Co je hotelový operační systém
Pojem zní technicky, ale jde o něco velmi praktického: jedno místo, kde každý v hotelu vidí stejný aktuální stav.Operační systém v počítači zajišťuje, že všechny programy pracují se stejnými soubory. Hotelový operační systém, často označovaný jako hotel OS nebo hotelový software vše v jednom (all-in-one), dělá totéž pro tvůj hotel: rezervace, která přijde z Booking.com, je ve stejném okamžiku v plánu obsazenosti, v plánu housekeepingu, v kartotéce hostů a později na účtu. Nikdo ji nemusí přepisovat, přeposílat ani přenášet do druhého seznamu.
Opakem jsou oddělená řešení. Klasický PMS spravuje rezervace, samostatný channel manager komunikuje s portály, rezervační systém na webu má jiného dodavatele, online check-in běží přes další nástroj, poukazy se prodávají v e-shopu a co se nikam nevejde, skončí v Excelu. Každý z těchto programů má vlastní pokojový fond nebo vlastní seznam hostů, které se musí přes rozhraní neustále sladovat.
Rozdíl se neukáže na prezentaci, ale v plně obsazenou sobotu. Když host na recepci mění rezervaci, musí u oddělených řešení tato změna projít několika systémy. V hotel OS existuje jen jeden záznam a ten změníš jednou.
Typická sada nástrojů dnes a jeden systém ve srovnání
Následující přehled ukazuje, jak často vypadá běžný den v malém nebo středním hotelu s oddělenými nástroji a co se změní, když stejné úkoly běží v jednom systému. Ne každý hotel používá všechny nástroje, ale většina se pozná ve třech nebo čtyřech řádcích.
| Úkol | Dnes s oddělenými nástroji | V hotel OS |
|---|---|---|
| Rezervace a obsazenost | PMS nebo rezervační kalendář, vedle toho papírky s telefonickými rezervacemi | Jeden plán obsazenosti pro všechny kanály, i pro walk-in a telefon |
| Portály jako Booking.com a Expedia | Samostatný channel manager s vlastní smlouvou a vlastním přiřazením pokojů | Channel manager uvnitř systému, stejný stav pokojů jako recepce |
| Přímé rezervace na webu | Rezervační systém dalšího dodavatele, ceny se částečně udržují dvakrát | Rezervační systém pracuje se stejnými cenami a pokoji |
| Online check-in a údaje pro hlášení | Formulářový nástroj nebo papír, údaje se na recepci přepisují | Host vyplní údaje před příjezdem, data jdou rovnou do rezervace |
| Poukazy | E-shop s poukazy s vlastním seznamem, uplatnění se sladuje ručně | Prodej i uplatnění ve stejném systému, zbývající hodnota je hned vidět |
| Housekeeping | Excelová tabulka, ráno vytištěná, změny se hlásí ústně | Denní plán vzniká z příjezdů a odjezdů, stav vidí všichni |
| Účet a záloha | Fakturační program, zálohy ve vlastním seznamu | Účet z rezervace, zálohy jsou navázané na rezervaci |
| Vyhodnocení | Jednou měsíčně poskládané v Excelu z několika exportů | Obsazenost, tržby a zdroje rezervací přímo ze stejných dat |
Co patří do jednoho systému a co je lepší napojit
Vše v jednom neznamená, že jeden program musí umět všechno. Znamená to, že všechno, co se týká pokoje a hosta, je na jednom místě.Hranici nejlépe určíš otázkou: Potřebuje tento úkol pokojový fond, rezervaci nebo hosta? Pokud ano, patří do hotel OS. Rezervace, ceny, portály, přímé rezervace, check-in, housekeeping, komunikace s hosty, účty a poukazy jsou všechny navázané na rezervaci. Když je oddělíš, vzniknou přesně ta sladování, kterých se chceš zbavit.
Jinak je tomu u oblastí s vlastní odbornou logikou a vlastními zákonnými povinnostmi. Restaurační nebo barová pokladna musí v Rakousku a Německu splňovat zvláštní požadavky na zabezpečení dokladů; tady je správná specializovaná pokladna, která tržby přes rozhraní účtuje na pokoj. Účetnictví zůstává u daňového poradce, který dostane data jako export ve svém formátu. Zámky dveří, telefonní ústředna nebo mzdy jsou také samostatné světy.
