1. Predmet in vloge

Stranka je upravljavec v smislu čl. 4(7) GDPR za osebne podatke, ki jih ona ali njeni uporabniki obdelujejo v STRYK („podatki za obdelavo“). Nextpulse obdeluje podatke za obdelavo kot obdelovalec.

Predmet obdelave je zagotavljanje, delovanje, vzdrževanje, varnostno kopiranje in podpora STRYK v skladu z glavno pogodbo, vključno s preizkusnimi pogodbami.

Za lastne namene – upravljanje pogodb, obračun, identitetne račune pri Nextpulse ID, varnost platforme, obrambo pred zlorabami in uveljavljanje pravnih zahtevkov – Nextpulse nastopa kot samostojni upravljavec; te obdelave opisuje izjava o varstvu podatkov.

2. Trajanje

Pogodba velja za trajanje glavne pogodbe, vključno s prehodnim obdobjem in obdobjem za prevzem po koncu pogodbe, ter še naprej, dokler Nextpulse obdeluje podatke za obdelavo, do njihovega izbrisa v skladu s točko 14.

3. Vrsta in namen obdelave

Vrsta obdelave: zbiranje, zajemanje, shranjevanje, urejanje, prilagajanje, poizvedovanje, uporaba, posredovanje izbranim prejemnikom, primerjava, omejevanje, varnostno kopiranje, obnavljanje in brisanje. Namen je zagotavljanje funkcij, ki jih stranka uporablja, zlasti:

upravljanje hotela: rezervacije, sobe, zasedenost, housekeeping, profili gostov, računi, status plačil, finančne knjižbe, vrednotenja in organizacija zaposlenih;
Booking Engine, gostujoča spletna stran, spletna prijava (online check-in), gostujoči portal in kiosk, vključno z zajemom podatkov o prijavi in dokumentih, kolikor stranka te funkcije aktivira;
komunikacija z gosti po e-pošti in v drugih kanalih, vključno z analizo s pomočjo umetne inteligence, predlogi odgovorov in samodejnimi odgovori, kolikor so aktivirani;
distribucija razpoložljivosti, cen in rezervacij prek channel managerja, kolikor je aktiviran;
povezava s plačilnimi, blagajniškimi, bančnimi in drugimi sistemi, kolikor jih stranka aktivira;
prevzem podatkov iz predhodnih sistemov, analiza napak, podpora in varnostni ukrepi, kolikor je to potrebno za storitev.

4. Posamezniki, na katere se nanašajo podatki, in kategorije podatkov

Gostje, sopotniki, rezervacijski kupci in zainteresirane osebe: identitetni in kontaktni podatki, podatki o bivanju in rezervacijah, preference, vsebine komunikacije, podatki o računih in statusu plačil, podatki za prijavo in evidenco gostov.
Podatki iz dokumentov: podatki iz potovalnih dokumentov in slike identifikacijskih dokumentov, kolikor stranka uporablja ustrezno funkcijo.
Zaposleni in uporabniki stranke: ime, kontaktni podatki, vloga, dodelitev službe in nalog, dnevniki aktivnosti in dostopov.
Poslovni stiki, korporativne stranke, dobavitelji in partnerji: osnovni, kontaktni, pogodbeni in obračunski podatki.
Posebne kategorije osebnih podatkov v smislu čl. 9 GDPR, na primer zdravstveni podatki v gostovskih željah, samo če stranka odloči, da take podatke zajema, in ima za to pravno podlago.
Ne obdelujejo se popolne številke kartic, kontrolne številke kartic in dostopni podatki za spletno bančništvo; plačilna sredstva obdeluje plačilni ponudnik stranke.

5. Navodila

Nextpulse obdeluje podatke za obdelavo samo na dokumentirano navodilo stranke, tudi glede prenosa v tretje države, razen če ga k obdelavi ne zavezuje pravo Unije ali pravo države članice; v tem primeru Nextpulse stranko pred obdelavo obvesti o teh pravnih zahtevah, če pravo tega ne prepoveduje.

