Software para pensões
Software para pensões: ocupação, registo e faturação num só sistema
Para pensões e casas de hóspedes onde a família atende pessoalmente na receção: mapa de ocupação, dados de registo, taxa turística e fatura estão num programa que funciona no navegador.
- Os dados de registo chegam online antes da chegada
- A taxa turística surge no preço, na reserva e na fatura
- 14 dias para testar com os seus próprios quartos
Em resumo
O software para pensões é um programa hoteleiro que junta mapa de ocupação, registo de hóspedes, taxa turística, faturação e limpeza de quartos de uma pensão pequena. O STRYK funciona no navegador; cada membro da família trabalha com acesso próprio, sem sobrecusto por pessoa. Paga-se uma taxa base mais um valor fixo por quarto e por mês. Não existe taxa de configuração; a importação da sua lista em Excel está incluída.
Atualizado
Onde a pensão perde tempo hoje
Em muitas pensões o mapa de ocupação está afixado na cozinha, as reservas dos portais ficam no extranet e a fatura é feita em Word. O tempo perde-se sobretudo nestes pontos.
- Hoje
O mapa de ocupação está impresso e afixado na cozinha, e uma segunda versão está em Excel. Enquanto serve o pequeno-almoço, chega uma reserva de portal para o quarto 4. O mapa só o mostra à noite, e o quarto fica atribuído duas vezes.
Com o STRYKAs reservas da receção, do site e dos portais ligados chegam ao mesmo calendário. Com o quarto 4 atribuído, o STRYK deixa de aceitar outra reserva para ele por nenhuma via; nos portais, após sincronização bem-sucedida. A nova reserva aparece sem recarregar a página e a equipa recebe um aviso.
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Ao domingo à noite, os boletins de alojamento estão em pilha em cima da mesa. A taxa turística calcula-se de cabeça no dia da partida e copia-se à mão para a fatura.
Com o STRYKOs hóspedes podem preencher online os dados de registo antes da chegada, e a receção confirma-os. Para a Áustria, o STRYK mostra o prazo de 24 horas por estadia. A taxa turística surge no preço, na reserva e na fatura.
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A fatura nasce num modelo de Word. Um erro no valor é corrigido por cima do original, e no arquivo ficam duas versões da mesma fatura.
Com o STRYKA fatura nasce da reserva. Depois de emitida, mantém-se como está; um erro corrige-se com uma nota de crédito e emite-se de novo. O PDF tem o logótipo da casa e pode ser gerado na língua do hóspede.
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Uma terça-feira numa pensão com 12 quartos
Um dia-tipo numa pensão com 12 quartos, gerida por uma família com uma empregada de andares.
Reserva do portal durante o pequeno-almoço
A proprietária serve mais café quando chega uma reserva para o quarto 4 através de um portal ligado. Aparece no calendário sem recarregar, e o quarto 4 fica logo bloqueado para telefone e site. Ninguém precisa de atualizar a folha impressa da cozinha.
O plano de limpeza já está no e-mail
A empregada de andares recebeu às 8 h o plano do dia em PDF, na sua língua: três partidas, quatro chegadas, o quarto 4 novo. O que estiver pronto assinala-o no plano, e a proprietária vê na receção que quarto está pronto para receber hóspedes.
O quarto 3 faz check-out
No check-out, o quarto 3 passa ao estado de limpeza que a empregada vê no seu plano. As duas bebidas do bar já aparecem como itens em aberto na fatura. O PDF segue por e-mail para o hóspede.
Chamada com pedido de datas
Um casal pede por telefone três noites em setembro. Na calculadora de preços verifica-se o período, a categoria, a tarifa e a taxa turística, sem criar reserva. Ao criá-la, o STRYK propõe o quarto livre adequado.
Chegada sem pilhas de papéis
Os hóspedes preencheram antecipadamente online os dados de registo, incluindo documento de identificação e assinatura. A receção verifica os dados e entrega a chave.
Cliente habitual reserva para o ano seguinte
Um casal que vem há anos em setembro telefona. A ficha do hóspede mostra as últimas estadias, e ao criar a reserva aplica-se a regra de desconto que tem guardada para eles. A confirmação segue ainda durante a chamada.
Funções que uma pensão usa todos os dias
O que a família trata na receção, do calendário de manhã à página de reservas que recebe pedidos durante a noite.
Mapa de ocupação
O calendário mostra dia, semana, duas semanas ou mês com o estado dos quartos. Crias, altera e cancela reservas e registas walk-ins. Vários quartos podem agrupar-se numa só reserva.
Ler maisRegisto de hóspedes
Os hóspedes preenchem os dados online, e a receção verifica-os. Para a Áustria, o STRYK controla o prazo de 24 horas e exporta os registos em CSV ou para os portais municipais (MBS).
Ler maisTaxa turística
Introduzes o valor e a forma de cálculo uma única vez em Definições → Hotel, incluindo crianças, época e duração da estadia. O STRYK inclui a taxa no preço, na reserva e na fatura. O valor é fixado pelo seu município.
Ler maisFaturas e orçamentos
Da reserva nasce a fatura, e de um orçamento também, se pretendido. Os itens em aberto entram automaticamente no check-out. Mensalmente, os dados são entregues ao contabilista em formato DATEV, BMD, CSV ou Excel.
Ler maisHousekeeping
O plano do dia mostra estado, ocupação e tarefas por quarto. Atribuis quartos à empregada, e a receção vê assim que um quarto está pronto.
Ler maisPágina de reservas própria
Os hóspedes reservam diretamente na tua página, sob um endereço STRYK ou no teu próprio domínio. Preços e disponibilidade vêm do teu calendário, e a taxa turística está incluída no preço. Pela página de reservas não se paga qualquer acréscimo.
