1. Upravljavec in kontakt
Nextpulse GmbH, Vogelweiderstrasse 10/22, 5020 Salzburg, Avstrija. E-pošta: performance@nextpulse.at. Telefon: +43 677 61691788.
Pooblaščena oseba za varstvo podatkov trenutno ni imenovana. Vprašanja o varstvu podatkov lahko pošlješ na navedeni e-poštni naslov.
2. Obisk spletne strani in strežniški dnevniki
Ob obisku staystryk.com Nextpulse obdeluje IP-naslov, čas, zahtevani vir, sklicevalca, podatke o brskalniku in napravi ter varnostne in napakovne podatke. Nameni so dostava, stabilnost, obramba pred zlorabami in analiza napak. Dostava poteka prek omrežja skupine podjetij Cloudflare.
Pravna podlaga je čl. 6(1)(f) GDPR; zakoniti interes je varno in funkcionalno delovanje spletne strani. Dnevniki strežnika se izbrišejo po potrebnem preverjanju napak in varnosti. Pri konkretnem incidentu se do prenehanja namena hranijo le dokazi, potrebni za preiskavo ali pravne zahtevke.
Nextpulse na spletni strani ne uporablja analitičnih, oglaševalskih ali sledilnih storitev. Podrobnosti o shranjevanju v brskalniku so v informaciji o piškotkih.
3. Zahteve in zahteva za demo dostop
Obdelujejo se ime podjetja in vrsta poslovanja, število sob ali enot, država, kontaktna oseba, poslovni kontaktni podatki, dosedanji sistem, zadeva, časovni okvir, želeni način stika, jezik in izhodna stran.
Namen je obravnava zahteve, vzpostavitev zahtevanega demo dostopa in priprava pogodbe. Pravna podlaga je čl. 6(1)(b) GDPR, kolikor oseba, ki zahteva, želi postati pogodbena stranka; sicer čl. 6(1)(f) GDPR zaradi zakonitega interesa za komunikacijo s podjetjem, ki zahteva.
Zahteve se Nextpulse pošljejo po e-pošti in se evidentirajo v upravljanju strank. Povpraševanja brez pogodbe se izbrišejo po dokončni obravnavi, ko nadaljnja komunikacija ni več potrebna. Poslovne listine z zakonsko obvezno hrambo ostanejo do izteka ustreznega roka.
4. Preizkusni in strankini računi, Nextpulse ID
Za preizkusne in strankine dostope ter za uporabniške račune zaposlenih v hotelih Nextpulse upravlja identitetni račun Nextpulse ID. Obdelujejo se ime, e-poštni naslov, pripadnost podjetju in poslovanju, podatki o drugem dejavniku, podatki o prijavi in seji ter ob spletni registraciji potrditev statusa podjetnika, pooblastila za zastopanje in sprejetih različic dokumentov.
Namen je varna prijava, upravljanje dostopov in dokazilo o sklenitvi pogodbe. Pravni podlagi sta čl. 6(1)(b) GDPR v razmerju do stranke in čl. 6(1)(f) GDPR v razmerju do zaposlenih stranke; zakoniti interes je varno upravljanje dostopov. Podatki računa se izbrišejo po zaprtju računa, takoj ko niso več potrebni zate namene; dokazila o sklenitvi pogodbe in sprejetih dokumentih se izbrišejo po poteku zastaralnih rokov.
5. Pogodba in obračun
Nextpulse obdeluje podatke podjetja in zastopanja, kontaktne osebe, podatke o pogodbah, naročilih in storitvah, podatke o računih in plačilih ter pogodbeno korespondenco. Odoo podpira upravljanje strank in pogodb. Računi STRYK se izdajajo v sistemu STRYK.
Pravne podlage so čl. 6(1)(b) GDPR za izvajanje pogodbe, čl. 6(1)(c) GDPR za zakonske obveznosti hrambe in čl. 6(1)(f) GDPR za uveljavljanje in obrambo zahtevkov.
Knjige, računi in dokumenti, pomembni za davčne namene, se hranijo sedem let v skladu s § 132 BAO in § 212 UGB; dlje samo, kolikor so potrebni za tekoči postopek.
6. Podpora in podporni asistent
Pri podpornih zahtevah Nextpulse obdeluje kontaktne podatke, vsebino zahteve, zadevno poslovanje in tehnične podatke. Za prvi odgovor se lahko uporabi podporni asistent, podprt s umetno inteligenco; njegove odgovore ustvari sistem umetne inteligence. Asistent obdeluje zahteve prek družbe Anthropic kot glavnega ponudnika in ob njeni nedosegljivosti prek OpenAI kot nadomestnega ponudnika; podatki se lahko obdelujejo v ZDA. Na zahtevo zadevo prevzame zaposleni družbe Nextpulse.
