Kaj je hotelski operacijski sistem
Izraz zveni tehnično, mišljeno pa je nekaj zelo praktičnega: eno mesto, kjer vsi v hiši vidijo isto stanje.Operacijski sistem na računalniku poskrbi, da vsi programi dostopajo do istih datotek. Hotelski operacijski sistem, pogosto imenovan tudi hotel OS ali hotelska programska oprema vse v enem, naredi isto za tvojo hišo: rezervacija, ki pride prek Booking.com, je v istem trenutku v načrtu zasedenosti, v načrtu housekeepinga, v kartoteki gostov in pozneje na računu. Nikomur je ni treba pretipkati, posredovati ali prenesti v drug seznam.
Nasprotni model so ločena orodja. Klasični PMS vodi rezervacije, ločen channel manager komunicira s portali, sistem za neposredne rezervacije na spletni strani ima svojega ponudnika, spletna prijava teče prek še enega orodja, darilni boni se prodajajo v spletni trgovini, kar pa nikamor ne sodi, pristane v Excelu. Vsak od teh programov ima lastno zalogo sob ali lasten seznam gostov, ki ju je treba usklajevati prek vmesnikov.
Razlika se ne pokaže na predstavitvi, temveč na polno soboto. Ko gost na recepciji spremeni rezervacijo, mora pri ločenih orodjih ta sprememba potovati skozi več sistemov. V hotel OS obstaja le en zapis in tega spremeni enkrat.
Tipičen nabor orodij danes in en sistem v primerjavi
Naslednji pregled kaže, kako je vsakdan v majhnem ali srednje velikem hotelu z ločenimi orodji pogosto videti in kaj se spremeni, ko so iste naloge v enem sistemu. Vsaka hiša ne uporablja vseh orodij, a večina se prepozna v treh ali štirih vrsticah.
| Naloga | Danes z ločenimi orodji | V hotel OS |
|---|---|---|
| Rezervacije in zasedenost | PMS ali koledar rezervacij, poleg tega listki za telefonske rezervacije | En načrt zasedenosti za vse kanale, tudi za goste brez rezervacije in telefon |
| Portali, kot sta Booking.com in Expedia | Ločen channel manager z lastno pogodbo in lastno dodelitvijo sob | Channel manager v sistemu, ista zaloga kot recepcija |
| Neposredna rezervacija na spletni strani | Sistem za neposredne rezervacije drugega ponudnika, cene deloma urejane dvakrat | Sistem za neposredne rezervacije uporablja iste cene in sobe |
| Spletna prijava in podatki za prijavo gostov | Orodje za obrazce ali papir, recepcija podatke pretipka | Gost izpolni pred prihodom, podatki pristanejo neposredno v rezervaciji |
| Darilni boni | Spletna trgovina z lastnim seznamom, unovčenje se ročno usklajuje | Prodaja in unovčenje v istem sistemu, preostanek takoj viden |
| Housekeeping | Seznam v Excelu, zjutraj natisnjen, spremembe na glas | Dnevni načrt nastane iz prihodov in odhodov, status viden vsem |
| Račun in predplačilo | Program za račune, predplačila v ločenem seznamu | Račun iz rezervacije, predplačila so vezana na rezervacijo |
| Poročila | Mesečno sestavljena v Excelu iz več izvozov | Zasedenost, prihodki in viri neposredno iz istih podatkov |
Kaj sodi v en sistem in kaj je bolje povezati
Vse v enem ne pomeni, da mora en program znati vse. Pomeni, da je vse, kar se vrti okoli sobe in gosta, na enem mestu.Mejo najlažje potegnete z vprašanjem: ali ta naloga potrebuje zalogo sob, rezervacijo ali gosta? Če da, sodi v hotel OS. Rezervacije, cene, portali, neposredna prodaja, prijava, housekeeping, komunikacija z gosti, račun in darilni boni so vsi odvisni od rezervacije. Če jih ločite, nastanejo ravno tista usklajevanja, ki se jih želiš znebiti.
Drugače je pri področjih z lastno strokovno logiko in lastnimi zakonskimi obveznostmi. Blagajna restavracije ali bara mora v Avstriji in Nemčiji izpolnjevati posebne zahteve za zavarovanje računov; tu je prava rešitev specializiran blagajniški sistem, ki promet prek vmesnika knjiži na sobo. Knjigovodstvo ostane pri davčnem svetovalcu, ki podatke prejme kot izvoz v svojem formatu. Ključavnice na vratih, telefonska centrala ali obračun plač so prav tako ločeni svetovi.