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A pensão com papel, extranet e Word ou com o STRYK
O que muda quando o mapa, o registo e a fatura deixam de estar em três sítios.
| Tarefa | Papel, extranet, Word | Com o STRYK |
|---|---|---|
| Gerir a ocupação | Mapa em papel, Excel e extranet do portal correm em paralelo e têm de ser conciliados. | Um calendário com o estado dos quartos. Um quarto ocupado não pode ser atribuído uma segunda vez por nenhuma via. |
| Receber reservas de portais | A reserva chega por e-mail e é passada à mão para o mapa. | Com o portal ligado, reserva, alteração e cancelamento chegam ao mapa. O Channel Manager está incluído no preço base do STRYK. |
| Registar hóspedes | Os boletins de alojamento são preenchidos à mão e passados a limpo mais tarde. | Os dados chegam online antecipadamente. Para a Áustria, o STRYK mostra os prazos e exporta em CSV ou para portais municipais. |
| Cobrar a taxa turística | O valor por hóspede e noite é calculado à mão no dia da partida. | Uma definição, e depois a taxa aparece no preço, na reserva e na fatura. |
| Emitir a fatura | Modelo Word; uma correção sobrepõe o original. | Fatura a partir da reserva. Os erros corrigem-se com nota de crédito; a versão emitida fica guardada. |
| Organizar uma substituição | Tudo está na cabeça da proprietária e numa pasta. | A filha trabalha com acesso próprio e direitos adequados. Depois vê no registo de atividade cada alteração dela. |
Um preço que cresce com o teu alojamento
Uma pensão paga pelos teus quartos, não pelo número de familiares na receção. Só quando os hóspedes pagam online antecipadamente através da tua conta de pagamento online é que a estes valores se acrescenta uma comissão de plataforma.
Preços em detalhe€ 59 taxa base + € 6 por quarto ou unidade por mês
Exemplo com 12 quartos€ 131por mês
- 14 dias de teste gratuito
- Sem taxa de instalação
- Acompanhamento personalizado no arranque
Preços líquidos, faturação anual. 20 % de desconto na taxa base no primeiro ano de contrato.
A passagem do mapa em papel para o STRYK
Não se instala nada. Os quartos e as reservas futuras vêm da sua lista, não são introduzidos à mão.
Indicar número de quartos e canais de reserva
No pedido, indica o número de quartos e a forma como reserva hoje, por exemplo telefone, um portal e o site. Entramos em contacto pessoalmente e configuramos o teu acesso de teste.
Importar a lista em Excel
Hóspedes e reservas futuras chegam como ficheiro CSV ou XLSX. Um teste mostra antes as linhas que não encaixam, por exemplo uma reserva sem data de partida.
Escolher uma data de transição tranquila
Passe para o STRYK num dia com poucas chegadas. A partir daí, as novas reservas vão apenas para o calendário, e o mapa em papel serve ainda para consulta.
Criar a equipa
Cada pessoa recebe um acesso próprio com a função adequada, por exemplo a proprietária como titular e o ajudante sazonal apenas com direitos de receção.
Perguntas frequentes
Vale a pena ter software com apenas seis quartos?
Sim, assim que as reservas chegam por mais de uma via, por exemplo telefone, site e portal. Aumenta então o risco de um quarto ser atribuído duas vezes. O preço sobe com cada quarto, e a taxa base é sempre devida. Na calculadora de preços vê quanto custam seis quartos.
Como se compõe o preço para a minha pensão?
Em duas partes: uma taxa base pelo estabelecimento e um valor fixo por quarto e por mês, sem IVA. A faturação mensal custa 20 % mais do que a anual. No primeiro contrato de um hotel há doze meses com 20 % de desconto na taxa base, não nos valores por quarto. A tabela de preços desta página calcula tudo para o seu número de quartos.
Como chegam os dados atuais dos hóspedes ao sistema?
Normalmente a partir de uma lista em Excel ou de um programa antigo, com uma importação acompanhada a partir de CSV, XLSX ou ZIP. Preenchem-se os modelos, um teste mostra antes o que seria importado, e um relatório de erros indica as linhas que não encaixam. A importação de dados não tem custo adicional.
O STRYK define sozinho o valor da taxa turística do meu município?
Não, o valor é fixado pelo seu município. O STRYK usa o valor que introduz e inclui-o no preço, na reserva e na fatura. Não o verifica face ao regulamento. O valor, a forma de cálculo, as crianças, a época e a duração da estadia configuram-se em Definições → Hotel.
Podem trabalhar vários familiares com acesso próprio?
Sim, o número de utilizadores não está limitado e não tem custo adicional. Cada pessoa tem um acesso com função e direitos; o início de sessão é feito com Nextpulse ID e segundo fator. O registo de atividade mostra quem alterou o quê.
O STRYK reconhece o casal que vem todos os anos em setembro?
Sim, através da ficha do hóspede com as estadias anteriores. Se criar os dois por engano, o STRYK avisa de um perfil duplicado com base no nome, na data de nascimento e nos contactos. Um desconto fixo de cliente habitual regista-se como regra de desconto diretamente no hóspede.
Como recebe a empregada de andares o plano do dia?
Em PDF, a pedido, todas as manhãs a uma hora fixa por e-mail. O plano existe em 18 idiomas, mesmo que a empregada não fale português. Com acesso próprio, pode também assinalar ela própria os quartos prontos no plano de housekeeping.
Experimenta o STRYK na sua pensão durante 14 dias
Diz-nos o número de quartos e como reservas hoje, por telefone, portal ou site. Depois, testa 14 dias com os seus próprios quartos.