Controlling pro menší hotely
Hotelový controlling: pět měsíčních čísel pro hotel s 24 pokoji
Obsazenost, ADR, RevPAR, tržby podle oblastí a otevřené položky se vzorcem a příkladem výpočtu. Data pro ně přicházejí z reportů a exportů, které STRYK dodává za jednotlivé oblasti.
- Seznam rezervací za měsíc jako CSV nebo XLSX
- Reporty a export do PDF, Excelu a CSV
- Vystavené faktury zůstávají beze změny
Stručně
Controlling malého hotelu vystačí s pěti měsíčními čísly: obsazenost, ADR, RevPAR, tržby podle oblastí a otevřené položky. Počítáš je z dat o rezervacích a fakturách, které STRYK dodává jako report nebo export do PDF, Excelu a CSV. Náklady: měsíční základní cena plus částka za pokoj, test na 14 dní.
Aktualizováno
Kde se měsíční čísla v malých hotelích zasekávají
Kdo skládá měsíční report sám, málokdy selže na vzorcích. Potíž bývá v datech z více zdrojů a v číslech, která každý počítá jinak.
- Dnes
Měsíční report vzniká třetí pracovní den v excelovém sešitu. Rezervace z rezervačního programu, tržby z účetnictví a mezi tím pět listů, kterým rozumí jen jejich autor.
S STRYKRezervace, faktury a platby jsou v jednom systému. Vyfiltruješ seznam rezervací na měsíc, exportuješ ho jako CSV nebo XLSX a pět čísel spočítáš v pevné šabloně.
Číst dál - Dnes
Majitelka uvádí obsazenost 74 %, vlastník 70 %. Oba mají pravdu, jen jeden nepočítá pokoje v rekonstrukci a druhý počítá všech 24.
S STRYKVzorce na této stránce určují, co je ve jmenovateli. Uzavřené pokoje zapisuješ jako blokaci pokoje, takže období zůstane dohledatelné.
Číst dál - Dnes
Vlastnická rodina dostává každý měsíc jiný přehled: jednou fotku tabulky, jindy e-mail se třemi čísly. Srovnání s předchozím měsícem jde jen z paměti.
S STRYKKaždý měsíc posíláš stejných pět čísel ve stejném pořadí, jako Excel nebo PDF. Rozpočet vedeš ve vlastní tabulce vedle.
Číst dál
Měsíční uzávěrka v hotelu Nordlicht
Představme si, že majitelka hotelu Nordlicht s 24 pokoji uzavírá září druhý pracovní den v říjnu. Ranní recepce ji podporuje.
Poslední den čistě uzavřít
Nejdřív recepce uzavře 30. září. Jak denní uzávěrka ukazuje nevyřízené odjezdy a koncepty, je popsáno na její vlastní stránce.
Filtrovat seznam rezervací na měsíc
Majitelka nastaví filtr na pobyty v září a seznam exportuje jako CSV. V Excelu pak má jeden řádek na rezervaci a s ním dál počítá.
Spočítat obsazenost, ADR a RevPAR
Do šablony zapisuje prodatelné a prodané noci. Pokoj 11 byl šest dní zablokovaný, proto ve jmenovateli stojí 714 nocí místo 720. Výsledek: 70,0 % obsazenost.
Přenést tržby podle oblastí
Ubytování, snídani a bar bere z reportů jednotlivých oblastí. Recepce předem vystaví poslední koncepty faktur, protože vystavené faktury nelze měnit. Součet se pak už nemění.
Zkontrolovat otevřené položky k rozhodnému dni
Čtyři faktury jsou k 30. září stále nezaplacené. Při bankovním párování majitelka přiřadí došlé platby a teprve potom předá seznam recepci k upomenutí.
Report pro vlastníky a účetní kancelář
Těch pět čísel jde jako soubor Excel vlastnické rodině. Podklady pro účetnictví následují přes předání daňovému poradci.
Odkud čísla ve STRYKu přicházejí
STRYK dodává surová data pro pět ukazatelů. Jak z nich počítat, ukazuje tabulka na této stránce.
Reporty podle oblastí
Každá oblast, od rezervací po účetnictví, dodává reporty v PDF, Excelu a CSV. Excel použiješ pro vlastní šablonu a PDF pro rozhovor s vlastníky.
Číst dálSeznam rezervací s exportem
Seznam rezervací lze sloupcovými filtry zúžit na jeden měsíc a exportovat jako CSV nebo XLSX. Z něj spočítáš prodané noci.
Číst dálMěsíční tržby, které se nehýbou
Vystavené faktury už nikdo nemění. Oprava se objeví jako storno nebo dobropis v měsíci, kdy vznikla, takže nahlášený září zůstane takový, jaký byl.
Číst dálRole a protokol aktivit
Majitelka dá recepci jen práva, která potřebuje. Protokol aktivit ukáže, kdo co změnil, když se někdo zeptá na konkrétní číslo.
