1. Administrator i kontakt
Nextpulse GmbH, Vogelweiderstrasse 10/22, 5020 Salzburg, Austria. E-mail: performance@nextpulse.at. Telefon: +43 677 61691788.
Inspektor ochrony danych nie został obecnie wyznaczony. Pytania dotyczące ochrony danych można kierować na podany adres e-mail.
2. Wizyta na stronie i logi serwera
Podczas wizyty na staystryk.com Nextpulse przetwarza adres IP, czas, żądany zasób, referrer, dane przeglądarki i urządzenia oraz dane dotyczące bezpieczeństwa i błędów. Celami są dostarczanie treści, stabilność, zapobieganie nadużyciom i analiza błędów. Treści dostarczane są przez sieć grupy Cloudflare.
Podstawą prawną jest art. 6 ust. 1 lit. f RODO; uzasadnionym interesem jest bezpieczna i sprawna eksploatacja strony. Logi serwera są usuwane po zakończeniu niezbędnej analizy błędów i bezpieczeństwa. Przy konkretnym incydencie zachowujemy tylko dowody potrzebne do wyjaśnienia lub roszczeń prawnych, do ustania tego celu.
Nextpulse nie stosuje na stronie żadnych usług analitycznych, reklamowych ani śledzących. Szczegóły dotyczące zapisów w przeglądarce zawiera informacja o plikach cookie.
3. Zapytania i żądanie dostępu demonstracyjnego
Przetwarzane są: nazwa i rodzaj zakładu, liczba pokojów lub jednostek, kraj, osoba kontaktowa, służbowe dane kontaktowe, dotychczasowy system, sprawa, ramy czasowe, preferowany sposób kontaktu, język i strona źródłowa.
Celem jest rozpatrzenie zapytania, uruchomienie żądanego dostępu demonstracyjnego i przygotowanie umowy. Podstawą prawną jest art. 6 ust. 1 lit. b RODO, o ile osoba zapytująca sama chce zostać stroną umowy; w pozostałym zakresie art. 6 ust. 1 lit. f RODO ze względu na uzasadniony interes w komunikacji z zapytującym przedsiębiorstwem.
Zapytania są przesyłane e-mailem do Nextpulse i rejestrowane w zarządzaniu klientami. Zapytania bez zawarcia umowy są usuwane po ostatecznym rozpatrzeniu, gdy dalsza komunikacja nie jest potrzebna. Dokumenty handlowe objęte ustawową retencją są przechowywane do końca właściwego terminu.
4. Konta testowe i klienckie, Nextpulse ID
Dla dostępów testowych i klienckich oraz kont użytkowników pracowników hotelu Nextpulse prowadzi konto tożsamości Nextpulse ID. Przetwarzane są: imię i nazwisko, adres e-mail, przypisanie do przedsiębiorstwa i zakładu, dane drugiego składnika uwierzytelniania, dane logowania i sesji, a przy rejestracji online – potwierdzenie statusu przedsiębiorcy, umocowania oraz zaakceptowanych wersji dokumentów.
Celem jest bezpieczne logowanie, zarządzanie dostępem i dowodzenie zawarcia umowy. Podstawami prawnymi są art. 6 ust. 1 lit. b RODO wobec klienta oraz art. 6 ust. 1 lit. f RODO wobec pracowników klienta; uzasadnionym interesem jest bezpieczne zarządzanie dostępem. Dane konta są usuwane po zamknięciu konta, gdy nie są już potrzebne do tych celów; dowody zawarcia umowy i zaakceptowanych dokumentów są usuwane po upływie terminów przedawnienia.
5. Umowa i rozliczenia
Nextpulse przetwarza dane firmy i przedstawicieli, dane osób kontaktowych, dane umowne, zamówień i świadczeń, dane faktur i płatności oraz korespondencję umowną. Odoo wspiera zarządzanie klientami i umowami. Faktury STRYK są wystawiane w STRYK.
Podstawami prawnymi są art. 6 ust. 1 lit. b RODO dla wykonania umowy, art. 6 ust. 1 lit. c RODO dla ustawowych obowiązków przechowywania oraz art. 6 ust. 1 lit. f RODO dla dochodzenia i obrony roszczeń.
Księgi, dowody księgowe i dokumenty istotne dla podatków są przechowywane przez siedem lat zgodnie z § 132 BAO i § 212 UGB, a dłużej tylko, o ile są niezbędne w toczącym się postępowaniu.
6. Wsparcie i asystent wsparcia
W przypadku zapytań do wsparcia Nextpulse przetwarza dane kontaktowe, treść zapytania, dotknięty zakład oraz dane techniczne. Do pierwszej odpowiedzi może zostać użyty wspomagany przez AI asystent wsparcia; jego odpowiedzi tworzy system AI. Asystent przetwarza zapytania przez Anthropic jako głównego dostawcę, a w razie niedostępności Anthropic przez OpenAI jako dostawcę zapasowego; dane mogą być przy tym przetwarzane w Stanach Zjednoczonych. Na życzenie sprawę przejmuje pracownik Nextpulse.
