Logiciel pour l’ouverture d’un hôtel
Logiciel d’ouverture d’hôtel : de la première chambre à la première facture
STRYK te guide, avant le jour d’ouverture, à travers les chambres, les tarifs, la page de réservation et les données de facturation. Tu configures tout avant l’arrivée du premier client.
- Bloquer les chambres en travaux jusqu’à leur achèvement
- Aucun frais d’installation, configuration standard incluse
- Essai de 14 jours avant le jour d’ouverture
En bref
Un logiciel d’ouverture d’hôtel est un PMS qui te permet de configurer les chambres, les prix, la page de réservation, les fiches de police et les factures avant l’arrivée du premier client. STRYK fonctionne dans le navigateur et ne demande pas de service informatique dédié. Le coût se compose d’un forfait de base et d’un montant par chambre. Aucun frais d’installation n’est facturé, et au premier contrat, le forfait de base bénéficie d’une remise de 20 % pendant douze mois.
Mis à jour
Ce qui te prend du temps avant le jour d’ouverture
Qui ouvre un nouvel hôtel ou en reprend l’exploitation doit trancher en quelques semaines plus que d’habitude en une année.
- Aujourd'hui
Trois semaines avant l’ouverture, la liste des chambres est dans Excel, les idées de prix dans un carnet et les conditions d’annulation dans un fichier Word. Au téléphone avec un groupe, personne ne sait quelle version fait foi.
Avec STRYKCatégories, chambres, tarifs avec conditions d’annulation et taxe de séjour sont enregistrés chacun à un seul endroit. Dans le simulateur de prix, tu vérifies période, catégorie et tarif sans créer de réservation.
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Les premières demandes arrivent par e-mail alors que les artisans sont encore dans la maison. Tu les notes dans une liste et vérifies à la main si la chambre 7 sera prête en août.
Avec STRYKLes réservations anticipées apparaissent dans le calendrier, et une chambre ne peut pas être confirmée deux fois pour la même nuit. Tu bloques la chambre 7 tant que les artisans y travaillent ; le blocage agit sur la disponibilité et le choix de la chambre.
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La réception commence le jour de l’ouverture et n’a jamais travaillé avec un PMS. La gouvernante ne connaît que les papiers accrochés aux portes des chambres. Aucune formation n’est prévue dans le planning.
Avec STRYKSTRYK fonctionne dans le navigateur, chaque personne a son propre accès avec un rôle. La réception et la gouvernante voient le même statut des chambres. Notre équipe t’accompagne pour la configuration.
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De la configuration à la première facture
Exemple : une gérante reprend une auberge de campagne de 14 chambres. Les moments indiqués proposent un ordre, pas un planning figé.
Créer les catégories et les chambres
La gérante crée quatre catégories avec occupation, lits supplémentaires, photos et description. Viennent ensuite les 14 chambres, une à une ou en lot. Trois chambres encore en rénovation sont bloquées pour l’instant.
Fixer tarifs, prix et taxe de séjour
Elle enregistre un tarif avec petit-déjeuner et un sans, chacun avec ses conditions d’annulation. La taxe de séjour est saisie selon le barème de sa commune. Dans le simulateur, elle vérifie un week-end en chambre familiale avant qu’un client ne voie le prix.
Configurer et vérifier la page de réservation
Elle choisit l’un des six modèles de mise en page et contrôle prix et disponibilités sur la page de réservation. Les textes du site actuel de l’auberge sont repris comme proposition ; l’enregistrement n’intervient qu’après sa confirmation. Le paiement en ligne passe par son compte de paiement en ligne.
Créer l’équipe
La réception du matin et du soir, la gouvernante et le cabinet comptable reçoivent chacun un accès avec les droits adaptés. Le jour de l’ouverture, plus personne n’a besoin de créer d’accès ; la connexion se fait via Nextpulse ID avec deuxième facteur.
Vérifier l’état des chambres et les listes de contrôle
La gouvernante ouvre le plan housekeeping et attribue ses chambres aux deux employées d’étage. Des listes de contrôle par statut indiquent ce qu’il faut faire dans la chambre avant la libération.
