Passage du registre papier
Registre de réservations numérique : le passage au logiciel hôtelier
Commence par saisir dans STRYK les chambres, les tarifs et les séjours déjà réservés. Le registre papier reste dans le tiroir jusqu'à ce que tu fasses confiance au calendrier.
- Réservations à venir importées ou saisies à la main
- Accès personnel pour chaque collaborateur, sans surcoût
- Reprise des données incluse dans le forfait de base
En bref
Pour numériser un registre de réservations, reprene les chambres, les tarifs et les séjours déjà réservés dans un logiciel hôtelier. STRYK fonctionne dans le navigateur et importe clients et réservations depuis CSV, XLSX et ZIP, avec un test avant l'import définitif. Tu paies un forfait de base plus un montant par chambre et par mois ; la configuration standard, la reprise des données, l'assistance et un nombre illimité d'accès sont inclus.
Mis à jour
Ce que coûte le registre papier au quotidien
Le registre fonctionne tant qu'une seule personne le tient et que seul le téléphone prend les réservations. Dès que s'ajoutent le portail, le personnel d'appoint et l'obligation de déclaration, il devient difficile à gérer.
- Aujourd'hui
Le registre est à la réception, et seule la patronne connaît ses abréviations. Quand elle part faire des courses, le remplaçant ne sait pas si la chambre 6 est libre samedi et doit l'appeler.
Avec STRYKChaque personne ayant un accès voit le même planning d'occupation dans le navigateur. Chaque collaborateur dispose d'un accès personnel avec rôles et droits, et le journal d'activité indique qui a modifié quoi.
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À 18 h, un client appelle et la chambre 3 est notée au crayon. Une heure plus tôt, un portail avait déjà vendu la même nuit. Le registre ne le découvre que le lendemain matin.
Avec STRYKSi la réception saisit la chambre 3 dans STRYK, le système vérifie d'abord que la nuit est toujours libre. Les nouvelles réservations apparaissent dans le calendrier sans recharger la page, avec un signal pour ton équipe. Le channel manager est inclus dans le prix de base de STRYK.
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Les clients remplissent leur fiche au comptoir pendant que le café refroidit et qu'une autre famille attend derrière eux. Le soir, tu retapes noms et adresses une seconde fois.
Avec STRYKLes clients saisissent leurs données de déclaration en ligne avant l'arrivée, et ta réception les contrôle. En Autriche, STRYK affiche le délai de 24 heures par séjour et exporte en CSV et pour les portails municipaux (MBS).
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La première semaine : le registre reste là, la saisie se fait dans le navigateur
Une journée type dans une pension de 12 chambres. Le registre papier reste à l'accueil, mais la saisie se fait désormais uniquement dans le navigateur.
La remplaçante voit les mêmes chambres
La patronne est partie faire des courses ; à 7 h 15, la remplaçante ouvre le planning d'occupation. Qui part aujourd'hui, qui arrive, et si la chambre 6 est libre samedi, tout s'y lit sans détour. Le personnel d'étage voit ses chambres dans le plan de ménage.
Appel pour le week-end suivant
Un client fidèle demande deux chambres du vendredi au dimanche. La réception consulte la vue semaine du calendrier, crée une réservation multi-chambres et ajoute à la réservation une note sur le petit-déjeuner.
La chambre 4 part
Le couple de la chambre 4 quitte l'hôtel. La facture est issue de la réservation, et les soldes ouverts y entrent. Au départ, la chambre passe automatiquement à l'état de ménage correspondant.
Fiche de déclaration pour le client de demain
Un client a rempli son enregistrement en ligne pour demain. La réception voit les données de la pièce d'identité et la signature, et les vérifie tranquillement, sans attendre au comptoir.
Un couple sans réservation
Deux cyclistes se présentent et veulent rester une nuit. La réception enregistre le walk-in, et STRYK propose une chambre libre de la catégorie choisie. Dans le registre, la chambre 9 n'aurait été claire qu'après confrontation avec le tableau mural.
Clôture de la journée sans rapprochement avec le registre
La clôture affiche ce qui est resté en suspens, un projet de facture par exemple. Il provient du même calendrier : aucun rapprochement avec le registre n'est nécessaire. Ce soir-là, le registre ne reçoit plus aucune écriture.
Ce qui compte d'abord lors du passage
Le premier mois, tu n'as besoin que d'une partie de STRYK. La liste complète des fonctions figure sur la page dédiée.
Reprise des données avec test
L'import lit CSV, XLSX et ZIP à partir de modèles. Un test précède l'import définitif, puis un rapport d'erreurs est généré. Le passage se fait à une date butoir, à partir de laquelle tu n'écris plus que dans STRYK.
Lire la suiteCalendrier avec toutes les réservations
Le planning d'occupation affiche le jour, la semaine, deux semaines ou le mois, avec l'état des chambres. Deux chambres pour une famille et les clients sans réservation se saisissent directement. Une saisie qui attribuerait deux fois la même chambre n'est pas enregistrée.
Lire la suiteListe des chambres, du tableau au plan
Tu crées les chambres une à une ou en lot, et les rattaches à des catégories avec occupation, lits supplémentaires et description. Un blocage de chambre pour travaux ou panne agit immédiatement sur la sélection.
