Reconciliação bancária para hotéis
Reconciliação bancária: importar o extrato e associar os pagamentos
A STRYK lê o extrato bancário como ficheiro e sugere a que fatura em aberto corresponde cada transferência. A equipa de back-office confirma cada associação.
- Importação de CAMT.053, CAMT.052, CAMT.054 ou CSV
- Sugestões de associação às faturas em aberto
- Cada associação confirmada pela equipa de back-office
Em resumo
A reconciliação bancária compara os movimentos da conta com as faturas em aberto do hotel. Para isso, a STRYK importa os extratos em formato CAMT.053 (e também CAMT.052 e CAMT.054) ou CSV e sugere associações às faturas em aberto. Não existe ligação ao banco: o extrato chega como ficheiro. A importação bancária faz parte do preço base, composto pela taxa base e pelo valor por quarto.
Atualizado
Onde a reconciliação emperra hoje no back-office
Quem confere as transferências com o extrato, um marcador e o Excel esbarra em referências demasiado curtas, pagamentos agregados e na lista de valores em aberto.
- Hoje
Há três semanas, uma empresa pagou um sinal para o congresso de novembro. No extrato só aparece « Rg 2210 Nov ». O back-office percorre dois meses de extrato para atribuir o pagamento à reserva certa.
Com o STRYKImporta o extrato como ficheiro. A STRYK compara os movimentos com as faturas em aberto e mostra uma sugestão de associação para cada pagamento. O back-office confere e aceita ou corrige.
Ler mais - Hoje
Uma empresa liquida quatro faturas mensais com uma única transferência, com uma só referência e um valor arredondado. Nenhuma linha do extrato corresponde a uma fatura, por isso alguém refaz as contas na calculadora.
Com o STRYKO pagamento surge com valor, data e referência ao lado das faturas em aberto do cliente. Vês todos os candidatos num só ecrã e decides quais faturas o valor cobre.
Ler mais - Hoje
Os valores em aberto estão numa lista de Excel ao lado do software hoteleiro. Um hóspede paga à sexta-feira, a lista só é atualizada na segunda, e o lembrete sai na mesma.
Com o STRYKFaturas e pagamentos estão no mesmo sistema. Quem abre uma fatura vê se lá está registado um pagamento. A segunda lista ao lado deixa de ser necessária.
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Um extrato, três casos especiais no Hotel Nordlicht
O Hotel Nordlicht tem 24 quartos, uma proprietária e um back-office que reconcilia os extratos duas vezes por semana. Eis uma terça-feira.
Descarregar o extrato do homebanking
O back-office exporta do homebanking do banco do hotel o extrato dos últimos dias. O formato disponível depende do banco. O CAMT.053 é o mais comum, mas o CSV também serve.
Importar o ficheiro na STRYK
O ficheiro é carregado na contabilidade. A STRYK lê os movimentos e apresenta-os com data, montante, ordenante e referência. Não há qualquer ligação à conta bancária.
Verificar as sugestões
Para os movimentos, a STRYK mostra sugestões de associação às faturas em aberto. O sinal da empresa corresponde a uma fatura da reserva; o back-office aceita-a depois de ver a referência.
Decidir um pagamento agregado
Uma transferência cobre várias faturas de uma agência de viagens. O back-office vê o valor ao lado das faturas em aberto e decide como o repartir. Se um movimento não for claro, a fatura fica em aberto.
Percorrer as faturas em aberto
A proprietária pergunta quem ainda não pagou. O back-office abre as faturas no sistema em vez de manter uma folha de Excel, e escreve apenas aos hóspedes que não pagaram.
Diário para o gabinete de contabilidade
As faturas e reservas do mês seguem para o gabinete em diário DATEV, BMD, CSV ou Excel, se desejado com o pacote de documentos. O extrato fica no homebanking.
O que a STRYK traz para a reconciliação bancária
Da transferência ao gabinete de contabilidade, todos os passos estão na área financeira da STRYK.
Importação bancária a partir de ficheiro
Carrega os extratos como CAMT.053, CAMT.052, CAMT.054 ou CSV. Para cada movimento, a STRYK mostra uma sugestão de associação às faturas em aberto. Nada é lançado sem confirmação.
Ler maisFaturas com estado de pagamento
Cada fatura mostra os pagamentos nela registados. Uma fatura emitida não é alterada; as correções fazem-se por nota de crédito ou anulação, nunca por substituição.
Ler maisPagamentos online dos hóspedes
Quando um hóspede paga online, o pagamento passa pela conta de pagamento online do teu estabelecimento. Os meios de pagamento disponíveis dependem da ativação dessa conta. A transferência não é um meio de pagamento no checkout online; estes pagamentos aparecem no extrato.
Ler maisDiário mensal com pacote de documentos
No fim do mês, a STRYK gera o diário para o gabinete em DATEV, BMD, CSV ou Excel, se desejado com o pacote de documentos. O gabinete recebe os dados sem que seja preciso juntar os documentos um a um.