Première arrivée, première facture
Le couple de la chambre 3 a rempli en ligne ses données d’enregistrement à l’avance, et la réception les contrôle. Au départ deux jours plus tard, la réservation devient une facture, avec les consommations ouvertes du restaurant ou du bar.
Ce que tu configures pour l’ouverture
Ce qui doit être en place avant le premier client. Le reste peut suivre après l’ouverture.
Chambres et catégories
Tu crées des catégories avec photos et descriptions, puis les chambres. Les chambres en travaux sont bloquées jusqu’à leur achèvement.
Lire la suiteTarifs et simulateur de prix
Un tarif relie prix, prestations, conditions d’annulation et paiement. Les remises assorties de conditions, comme la durée du séjour ou le délai de réservation, se créent séparément.
Lire la suitePage de réservation
Prix et disponibilités viennent directement de STRYK, la taxe de séjour est incluse dans le prix. La page fonctionne sur une adresse sous staystryk.com ou sur ton propre domaine, que tu relies dans STRYK.
Lire la suiteOnline check-in
Les clients remplissent leurs données d’enregistrement avant l’arrivée, avec photo du document, consentement et signature. La réception vérifie les données et n’a plus à les recopier au comptoir.
Lire la suiteFactures et expert-comptable
La facture naît de la réservation et n’est plus modifiable une fois émise. Ton expert-comptable reçoit le transfert mensuel sous forme de journal DATEV, BMD, CSV ou Excel.
Lire la suiteRôles et accès
Chaque collaborateur dispose d’un accès personnel avec un rôle ; les nouveaux collaborateurs ne coûtent rien de plus. Les premières semaines, le journal d’activité montre qui a créé ou modifié quelle réservation.
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Ouvrir avec Excel et un carnet ou avec STRYK
Comparées, les tâches qui se présentent avant le premier client.
| Tâche | Excel, carnet, Word | Avec STRYK |
|---|---|---|
| Définir chambres et prix | Liste de chambres dans Excel, prix dans des notes et sur le portail | Catégories, chambres et tarifs au même endroit, simulateur de prix pour le contrôle |
| Réservations avant l’ouverture | Liste d’e-mails, disponibilité vérifiée à la main | Le calendrier contrôle la disponibilité à chaque canal avant l’enregistrement |
| Chambres pas encore prêtes | Post-it, bouche-à-oreille, rappel de la propriétaire | Blocage de chambre avec effet sur la disponibilité et le choix de la chambre |
| Données d’enregistrement des clients | Fiche papier au comptoir à l’arrivée | Online check-in avant l’arrivée, contrôle par la réception |
| Première facture | Modèle Word ou carnet à souche | Facture issue de la réservation, PDF avec logo de l’hôtel, non modifiable après émission |
| Former les nouveaux collaborateurs | Explication orale le premier jour | Accès personnel avec rôle, même statut des chambres pour réception et housekeeping |
Un prix qui évolue avec ton établissement
Avant l’ouverture, aucun chiffre d’affaires n’est encore réalisé, donc la structure du prix compte : un forfait de base, un montant fixe par chambre et par mois, aucun frais d’installation et aucune commission sur le chiffre d’affaires dans le prix de base. En cas de paiement en ligne via STRYK, une commission de plateforme de 1,9 % s’ajoute, plus les frais du prestataire de paiement. Pour le premier contrat STRYK d’un hôtel, une remise de 20 % sur le forfait de base s’applique la première année ; les prix des chambres ne changent pas.
Tarifs en détail59 € de forfait de base + 6 € par chambre ou unité et par mois
Exemple avec 14 chambres143 €par mois
- Essai gratuit de 14 jours
- Pas de frais d'installation
- Accompagnement personnalisé au démarrage
Prix nets, facturation annuelle. 20 % de remise sur le forfait de base la première année de contrat.
