Archivage des pièces pour hôtels
Archivage des pièces à l'hôtel : conservation selon GoBD et BAO
STRYK conserve les factures émises sans modification et tient une archive de contrôle avec les délais de conservation pour l'Autriche et l'Allemagne. Le cabinet d'expertise comptable reçoit ses documents chaque mois depuis le même système.
- Factures figées dès leur émission
- Délais dans l'archive de contrôle : Autriche 7 ans, Allemagne 10 ans
- Remise mensuelle au cabinet avec le lot de pièces
En bref
Un archivage des pièces conserve de façon ordonnée les factures et justificatifs de réservation d'un hôtel, afin qu'ils soient complets et inchangés en cas de contrôle. STRYK propose à cet effet une archive de contrôle en soutien technique, orientée selon GoBD et BAO, avec des délais enregistrés de 7 ans pour l'Autriche et de 10 ans pour l'Allemagne. Ce n'est ni une certification ni un conseil juridique. L'archive n'entraîne aucun supplément ; tu règles le prix de base selon le nombre de chambres.
Mis à jour
Où les pièces de l'hôtel se perdent aujourd'hui
Dès que les documents sont répartis entre classeurs, boîtes mail et lecteurs, cela se voit au plus tard lorsque le cabinet pose une question.
- Aujourd'hui
Les factures clients sont en PDF sur l'ordinateur portable de la gérante, les factures fournisseurs dans le classeur du bureau, et une partie reste dans la boîte mail de la réception. Quand le cabinet demande en mars une facture de l'année précédente, la recherche commence à trois endroits.
Avec STRYKLes factures naissent de la réservation et restent ensuite consultables dans STRYK. La recherche globale les retrouve par client, réservation ou facture. Les factures fournisseurs au format XRechnung ou Factur-X, STRYK les reçoit directement.
Lire la suite - Aujourd'hui
Un client signale que l'adresse de sa société sur la facture est fausse. La réception ouvre le fichier, retape l'adresse et enregistre par-dessus l'original. Il ne reste alors aucune trace de ce qui figurait initialement sur la facture.
Avec STRYKUne facture émise ne peut plus être écrasée. La correction passe par un storno ou un avoir, et la facture d'origine reste à côté de la nouvelle.
Lire la suite - Aujourd'hui
Un classeur de 2016 est encore à la cave. Personne ne sait s'il peut être détruit en Autriche ou en Allemagne, et le délai dépend du type de pièce.
Avec STRYKL'archive de contrôle applique les délais de conservation de l'Autriche (7 ans) et de l'Allemagne (10 ans). Savoir si un délai vaut pour une pièce donnée relève de ton cabinet ; STRYK en assure le suivi.
Lire la suite
Le dernier jour du mois au back-office
Le dernier jour du mois au back-office d'un hôtel de 24 chambres, où la gérante s'occupe elle-même des pièces.
Facture de la blanchisserie
La blanchisserie envoie sa facture au format Factur-X. STRYK reçoit la facture électronique sans que personne la retape. La gérante voit le montant et le fournisseur avant de valider la facture.
Facture de la chambre 12
Les clients de la chambre 12 quittent l'hôtel. Les consommations du minibar et du bar figurent déjà sur le séjour, et la réception émet la facture à partir de la réservation. À partir de cet instant, elle est inaltérable.
Corriger l'adresse de la société
Un client professionnel signale une erreur d'adresse. La réception annule la facture et en émet une nouvelle corrigée. Le journal d'activité indique qui a fait quoi et quand.
Relevé bancaire face aux factures ouvertes
La gérante importe le relevé bancaire au format CAMT.053. STRYK propose à quelle facture ouverte correspond chaque paiement. Elle confirme l'affectation ligne après ligne.
Remise mensuelle au cabinet
En fin de mois, STRYK transmet le journal au cabinet, au format DATEV, BMD, CSV ou Excel, avec le lot de pièces si on le souhaite. Le cabinet ne réclame plus de PDF individuels.
Ce que STRYK apporte à l'archive et à la remise
L'archivage et la remise reposent sur ces fonctions. Pour chacune, la limite est indiquée.
Original et correction côte à côte
Une facture émise reste telle qu'elle a été émise. Les corrections passent par un storno ou un avoir, si bien que l'original et la correction coexistent.
Lire la suiteArchive de contrôle avec délais
L'archive de contrôle est un soutien technique à l'archivage, orienté selon GoBD et BAO. Elle connaît les délais de conservation de 7 ans pour l'Autriche et de 10 ans pour l'Allemagne. Ce n'est pas une certification.
Lire la suiteDocuments en PDF
STRYK génère en PDF les factures, devis, plans de housekeeping et rapports, dans 18 langues. Tu exportes les rapports par domaine en PDF, Excel ou CSV.
Lire la suiteJournal et lot de pièces pour le cabinet
Chaque mois, le journal part au cabinet au format DATEV, BMD, CSV ou Excel, avec le lot de pièces si tu le souhaites. Tu définis le format que préfère ton cabinet.