| Področje | Priporočilo | Zakaj |
|---|---|---|
| Rezervacije, zasedenost, sobe, blokade | V sistemu | To je jedro, od katerega je odvisno vse drugo |
| Channel manager in sistem za neposredne rezervacije | V sistemu | Ena zaloga in en cenik ščitita pred prezasedenostjo in dvojnim urejanjem |
| Spletna prijava, podatki za prijavo gostov, darilni boni | V sistemu | Potrebujejo rezervacijo in gosta; ločeno nastanejo pretipkavanje in seznami za usklajevanje |
| Housekeeping in komunikacija z gosti | V sistemu | Živijo od prihodov, odhodov in statusa rezervacije |
| Račun, predplačilo, turistična taksa | V sistemu | Račun naj nastane iz rezervacije, ne iz drugega vnosa |
| Blagajna restavracije in bara | Prek vmesnika | Lastne obveznosti zavarovanja računov; promet se knjiži na sobo |
| Finančno knjigovodstvo pri davčnem svetovalcu | Prek izvoza | Davčni svetovalec dela v svojem programu in potrebuje urejene podatke v ustreznem formatu |
| Ključavnica, telefon, plače | Ločeni sistemi | Zunaj hotelskega jedra; poveži le, če v vsakdanu res prihrani delo |
Koliko ločena orodja v resnici stanejo
Kdor ločena orodja primerja s sistemom vse v enem, običajno gleda mesečne naročnine. Te so le del zgodbe. Zraven pridejo pristojbine za vmesnike, provizije posameznih orodij za rezervacije ali darilne bone in predvsem čas, ki ga tvoja ekipa porabi za prenašanje, usklajevanje in iskanje napak. Ta čas se ne pojavi na nobenem računu, manjka pa na recepciji, ko ima gost vprašanje.
Za svojo hišo pošteno preračunajte: kolikokrat na teden se telefonska rezervacija naknadno vnese v extranet, predplačilo odkljuka v seznamu, obrazec za prijavo pretipka ali darilni bon v trgovini označi kot unovčen? Že nekaj minut na postopek se v enem letu sešteje v presenetljivo veliko ur.
Prehod korak za korakom
Prehod na hotel OS ni skok v hladno vodo, če ga načrtuješ v fazah.Največja skrb mnogih hotelirjev je dan prehoda: kaj se zgodi z rezervacijami, ki so že v starem sistemu, in kaj, če prvi dan kaj manjka? Odgovor je jasen postopek s poskusnim uvozom in presečnim dnem. Do presečnega dne tvoja ekipa dela v starem sistemu, potem izključno v novem. Vzporedno delo več tednov je najpogostejši vzrok dvojnih rezervacij pri menjavi sistema.
Prehod v šestih korakih
- 01Popisati obstoječe stanje
Zapišite vsa orodja, sezname in listke, s katerimi tvoja ekipa danes dela, in kdo jih ureja. Iz tega izhaja, kaj mora novi sistem pokriti.
- 02Nastaviti osnove
Vnesi sobe, kategorije, tarife, pogoje odpovedi in uporabnike z ustreznimi pravicami. V sistemu v oblaku to večinoma traja nekaj dni.
- 03Prenesti podatke s poskusnim uvozom
Iz starega sistema izvoziš goste in prihodnje rezervacije, poveži stolpce in zaženi poskusni uvoz. Ta pokaže, kaj bi bilo ustvarjeno, povezano ali preskočeno, ne da bi karkoli spremenil.
- 04Odigrati poskusni dan
Prihod, menjavo sobe, dodatno storitev, račun in odhod v celoti odigrajte v novem sistemu, skupaj z recepcijo in housekeepingom.
- 05Določiti presečni dan in preklopiti portale
Na presečni dan prenesi zadnje spremembe, poveži portale z novim channel managerjem in od takrat rezerviraj samo še v novem sistemu.
- 06Odpovedati stara orodja
Šele ko dva, tri tedne vse mirno teče, prekinite stare pogodbe in pred tem izvoziš podatke, ki jih moraš hraniti.
Kako to reši STRYK
STRYK Hotel Management je zasnovan kot hotelski operacijski sistem za majhne in srednje velike hotele, penzione in apartmajske objekte. Načrt zasedenosti, sobe in zapore, housekeeping, profili gostov, komunikacija z gosti po e-pošti, cene in ceniki, turistična taksa, obračun in spletno plačilo so v enem sistemu. Rezervacijski sistem in prodaja darilnih bonov delujeta iz iste zaloge; spletna prijava in kiosk za samoprijavo sta lastna modula, vključena v osnovno ceno. Poveži Booking.com, Expedijo, Airbnb in druge portale s STRYK. Cene in razpoložljivost urejaj na enem mestu, rezervacije s portalov pa v koledarju.
Pri vsaki rezervaciji, naj bo na recepciji, prek spletne strani, prek portala, pri uvozu podatkov ali pri menjavi sobe, STRYK tik pred shranjevanjem preveri, ali je kategorija res še prosta za vse noči. Tako zadnja soba ni obljubljena dvakrat. Za restavracijo obstaja blagajniški vmesnik, prek katerega se promet knjiži na sobo; sTRYK ni restavracijska blagajna; za plačila na recepciji je v Avstriji in Nemčiji na voljo modul »Blagajna in fiskalizacija«. Za davčnega svetovalca STRYK pripravi izvoze, med drugim v formatih DATEV in BMD.
Prehod olajša uvoz podatkov: dodeli stolpce iz dosedanjega sistema, STRYK preveri podatke in v preizkusnem zagonu pokaže, kaj bi se uvozilo, preden karkoli shrani. Cena ostaja preprosta: osnovna pristojbina 59 € plus 6 € na sobo na mesec, brez DDV in pri letnem obračunu, z rezervacijskim sistemom, darilnimi boni in blagajniškim vmesnikom v osnovni ceni, s spletno prijavo in kioskom kot lastnima moduloma, vključenima v osnovno ceno, brez pristojbine za vzpostavitev in brez omejitve uporabnikov. STRYK deluje v brskalniku in kot aplikacija STRYK za iPhone in Android.
