Dnevni načrt: iz odhodov, nadaljevanj bivanja in prihodov
Dober načrt čiščenja se ne začne z vprašanjem, kdo je danes v službi, temveč z vprašanjem, katere sobe morajo biti pripravljene in do kdaj.Vsaka soba zjutraj spada v natanko eno skupino. Sobe z odhodom se sprostijo in potrebujejo popolno čiščenje. Sobe z nadaljevanjem bivanja so še naprej zasedene in dobijo dnevno čiščenje ali, glede na hišo, le menjavo brisač in odnašanje smeti. Proste sobe brez gosta potrebujejo največ kratek pregled. Potem pa so tu sobe, okoli katerih se vrti ves dan: odhod in prihod isti dan. Te morajo biti pripravljene do časa prihoda, vse drugo lahko počaka.
Iz tega izhaja vrstni red. Najprej sobe z odhodom in prihodom isti dan, znotraj te skupine sobe z napovedanim zgodnjim prihodom, stalnimi gosti ali družinami z majhnimi otroki. Nato preostali odhodi, potem nadaljevanja bivanja, na koncu pa pregledi prostih sob. Goste z nadaljevanjem bivanja, ki do 10. ure še spijo, zavestno prestavite na pozneje, namesto da trikrat potrkate.
Pomemben je trenutek: načrt naj nastane zjutraj iz aktualnega stanja, ne večer prej. Pozne rezervacije, podaljšanja in zgodnji odhodi čez noč spremenijo seznam. Kdor načrt natisne dan prej, pogosto načrtuje z dvema ali tremi napačnimi sobami.
Dnevni načrt v petih korakih
- 01Priklicati zasedenost dneva
Odhode, nadaljevanja bivanja, prihode in proste sobe preberite iz hotelske programske opreme, ne s seznama od prejšnjega dne.
- 02Določiti prednostne naloge
Najprej sobe z odhodom in prihodom isti dan, nato preostali odhodi, potem nadaljevanja bivanja, na koncu proste sobe.
- 03Oceniti delovni čas
Za vsako skupino določi okvirno vrednost in vsoto primerjajte z razpoložljivim delovnim časom ekipe.
- 04Dodeliti sobe
Razporedite po nadstropjih ali delih stavbe, da poti ostanejo kratke, in obremenitev enakomerno porazdelite med sodelavke in sodelavce.
- 05Označiti izjeme
Ne moti, posebne želje, dodatno ležišče, alergike, blokirane sobe in generalna čiščenja vidno označi v načrtu.
Vrste čiščenja in realni časi na sobo
Najpogostejša past pri načrtovanju je pavšal, kot je „20 minut na sobo“. Soba po odhodu, kjer je treba na novo preobleči postelje ter očistiti kopalnico in tla, zahteva večkrat več časa kot soba z nadaljevanjem bivanja, v kateri se le postlje, zamenja brisače in izprazni smeti. Kdor oboje računa enako, ekipo preobremeni v dneh z veliko odhodi.
Naslednji razponi so izkustvene vrednosti za tipične dvoposteljne sobe v počitniških in mestnih hotelih. Močno so odvisni od velikosti sobe, opreme, standarda hiše, poti in izkušenosti ekipe. Vzemite jih kot izhodišče in dva tedna merite dejanske čase v svoji hiši.
| Vrsta čiščenja | Kdaj | Tipičen obseg | Okvirna vrednost na sobo |
|---|---|---|---|
| Čiščenje po odhodu | Gost je odšel, soba se ponovno odda | Nova posteljnina, celotna kopalnica, tla, prah, minibar, najdeni predmeti, zaključni pogled | pogosto 25 do 45 minut |
| Čiščenje med bivanjem | Gost ostane še eno noč | Postlati postelje, brisače zamenjati po želji, osvežiti kopalnico, smeti, dopolnitev | pogosto 10 do 20 minut |
| Vmesno čiščenje | Daljša bivanja, na primer vsak tretji dan ali tedensko | Menjava posteljnine, temeljiteje kopalnica in tla, kuhinja pri apartmajih | pogosto 20 do 35 minut |
| Generalno čiščenje | Načrtovano, na primer sezonsko ali po prenovi | Okna, zavese, oblazinjeno pohištvo, premikanje pohištva, fuge | pogosto 60 minut in več |
| Pregled prostih sob | Soba je bila prazna | Prezračiti, pogled na prah, odpreti vodo, preveriti opremo | pogosto 5 minut |
Primer: dnevni načrt za hotel s 30 sobami
Koliko osebja potrebuješ na določen dan? Naslednji primer izračuna kaže običajen torek v hotelu s 30 sobami. Vse številke so predpostavljen primer, okvirne vrednosti pa izhajajo iz zgornje tabele.