Glavna pogodba, ta pogodba ter konfiguracija in uporaba funkcij s strani stranke pomenijo navodila. Posamezna navodila se dajo v besedilni obliki.

Če je Nextpulse mnenja, da navodilo krši predpise o varstvu podatkov, o tem nemudoma obvesti stranko in lahko izvršitev do potrditve ali spremembe navodila zadrži.

6. Zaupnost

Nextpulse zagotavlja, da so se osebe, pooblaščene za obdelavo, zavezale k zaupnosti ali so pod ustrezno zakonsko dolžnostjo molčečnosti. Dostopi do podatkov za obdelavo se izvajajo samo, kolikor so potrebni za obratovanje, varnost ali podporo. Spremembe, ki jih podpora izvede v upravljanju platforme, se z navedbo razloga beležijo v dnevniku.

7. Varnost obdelave

Nextpulse sprejme tehnične in organizacijske ukrepe, potrebne po čl. 32 GDPR. Opisani so v točki 17. Nextpulse lahko ukrepe prilagodi tehničnemu napredku, če raven zaščite ni zmanjšana.

8. Podobdelovalci

Stranka daje splošno dovoljenje za angažiranje družb, navedenih na seznamu podobdelovalcev. Nextpulse stranko najmanj 30 dni pred angažiranjem novega ali zamenjavo obstoječega podobdelovalca obvesti v besedilni obliki.

Stranka lahko v 14 dneh po prejemu obvestila iz tehtnega razloga varstva podatkov v besedilni obliki ugovarja spremembi. Stranki si prizadevata za sporazumno rešitev. Če ta ne uspe, lahko stranka zadevno pogodbo ali del pogodbe odpove z dnem uporabe; vnaprej plačana plačila za čas po tem se sorazmerno povrnejo.

Če je zamenjava zaradi odvrnitve akutne varnostne ali razpoložljivostne nevarnosti nujno potrebna, Nextpulse nemudoma naknadno obvesti; pravica do ugovora in odpovedi se smiselno uporablja.

Nextpulse vsakemu podobdelovalcu pogodbeno naloži v bistvu enake obveznosti varstva podatkov, kot so določene v tej pogodbi, in odgovarja stranki za njihovo spoštovanje.

9. Pravice posameznikov, na katere se nanašajo podatki

Nextpulse s primernimi tehničnimi in organizacijskimi ukrepi pomaga Stranki pri odgovarjanju na zahteve posameznikov, na katere se nanašajo osebni podatki, predvsem s funkcijami, ki so na voljo v STRYK, zlasti za popravek, izvoz podatkov ter izbris ali anonimizacijo profilov gostov. Če te funkcije za posamezno zahtevo ne zadoščajo, Nextpulse na zahtevo Stranke v desetih delovnih dneh zagotovi podatke posameznika, obdelane v imenu Stranke, v splošno uporabljeni strojno berljivi obliki ali jih izbriše. Če se posameznik obrne neposredno na Nextpulse, Nextpulse zahtevo v petih delovnih dneh posreduje Stranki in nanjo sam ne odgovarja, razen če to zahteva zakon.

10. Pomoč pri varnosti, oceni učinka in posvetovanju

Nextpulse ob upoštevanju vrste obdelave in razpoložljivih informacij stranki pomaga pri izpolnjevanju obveznosti po čl. 32 do 36 GDPR, zlasti z informacijami za oceno učinka na varstvo podatkov in pri predhodnem posvetovanju z nadzornim organom.

Podporne storitve, ki presegajo zagotavljanje obstoječih informacij in funkcij ter niso povzročene s kršitvijo družbe Nextpulse, lahko Nextpulse po predhodnem obvestilu obračuna po primernih stopnjah.

11. Kršitve varstva osebnih podatkov

Nextpulse stranko o kršitvi varstva podatkov za obdelavo nemudoma, najpozneje pa v 48 urah po tem, ko je zanjo izvedel, obvesti. Obvestilo se pošlje na kontaktni naslov, ki ga je navedla stranka.

