejich patry a pokoje přidělíš ručně, nebo necháš STRYK pro dnešní den připravit návrh, buď rovnoměrně rozdělený, nebo podle pater. Návrh zkontroluješ, než se uloží.

K dispozici jsou stavy pokojů špinavý, uklizený, zkontrolovaný, nerušit a mimo provoz, k tomu stavy jako generální úklid, výměna prádla, kontrola minibaru nebo turndown, které zapneš podle potřeby. Určíš, zda je pokoj připravený k obsazení už ve stavu „uklizený“, nebo až ve stavu „zkontrolovaný“. Pro každý stav uložíš checklist; STRYK začíná s praktickými výchozími seznamy, které upravíš podle svého standardu. Položky minibaru udržuješ s cenou a spotřeba se zapisuje přímo k rezervaci. Každá změna stavu zůstává dohledatelná v historii pokoje.

Pro patro je k dispozici plán housekeepingu v PDF v 18 jazycích STRYK, takže každá kolegyně dostane svůj plán ve svém jazyce. Na přání STRYK plán každé ráno v nastavený čas automaticky pošle e-mailem uloženým příjemcům. Tým vidí plán i v aplikaci STRYK pro iPhone a Android.