| Skupina sob | Število | Okvirna vrednost | Skupaj |
|---|---|---|---|
| Odhod s prihodom isti dan (prednost 1) | 8 | 35 minut | 280 minut |
| Odhod brez prihoda danes | 4 | 35 minut | 140 minut |
| Nadaljevanja bivanja z dnevnim čiščenjem | 12 | 15 minut | 180 minut |
| Nadaljevanja bivanja z „ne moti“ | 2 | pozneje ponovno preveriti | 0 minut, preverjanje popoldne |
| Proste sobe za pregled | 4 | 5 minut | 20 minut |
| Čisti čas v sobah | 30 | 620 minut | |
| Dodatek za poti in perilo (pribl. 15 %) | pribl. 95 minut | ||
| Skupaj | pribl. 715 minut, torej skoraj 12 ur |
Status sobe, kontrolni seznami in minibar
Status sobe je skupni jezik nadstropja in recepcije. Deluje le, če vsak status za vso ekipo pomeni isto.Določi, kaj status v tvoji hiši pomeni in kdo ga sme nastaviti. „Čista“ pomeni: čiščenje je končano. „Pregledana“ pomeni: vodja gospodinjstva ali izkušena sodelavka je sobo prevzela. Ali sme recepcija sobo oddati že pri statusu „čista“ ali šele pri „pregledana“, je odločitev hiše. V majhnih obratih brez vodje gospodinjstva pogosto zadostuje „čista“; v hišah z novim ali menjajočim se osebjem se pregled splača.
Kontrolni seznami iz statusa naredijo zaporedje del. Soba po odhodu ima drugačne naloge kot soba z nadaljevanjem bivanja ali pregled minibara. Sezname naj bodo kratki, s petimi do desetimi konkretnimi točkami, in napisani tako, da tudi pomočnica prvi dan razume, kaj je mišljeno. Kontrolni seznam ne nadomesti zaključnega pogleda, prepreči pa, da bi manjkajoč kozarec v kopalnici prvi opazil gost.
Minibar je klasično mesto izgub: poraba se zapiše na listek, listek ne pride do recepcije, gost pa je že odšel. Bolje je, da housekeeping porabo zabeleži neposredno na rezervacijo, dokler je gost še v hiši, idealno pri čiščenju med bivanjem in najpozneje zjutraj na dan odhoda.
| Status | Pomen | Kdo ga nastavi |
|---|---|---|
| Umazana | Sobo je treba očistiti, na primer po odhodu | Samodejno po odjavi ali recepcija |
| Čista | Čiščenje končano | Sobarica ali sobar |
| Pregledana | Soba je bila prevzeta po pregledu | Vodja gospodinjstva ali vodja housekeepinga |
| Pripravljena za vselitev | Soba se sme oddati naslednjemu gostu | Izhaja iz statusa „čista“ ali „pregledana“, odvisno od pravila hiše |
| Ne moti | Gost ne želi čiščenja, pozneje ponovno preveriti | Housekeeping po obešanki na vratih ali recepcija po želji gosta |
| Izven uporabe | Sobe zaradi okvare ali prenove ni mogoče prodati | Vodstvo, tehnična služba ali recepcija |
Primer kontrolnega seznama za sobo po odhodu
- Odpreti okno, preveriti in zapisati najdene predmete
- Sneti posteljnino, postelje preobleči s svežo posteljnino
- V celoti očistiti kopalnico, dopolniti brisače in kozmetiko
- Preveriti minibar, porabo zabeležiti na rezervacijo, dopolniti
- Obrisati prah, posesati ali obrisati tla
- Sporočiti pomanjkljivosti, kot sta kapljajoča pipa ali pokvarjena luč
- Zaključni pogled z vrat: luč, zavese, temperatura
Recepcija in housekeeping: manj klicanja, manj stresa zaradi osebja
Večina trenj nastane na stičišču: recepcija trikrat sprašuje po sobi 12, ker gost pride prej, housekeeping pa šele ob 13. uri izve, da ima soba 7 podaljšanje. Oboje rešimo s skupnim stanjem. Ko sobarica nastavi status, ga recepcija takoj vidi. Ko recepcija vnese podaljšanje, se spremeni načrt nadstropja.
