Arquivo de documentos para hotéis
Arquivo de documentos no hotel: conservação conforme GoBD e BAO
A STRYK mantém sem alterações as faturas emitidas e tem um arquivo de inspeção com os prazos de conservação para a Áustria e a Alemanha. O gabinete de contabilidade recebe a documentação todos os meses do mesmo sistema.
- Faturas inalteráveis após a emissão
- Prazos no arquivo de inspeção: Áustria 7 anos, Alemanha 10 anos
- Entrega mensal ao gabinete com o pacote de documentos
Em resumo
Um arquivo de documentos guarda de forma ordenada as faturas e os comprovativos de reserva de um hotel, para que estejam completos e inalterados numa inspeção. Para isso, a STRYK oferece um arquivo de inspeção como apoio técnico, orientado para GoBD e BAO, com prazos registados de 7 anos para a Áustria e de 10 anos para a Alemanha. Não é uma certificação nem aconselhamento jurídico. O arquivo não tem custo adicional: paga-se o preço base por número de quartos.
Atualizado
Onde os documentos do hotel se perdem hoje
Quem distribui os documentos por pastas, caixas de correio e unidades de rede dá por isso, o mais tardar, quando o gabinete faz uma pergunta.
- Hoje
As faturas emitidas estão em PDF no portátil da gerente, as faturas de fornecedores na pasta do escritório e uma parte ainda na caixa de correio da receção. Quando, em março, o gabinete pede uma fatura do ano anterior, a procura começa em três sítios.
Com o STRYKAs faturas nascem da reserva e ficam depois disponíveis na STRYK. A pesquisa global encontra-as por hóspede, reserva ou fatura. As faturas recebidas em XRechnung ou Factur-X são aceites diretamente pela STRYK.
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Um hóspede indica que a morada da empresa na fatura está errada. A receção abre o ficheiro, escreve a morada de novo e guarda por cima do original. Depois não fica nenhum registo do que constava originalmente na fatura.
Com o STRYKUma fatura emitida já não pode ser substituída. A correção faz-se por anulação ou nota de crédito, e a fatura original mantém-se ao lado da nova.
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Uma pasta de 2016 continua na cave. Ninguém sabe se pode ser destruída na Áustria ou na Alemanha, e o prazo depende do tipo de comprovativo.
Com o STRYKO arquivo de inspeção trabalha com os prazos de conservação da Áustria (7 anos) e da Alemanha (10 anos). Se um prazo se aplica a um determinado documento, quem o esclarece é o gabinete de contabilidade; a STRYK acompanha os prazos.
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O último dia do mês no back-office
O último dia do mês no back-office de um hotel com 24 quartos, onde a gerente trata pessoalmente dos documentos.
Fatura da lavandaria
A lavandaria envia a fatura em Factur-X. A STRYK recebe a fatura eletrónica sem que alguém a tenha de escrever à mão. A gerente vê o montante e o fornecedor antes de aceitar a fatura.
Fatura do quarto 12
Os hóspedes do quarto 12 fazem o check-out. Os consumos do minibar e do bar já estão na estadia, e a receção emite a fatura a partir da reserva. A partir desse momento, é inalterável.
Corrigir a morada da empresa
Um hóspede em viagem de negócios comunica um erro na morada. A receção anula a fatura e emite uma nova corrigida. No registo de atividade fica registado quem fez o quê e quando.
Extrato bancário contra faturas em aberto
A gerente carrega o extrato bancário como ficheiro CAMT.053. A STRYK sugere a que fatura em aberto corresponde cada pagamento. Ela confirma a associação linha a linha.
Entrega mensal ao gabinete
No fim do mês, a STRYK entrega o diário ao gabinete, em DATEV, BMD, CSV ou Excel, com o pacote de documentos, se for pedido. O gabinete deixa de pedir PDF individuais.
O que a STRYK oferece para arquivo e entrega
O arquivo e a entrega assentam nestas funções. Em cada uma indica-se onde termina o seu alcance.
Original e correção lado a lado
Uma fatura emitida mantém-se como foi emitida. As correções passam por anulação ou nota de crédito, pelo que o original e a correção coexistem.
Ler maisArquivo de inspeção com prazos
O arquivo de inspeção é um apoio técnico ao arquivo, orientado para GoBD e BAO. Conhece os prazos de conservação de 7 anos para a Áustria e de 10 anos para a Alemanha. Não é uma certificação.
Ler maisDocumentos em PDF
A STRYK gera em PDF faturas, orçamentos, o plano de housekeeping e relatórios, em 18 idiomas. Os relatórios exportam-se por área em PDF, Excel ou CSV.
Ler maisDiário e pacote de documentos para o gabinete
Todos os meses, o diário segue para o gabinete em DATEV, BMD, CSV ou Excel, com o pacote de documentos, se for pedido. Defines-se o formato que o gabinete prefere.
