Prehod s papirnate knjige
Digitalna knjiga rezervacij: prehod na hotelski sistem
Najprej v STRYK vnesi sobe, cene in že rezervirane nastanitve. Papirnata knjiga ostane v predalu, dokler koledarju ne zaupaš.
- Prihajajoče rezervacije uvoziš z datoteko ali ročno
- Lasten dostop za vsakega pomočnika brez doplačila
- Prenos podatkov je vključen v osnovno ceno
Na kratko
Knjigo rezervacij digitaliziraš tako, da sobe, cene in že rezervirane nastanitve preneseš v hotelski sistem. STRYK deluje v brskalniku in uvaža goste ter rezervacije iz datotek CSV, XLSX in ZIP, pred pravim uvozom pa opraviš preizkus. Plačaš osnovno ceno in znesek na sobo na mesec; standardna nastavitev, selitev podatkov, podpora in neomejeno število dostopov so vključeni.
Posodobljeno
Kaj papirnata knjiga stane v vsakdanjem delu
Knjiga rezervacij deluje, dokler jo vodi ena oseba in se rezervira samo po telefonu. Ko pridejo portal, pomočnik in obveznost prijave gostov, na teh mestih postane ozko.
- Danes
Knjiga leži na recepciji, skrajšave pozna samo lastnica. Ko je na nakupu, pomočnik ne ve, ali je soba 6 v soboto prosta, in pokliče.
S sistemom STRYKVsaka oseba z dostopom vidi isti načrt zasedenosti v brskalniku. Vsakemu sodelavcu dodeliš lasten dostop z vlogami in pravicami, dnevnik dejavnosti pa kaže, kdo je kaj spremenil.
Preberi več - Danes
Ob 18. uri pokliče gost, soba 3 pa se vpiše s svinčnikom. Uro prej je portal prodal isto noč. Knjiga to izve šele naslednje jutro.
S sistemom STRYKČe recepcija vpiše sobo 3 v STRYK, sistem pred shranitvijo preveri, ali je noč še prosta. Nove rezervacije se pojavijo v koledarju brez ponovnega nalaganja, z opozorilom tvoji ekipi. Channel manager je vključen v osnovno ceno STRYK.
Preberi več - Danes
Obrazce za prijavo gosti izpolnjujejo na pultu, medtem ko se kava hladi in za njimi čaka naslednja družina. Zvečer ime in naslov vpisuješ še enkrat.
S sistemom STRYKGosti pred prihodom na spletu izpolnijo podatke za prijavo, recepcija pa jih preveri. V Avstriji STRYK za vsako nastanitev prikaže 24-urni rok in izvaža CSV ter datoteko za občinski portal (MBS).
Preberi več
Prvi teden: knjiga še leži, piše se v brskalniku
Primer enega dne v penzionu z 12 sobami. Papirnata knjiga še leži na recepciji, piše se le še v brskalniku.
Pomočnik vidi iste sobe
Lastnica je na nakupih, pomočnik ob 7:15 odpre načrt zasedenosti. Kdo danes odhaja, kdo prihaja in ali je soba 6 v soboto prosta, je vidno brez skrajšav. Osebje za čiščenje vidi svoje sobe v načrtu housekeepinga.
Klic za naslednji konec tedna
Stalni gost sprašuje po dveh sobah od petka do nedelje. Recepcija preveri tedenski pogled v koledarju, naredi rezervacijo za več sob in pri rezervaciji doda opombo o želji po zajtrku.
Soba 4 odjavlja
Zakonca iz sobe 4 se odjavljata. Račun nastane iz rezervacije, odprte postavke pa vanj vstopijo same. Ob odjavi soba preskoči na ustrezen status čiščenja.
Podatki za prijavo jutrišnjega gosta
Gost je za jutri izpolnil spletno prijavo. Recepcija vidi podatke iz osebnega dokumenta in podpis ter jih mirno preveri, namesto da bi gost čakal ob pultu.
Par brez rezervacije
Pred vrati stojita dva kolesarja in želita ostati eno noč. Recepcija vnese gosta walk-in, STRYK pa predlaga prosto sobo izbrane kategorije. V knjigi bi bila soba 9 jasna šele po primerjavi s tablo na steni.
Dnevni zaključek brez usklajevanja s knjigo
V dnevnem zaključku je vidno, kaj je danes ostalo odprto, na primer osnutek računa. Podatki prihajajo iz istega koledarja, zato usklajevanje s knjigo odpade. Knjiga tisti večer ne dobi več nobenega vnosa.
Kaj je pri prehodu najprej pomembno
Prvi mesec potrebuješ le del STRYK-a. Celoten seznam funkcij je na strani o funkcijah.
Selitev podatkov s preizkusom
Uvoz bere datoteke CSV, XLSX in ZIP s predlogami. Pred pravim uvozom teče preizkus, nato sledi poročilo o napakah. Prehod dobi datum preklopa, od katerega pišeš samo še v STRYK-u.
Preberi večKoledar z vsemi rezervacijami
Načrt zasedenosti prikazuje dan, teden, dva tedna ali mesec s statusom sob. Dve sobi za eno družino in goste brez rezervacije vneseš neposredno. Vnos, ki bi isto sobo dodelil dvakrat, se ne shrani.
Preberi večSeznam sob z oglasne deske v načrt
Sobe dodajaš posamično ali skupinsko in jih razvrščaš v kategorije z zasedenostjo, dodatnimi posteljami in opisom. Zapora sobe zaradi prenove ali okvare takoj vpliva na izbiro.
Preberi večDostopi za družino in pomočnike
Lastnica, sin ob koncih tedna in pomočnik dobijo vsak svoj dostop z ustreznimi pravicami. Prijava poteka z Nextpulse ID-jem in drugim faktorjem. Dnevnik dejavnosti beleži, kdo je spremenil rezervacijo.
