Kje so danes Excel in listki
Skoraj nobena hiša nima le ene tabele. Večinoma je to splet datotek, ki jih je nekdo nekoč ustvaril in od takrat rastejo.Tipičen je načrt zasedenosti z eno vrstico na sobo in enim stolpcem na dan, obarvan po gostu ali portalu. Poleg njega obstajajo seznam sob, ki se vsako jutro natisne za housekeeping, seznam gostov z naslovi za prijavo in za stalne goste, seznam predplačil, tabela turistične takse za občino in ob koncu meseca seznam prihodkov za lastnika in davčnega svetovalca.
Vsak od teh seznamov ima svojo upravičenost in vsak je nastal iz resnične potrebe. Težava ni Excel, temveč to, da se ista rezervacija pojavi v štirih datotekah in je treba vsako spremembo ročno prenesti na štiri mesta.
| Seznam danes | Za kaj se uporablja | V hotelski programski opremi |
|---|---|---|
| Načrt zasedenosti v Excelu | Videti proste sobe, vpisovati rezervacije | Načrt zasedenosti z dnevnim, tedenskim in mesečnim pogledom, rezervacije se premikajo z vlečenjem |
| Načrt sob za housekeeping | Kdo čisti katero sobo, odhod ali nadaljevanje bivanja | Dnevni načrt iz dejanskih prihodov in odhodov, status sobe viden vsem |
| Seznam gostov | Naslovi, podatki za prijavo, stalni gostje | Kartoteka gostov z bivanji, preverjanjem dvojnikov in podatki za prijavo iz spletne prijave |
| Seznam predplačil | Kdo je plačal, koga je treba opomniti | Plačila so vezana na rezervacijo, odprti zneski so vidni |
| Tabela turistične takse | Nočitve in taksa za občino | Turistična taksa se izračuna za vsako rezervacijo in izkaže na računu |
| Seznam prihodkov | Mesečne številke za lastnika in davčnega svetovalca | Poročila po obdobjih, izvoz za Excel in za davčnega svetovalca |
Tveganja Excela v hotelskem vsakdanu
Prvo tveganje so različice. Če je načrt zasedenosti na računalniku recepcije, kmalu obstajajo kopija v pisarni, ena na prenosniku lastnice in ena natisnjena od dopoldne. Katera je prava? Na miren torek se to da ugotoviti. V soboto zvečer s tremi prihodi in klicem z Booking.com ne.
Drugo tveganje so napake brez preverjanja. Excel ne opozori, ko je soba za eno noč vpisana dvakrat, ko je odhod dan prezgodaj ali ko se formula pri vstavljanju vrstice zamakne. Hotelska programska oprema zavrne rezervacijo v zasedeno sobo, preden gost dobi potrditev.
Tretje tveganje zadeva podatke gostov. Imena, naslovi, datumi rojstva in včasih številke osebnih dokumentov v datoteki, ki se pošilja po e-pošti ali nosi na USB-ključku, se slabo ujemajo z zahtevami GDPR glede zaščite dostopa in brisanja. V programski opremi z lastnimi dostopi in pravicami je sledljivo, kdo vidi katere podatke. Četrto tveganje je odvisnost: pogosto le ena oseba pozna barvne oznake, kratice in posebna pravila. Če izpade, hiša stoji.
Kaj zamenjati najprej
Ne vsega naenkrat. Začni tam, kjer napaka stane največ.Na prvem mestu je načrt zasedenosti, saj tu nastajajo dvojne rezervacije. Takoj ko so vse rezervacije, tudi telefonske in gostov brez rezervacije, na enem mestu, je največje tveganje odpravljeno. Če prodajaš prek portalov, zraven takoj sodi povezava prek channel managerja.
Na drugem mestu sledita housekeeping in podatki gostov, ker sta neposredno odvisna od zasedenosti. Seznam sob za jutro nato nastane iz prihodov in odhodov, kartoteka gostov pa raste z vsako rezervacijo, ne da bi kdo pretipkaval naslove. Na tretjem mestu so predplačila, turistična taksa in seznami prihodkov. Ti največ pridobijo, ko prva dva koraka sedita, saj takrat vsaka številka izvira iz dejanskih rezervacij.
Vrstni red zamenjave
- Načrt zasedenosti: vse rezervacije od zdaj samo v hotelski programski opremi, tudi telefonske in gostov brez rezervacije.
- Portali: Booking.com in druge portale povezati prek channel managerja, razpoložljivosti ne urejati več v extranetu.
- Housekeeping: dnevni načrt iz programske opreme namesto izpisa iz Excela.
- Podatki gostov: kartoteka gostov in podatki za prijavo iz rezervacije in spletne prijave.
- Predplačila: status plačila na rezervaciji namesto v ločenem seznamu.
- Turistična taksa in prihodki: poročila in izvozi iz programske opreme namesto mesečnega seznama.