Dogovorite se za trdna pravila: zgodnji prihodi in posebne želje gredo housekeepingu kot zapisek na sobi, ne kot klic po hodniku. Okvare se sporočijo kot naloga, soba pa se po potrebi takoj blokira. Vodja gospodinjstva skrbi, da je načrt ažuren, recepcija pa preverja v sistemu in ne po telefonu.
Pomanjkanje osebja v housekeepingu je za mnoge hiše postalo običajno stanje. Dober načrt ne ustvari dodatnih rok, pomaga pa obstoječe pravilno razporediti. Odločilno je, kaj izpustite, ko postane tesno, in da je ta odločitev sprejeta vnaprej.
Nasveti za dneve s premalo osebja
- Prednostne sobe s prihodom isti dan vedno prve, vse druge za njimi.
- Čiščenje med bivanjem ponudi po želji: gostje se lahko odpovejo dnevnemu čiščenju in na zahtevo dobijo sveže brisače. To sporočite odkrito in prijazno.
- Sobe združi po nadstropjih, da poti ostanejo kratke.
- Perilo in vozičke pripravi večer prej.
- Delite večjezične načrte in kontrolne sezname, da lahko nove sodelavke delajo brez dolgega uvajanja.
- Želje po pozni odjavi zavestno usmerjajte: pozna odjava na poln dan odhodov popoldne vzame čas.
- Blokade za generalna čiščenja postavite v mirne tedne, ne v konične dni.
Kako to reši STRYK
V STRYK je pogled sob in housekeepinga isti, s katerim dela tudi recepcija. Dnevni načrt nastane iz dejanske zasedenosti: odhodi, nadaljevanja bivanja in prihodi pridejo neposredno iz rezervacij, razvrščeni po prednosti, nadstropju in številki sobe. Če recepcija podaljša rezervacijo ali pride rezervacija s portala, se načrt spremeni z njo. Vneseš svoje sodelavce housekeepinga z njihovimi nadstropji in sobe dodeli ročno ali pa za današnji dan pusti STRYK, da pripravi predlog, po izbiri enakomerno porazdeljen ali po nadstropjih. Predlog preveri, preden se shrani.
Statusi sob umazana, čista, pregledana, ne moti in izven uporabe so na voljo, poleg njih pa stanja, kot so generalno čiščenje, menjava perila, pregled minibara ali večerna priprava sobe (turndown), ki jih vklopi po potrebi. Določi, ali je soba pripravljena za vselitev že pri statusu „čista“ ali šele pri „pregledana“. Za vsako stanje vneseš kontrolni seznam; STRYK začne s praktičnimi privzetimi vrednostmi, ki jih prilagodi svojemu standardu. Artikle minibara urejaš s ceno, poraba pa se zabeleži neposredno na rezervacijo. Vsaka sprememba statusa ostane sledljiva v zgodovini sobe.
Za nadstropje je na voljo načrt housekeepinga kot PDF v 18 jezikih STRYK, tako da vsaka sodelavka dobi načrt v svojem jeziku. Na željo STRYK načrt vsako jutro ob nastavljeni uri samodejno pošlje po e-pošti vnesenim prejemnikom. Ekipa vidi načrt tudi v aplikaciji STRYK za iPhone in Android.
| Naloga | Kako dela STRYK |
|---|---|
| Dnevni načrt | Iz dejanskih odhodov, nadaljevanj bivanja in prihodov, skupaj z recepcijo |
| Dodelitev | Ročno ali kot preverjen predlog, enakomerno ali po nadstropjih |
| Status sobe | Umazana, čista, pregledana, ne moti, izven uporabe in dodatna stanja; pravilo hiše za „pripravljena za vselitev“ |
| Kontrolni seznami | Za vsako stanje, s prilagodljivimi privzetimi vrednostmi |
| Minibar | Artikli s ceno, poraba neposredno na rezervacijo |
| Načrt za nadstropje | PDF v 18 jezikih, dnevno pošiljanje po e-pošti ob izbrani uri |