Obvestilo, kolikor so podatki na voljo, vsebuje opis vrste kršitve, kategorij in približnega števila prizadetih oseb in zapisov, verjetnih posledic ter sprejetih ali predlaganih ukrepov, ter kontaktno točko. Še nerazpoložljive informacije se nemudoma naknadno posredujejo.

Odločitev o obvestilih nadzornemu organu in obvestilih posameznikom, na katere se nanašajo podatki, sprejme stranka. Obvestilo ni priznanje kršitve obveznosti.

12. Kraji obdelave in prenosi v tretje države

Podatki za obdelavo se obdelujejo predvsem v Evropski uniji ali Evropskem gospodarskem prostoru. Posamezni podobdelovalci obdelujejo podatke tudi v tretjih državah, zlasti v Združenih državah; seznam podobdelovalcev navaja kraj in podlago za prenos za vsakega ponudnika.

Prenosi v tretje države se izvajajo samo pod pogoji čl. 44 in naslednjih GDPR, zlasti na podlagi sklepa o ustreznosti, kot je okvir EU-ZDA za varstvo podatkov (EU-US Data Privacy Framework) za certificirane prejemnike, ali standardnih pogodbenih določil Evropske komisije, vključno s potrebnimi dodatnimi ukrepi. Kadar se uporablja sklep o ustreznosti, Nextpulse, kolikor je mogoče, dogovori standardna pogodbena določila kot dopolnilno podlago.

13. Dokazila in nadzor

Nextpulse stranki zagotovi vse potrebne informacije za dokazilo o skladnosti s to pogodbo, zlasti aktualen opis tehničnih in organizacijskih ukrepov ter razpoložljiva dokazila podobdelovalcev.

Stranka ali revizor, ki ga je pooblastila, zavezan k molčečnosti in ki ni konkurent družbe Nextpulse, lahko izvaja preglede, vključno z inšpekcijami. Redni pregledi se izvajajo največ enkrat letno z najavo najmanj 30 dni vnaprej. Ob kršitvi varstva podatkov za obdelavo, odredbi nadzornega organa ali konkretnih znakih kršitve so dovoljeni dodatni pregledi z ustrezno predhodno najavo.

Pregledi potekajo v poslovnem času brez nesorazmernega motenja obratovanja in ob varovanju zaupnosti podatkov drugih strank. Stranka krije svoje stroške; če pregled pokaže bistveno kršitev družbe Nextpulse, Nextpulse krije razumne stroške.

14. Vrnitev in izbris

Med trajanjem pogodbe lahko stranka podatke za obdelavo pridobi prek razpoložljivih izvoznih funkcij. Po koncu pogodbe Nextpulse podatke za obdelavo hrani med prehodnim obdobjem in obdobjem za prevzem v skladu s splošnimi pogoji B2B-SaaS za vrnitev; kolikor dostop do STRYK ni več mogoč, Nextpulse na zahtevo zagotovi izvoz.

Po poteku obdobja za prevzem Nextpulse podatke za obdelavo izbriše nemudoma, najpozneje v 90 dneh, razen če pravo Unije ali pravo države članice Nextpulse sam ne zavezuje k hrambi. Če taka obveznost obstaja, Nextpulse zadevne podatke zaklene in jih obdeluje samo še za ta namen. Varnostne kopije se prepišejo v rednem ciklu varnostnega kopiranja, najpozneje po 90 dneh, in do tedaj se ne uporabljajo več za tekoče obratovanje. Na zahtevo Nextpulse izbris potrdi v besedilni obliki.

Zakonske obveznosti hrambe stranke, na primer po BAO, UGB ali Meldegesetz, zavezujejo stranko; izpolnjuje jih na podlagi vrnitve oziroma izvozov. Nextpulse podatkov za obdelavo po koncu pogodbe ne hrani za stranko, razen če stranka to izrecno posebej naroči kot lastno storitev z določenim trajanjem. Lastni pogodbeni, obračunski in dokazni podatki družbe Nextpulse niso podatki za obdelavo.

