Controlling dla mniejszych hoteli
Controlling hotelu: pięć miesięcznych wskaźników dla obiektu z 24 pokojami
Obłożenie, ADR, RevPAR, przychód według działów i otwarte pozycje, z wzorem i przykładem obliczenia. Dane do nich pochodzą z raportów i eksportów, które STRYK dostarcza dla każdego działu.
- Lista rezerwacji za miesiąc jako CSV lub XLSX
- Raporty i eksport do PDF, Excela i CSV
- Wystawione faktury pozostają bez zmian
W skrócie
Controlling małego hotelu obejmuje pięć miesięcznych wskaźników: obłożenie, ADR, RevPAR, przychód według działów i otwarte pozycje. Liczy się je z danych o rezerwacjach i fakturach, które STRYK dostarcza jako raport lub eksport do PDF, Excela i CSV. Koszt: opłata podstawowa plus kwota za pokój miesięcznie, test przez 14 dni.
Zaktualizowano
Gdzie miesięczne wskaźniki utykają w małych hotelach
Kto składa miesięczny raport sam, rzadko ma problem ze wzorami. Kłopot to dane z kilku źródeł i liczby, które każdy liczy inaczej.
- Dziś
Miesięczny raport powstaje trzeciego dnia roboczego w arkuszu Excela. Rezerwacje z programu recepcyjnego, przychody z księgowości, a pomiędzy nimi pięć zakładek, których nikt poza autorem nie rozumie.
Z STRYKRezerwacje, faktury i płatności są w jednym systemie. Filtrujesz listę rezerwacji na miesiąc, eksportujesz ją jako CSV lub XLSX i liczysz pięć wartości w stałym szablonie.
Czytaj więcej - Dziś
Właścicielka podaje obłożenie 74 %, współwłaściciel 70 %. Obie wartości są poprawne, tylko jedno z nich pomija pokoje w remoncie, a drugie liczy wszystkie 24.
Z STRYKWzory na tej stronie ustalają, co znajduje się w mianowniku. Zablokowane pokoje zapisujesz jako blokadę pokoju, dzięki czemu okres pozostaje sprawdzalny.
Czytaj więcej - Dziś
Rodzina właścicieli dostaje co miesiąc inne zestawienie: raz zdjęcie tabeli, raz maila z trzema liczbami. Porównanie z poprzednim miesiącem wychodzi tylko z pamięci.
Z STRYKCo miesiąc wysyłasz te same pięć wskaźników w tej samej kolejności, jako plik Excel lub PDF. Budżet prowadzisz obok, we własnej tabeli.
Czytaj więcej
Miesięczne zamknięcie w hotelu Nordlicht
Załóżmy, że właścicielka hotelu Nordlicht z 24 pokojami zamyka wrzesień drugiego dnia roboczego października. Poranna zmiana recepcji ją wspiera.
Porządne zamknięcie ostatniego dnia
Najpierw recepcja zamyka 30 września. Sposób, w jaki zamknięcie dnia pokazuje niezakończone wyjazdy i szkice, opisano na osobnej stronie.
Filtrowanie listy rezerwacji na miesiąc
Właścicielka ustawia filtr na pobyty we wrześniu i eksportuje listę jako CSV. W Excelu ma jeden wiersz na rezerwację i dalej liczy właśnie na nim.
Obliczenie obłożenia, ADR i RevPAR
Wpisuje do szablonu dostępne i sprzedane noclegi. Pokój 11 był zablokowany przez sześć dni, więc w mianowniku stoi 714 zamiast 720 nocy. Wynik: 70,0 % obłożenia.
Przeniesienie przychodów według działów
Noclegi, śniadania i bar bierze z raportów poszczególnych działów. Recepcja wcześniej wystawia ostatnie szkice faktur, bo wystawionych faktur nie da się zmienić. Suma nie zmienia się już potem.
Sprawdzenie otwartych pozycji na dzień bilansowy
Cztery faktury z 30 września nadal są nieopłacone. Przy imporcie wyciągu bankowego właścicielka przypisuje wpłynięte płatności, zanim przekaże listę recepcji do ponaglenia.
Raport dla właścicieli i biura rachunkowego
Pięć wskaźników trafia jako plik Excel do rodziny właścicieli. Dane dla księgowości idą przez przekazanie doradcy podatkowemu.
Skąd liczby w STRYKu
STRYK dostarcza surowe dane dla pięciu wskaźników. Jak z nich liczyć, pokazuje tabela na tej stronie.
Raporty według działów
Każdy dział, od rezerwacji po księgowość, dostarcza raporty w PDF, Excelu i CSV. Plik Excel wykorzystujesz we własnym szablonie, PDF do rozmowy z właścicielami.
Czytaj więcejLista rezerwacji z eksportem
Listę rezerwacji można filtrami kolumn zawęzić do jednego miesiąca i wyeksportować jako CSV lub XLSX. Z niej liczysz sprzedane noce.
Czytaj więcejMiesięczny przychód, który się nie przesuwa
Wystawionych faktur nikt już nie zmienia. Korekta pojawia się jako storno lub nota kredytowa w miesiącu, w którym powstaje, dzięki czemu zgłoszony wrzesień pozostaje taki, jaki był.
Czytaj więcejRole i dziennik aktywności
Właścicielka przydziela recepcji tylko potrzebne uprawnienia. Dziennik aktywności pokazuje, kto co zmienił, gdy ktoś pyta o konkretną liczbę.