Comment se déroule la mise en place avant l’ouverture
Ces étapes valent pour une ouverture. Si tu reprenes une activité en cours, une date de bascule pour les réservations existantes s’ajoute.
Indiquer la date d’ouverture
Te nous communique le nombre de chambres et la date d’ouverture. Nous revenons vers te personnellement et convenons du moment où l’essai de 14 jours sert le plus.
Créer chambres, tarifs et taxe de séjour
Tu commences par les catégories et les chambres, puis saisis tarifs, prix et taxe de séjour. Photos et descriptions peuvent être ajoutées plus tard.
Reprendre les données existantes
Si tu as des clients ou des réservations d’un établissement précédent, apporte-les en CSV, XLSX ou ZIP. Un essai montre à l’avance quelle réservation tombe sur une chambre qui n’existe plus.
Vérifier la page de réservation et créer l’équipe
Tu contrôles prix et disponibilités, configures les accès et repasses une fois le plan housekeeping avec la gouvernante.
Questions fréquentes
Quand faut-il configurer le logiciel avant l’ouverture ?
Dès que le nombre de chambres et la date d’ouverture sont fixés. Catégories, tarifs et taxe de séjour demandent des décisions qui prennent du temps, et la page de réservation doit être prête avant les premières demandes. L’essai de 14 jours est particulièrement utile une fois chambres et prix saisis.
Les clients peuvent-ils déjà réserver avant l’ouverture ?
Oui, dès que tu as publié la page de réservation et que chambres et prix sont saisis pour les dates voulues. Tant qu’elle n’est pas publiée, les clients ne voient rien. Les chambres qui ne seront pas prêtes à temps, tu les bloques pour qu’elles ne soient pas réservables. Le paiement en ligne suppose un compte de paiement en ligne.
STRYK aide-t-il à la configuration ?
Oui. La configuration standard et la reprise de données sont incluses dans le forfait de base, et ta demande te donne accès à un conseil personnalisé. Le support est joignable du lundi au vendredi de 9 h à 17 h, heure de Vienne, sauf jours fériés salzbourgeois. Ce qui est compris dans ton cas est précisé dans ton offre.
Combien coûte STRYK jusqu’à l’ouverture ?
Cela dépend de ton nombre de chambres : un forfait de base plus un montant fixe par chambre et par mois, sans frais d’installation. Les 14 premiers jours sont un essai gratuit. Si ton établissement n’ouvre que dans quelques mois, précise la date de début du contrat lors de l’échange. Le prix pour ton nombre de chambres figure sur la carte tarifaire de cette page.
Ai-je besoin d’une caisse enregistreuse pour l’ouverture ?
C’est à ton pays et à ton expert-comptable d’en décider, pas à STRYK. STRYK n’est pas un système de caisse avec sa propre signature des justificatifs. Enregistre les encaissements en espèces et clarifie l’obligation de caisse avant l’ouverture. Les factures issues des réservations et les paiements en ligne passent en revanche par STRYK.
Puis-je créer des chambres encore en travaux ?
Oui. Tu crées toutes les chambres et bloques celles qui ne sont pas encore prêtes. Le blocage agit sur la disponibilité et le choix de la chambre. Une fois les artisans partis, leve le blocage.
Dois-je raccorder des plateformes de réservation dès l’ouverture ?
Non. Téléphone, e-mail et ta propre page de réservation suffisent pour démarrer. Le channel manager est inclus dans le prix de base de STRYK. Les contrats avec les plateformes et les commissions restent à ta charge.
Puis-je reprendre les données d’un établissement précédent ?
Oui, au format CSV, XLSX ou ZIP avec des modèles. Un test d’import montre avant l’import réel ce qui serait repris, et un rapport d’erreurs indique les lignes qui ne conviennent pas. Vérifie à l’avance si tu es en droit de reprendre les données clients de l’établissement précédent.
Préparer l’ouverture avec STRYK
Envoie-nous le nombre de chambres et la date d’ouverture. Nous convenons avec toi du début de l’essai de 14 jours, pour que chambres et prix soient en place avant les premières demandes.