Pravna podlaga je čl. 6(1)(b) GDPR, v razmerju do zaposlenih stranke čl. 6(1)(f) GDPR; zakoniti interes je učinkovita podpora. Zaključeni primeri podpore se izbrišejo, ko niso več potrebni za podporo. Dokazi o pogodbah ali zahtevkih se hranijo le do izteka zakonskih rokov ali konca tekočih postopkov.
7. Dnevniki uporabe in varnosti platforme
Nextpulse beleži prijave, dogodke, povezane z varnostjo, napake, dostope upravljanja platforme in tehnične podatke o delovanju, da bi STRYK varno upravljal, odkrival zlorabe in odpravljal motnje. Pravna podlaga je čl. 6(1)(f) GDPR. Varnostni dnevniki se izbrišejo po potrebnem preverjanju. Dokazi o konkretnem incidentu se hranijo le, dokler so potrebni za preiskavo ali pravne zahtevke.
Statistike o uporabi STRYK Nextpulse izdeluje samo v anonimizirani ali agregirani obliki.
8. Storitvena e-pošta in novice
Pogodbena obvestila, kot so spremembe pogodbenih dokumentov, varnostna opozorila in napovedi vzdrževanja, Nextpulse pošilja na podlagi čl. 6(1)(b) in (f) GDPR. Glasilo ali drugo oglaševalsko e-pošto Nextpulse pošilja samo s privolitvijo (čl. 6(1)(a) GDPR); privolitev je mogoče kadar koli preklicati.
9. Partnerski program
Za partnerski program Nextpulse obdeluje podatke partnerjev in njihovih kontaktnih oseb ter kontaktne podatke hotelov, ki jih posredujejo partnerji, za preverjanje, dodelitev in obračun priporočil. Pravni podlagi sta čl. 6(1)(b) GDPR v razmerju do partnerjev in čl. 6(1)(f) GDPR v razmerju do priporočenih hotelov. Partner in Nextpulse sta pri tem vsak samostojno odgovorna.
10. Prejemniki
Dostop imajo samo pristojni zaposleni družbe Nextpulse ter ponudniki storitev, ki jih Nextpulse angažira kot obdelovalce: Cloudflare (dostava in zaščita spletne strani), ponudnik gostovanja STRYK in Nextpulse ID, Hetzner Online GmbH (šifrirana varnostna kopija), Odoo S.A. (upravljanje strank in obračun), IONOS SE (e-pošta), Anthropic (podporni asistent) in samo kot nadomestni ponudnik ob nedosegljivosti družbe Anthropic OpenAI. Podrobnosti so v seznamu podobdelovalcev.
Organi, sodišča, davčni svetovalci, revizorji in pravni zastopniki prejmejo podatke samo ob zakonski obveznosti ali kolikor je to potrebno za uveljavljanje ali obrambo zahtevkov. Nextpulse ne prodaja osebnih podatkov.
11. Prenosi v tretje države
Cloudflare, Anthropic in OpenAI lahko obdelujejo podatke v ZDA. Podlaga je sklep Evropske komisije o ustreznosti za okvir EU-ZDA za varstvo podatkov (EU-US Data Privacy Framework) za tam certificirana podjetja ter dopolnilno standardna pogodbena določila Evropske komisije. Kopijo jamstev lahko zahtevate prek navedenega kontaktnega naslova.
12. Pravice posameznikov, na katere se nanašajo podatki
Posamezniki, na katere se nanašajo podatki, imajo v skladu z GDPR pravico do dostopa, popravka, izbrisa, omejitve obdelave in prenosljivosti podatkov. Privolitev lahko kadar koli prekličejo z učinkom za prihodnost.
Zoper obdelavo na podlagi zakonitih interesov je mogoče kadar koli ugovarjati iz razlogov, ki izhajajo iz posebnega položaja. Zoper obdelavo za namene neposrednega trženja je mogoče kadar koli ugovarjati brez navedbe razloga.
Pritožbe je mogoče vložiti pri Avstrijskem organu za varstvo podatkov, Barichgasse 40–42, 1030 Dunaj, dsb@dsb.gv.at, ali pri drugem pristojnem nadzornem organu.
13. Obveznost zagotovitve podatkov in avtomatizirane odločitve
Podatki, označeni kot obvezni, so potrebni za obravnavo zahteve, vzpostavitev dostopa ali sklenitev pogodbe. Brez njih zadevna storitev ni mogoča. Zakonsko predpisana je zagotovitev podatkov samo za podatke, potrebne za račune.
Nextpulse ne sprejema odločitev, ki bi temeljile izključno na avtomatizirani obdelavi v smislu čl. 22 GDPR.
14. Podatki v STRYK, Booking Engine in gostujočih spletnih straneh
Za podatke gostov, zaposlenih in poslovanja, ki jih hotel obdeluje v STRYK, v svojem Booking Engine ali na svoji gostujoči spletni strani, je odgovoren posamezen hotel. Informacije o tem vsebuje obvestilo o varstvu podatkov hotela; zahteve je treba nasloviti na hotel. Nextpulse te podatke obdeluje kot obdelovalec hotela.