| Oblast | Doporučení | Proč |
|---|---|---|
| Rezervace, obsazenost, pokoje, blokace | V systému | To je jádro, na kterém visí všechno ostatní |
| Channel manager a rezervační systém | V systému | Jeden pokojový fond a jeden ceník chrání před overbookingem a dvojí údržbou |
| Online check-in, údaje pro hlášení, poukazy | V systému | Potřebují rezervaci a hosta; oddělené znamenají přepisování a sladovací seznamy |
| Housekeeping a komunikace s hosty | V systému | Žijí z příjezdů, odjezdů a stavu rezervace |
| Účet, záloha, místní poplatek | V systému | Účet má vznikat z rezervace, ne z druhého zadávání |
| Restaurační a barová pokladna | Přes rozhraní | Vlastní povinnosti k zabezpečení dokladů; tržby se účtují na pokoj |
| Finanční účetnictví u daňového poradce | Přes export | Daňový poradce pracuje ve svém programu a potřebuje čistá data ve vhodném formátu |
| Zámky dveří, telefon, mzdy | Samostatné systémy | Mimo obor; napojit jen tehdy, když to v provozu opravdu ušetří práci |
Kolik oddělené nástroje opravdu stojí
Kdo porovnává oddělená řešení se systémem vše v jednom, dívá se obvykle na měsíční poplatky. Ty jsou ale jen částí účtu. Přidávají se poplatky za rozhraní, provize jednotlivých nástrojů z rezervací nebo poukazů a především čas, který tvůj tým stráví přenášením, sladováním a hledáním chyb. Tento čas se neobjeví na žádné faktuře, ale chybí na recepci, když má host otázku.
Spočítej si to pro svůj hotel poctivě: Kolikrát týdně se telefonická rezervace dodatečně zadává do extranetu, záloha odškrtává v seznamu, check-in formulář přepisuje nebo poukaz v e-shopu označuje jako uplatněný? Už pár minut na jeden úkon dá za rok překvapivě mnoho hodin.
Přechod krok za krokem
Přechod na hotel OS není skok do studené vody, pokud ho naplánuješ po etapách.Největší obavou mnoha hoteliérů je den přechodu: Co se stane s rezervacemi, které už jsou ve starém systému, a co když první den něco chybí? Odpovědí je jasný postup se zkušebním během a pevným dnem přechodu. Do tohoto dne pracuje tým ve starém systému, potom už jen v novém. Souběžný provoz po celé týdny je při změně systému nejčastější příčinou dvojích rezervací.
Přechod v šesti krocích
- 01Zmapovat současný stav
Sepište všechny nástroje, seznamy a papírky, se kterými tým dnes pracuje, a kdo je udržuje. Z toho vyplyne, co musí nový systém pokrýt.
- 02Nastavit základy
Založ pokoje, kategorie, sazby, storno podmínky a uživatele s odpovídajícími právy. V cloudovém systému to obvykle zvládneš za pár dní.
- 03Převzít data se zkušebním během
Exportuj hosty a budoucí rezervace ze starého systému, přiřaď sloupce a spusť zkušební běh. Ukáže, co by se založilo, propojilo nebo přeskočilo, aniž by se cokoli změnilo.
- 04Odehrát zkušební den
Projdi celý příjezd, změnu pokoje, doplňkovou službu, účet a odjezd kompletně v novém systému, společně s recepcí a housekeepingem.
- 05Stanovit den přechodu a přepojit portály
V den přechodu převezměte poslední změny, připojte portály k novému channel manageru a od té chvíle rezervuj jen v novém systému.
- 06Vypovědět staré nástroje
Až když dva nebo tři týdny vše běží v klidu, ukončeš staré smlouvy a předtím exportuj data, která musíš uchovávat.
Jak to řeší STRYK
STRYK Hotel Management je postaven jako hotelový operační systém pro malé a střední hotely, penziony a apartmánové domy. Plán obsazenosti, pokoje a uzávěry, housekeeping, profily hostů, komunikace s hosty e-mailem, ceny a tarify, místní poplatek, fakturace a online platby jsou v jednom systému. Rezervační systém a prodej dárkových poukazů pracují se stejným stavem pokojů; online check-in a samoobslužný kiosek jsou vlastní moduly zahrnuté v základní ceně. Propojte Booking.com, Expedia, Airbnb a další portály se STRYK. Ceny a dostupnost spravuj na jednom místě a rezervace z portálů řeš v kalendáři.
U každé rezervace, ať na recepci, přes web, přes portál, při importu dat nebo při změně pokoje, STRYK těsně před uložením ověří, zda je v kategorii opravdu volno na všechny noci. Poslední pokoj se tak neslíbí dvakrát. Pro restauraci existuje rozhraní k pokladně, přes které se tržby účtují na pokoj; STRYK není restaurační pokladna; pro platby na recepci je v Rakousku a Německu modul „Pokladna a fiskalizace“. Pro daňového poradce STRYK vytváří exporty, mimo jiné ve formátu DATEV a BMD.
Přechod usnadňuje import dat: přiřadíš sloupce z dosavadního systému, STRYK data zkontroluje a ve zkušebním běhu ukáže, co by se importovalo, než cokoli uloží. Cena zůstává jednoduchá: základní poplatek 59 € plus 6 € za pokoj a měsíc, bez DPH a při roční fakturaci, s rezervačním systémem, dárkovými poukazy a pokladním rozhraním v základní ceně, s online check-inem a kioskem jako vlastními moduly zahrnutými v základní ceně, bez zřizovacího poplatku a bez omezení uživatelů. STRYK běží v prohlížeči i jako aplikace STRYK pro iPhone a Android.