Lire la suiteAccès pour la famille et les remplaçants
La patronne, le fils le week-end et le remplaçant reçoivent chacun un accès personnel avec les droits adaptés. La connexion se fait avec Nextpulse ID et un second facteur. Le journal d'activité indique qui a modifié une réservation.
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Registre papier et STRYK en comparaison
Le tableau décrit le travail au quotidien, et non l'histoire du registre. Beaucoup d'établissements s'en sortent bien avec lui pendant des années, jusqu'à ce que téléphone, portail et personnel se rencontrent.
| Tâche | Avec le registre de réservations | Avec STRYK |
|---|---|---|
| Vérifier les chambres libres | Tourner les pages, déchiffrer les traits au crayon, rapprocher du tableau | Calendrier en vue jour, semaine, deux semaines et mois, avec l'état des chambres visible |
| Qui peut écrire | Qui tient le registre, chacun avec sa propre écriture | Accès personnels avec rôles et droits, journal d'activité |
| Double attribution | Se remarque quand deux clients sont devant la même porte | Contrôle de disponibilité avant enregistrement : réception, site, import et changement de chambre |
| Facture | Manuscrite ou à partir d'un modèle, correction par surcharge | Générée depuis la réservation, non modifiable après émission, correction par avoir |
| Fiches de déclaration | Formulaire papier au comptoir, retranscrit ensuite | Rempli en ligne avant l'arrivée, contrôlé par la réception |
| Ménage des chambres | Annonce orale ou papier le matin | Plan de ménage avec affectation au personnel et état par chambre |
Un prix qui évolue avec ton établissement
Pour douze chambres, la carte tarifaire calcule le montant. La reprise des réservations à venir et la configuration standard ne coûtent rien de plus, pas plus que les accès pour la famille et les remplaçants.
Tarifs en détail59 € de forfait de base + 6 € par chambre ou unité et par mois
Exemple avec 12 chambres131 €par mois
- Essai gratuit de 14 jours
- Pas de frais d'installation
- Accompagnement personnalisé au démarrage
Prix nets, facturation annuelle. 20 % de remise sur le forfait de base la première année de contrat.
Remplacer le registre en quatre étapes
L'ordre compte davantage que la vitesse. Tu travailles d'abord dans STRYK, avant de fermer le registre.
Reprendre la liste des chambres
Tu crées tes chambres, les rattaches à des catégories et saisis occupation et description. La liste existe en général déjà sous forme d'affichage ou de tableau.
Saisir les tarifs et la Ortstaxe
Tu gères les prix dans le calendrier tarifaire et crées les tarifs avec leurs conditions d'annulation. La Ortstaxe, taxe de séjour autrichienne, se règle dans Paramètres → Hôtel. STRYK applique la valeur fixée par ta commune.
Reprendre les réservations à venir
Les séjours à partir de la date butoir entrent dans le calendrier par import ou à la main. Le test signale à l'avance les lignes comportant des erreurs. Il n'est pas nécessaire de reprendre les années passées.
Consulter le registre une semaine, puis le fermer
À partir de la date butoir, ton équipe n'enregistre les nouveautés que dans STRYK. Le registre reste une semaine à l'accueil pour consultation ; le soir, tu vérifies que chaque réservation à venir figure dans le calendrier. Ensuite, tu archives le registre.
Questions fréquentes
Combien de temps dure le passage depuis le registre de réservations ?
Cela dépend du nombre de réservations à venir à reprendre. L'ordre est fixe : chambres, tarifs, réservations à venir, puis date butoir. Tu choisis la date butoir, par exemple en début de mois.
Dois-je ressaisir toutes les anciennes réservations ?
Non. Tu ne reprenes que les séjours à partir de la date butoir. S'ils figurent dans un tableau, tu les importes. S'ils ne sont que dans le registre, tu saisis une fois les réservations à venir. Les années passées restent dans le registre.
Et si je suis peu à l'aise avec l'informatique ?
Commence par quelques tâches, par exemple le calendrier, puis ajoute le reste plus tard. STRYK fonctionne dans le navigateur et ne nécessite aucun service informatique. La configuration standard et l'assistance sont incluses dans le forfait de base. L'assistance est joignable du lundi au vendredi, de 9 h à 17 h.
Dois-je acheter un nouvel ordinateur ?
Non. Un appareil doté d'un navigateur récent suffit, rien ne s'installe. Si l'ordinateur actuel de la réception convient, le test te le montrera.
Mes clients fidèles du registre passeront-ils dans la fiche client ?
Oui. Les adresses d'un tableau s'importent. Depuis le registre, saisis les clients fidèles au plus tard lors de leur prochaine réservation. STRYK signale, à partir du nom, de la date de naissance et des coordonnées, qu'un client a déjà un profil.
Le check-in en ligne remplace-t-il la fiche papier ?
Pas automatiquement. Le fait que les données numériques remplacent le papier dépend de la réglementation de déclaration de ton pays, et non du logiciel. STRYK collecte les données en numérique, ta réception les contrôle, et en Autriche, STRYK affiche le délai de 24 heures après le check-in. Si du papier reste nécessaire, vérifie-le auprès de ta commune.
Reprene les prochaines semaines de ton registre
Envoie une demande pour le test de 14 jours. Prépare le registre de réservations, la liste des chambres et la grille tarifaire : nous configurons avec toi le premier calendrier.