PMS preprosto razložen
Property management system je eno mesto, kjer vsi v hotelu vidijo isto stanje.Ko gost pokliče in želi dvoposteljno sobo za vikend, mora tvoja recepcija v nekaj sekundah vedeti: ali je kaj prostega, koliko stane in ali veljajo pogoji, kot je minimalno bivanje? Prav na to vprašanje odgovori PMS. Na enem mestu drži zmogljivost sob, cene in vse obstoječe rezervacije.
Nekoč je bil PMS program na računalniku na recepciji. Danes je PMS večinoma programska oprema v oblaku, ki deluje v brskalniku. Za hotel to pomeni: brez lastnega strežnika, brez posodobitev s CD-ja in brez skrbi, če računalnik na recepciji odpove. Podatki so zaščiteni v podatkovnem centru in dostopni z vsake odobrene naprave.
Izraz se uporablja v ožjem in širšem pomenu. V ožjem pomenu PMS pomeni upravljanje rezervacij in sob. V praksi hotelirji danes pričakujejo precej več: račun, channel manager, spletne rezervacije na lastni spletni strani in spletna prijava (online check-in) so za večino hiš samoumevni.
Kaj sodi v sodoben hotelski PMS
Vsaka hiša ne potrebuje vsakega modula. Naslednji pregled prikazuje, kaj hotel z 10 do 80 sobami v vsakdanjem delu dejansko uporablja in za kaj.
| Področje | Kaj tvoja ekipa s tem opravi | Pomembno za |
|---|---|---|
| Rezervacije in načrt zasedenosti | Vnos, sprememba in preklic rezervacij; zasedenost več tednov na en pogled; dodelitev sob | Recepcija, vodstvo |
| Sobe in kategorije | Zmogljivost sob, kategorije, blokade zaradi prenove ali okvare | Recepcija, vzdrževanje |
| Housekeeping | Dnevni načrt, status sobe (umazana, čista, pregledana), naloge in kontrolni seznami | Vodja gospodinjstva, sobarice |
| Gostje in komunikacija | Kartoteka gostov, želje, potrditve in sporočila k rezervaciji | Recepcija, rezervacije |
| Cene in tarife | Sezonske cene, tarife z zajtrkom in brez, minimalno bivanje, popusti | Vodstvo, revenue |
| Račun in plačilo | Račun iz rezervacije, predplačila, odprte postavke, turistična taksa | Recepcija, računovodstvo |
| Channel manager | Ažurna razpoložljivost in cene na Booking.com, Expedia in drugih portalih | Prodaja, vodstvo |
| Sistem za neposredne rezervacije (booking engine) | Neposredne rezervacije na spletni strani hotela, brez provizije portalu | Prodaja, marketing |
| Spletna prijava in prijava gostov | Zajem podatkov gostov pred prihodom, priprava prijave gosta | Recepcija |
| Poročila | Zasedenost, povprečna cena (ADR), RevPAR, prihodki po področjih | Vodstvo, lastniki |
Kaj dober PMS spremeni v hotelskem vsakdanu
Največja pridobitev je redko ena sama funkcija. To je skupno stanje: recepcija vidi, da je soba 12 že čista. Housekeeping vidi, da gost v sobo 14 prispe prej. Vodstvo vidi, kako so zasedeni naslednji štirje tedni, ne da bi kdo sestavljal seznam.
V mnogih majhnih hišah danes vzporedno teče pet orodij: program za rezervacije, Excel za housekeeping, extranet Booking.com, program za račune in e-poštni predal. Vsako orodje zase deluje, a predaje med njimi vsak dan stanejo čas in vodijo do prezasedenosti ali pozabljenih dodatkov na računu.
PMS v oblaku ali nameščena programska oprema?
Nameščena hotelska programska oprema teče na računalniku ali strežniku v hiši. Dolgo je bila standard in je v velikih hotelih še razširjena. PMS v oblaku deluje v brskalniku, ponudnik pa ga upravlja, varnostno kopira in sproti posodablja.
Za majhne in srednje velike hotele skoraj vse govori v prid oblaku: plačujete mesečno naročnino namesto velike licence, ne potrebuješ IT-podpore v hiši in lahko od doma preveri, kako je zaseden vikend. Pomembno je, da ponudnik razkrije, kje se podatki obdelujejo, kako se varnostno kopirajo in kdo ima dostop.
| Merilo | PMS v oblaku | Nameščena programska oprema |
|---|---|---|
| Začetek | Urediti dostop, prenesti podatke, začeti | Strežnik, namestitev, pogosto obisk na lokaciji |
| Stroški | Mesečna naročnina, večinoma na sobo | Licenca plus pogodba o vzdrževanju in strojna oprema |
| Posodobitve | Sprotne in samodejne | Po dogovoru, včasih plačljive |
| Dostop | Z vsake odobrene naprave z brskalnikom | Večinoma le v hotelskem omrežju |
| Varnostno kopiranje | Poskrbi ponudnik | Poskrbi hotel ali IT-partner |
Po čem prepoznaš dober PMS
Na predstavitvi naj ti ne kažejo menijev, temveč tvoj lastni dan. Odigrajte pravo rezervacijo: povpraševanje, potrditev, dodelitev sobe, prihod, menjava sobe, minibar, račun, odhod, čiščenje. Kjer te sistem sili v pomožne sezname, se bo pozneje v vsakdanu zatikalo.
Kontrolni seznam za predstavitev
- Testna rezervacija poteka od povpraševanja do računa brez listkov ali Excela.
- Recepcija in housekeeping v realnem času vidita isti status sobe.
- Rezervacija s portala se v načrtu zasedenosti pojavi brez prepisovanja.
- Cena se spremeni enkrat in velja na spletni strani in na portalih.
- Cena na sobo je jasno navedena, dodatni moduli in provizije so odkrito prikazani.
- Vsaka sodelavka in vsak sodelavec dela z lastnim dostopom in ustreznimi pravicami.
- Programska oprema je na voljo v jeziku tvoje ekipe.
- Ponudnik pomaga pri prenosu podatkov iz dosedanjega sistema.
Kako to reši STRYK
STRYK Hotel Management je PMS v oblaku iz Salzburga, zasnovan za majhne in srednje velike hotele, penzione in aparthotele. Rezervacije, načrt zasedenosti, sobe in housekeeping, gostje, cene, obračun, rezervacijski sistem in darilni boni so povezani v enem sistemu in vključeni v osnovno ceno. Spletna prijava in kiosk za samoprijavo sta lastna modula, prav tako vključena v osnovno ceno. Poveži Booking.com, Expedijo, Airbnb in druge portale s STRYK. Cene in razpoložljivost urejaj na enem mestu, rezervacije s portalov pa v koledarju.
Cena je namenoma preprosta: 59 € osnovne pristojbine plus 6 € na sobo na mesec, neto pri letnem obračunu. Pristojbine za vzpostavitev ni, število uporabnikov ni omejeno, STRYK pa lahko 14 dni brezplačno preizkusi. Vmesnik je na voljo v 18 jezikih, da tudi tvoja mednarodna ekipa dela zanesljivo.
K iskrenosti sodi tudi to, kar STRYK ni: STRYK ni blagajniški sistem za restavracijo; gotovinska in kartična plačila na recepciji podpiše le z modulom »Blagajna in fiskalizacija«. Promet iz restavracije ali bara se lahko prek odprtega vmesnika za blagajne knjiži na sobo. STRYK deluje v brskalniku in kot aplikacija STRYK za iPhone in Android.
