Denní uzávěrka pro hotely
Denní uzávěrka v hotelu: noční audit bez noční směny
STRYK ti večer souhrnně ukáže, které příjezdy, odjezdy, koncepty faktur a položky jsou ještě otevřené. Funguje to i tehdy, když nikdo nemá noční službu.
- Otevřené příjezdy, odjezdy a koncepty na jednom seznamu
- Bez noční služby, večer nebo ráno
- Check-out sám nastaví stav úklidu pokoje
Stručně
Denní uzávěrka je kontrola na konci hotelového dne, která ověřuje, zda je vše zaznamenáno a vyúčtováno. Denní uzávěrka v STRYK upozorní na otevřené příjezdy, odjezdy, koncepty faktur a položky, a to bez potřeby night auditora. Patří do základní ceny, tvořené základním poplatkem a částkou za pokoj, a v 14denním testu ji lze vyzkoušet s ukázkovými daty.
Aktualizováno
Kde den bez uzávěrky nechává mezery
Hotely, které den uzavírají účtenkou, tabulkou a pamětí, často mezery objeví až o několik týdnů později.
- Dnes
Host odjíždí v úterý v 9:40 a na recepci platí hotově. Faktura zůstane jako koncept v zásuvce. Při měsíční uzávěrce se zjistí, že účtenka neexistuje.
S STRYKDenní uzávěrka hlásí odjezdy a koncepty faktur, které jsou ještě otevřené. Recepce to vidí ještě týž večer a fakturu vystaví, dokud je pobyt čerstvý.
Číst dál - Dnes
Večeře z pokoje 17 šla na jeden účet. Lístek zůstal u baru a v den odjezdu se host ptá na částku, kterou nikdo nezná.
S STRYKPoložky z restaurace nebo baru se připisují k pobytu, jakmile je pokladní systém zaúčtuje na pokoj. Při check-outu přecházejí do faktury a denní uzávěrka upozorní na položky, které jsou ještě otevřené.
Číst dál - Dnes
Večerní směna končí v 22:00, ranní začíná v 6:30. Nikdo neví, zda byl včerejší den kompletní, a předání probíhá na lístku.
S STRYKUzávěrka dává oběma směnám stejný seznam. Kdo ráno přebírá, vidí, co zůstalo otevřené z předchozího dne, a nemusí nikomu volat.
Číst dál
Od prvního check-outu po uzávěrku ve 22 hodin
Ukázkový den v domě s 24 pokoji, příjezd od 15:00, odjezd do 10:30 a recepce v ranní a večerní směně.
Odjezdy po čase pro check-out
Ranní směna odbavila šest odjezdů. Při check-outu STRYK nastaví každý pokoj na správný stav úklidu a převezme otevřené položky do faktury. Vedoucí úklidu hned vidí, který pokoj má vzít jako první.
Minibar a snídaňové extra
Položky z minibaru pokoje 18 jsou u pokoje i s historií. Kdo si před odjezdem ještě něco zaúčtoval, najde to ve faktuře, a ne na lístku.
Příjezdy pod kontrolou
Dnes přijíždí devět hostů. Kdo se večer ještě neubytoval, objeví se v denní uzávěrce jako otevřený příjezd. Recepce se může zeptat, dokud je host k zastižení.
Položky z hotelového baru
Je-li pokladní systém baru připojen přes otevřené rozhraní, účtuje nápoje na pokoj. Položky pak visí u pobytu, dokud nevznikne faktura.
Uzávěrka večerní směnou
Večerní směna otevře denní uzávěrku. Ukáže odjezd bez faktury a koncept z dopoledne. Obojí večerní směna ještě doplní a další směna převezme úplný stav.
Co patří k denní uzávěrce v STRYK
Samotná uzávěrka je seznam. Aby seděl, navazují na sebe tyto funkce.
Denní uzávěrka za celý hotel
Uzávěrka shromažďuje upozornění na otevřené příjezdy, odjezdy, koncepty faktur a položky na jednom místě. Recepce seznam zpracuje postupně a nehledá ho v několika oblastech.
Číst dálCheck-out s fakturou
Při check-outu STRYK převezme otevřené položky do faktury a nastaví pokoj na správný stav úklidu. Ušetří to lístek mezi recepcí a vedoucí úklidu.
Číst dálŽádná druhá verze faktury
Co je vystaveno, zůstává beze změny. Opravy probíhají přes storno nebo dobropis, takže ve spisu nejsou dvě verze.
Číst dálPoložky z restaurace a baru
Pokladní systémy účtují položky na pokoj přes otevřené, zdokumentované rozhraní. Uzavřené systémy potřebují ověřený adaptér; zda tvoje pokladna rozhraní využije, ověř s výrobcem.
Číst dálMéně mezer při měsíčním předání
Účetnictví odchází měsíčně jako deník DATEV, BMD, CSV nebo Excel daňovému poradci, na přání s balíkem dokladů. Protože se kontrolovalo denně, na konci měsíce chybí méně dokladů.
Číst dálKdo co změnil večer
Protokol ukazuje, kdo jakou fakturu nebo rezervaci změnil. Při dotazu příští ráno uvidíš, co se večer stalo.
