PMS jednoduše vysvětleno
Property Management System je jedno místo, kde každý v hotelu vidí stejný aktuální stav.Když host zavolá, že chce na víkend dvoulůžkový pokoj, musí tvoje recepce během pár vteřin vědět: Je něco volného, kolik to stojí a platí nějaké podmínky, třeba minimální délka pobytu? Přesně na tuhle otázku odpovídá PMS. Drží pohromadě pokojový fond, ceny a všechny existující rezervace.
Dříve byl PMS program nainstalovaný na počítači na recepci. Dnes je to většinou cloudový software, který běží v prohlížeči. Pro hotel to znamená: žádný vlastní server, žádné aktualizace z CD a žádné starosti, když počítač na recepci vypoví službu. Data jsou chráněná v datovém centru a dostupná z každého schváleného zařízení.
Pojem se používá v užším i širším smyslu. V užším smyslu znamená PMS správu rezervací a pokojů. V praxi dnes hoteliéři čekají mnohem víc: účty, channel manager, online rezervace na vlastním webu a online check-in patří pro většinu ubytovacích zařízení ke standardu.
Tyto oblasti patří do moderního hotelového softwaru
Ne každé ubytování potřebuje každý modul. Následující přehled ukazuje, co hotel s 10 až 80 pokoji v běžném provozu skutečně používá a k čemu.
| Oblast | Co s ní tvůj tým zařídí | Důležité pro |
|---|---|---|
| Rezervace a plán obsazenosti | Zakládání, změny a storna rezervací; obsazenost na několik týdnů na jeden pohled; přidělování pokojů | Recepce, vedení |
| Pokoje a kategorie | Pokojový fond, kategorie, blokace kvůli rekonstrukci nebo závadě | Recepce, údržba |
| Housekeeping | Denní plán, stav pokojů (špinavý, uklizený, zkontrolovaný), úkoly a checklisty | Vedoucí housekeepingu, pokojské |
| Hosté a komunikace | Kartotéka hostů, preference, potvrzení a zprávy k rezervaci | Recepce, rezervační oddělení |
| Ceny a sazby | Sezonní ceny, sazby se snídaní a bez snídaně, minimální pobyt, slevy | Vedení, revenue |
| Účty a platby | Účet z rezervace, zálohy, otevřené pohledávky, místní poplatek z pobytu | Recepce, účetnictví |
| Channel manager | Aktuální dostupnost a ceny na Booking.com, Expedia a dalších portálech | Obchod, vedení |
| Rezervační systém (booking engine) | Přímé rezervace na webu hotelu, bez provize portálu | Obchod, marketing |
| Online check-in a evidence hostů | Sběr údajů hostů před příjezdem, příprava přihlašovacího lístku | Recepce |
| Reporty | Obsazenost, průměrná cena (ADR), RevPAR, tržby podle oblastí | Vedení, majitelé |
Co dobrý PMS změní v každodenním provozu hotelu
Největším přínosem je málokdy jedna konkrétní funkce. Je to společný stav: recepce vidí, že pokoj 12 už je uklizený. Housekeeping vidí, že host do pokoje 14 přijede dřív. Vedení vidí, jak jsou zarezervované příští čtyři týdny, aniž by někdo musel sestavovat přehled.
V mnoha malých hotelech dnes běží vedle sebe pět nástrojů: rezervační program, Excel pro housekeeping, extranet Booking.com, fakturační program a e-mailová schránka. Každý nástroj sám o sobě funguje, ale předávání informací mezi nimi stojí každý den čas a vede k overbookingu nebo zapomenutým položkám na účtu.
Cloudový PMS, nebo instalovaný software?
Instalovaný hotelový software běží na počítači nebo serveru přímo v hotelu. Dlouho byl standardem a ve velkých hotelech je stále rozšířený. Cloudový PMS běží v prohlížeči a dodavatel ho provozuje, zálohuje a průběžně aktualizuje.
Pro malé a střední hotely mluví pro cloud téměř všechno: platíš měsíční poplatek místo drahé licence, nepotřebuješ IT správce v domě a z domova se můžeš podívat, jak je obsazený víkend. Důležité je, aby dodavatel otevřeně uvedl, kde se data zpracovávají, jak se zálohují a kdo k nim má přístup.
| Kritérium | Cloudový PMS | Instalovaný software |
|---|---|---|
| Start | Zřídit přístup, převzít data, začít | Server, instalace, často návštěva technika |
| Náklady | Měsíční poplatek, obvykle za pokoj | Licence plus servisní smlouva a hardware |
| Aktualizace | Průběžně a automaticky | Podle termínu, někdy za poplatek |
| Přístup | Z každého schváleného zařízení s prohlížečem | Většinou jen v síti hotelu |
| Zálohování dat | Zajišťuje dodavatel | Zajišťuje hotel nebo IT partner |
Podle čeho poznáš dobrý hotelový systém
Při předvádění si nenechte ukazovat menu, ale svůj vlastní den. Projdi skutečnou rezervaci: poptávka, potvrzení, přidělení pokoje, příjezd, změna pokoje, minibar, účet, odjezd, úklid. Kde tě systém nutí k pomocným seznamům, tam se bude v běžném provozu zadrhávat.
Kontrolní seznam pro předvedení
- Testovací rezervace projde od poptávky až po účet bez papírků a Excelu.
- Recepce i housekeeping vidí stejný stav pokoje v reálném čase.
- Rezervace z portálu se objeví v plánu obsazenosti bez přepisování.
- Cena se změní jednou a platí na webu i v portálech.
- Cena za pokoj je jasně uvedená, doplňkové moduly a provize jsou otevřeně vyčíslené.
- Každá kolegyně a každý kolega pracuje s vlastním přístupem a odpovídajícími oprávněními.
- Software je k dispozici v jazyce tvého týmu.
- Dodavatel pomůže s přenosem dat z dosavadního systému.
Jak to řeší STRYK
STRYK Hotel Management je cloudový PMS ze Salcburku pro malé a střední hotely, penziony a aparthotely. Rezervace, plán obsazenosti, pokoje a housekeeping, hosté, ceny, fakturace, rezervační systém a dárkové poukazy jsou propojeny v jednom systému a zahrnuty v základní ceně. Online check-in a samoobslužný kiosek jsou vlastní moduly, rovněž zahrnuté v základní ceně. Propojte Booking.com, Expedia, Airbnb a další portály se STRYK. Ceny a dostupnost spravuj na jednom místě a rezervace z portálů řeš v kalendáři.
Cena je záměrně jednoduchá: 59 € základní poplatek plus 6 € za pokoj a měsíc, bez DPH při ročním vyúčtování. Neplatíš žádný poplatek za zřízení, počet uživatelů není omezený a STRYK můžeš 14 dní zdarma vyzkoušet. Rozhraní je dostupné v 18 jazycích, takže jistě pracuje i tvůj mezinárodní tým.
K poctivosti patří i to, čím STRYK není: STRYK není pokladní systém pro restauraci; platby v hotovosti a kartou na recepci podepisuje jen s modulem „Pokladna a fiskalizace“. Tržby z restaurace nebo baru lze přes otevřené rozhraní pro pokladny zaúčtovat na pokoj. STRYK běží v prohlížeči i jako aplikace STRYK pro iPhone a Android.