15. Anonimizirani podatki

Nextpulse lahko podatke za obdelavo anonimizira, kolikor je to potrebno za zagotavljanje, zavarovanje in izboljšanje STRYK, ter anonimizirane podatke uporablja brez sklepanja na fizične osebe ali posamezno stranko. Podatki za obdelavo se ne uporabljajo za usposabljanje modelov umetne inteligence.

16. Prednost in odgovornost

Za vprašanja varstva podatkov ima ta pogodba prednost pred drugimi pogodbenimi dokumenti, razen individualnih določb, ki se izrecno sklicujejo na določeno določbo te pogodbe; odstopanje od čl. 28 GDPR v škodo stranke se ne dogovori.

Zakonske odgovornosti po GDPR se ne izključijo ali omejijo. V razmerju med strankama se izravnava ravna po čl. 82(5) GDPR; za to in za ostalo veljajo odgovornostne določbe splošnih pogojev B2B-SaaS, vključno z njihovimi omejitvami pri lahki malomarnosti.

17. Priloga: tehnični in organizacijski ukrepi

Naslednji ukrepi opisujejo aktualno stanje. Redno se pregledujejo in razvijajo.

Ločitev najemnikov: podatki vsake stranke so označeni glede na najemnika; podatkovna baza ločitev uveljavlja poleg logike aplikacije tudi z varnostnimi pravili na ravni vrstic (Row Level Security), ki jih aplikacijska vloga ne more zaobiti.
Nadzor dostopa do sistema: prijava uporabnikov prek Nextpulse ID z OpenID Connect; podpora drugega dejavnika; za občutljiva administrativna dejanja upravljanja platforme je potrebna ponovna prijava z drugim dejavnikom. Računi naprav za funkcije kioska so omejeni na zadevno poslovanje.
Nadzor dostopa do podatkov: vloge temeljijo na pravicah po načelu nujnosti s preverjanjem vsake zahteve na strežniku; nedodeljeni dostopi so zavrnjeni. Podporni ukrepi potekajo prek upravljanja platforme; spremembe zahtevajo utemeljitev in se beležijo.
Nadzor prenosa: dostopi do STRYK prek interneta potekajo izključno šifrirano prek TLS. E-pošta se prenaša s transportnim šifriranjem, kolikor ga prejemni strežnik podpira. Skrivnosti za dostop do priključenih tretjih sistemov se shranjujejo šifrirano.
Šifriranje mirujočih podatkov: varnostne kopije se shranjujejo šifrirano. Za posebej zaščitene vsebine, kot so slike identifikacijskih dokumentov, Nextpulse priporoča, da se zajem omeji na zakonsko potrebno in določijo roki za izbris.
Roki za izbris: za podatke iz spletne prijave (online check-in), vključno z zajetimi podatki iz dokumentov, lahko stranka v STRYK določi rok za izbris. Privzeto ni aktiviran; določitev rokov za izbris je v pristojnosti stranke kot upravljavca.
Nalaganje datotek: naložene datoteke se pred obdelavo preverijo glede zlonamerne programske opreme.
Nadzor vnosa in beleženje: beleženje varnostno in strokovno pomembnih dogodkov; dnevniki ne vsebujejo gesel, žetonov ali dostopnih skrivnosti.
Nadzor razpoložljivosti: dnevne varnostne kopije, šifrirano shranjene na lokaciji, ločeni od produkcijskega obratovanja; dokumentirani postopki obnove; omejitev anonimnih poizvedb zaradi preobremenitve in zlorabe.
Nadzor ločitve: ločitev razvojnih, testnih in produkcijskih okolij; v izvorni kodi ni produkcijskih dostopnih podatkov.
Organizacijski ukrepi: zavezanost k zaupnosti, omejitev administrativnih dostopov na pooblaščene osebe, postopki za varnostne posodobitve in za obravnavo varnostnih incidentov.