Lire la suite
Classement des pièces aujourd'hui et avec l'archive de contrôle
Le tableau oppose le classement dans des classeurs et des lecteurs à l'archive dans STRYK.
| Tâche | Avec classeurs et lecteurs | Avec STRYK |
|---|---|---|
| Classer une facture client | PDF sur l'ordinateur portable, plus une impression dans le classeur. | La facture naît de la réservation et reste ensuite dans le système. |
| Corriger une facture | Le fichier est écrasé, l'original disparaît. | Storno ou avoir ; la facture d'origine reste en place. |
| Saisir une facture fournisseur | Le mail avec PDF est imprimé et classé. | Les formats XRechnung et Factur-X sont reçus sans ressaisie. |
| Transmettre les pièces au cabinet | Classeur, clé USB ou mail groupé en fin de trimestre. | Remise mensuelle au format DATEV, BMD, CSV ou Excel, avec lot de pièces en option. |
| Respecter le délai de conservation | Une note sur le classeur, souvent sans année. | Archive de contrôle avec délais pour l'Autriche (7 ans) et l'Allemagne (10 ans). |
| Retracer les modifications | Personne ne sait qui a changé quoi, ni quand. | Le journal d'activité indique qui a annulé ou réémis une facture, et quand. |
Un prix qui évolue avec ton établissement
L'archive de contrôle ne coûte rien de plus : elle fait partie du produit de base, composé du prix de base et du montant par chambre. Les mises à jour des fonctions principales sont incluses.
Tarifs en détail59 € de forfait de base + 6 € par chambre ou unité et par mois
Exemple avec 24 chambres203 €par mois
- Essai gratuit de 14 jours
- Pas de frais d'installation
- Accompagnement personnalisé au démarrage
Prix nets, facturation annuelle. 20 % de remise sur le forfait de base la première année de contrat.
Des pièces dispersées à l'archive de contrôle
Les anciens classeurs ne rejoignent pas le système automatiquement. Tu fixes ce qui vaut à partir de la date de bascule.
Indiquer le pays d'imposition
Te nous indique le nombre de chambres et le pays dans lequel ton établissement est imposé. Nous adaptons l'accès de test en conséquence.
Fixer la date de bascule avec le cabinet
Ton cabinet indique à partir de quelle date les factures proviennent de STRYK et sous quel format il souhaite le journal.
Importer clients et réservations
Tu apportes clients et réservations au format CSV ou XLSX. Avant toute reprise, un test affiche dans le rapport d'erreurs les lignes qui ne conviennent pas.
Laisser les anciennes pièces classées
Les factures antérieures à la date de bascule restent où elles sont jusqu'à l'expiration de leur délai. Ton cabinet confirme jusqu'à quand.
Questions fréquentes
STRYK est-il certifié GoBD ?
Non, STRYK ne dispose d'aucune certification GoBD. L'archive de contrôle est un soutien technique à l'archivage, orienté selon GoBD et BAO. Ton cabinet d'expertise comptable apprécie si l'ensemble de ta comptabilité respecte les exigences.
Combien de temps un hôtel doit-il conserver ses factures ?
En Autriche, 7 ans ; en Allemagne, 8 ans pour les factures en tant que pièces comptables et 10 ans pour les livres et les comptes annuels (état : octobre 2026 ; § 132 BAO, § 147 Abs. 3 AO). L'archive de contrôle de STRYK calcule avec 7 ans pour l'Autriche et 10 ans pour l'Allemagne. Cet aperçu ne remplace ni conseil juridique ni conseil fiscal.
Que se passe-t-il avec une facture corrigée ?
La facture d'origine reste en place. Une facture émise est inaltérable ; la correction passe par un storno ou un avoir. Le journal d'activité indique qui a annulé et réémis la facture, et quand.
Dois-je encore conserver des justificatifs papier ?
Oui, pour les pièces qui ne naissent pas dans STRYK et n'y parviennent pas. STRYK conserve les factures émises dans le système ; les factures électroniques reçues y figurent également. Demande à ton cabinet si tu peux détruire les justificatifs papier de tes fournisseurs après numérisation.
Le délai pour l'Autriche ou l'Allemagne s'applique-t-il automatiquement ?
Non, le délai dépend du pays dans lequel ton établissement est imposé. L'archive de contrôle connaît les deux délais, 7 ans pour l'Autriche et 10 ans pour l'Allemagne. Ton cabinet confirme celui qui s'applique à ton établissement.
STRYK peut-il transmettre directement les données à l'administration fiscale ?
Non. La voie vers l'administration fiscale passe par ton cabinet : STRYK lui remet chaque mois un journal au format DATEV, BMD, CSV ou Excel, avec le lot de pièces si tu le souhaites.
Montre-nous ton classement des pièces
Prends rends-te pour une démonstration avec une journée type de ton hôtel. Nous reprenons ensemble la facture, la correction et la remise mensuelle à ton cabinet.