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Reconciliação bancária com e sem sistema integrado
A diferença está no número de listas que o back-office mantém em paralelo.
| Tarefa | Com marcador e Excel | Com a STRYK |
|---|---|---|
| Encontrar um recebimento | Imprimir o extrato, procurar o valor e assinalá-lo com marcador. | Importar o extrato como ficheiro e ler os movimentos com a sugestão de associação. |
| Associar um sinal a uma reserva | Cruzar à mão a referência, o nome da empresa ou do hóspede. | A sugestão remete para uma fatura em aberto. O back-office confirma ou escolhe outra. |
| Transferência agregada | Dividir o total por várias faturas de cabeça ou em Excel. | O pagamento e as faturas em aberto do cliente ficam lado a lado; a equipa decide a divisão. |
| Ter à vista as faturas em aberto | Lista de Excel ao lado do software hoteleiro, sempre atrasada face aos pagamentos. | Faturas e pagamentos registados no mesmo sistema. |
| Corrigir uma fatura | Substituir o ficheiro, duas versões na pasta. | A fatura emitida fica inalterada; a correção faz-se por nota de crédito ou anulação. |
| Documentos para o gabinete | Juntar extratos, faturas e comprovativos por e-mail ou em pasta. | Entrega mensal em diário DATEV, BMD, CSV ou Excel, com pacote de documentos se desejado. |
Um preço que cresce com o teu alojamento
A importação bancária faz parte das funções centrais de contabilidade e não tem sobrecusto. As comissões do banco e de um prestador de pagamentos não estão incluídas na subscrição.
Preços em detalhe€ 59 taxa base + € 6 por quarto ou unidade por mês
Exemplo com 18 quartos€ 167por mês
- 14 dias de teste gratuito
- Sem taxa de instalação
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Preços líquidos, faturação anual. 20 % de desconto na taxa base no primeiro ano de contrato.
Como começar com a importação bancária
A importação precisa de um ficheiro do homebanking e de faturas em aberto no sistema.
Verificar o formato no homebanking
Vês se o banco disponibiliza o extrato como CAMT.053 ou CSV. A escolhe cabe ao banco e ao homebanking, não à STRYK.
Colocar as faturas em aberto no sistema
Se hoje as faturas estão em Word ou Excel, os dados são transferidos com uma data de corte na mudança de sistema. A importação de CSV, XLSX e ZIP é acompanhada.
Importar um primeiro extrato
Carrega um extrato das últimas semanas e revê as sugestões de associação. Confirma apenas o que corresponde à referência do pagamento.
Envolver o gabinete de contabilidade
Combine com o gabinete se prefere DATEV, BMD, CSV ou Excel e se o pacote de documentos deve estar incluído.
Perguntas frequentes
A STRYK está ligada diretamente à minha conta bancária?
Não. A STRYK lê os extratos apenas como ficheiro que é descarregado do homebanking. Não existe sincronização bancária automática nem ligação de conta. As credenciais do banco não são introduzidas na STRYK.
Que formatos de ficheiro podem ser importados?
CAMT.053, CAMT.052, CAMT.054 e CSV. O CAMT.053 é o extrato diário habitual em formato XML. O formato recebido é decidido pelo banco; em caso de dúvida, convém perguntar ao prestador do homebanking como exportar.
O que acontece com uma transferência agregada para várias faturas?
É o back-office que a divide. A STRYK propõe as faturas em aberto compatíveis, e o back-office atribui o pagamento às faturas que cobre. Se um movimento não corresponder com certeza a nenhuma fatura, fica em aberto até que o hotel o atribui manualmente.
Como são atribuídos os pagamentos online?
Um pagamento online pertence desde o início à reserva pela qual o hóspede pagou. Passa pela conta de pagamento online do hotel; no extrato surge depois a transferência do prestador de pagamentos como valor agregado. A forma de contabilizar essa transferência acerta-se com o gabinete de contabilidade. Com o pagamento online integrado, acresce a comissão da plataforma STRYK; os detalhes constam da página de preços.
Como chega a reconciliação ao gabinete de contabilidade?
Pela entrega mensal em diário DATEV, BMD, CSV ou Excel, com pacote de documentos se desejado. O gabinete recebe os dados no formato que utiliza. As contas e o plano de contas a usar definem-se com o próprio gabinete.
É preciso confirmar cada associação?
Sim. A STRYK propõe, o hotel decide. Se uma referência não corresponder a nenhuma fatura, a fatura fica em aberto até que o pagamento seja atribuído manualmente.
Com que frequência convém importar extratos?
Com a frequência com que o back-office reconcilia; no Hotel Nordlicht são duas datas fixas por semana. O essencial é haver um extrato recente antes de cada lembrete de pagamento, para que nenhum hóspede receba um aviso de algo que já pagou.
Marcar uma demonstração com o seu extrato
Traga um extrato anonimizado e duas faturas em aberto. Mostramos como a STRYK as associa. O pedido não tem compromisso.