Číst dál
Pět měsíčních čísel pro 24 pokojů
Hodnoty jsou příklad: hotel Nordlicht v září, 30 dní. Tržby jsou uvedeny bez DPH.
| Ukazatel | Jak počítat | Hotel Nordlicht, září |
|---|---|---|
| Obsazenost | Prodané noci dělené prodatelnými nocemi, krát 100. Prodatelné je počet pokojů krát dny, bez dnů blokace pokoje. | 500 prodaných z 714 prodatelných nocí (24 krát 30 minus 6 dnů blokace) dává 70,0 %. |
| ADR (průměrná cena) | Tržby z ubytování dělené prodanými nocemi. Snídaně a poplatek z pobytu zůstávají stranou. | 47 500 € tržeb z ubytování dělené 500 nocemi dává 95,00 €. |
| RevPAR (výnos na prodatelný pokoj) | Tržby z ubytování dělené prodatelnými nocemi. Výsledek je stejný jako ADR krát obsazenost. | 47 500 € dělené 714 nocemi dává 66,53 €. Kontrola: 95,00 krát 0,700 dává také 66,53. |
| Tržby podle oblastí | Čisté tržby odděleně podle oblastí, bez průchozích položek jako je poplatek z pobytu. | Ubytování 47 500 €, snídaně 7 000 €, bar a minibar 2 300 €, celkem 56 800 €. |
| Otevřené položky | Součet vystavených faktur, které jsou k rozhodnému dni nezaplacené, a jejich počet. | Čtyři faktury celkem 3 120 € k 30. září. |
Jedna cena, která roste s tvým ubytováním
Reporty, export a protokol aktivit patří k hlavnímu produktu. Cena se řídí počtem pokojů, další uživatelé nestojí nic navíc.
Podrobné ceny59 € základní poplatek + 6 € za pokoj nebo jednotku měsíčně
Příklad pro 24 pokojů203 €měsíčně
- 14 dní zdarma na vyzkoušení
- Žádný poplatek za zavedení
- Osobní podpora na začátku
Netto, roční fakturace. V prvním roce smlouvy sleva 20 % na základní poplatek.
Kontrolní seznam měsíční uzávěrky pro menší hotely
Těchto pět kroků procházíš každý měsíc ve stejném pořadí. Časem uzávěrka zabere méně času, protože se nic nerozhoduje znovu.
Uzavřít poslední den
Zkontroluj, že nezůstal žádný odjezd bez check-outu a žádný koncept faktury z měsíce. Teprve potom je měsíc spočitatelný.
Exportovat seznam rezervací
Vyfiltruj měsíc a exportuj jej jako CSV nebo XLSX. Soubor ulož pod pevným názvem, například s rokem a měsícem.
Spočítat pět čísel
Zapiš noci a tržby do šablony a ověř RevPAR proti ADR krát obsazenost. Pokud se výsledek liší, některé počítání je chybné.
Porovnat s fakturami a bankou
Tržby z ubytování v šabloně musí odpovídat vystaveným fakturám. Otevřené položky ber k rozhodnému dni, ne ke dni vyhodnocení.
Odeslat report a předat data
Vlastníkům pošleš pět čísel s předchozím měsícem a stejným měsícem loni. Daňový poradce dostane data při měsíčním předání.
Časté dotazy
Jak počítat RevPAR v malém hotelu?
RevPAR jsou tržby z ubytování dělené prodatelnými nocemi měsíce. V hotelu Nordlicht to je 47 500 € dělené 714 nocemi, tedy 66,53 €. Pro kontrolu vynásob ADR obsazeností zapsanou jako desetinné číslo.
Počítají se uzavřené pokoje do obsazenosti?
To závisí na pravidle, na kterém se s vlastníky dohodneš. V příkladu uzavřené dny nepočítáme, protože pokoj nebyl prodejný. Pravidlo si jednou zapiš písemně a každý měsíc ho použij stejně.
Proč snídaně a poplatek z pobytu nejsou v ADR?
Protože ADR má měřit cenu pokoje. Snídaně je tržba jiné oblasti a poplatek z pobytu odvádíš obci. Pokud je přičteš, ADR vzroste, ačkoli se žádný pokoj neprodal dráž.
Co má být v měsíčním reportu pro vlastníky?
Pět čísel stačí: obsazenost, ADR, RevPAR, tržby podle oblastí a otevřené položky. Každé ukaž s předchozím měsícem a stejným měsícem loni a vzorce zapiš jednou. Rozpočet a porovnání plán a skutečnost vedeš ve vlastní tabulce vedle.
Jak vyhodnotit více hotelů najednou?
Ve společném sešitu. Každý hotel vidí ve STRYKu jen svá data, proto pět čísel exportuješ za každý objekt zvlášť a v šabloně je sloučíš. Více je na stránce Software pro více ubytovacích zařízení.
Počítat měsíční čísla z hrubých, nebo čistých tržeb?
Z čistých tržeb, tedy bez DPH. Jinak by různé sazby DPH pro ubytování a snídani zkreslily čísla. Důležitější než volba je, že počítáš každý měsíc stejně a v reportu to uvedeš.
Přepočítej jeden měsíc svého hotelu
Pošleš nám počet pokojů a sešit, v němž dnes počítáš. Během 14denního testu exportuj jeden měsíc ze seznamu rezervací a ověř, zda ti pět čísel vychází.