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Arquivo de documentos hoje e com o arquivo de inspeção
A tabela compara o arquivo em pastas e unidades de rede com o arquivo na STRYK.
| Tarefa | Com pastas e unidades | Com a STRYK |
|---|---|---|
| Arquivar uma fatura emitida | PDF no portátil, mais uma impressão na pasta. | A fatura nasce da reserva e fica depois no sistema. |
| Corrigir uma fatura | O ficheiro é substituído e o original perde-se. | Anulação ou nota de crédito; a fatura original mantém-se. |
| Registar uma fatura recebida | O e-mail com PDF é impresso e arquivado. | XRechnung e Factur-X são recebidas sem reintroduzir dados. |
| Entregar os documentos ao gabinete | Pasta, pen USB ou e-mail coletivo no fim do trimestre. | Entrega mensal em DATEV, BMD, CSV ou Excel, com pacote de documentos opcional. |
| Respeitar o prazo de conservação | Uma nota na pasta, muitas vezes sem ano. | Arquivo de inspeção com prazos para a Áustria (7 anos) e a Alemanha (10 anos). |
| Acompanhar as alterações | Ninguém sabe quem alterou o quê e quando. | O registo de atividade mostra quem anulou ou reemitiu uma fatura e quando. |
Um preço que cresce com o teu alojamento
O arquivo de inspeção não tem custo adicional: faz parte do produto principal, composto pela taxa base e pelo valor por quarto. As atualizações das funções principais estão incluídas.
Preços em detalhe€ 59 taxa base + € 6 por quarto ou unidade por mês
Exemplo com 24 quartos€ 203por mês
- 14 dias de teste gratuito
- Sem taxa de instalação
- Acompanhamento personalizado no arranque
Preços líquidos, faturação anual. 20 % de desconto na taxa base no primeiro ano de contrato.
Dos documentos dispersos ao arquivo de inspeção
As pastas antigas não passam automaticamente para o sistema. Defines-se o que vale a partir da data de corte.
Indicar o país de tributação
Indicam-se o número de quartos e o país em que o estabelecimento é tributado. Com esses dados preparamos o acesso de teste.
Acertar a data de corte com o gabinete
O gabinete de contabilidade indica a partir de que data as faturas vêm da STRYK e em que formato quer o diário.
Importar hóspedes e reservas
Hóspedes e reservas importam-se em CSV ou XLSX. Antes de qualquer importação, um teste mostra no relatório de erros as linhas que não encaixam.
Manter os documentos antigos arrumados
As faturas anteriores à data de corte ficam onde estão até expirar o respetivo prazo. O gabinete confirma até quando.
Perguntas frequentes
A STRYK tem certificação GoBD?
Não, a STRYK não possui certificação GoBD. O arquivo de inspeção é um apoio técnico ao arquivo, orientado para GoBD e BAO. Cabe ao gabinete de contabilidade avaliar se toda a contabilidade cumpre as regras.
Durante quanto tempo deve um hotel conservar as faturas?
Na Áustria, 7 anos; na Alemanha, 8 anos para as faturas como documentos contabilísticos e 10 anos para livros e demonstrações financeiras anuais (situação: outubro de 2026; § 132 BAO, § 147 Abs. 3 AO). O arquivo de inspeção da STRYK calcula com 7 anos para a Áustria e 10 anos para a Alemanha. Esta visão geral não substitui aconselhamento jurídico ou fiscal.
O que acontece a uma fatura corrigida?
A fatura original mantém-se. Uma fatura emitida é inalterável; a correção faz-se por anulação ou nota de crédito. No registo de atividade fica registado quem anulou e reemitiu a fatura.
Tenho também de guardar comprovativos em papel?
Sim, para os documentos que não são criados nem recebidos na STRYK. A STRYK guarda as faturas emitidas no sistema; as faturas eletrónicas recebidas também lá estão. Se os comprovativos em papel dos fornecedores podem ser destruídos após a digitalização, isso esclarece-se com o gabinete de contabilidade.
O prazo da Áustria ou da Alemanha aplica-se automaticamente?
Não, o prazo depende do país em que o estabelecimento é tributado. O arquivo de inspeção conhece os dois prazos, 7 anos para a Áustria e 10 anos para a Alemanha. O gabinete de contabilidade confirma qual se aplica ao estabelecimento.
A STRYK pode transmitir dados diretamente à administração fiscal?
Não. O caminho para a administração fiscal passa pelo gabinete de contabilidade: a STRYK entrega-lhe todos os meses um diário em DATEV, BMD, CSV ou Excel, com o pacote de documentos, se for pedido.
Apresentar o seu arquivo de documentos
Marcas uma demonstração com um dia típico do teu hotel. Vemos em conjunto a fatura, a correção e a entrega mensal ao gabinete de contabilidade.