30-dnevni načrt
Trideset dni zadostuje za majhno hišo, če prehod razdeli na tedne in ima vsak teden jasen cilj. Pomemben je trden presečni dan, od katerega se načrt zasedenosti v Excelu ne spreminja več. Do takrat smeta obstajati oba vzporedno, potem obstaja le še ena resnica.
Od Excela do hotelske programske opreme v štirih tednih
- 01Dan 1 do 7: osnove
Nastavi sobe, kategorije, tarife z zajtrkom in brez njega, pogoje odpovedi in turistično takso. Vsaki osebi v ekipi ustvari lasten dostop z ustreznimi pravicami.
- 02Dan 8 do 14: prenos podatkov
Prihodnje rezervacije in seznam gostov iz Excela pripravi kot CSV ali XLSX, poveži stolpce in v poskusnem uvozu preveri, kaj bi bilo ustvarjeno. Šele nato prenesi podatke in število rezervacij na mesec primerjajte s svojim seznamom.
- 03Dan 15: presečni dan
Od danes se rezervira samo še v programski opremi. Datoteka Excel se shrani zaščitena pred pisanjem in služi le še za vpogled.
- 04Dan 15 do 21: housekeeping in portali
Uporabljajte dnevni načrt za housekeeping iz programske opreme. Poveži portale prek channel managerja in preveri, ali je vsaka kategorija s portala povezana s pravo kategorijo sob.
- 05Dan 22 do 30: plačila in poročila
Predplačila in račune ustvarjajte iz rezervacije, iz programske opreme izvlecite prvo mesečno poročilo in z davčnim svetovalcem uskladi format izvoza.
Katera poročila in izvozi so še naprej smiselni
Brez Excela ne pomeni brez tabel. Za lastne analize, pogovore z banko ali primerjavo let je tabela pogosto ravno pravo orodje. Razlika je v tem, da se podatki ne urejajo več v Excelu, temveč se po potrebi izvozijo iz programske opreme. Tako vedno računaš z aktualnim stanjem in nikoli s kopijo od prejšnjega tedna.
Smiselne ostanejo predvsem tri vrste izvozov: seznami rezervacij za obdobje, na primer da sami analizirate vire ali dolžino bivanja; poročila o zasedenosti, povprečni ceni in prihodkih za lastnika in banko; in paket za davčnega svetovalca v formatu, s katerim dela njegova pisarna. Vse drugo, kar danes nastaja kot mesečni seznam, bi morala programska oprema znati prikazati sama.
| Izvoz | Za koga | Format |
|---|---|---|
| Seznam rezervacij za obdobje | Vodstvo, lastne analize | CSV ali XLSX |
| Zasedenost, ADR in prihodki | Lastnik, banka | PDF za arhiv, XLSX za nadaljnje računanje |
| Računi in plačila | Računovodstvo | PDF in izvoz v tabelo |
| Paket za davčnega svetovalca | Davčno svetovanje | Format pisarne, na primer DATEV ali BMD |
Kako to reši STRYK
V STRYK načrt zasedenosti nadomesti Excelovo tabelo: dnevni, tedenski, dvotedenski in mesečni pogled, premikanje rezervacij z vlečenjem, gostje brez rezervacije in rezervacije več sob, ustvarjene neposredno. Nove rezervacije, tudi s portalov, se prikažejo brez ponovnega nalaganja. Pred vsakim shranjevanjem STRYK preveri, ali je tip sobe še prost za vsako noč, zato soba nikoli ni obljubljena dvakrat. Poveži Booking.com, Expedijo, Airbnb in druge portale s STRYK. Cene in razpoložljivost urejaj na enem mestu, rezervacije s portalov pa v koledarju.
Načrt housekeepinga nastane vsak dan iz dejanske zasedenosti, s statusi sobe, kot so umazana, čista in pregledana, dodelitvijo sobaricam in načrtom v PDF, ki ga STRYK na željo vsak dan pošlje po e-pošti. Podatki gostov pristanejo v kartoteki gostov, podatki za prijavo pridejo iz spletne prijave; za Avstrijo STRYK spremlja rok za prijavo in pripravi izvoz za tamkajšnji sistem prijave. Predplačila tečejo prek spletnega plačila in so vezana na rezervacijo. Turistično takso STRYK izračuna za vsako rezervacijo, s starostnimi stopnjami in oprostitvami, in jo izkaže na računu.
Za analize STRYK ponuja poročila v PDF, XLSX in CSV, sezname rezervacij je mogoče izvoziti kot CSV ali XLSX, za davčnega svetovalca pa obstajajo izvozi med drugim v formatih DATEV in BMD. Dosedanje sezname v Excelu preneseš prek uvoza podatkov s povezovanjem stolpcev in poskusnim uvozom. Vsaka oseba dela z lastnim dostopom in ustreznimi pravicami, število uporabnikov ni omejeno, dnevnik dejavnosti pa kaže, kdo je kaj spremenil. STRYK stane 59 € osnovne pristojbine plus 6 € na sobo na mesec, neto pri letnem obračunu, brez pristojbine za vzpostavitev; 14 dni ga lahko preizkusi brezplačno.