Podstawą prawną jest art. 6 ust. 1 lit. b RODO, a wobec pracowników klienta art. 6 ust. 1 lit. f RODO; uzasadnionym interesem jest efektywne wsparcie. Zamknięte sprawy wsparcia są usuwane, gdy nie są już potrzebne do obsługi. Dowody umów i roszczeń zachowujemy tylko do końca właściwych terminów ustawowych lub trwającego postępowania.
7. Logi użytkowania i bezpieczeństwa platformy
Nextpulse rejestruje logowania, zdarzenia istotne dla bezpieczeństwa, błędy, dostępy w zarządzaniu platformą oraz techniczne dane operacyjne, aby bezpiecznie eksploatować STRYK, wykrywać nadużycia i usuwać zakłócenia. Podstawą prawną jest art. 6 ust. 1 lit. f RODO. Logi bezpieczeństwa są usuwane po zakończeniu niezbędnej analizy. Dowody konkretnego incydentu zachowujemy tylko tak długo, jak wymaga tego wyjaśnienie lub ochrona roszczeń.
Statystyki dotyczące korzystania ze STRYK Nextpulse sporządza wyłącznie w formie zanonimizowanej lub zagregowanej.
8. E-maile serwisowe i newsletter
Komunikaty związane z umową, takie jak zmiany dokumentów umownych, wskazówki bezpieczeństwa i zapowiedzi konserwacji, Nextpulse wysyła na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b i lit. f RODO. Newsletter lub inne e-maile reklamowe Nextpulse wysyła wyłącznie za zgodą (art. 6 ust. 1 lit. a RODO); zgodę można w każdej chwili odwołać.
9. Program partnerski
W ramach programu partnerskiego Nextpulse przetwarza dane partnerów i ich osób kontaktowych oraz dane kontaktowe hoteli przekazane przez partnerów w celu weryfikacji, przypisania i rozliczenia rekomendacji. Podstawami prawnymi są art. 6 ust. 1 lit. b RODO wobec partnerów oraz art. 6 ust. 1 lit. f RODO wobec rekomendowanych hoteli. Partner i Nextpulse są w tym zakresie każdy samodzielnie odpowiedzialni.
10. Odbiorcy
Dostęp mają wyłącznie właściwi pracownicy Nextpulse oraz dostawcy, których Nextpulse angażuje jako podmioty przetwarzające: Cloudflare (dostarczanie i ochrona strony), dostawca hostingu STRYK i Nextpulse ID, Hetzner Online GmbH (zaszyfrowane kopie zapasowe), Odoo S.A. (zarządzanie klientami i rozliczenia), IONOS SE (e-mail), Anthropic (asystent wsparcia) oraz – wyłącznie jako dostawca zapasowy w razie niedostępności Anthropic – OpenAI. Szczegóły zawiera lista podprzetwarzających.
Organy publiczne, sądy, doradcy podatkowi, biegli rewidenci oraz pełnomocnicy prawni otrzymują dane wyłącznie w przypadku ustawowego obowiązku lub jeżeli jest to niezbędne do dochodzenia lub obrony roszczeń. Nextpulse nie sprzedaje danych osobowych.
11. Transfery do państw trzecich
Cloudflare, Anthropic i OpenAI mogą przetwarzać dane w Stanach Zjednoczonych. Podstawą jest decyzja Komisji Europejskiej stwierdzająca odpowiedni stopień ochrony w odniesieniu do EU-US Data Privacy Framework dla certyfikowanych tam przedsiębiorstw oraz – uzupełniająco – standardowe klauzule umowne Komisji Europejskiej. Kopię zabezpieczeń można zażądać pod wskazanym adresem kontaktowym.
12. Prawa osób, których dane dotyczą
Osoby, których dane dotyczą, mają zgodnie z RODO prawo dostępu, sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania oraz przenoszenia danych. Zgodę można w każdej chwili odwołać ze skutkiem na przyszłość.
Wobec przetwarzania na podstawie uzasadnionych interesów można w każdej chwili, z przyczyn wynikających z szczególnej sytuacji, wnieść sprzeciw. Wobec przetwarzania w celach marketingu bezpośredniego można w każdej chwili wnieść sprzeciw bez podawania uzasadnienia.
Skargi można składać do austriackiego organu ochrony danych (Österreichische Datenschutzbehörde), Barichgasse 40–42, 1030 Wiedeń, dsb@dsb.gv.at, lub do innego właściwego organu nadzorczego.
13. Obowiązek podania danych i decyzje zautomatyzowane
Dane oznaczone jako obowiązkowe są niezbędne do rozpatrzenia zapytania, uruchomienia dostępu lub zawarcia umowy. Bez nich dane świadczenie nie jest możliwe. Ustawowo wymagane jest podanie wyłącznie danych niezbędnych do wystawienia faktur.
Nextpulse nie podejmuje decyzji opartych wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu w rozumieniu art. 22 RODO.
14. Dane w STRYK, Booking Engine i na stronach gości
Za dane gości, pracowników i zakładu, które hotel przetwarza w STRYK, w swoim Booking Engine lub na swojej stronie gości, odpowiada dany hotel. Informacje na ten temat zawiera informacja o ochronie danych hotelu; zapytania należy kierować do hotelu. Nextpulse przetwarza te dane jako podmiot przetwarzający hotelu.