Czytaj więcej
Pięć miesięcznych wskaźników dla 24 pokojów
Wartości są przykładem: hotel Nordlicht we wrześniu, 30 dni. Przychody podano netto.
| Wskaźnik | Jak liczyć | Hotel Nordlicht, wrzesień |
|---|---|---|
| Obłożenie | Sprzedane noclegi podzielone przez dostępne noclegi, razy 100. Dostępne to pokoje razy dni, bez dni blokady pokoju. | 500 sprzedanych z 714 dostępnych nocy (24 razy 30 minus 6 dni blokady) daje 70,0 %. |
| ADR (średnia cena) | Przychód z noclegów podzielony przez sprzedane noclegi. Śniadania i opłata miejscowa nie są wliczane. | 47 500 € przychodu z noclegów podzielone przez 500 nocy daje 95,00 €. |
| RevPAR (przychód na dostępny pokój) | Przychód z noclegów podzielony przez dostępne noclegi. Wynik jest taki sam jak ADR razy obłożenie. | 47 500 € podzielone przez 714 nocy daje 66,53 €. Kontrola: 95,00 razy 0,700 daje również 66,53. |
| Przychód według działów | Przychody netto osobno dla każdego działu, bez pozycji przelotowych, takich jak opłata miejscowa. | Noclegi 47 500 €, śniadania 7000 €, bar i minibar 2300 €, łącznie 56 800 €. |
| Otwarte pozycje | Suma wystawionych faktur nieopłaconych na dzień bilansowy oraz ich liczba. | Cztery faktury łącznie 3120 € na 30 września. |
Jedna cena, która rośnie razem z Twoim obiektem
Raporty, eksport i dziennik aktywności należą do podstawowego produktu. Cena zależy od liczby pokojów, kolejni użytkownicy nie kosztują dodatkowo.
Szczegóły cen59 € opłata podstawowa + 6 € za pokój lub jednostkę miesięcznie
Przykład dla 24 pokoi203 €miesięcznie
- 14 dni bezpłatnego testu
- Brak opłaty za wdrożenie
- Osobiste wsparcie na starcie
Netto, rozliczenie roczne. W pierwszym roku umowy 20% rabatu od opłaty podstawowej.
Lista kontrolna miesięcznego zamknięcia dla mniejszych hoteli
Te pięć kroków wykonujesz co miesiąc w tej samej kolejności. Z czasem zamknięcie trwa krócej, bo nic nie trzeba ustalać od nowa.
Zamknięcie ostatniego dnia
Sprawdź, czy nie ma wyjazdu bez check-outu ani szkicu faktury z tego miesiąca. Dopiero wtedy miesiąc można policzyć.
Eksport listy rezerwacji
Filtruj na miesiąc i eksportuj jako CSV lub XLSX. Zapisz plik pod stałą nazwą, na przykład z rokiem i miesiącem.
Obliczenie pięciu wskaźników
Wpisz noclegi i przychody do szablonu i sprawdź RevPAR względem ADR razy obłożenie. Jeśli wynik się nie zgadza, któreś zliczenie jest błędne.
Uzgodnienie z fakturami i bankiem
Przychód z noclegów w szablonie musi zgadzać się z wystawionymi fakturami. Otwarte pozycje bierz na dzień bilansowy, a nie na dzień analizy.
Wysłanie raportu i przekazanie danych
Właścicielom wyślij pięć wskaźników z poprzednim miesiącem i tym samym miesiącem roku ubiegłego. Biuro rachunkowe dostaje dane w ramach miesięcznego przekazania.
Najczęstsze pytania
Jak policzyć RevPAR w małym hotelu?
RevPAR to przychód z noclegów podzielony przez dostępne noclegi miesiąca. W hotelu Nordlicht to 47 500 € podzielone przez 714 nocy, czyli 66,53 €. Dla kontroli pomnóż ADR przez obłożenie zapisane jako liczba dziesiętna.
Czy zablokowane pokoje wliczają się do obłożenia?
To zależy od zasady, którą ustala się z właścicielami. W przykładzie nie liczymy zablokowanych dni, bo pokój nie był do sprzedaży. Zasadę zapisz raz na piśmie i stosuj ją co miesiąc tak samo.
Dlaczego śniadania i opłata miejscowa nie wchodzą do ADR?
Bo ADR ma mierzyć cenę pokoju. Śniadanie to przychód innego działu, a opłatę miejscową przekazuje się gminie. Gdyby je dodać, ADR by wzrósł, mimo że żaden pokój nie został sprzedany drożej.
Co powinno znaleźć się w miesięcznym raporcie dla właścicieli?
Pięć wskaźników wystarczy: obłożenie, ADR, RevPAR, przychód według działów i otwarte pozycje. Pokaż każdy z poprzednim miesiącem i tym samym miesiącem roku ubiegłego, a wzory zapisz raz. Budżet i porównanie plan i wykonanie prowadź obok, we własnej tabeli.
Jak analizować kilka hoteli razem?
We wspólnym pliku. Każdy hotel w STRYKu widzi tylko swoje dane, dlatego eksportujesz pięć wskaźników dla każdego obiektu i scalasz je w szablonie. Więcej na stronie Oprogramowanie dla wielu obiektów.
Czy liczyć miesięczne wskaźniki z przychodem brutto, czy netto?
Z przychodem netto, czyli bez VAT. Inaczej różne stawki VAT dla noclegów i śniadań zniekształcą wyniki. Ważniejsze od wyboru jest, by liczyć co miesiąc tak samo i to zaznaczyć w raporcie.
Przelicz jeden miesiąc Twojego hotelu
Wyślij nam liczbę pokojów i arkusz, w którym liczysz dziś. W 14-dniowym teście wyeksportuj jeden miesiąc z listy rezerwacji i sprawdź, czy pięć wskaźników się zgadza.