Číst dál
Uzavření hotelového dne s přehledem uzávěrky a bez něj
Večer si v každém domě klade stejnou otázku: je den kompletní? Vlevo odpověď lístky, vpravo přehledem uzávěrky.
| Úkol | S lístky a pamětí | S STRYK |
|---|---|---|
| Nalezení odjezdů, které jsou otevřené | Recepce prochází lístky a kalendář a spoléhá na paměť. | Denní uzávěrka upozorní na odjezdy, které ještě nejsou vyúčtované. |
| Kontrola konceptů faktur | Koncepty leží ve složkách nebo souborech a vyjdou najevo až při měsíční uzávěrce. | Otevřené koncepty zůstávají v přehledu uzávěrky, dokud nejsou vystaveny. |
| Přiřazení položek restaurace | Účtenky se druhý den ručně přepisují do faktury. | Připojený pokladní systém účtuje položky na pokoj, při check-outu se dostanou do faktury. |
| Oprava faktury | Částky se přepíšou a původní verze se ztratí. | Vystavené faktury zůstávají beze změny, oprava probíhá stornem nebo dobropisem. |
| Předání další směně | Lístek nebo telefonát, stav závisí na paměti. | Obě směny vidí stejný seznam a protokol aktivit. |
| Doklady ke konci měsíce | Chybějící doklady se projeví při měsíční uzávěrce, týdny po pobytu. | Denní kontrola, měsíční předání jako deník, na přání s balíkem dokladů. |
Jedna cena, která roste s tvým ubytováním
Denní uzávěrka je součástí základní ceny, tvořené základním poplatkem a částkou za pokoj. Zaměstnanci, kteří uzávěrku provádějí, nic navíc nestojí. Co účtuje dodavatel tvého pokladního systému, není součástí předplatného.
Podrobné ceny59 € základní poplatek + 6 € za pokoj nebo jednotku měsíčně
Příklad pro 24 pokojů203 €měsíčně
- 14 dní zdarma na vyzkoušení
- Žádný poplatek za zavedení
- Osobní podpora na začátku
Netto, roční fakturace. V prvním roce smlouvy sleva 20 % na základní poplatek.
Zavedení denní uzávěrky v domě
Pracovní postupy se přes noc nemění. Kontrola uzávěrky přibude jako pevná rutina.
Popis modelu směn
Sdělíš nám počet pokojů, model směn a cestu, kterou se dnes dostávají tvoje položky na recepci. Poté dostaneš přístup k testu.
Určení času
Rozhodni, zda večerní směna uzavře den ve 22:00, nebo ranní směna ráno následujícího dne.
Import pokojů, hostů a rezervací
Pokoje, hosté a budoucí rezervace se importují s asistencí z CSV, XLSX nebo ZIP. Zkušební běh proběhne před ostrým importem, chybový protokol ukáže řádky, které nesedí.
Vyjasnění pokladního systému
Pokud restaurace nebo bar používá pokladní systém, ověř u výrobce, zda dokáže účtovat položky na pokoj přes otevřené rozhraní.
Časté dotazy
Co je night audit a potřebuje ho malý hotel?
Night audit je denní uzávěrka, kterou klasicky v noci dělá noční recepční. Malý hotel kontrolu potřebuje stejně, ale ne noční službu: otázky jsou stejné. Jsou všechny příjezdy zapsané, všechny odjezdy vyúčtované a všechny položky zaúčtované? Ve STRYK tuto kontrolu dělá ten, kdo má službu večer nebo ráno.
Kdy se má denní uzávěrka provést?
Nejlépe na konci večerní směny, dokud je vzpomínka na den čerstvá. Kdo večer nemá čas, provede ji na začátku ranní směny. Důležité je, aby probíhala každý den ve stejný čas, aby se mezery nehromadily až do konce měsíce.
Co se stane, když odjezd ještě nemá fakturu?
Denní uzávěrka upozorní, že odjezd je stále otevřený. Fakturu vystavíš z rezervace, otevřené položky se při check-outu dostanou dovnitř. Poté je faktura neměnná, pozdější opravy probíhají přes storno nebo dobropis.
Nahrazuje denní uzávěrka uzávěrku pokladny?
Ne. Uzávěrku pokladny dělá tvůj pokladní systém, protože STRYK není pokladní systém s vlastním podpisem dokladů. Denní uzávěrka kontroluje hotelový den z hlediska otevřených příjezdů, odjezdů, konceptů a položek. Uzávěrku pokladny tvého systému a platná pravidla pro ni probírej s daňovým poradcem.
Uzavře denní uzávěrka den automaticky?
Ne, jen upozorní na otevřené body. Recepce rozhodne, co doplní, vystaví, nebo záměrně ponechá otevřené.
Mohou se položky z restaurace účtovat na pokoj automaticky?
Ano, pokud pokladní systém používá otevřené, zdokumentované rozhraní. Účtuje položky na pokoj a při check-outu jsou ve faktuře. Uzavřené systémy potřebují ověřený adaptér; cestu k němu ověř u výrobce pokladny.
Pomůže denní uzávěrka s daňovým poradcem?
Nepřímo ano. Kdo kontroluje denně, má na konci měsíce méně chybějících dokladů. Účetnictví pak odchází jako deník DATEV, BMD, CSV nebo Excel daňovému poradci, na přání s balíkem dokladů.
Proveď první uzávěrku na skutečném hotelovém dni
Pošleš nám počet pokojů, model směn a cestu položek z baru a restaurace. V čtrnáctidenním testu večerní směna jednou sama zpracuje seznam uzávěrky.