Preberi več
Papirnata knjiga in STRYK v primerjavi
Tabela opisuje delovni vsakdan, ne zgodovine knjige. Mnogi hoteli z njo leta dobro delajo, dokler se ne srečajo telefon, portal in osebje.
| Naloga | Z knjigo rezervacij | S STRYK-om |
|---|---|---|
| Preverjanje prostih sob | Obračanje strani, branje svinčnikovih črt, primerjava s tablo na steni | Koledar v dnevnem, tedenskem, dvotedenskem in mesečnem pogledu, status sob viden |
| Kdo sme vpisovati | Kdor ima knjigo v rokah, vsak rokopis drugače | Lastni dostopi z vlogami in pravicami, dnevnik dejavnosti |
| Dvojna dodelitev | Opazi se, ko dva gosta stojita pred istimi vrati | Preverjanje razpoložljivosti pred shranjevanjem: pri recepciji, na spletni strani, pri uvozu in pri zamenjavi sobe |
| Račun | Ročno ali iz predloge, popravek s prepisovanjem | Nastane iz rezervacije, po izdaji nespremenljiv, popravek z storno ali dobropisom |
| Podatki za prijavo | Papirnati obrazec na pultu, kasneje prepisan | Gost izpolni pred prihodom na spletu, recepcija preveri |
| Čiščenje sob | Ustno ali listek zjutraj | Načrt housekeepinga z dodelitvijo osebju za čiščenje in statusom za vsako sobo |
Ena cena, ki raste z tvojo hišo
Za dvanajst sob cenovni pregled izračuna znesek. Prenos prihajajočih rezervacij in standardna nastavitev ne stanejo nič dodatno, prav tako ne dostopi za družino in pomočnike.
Cene podrobno59 € osnovna cena + 6 € na sobo ali enoto na mesec
Primer s 12 sobami131 €na mesec
- 14 dni brezplačnega preizkusa
- Brez stroška nastavitve
- Osebna podpora na začetku
Neto cene, letno obračunavanje. V prvem letu pogodbe 20 % popusta na osnovno ceno.
Knjigo zamenjaj v štirih korakih
Vrstni red je pomembnejši od hitrosti. Najprej delaš v STRYK-u, šele nato zapreš knjigo.
Prenesi seznam sob
Sobe dodaš, razvrsti v kategorije in vneseš zasedenost ter opis. Seznam sob je ponavadi že na voljo kot oglas ali preglednica.
Vnesi cene in turistično takso
Cene vzdržuješ v koledarju cen, cenike s pogoji storniranja pa ustvariš. Turistično takso (v Avstriji Ortstaxe) nastaviš pod Nastavitve → Hotel. STRYK prevzame vrednost, ki jo določi tvoja občina.
Prenesi prihajajoče rezervacije
Nastanitve od datuma preklopa v koledar preneseš z uvozom ali ročno. Preizkus vnaprej pokaže, katere vrstice vsebujejo napake. Pretekih let ti ni treba prenašati.
Teden dni preverjaj, nato zapri knjigo
Od datuma preklopa tvoja ekipa nove vnose vodi le v STRYK-u. Knjiga teden dni ostane na recepciji za pregled, zvečer pa preveriš, ali je vsaka prihajajoča rezervacija iz nje tudi v koledarju. Nato knjigo predaš v arhiv.
Pogosta vprašanja
Kako dolgo traja prehod z knjige rezervacij?
To je odvisno od števila prihajajočih rezervacij, ki se prenesejo iz knjige. Vrstni red je določen: sobe, cene, prihajajoče rezervacije, nato datum preklopa. Datum preklopa izbereš sami, na primer na začetku meseca.
Ali moram vse stare rezervacije prepisati?
Ne. Prenesti moraš le nastanitve od datuma preklopa. Če so v preglednici, jih prebereš z uvozom. Če so le v knjigi, prihajajoče rezervacije vneseš enkrat. Pretekla leta ostanejo v knjigi.
Kaj, če se z računalniki ne znajdem dobro?
Začneš z nekaj nalogami, na primer s koledarjem, ostalo dodaš kasneje. STRYK deluje v brskalniku in ne potrebuje IT oddelka. Standardna nastavitev in podpora sta vključeni v osnovno ceno. Podpora je dosegljiva od ponedeljka do petka od 9.00 do 17.00.
Ali potrebujem nov računalnik?
Ne. Zadostuje naprava z aktualnim brskalnikom, nič se ne namešča. Ali bo tvoj obstoječi računalnik na recepciji zadostoval, pokaže preizkus.
Ali bodo moji stalni gostje iz knjige prešli v kartoteko gostov?
Da. Naslove iz preglednice prebereš z uvozom, stalne goste iz knjige pa vneseš najpozneje ob naslednji rezervaciji. STRYK na podlagi imena, datuma rojstva in kontaktnih podatkov opozori, če gost že ima profil.
Ali spletna prijava nadomešča moj papirnati prijavni obrazec?
Ne samodejno. Ali digitalni podatki o prijavi nadomestijo papirni obrazec, določa predpis o prijavi gostov tvoje države, ne programska oprema. STRYK podatke o prijavi zbira digitalno, recepcija jih preveri, v Avstriji pa STRYK prikaže rok 24 ur od prijave. Ali poleg tega potrebuješ še papir, razjasni z občino.
Prenesi naslednje tedne iz svoje knjige
Pošlji prošnjo za 14-dnevno preizkusno obdobje. Pripravi knjigo rezervacij, seznam sob in cenik, nato s tabo nastavimo prvi koledar.