Arhiv računov za hotele
Arhiv dokumentov v hotelu: hramba v skladu z GoBD in BAO
STRYK hrani izdane račune nespremenjene in vodi revizijski arhiv z roki hrambe za Avstrijo in Nemčijo. Tvoj računovodski servis prejema dokumente vsak mesec iz istega sistema.
- Računi po izdaji niso spremenljivi
- Roki v revizijskem arhivu: Avstrija 7 let, Nemčija 10 let
- Mesečna predaja računovodji s paketom dokumentov
Na kratko
Arhiv dokumentov hrani račune in knjigovodske listine hotela urejeno, tako da so ob reviziji popolni in nespremenjeni. STRYK za to ponuja revizijski arhiv kot tehnično podporo, zasnovano na GoBD in BAO, z vnaprej določenimi roki: 7 let za Avstrijo in 10 let za Nemčijo. Ne gre za certifikat in ne za pravni nasvet. Arhiv ne stane nič dodatno; plača se osnovna cena glede na število sob.
Posodobljeno
Kje se dokumenti v hotelu danes izgubijo
Kdor ima dokumente razporejene po mapah, e-poštnih predalih in omrežnih pogonih, to opazi najpozneje takrat, ko ga računovodski servis vpraša po njih.
- Danes
Izhodni računi so kot PDF na prenosnem računalniku direktorice, vhodni računi v mapi v pisarni, del pa še v e-poštnem predalu recepcije. Ko računovodski servis marca potrebuje račun iz prejšnjega leta, se iskanje začne na treh mestih.
S sistemom STRYKRačuni nastanejo iz rezervacije in so nato dostopni v STRYK-u. Globalno iskanje jih najde po gostu, rezervaciji ali računu. Vhodne račune v formatu XRechnung ali Factur-X STRYK sprejme neposredno.
Preberi več - Danes
Gost sporoči, da je poslovni naslov na računu napačen. Recepcija odpre datoteko, naslov ponovno vpiše in shrani čez original. Potem ni več sledu o tem, kaj je bilo na računu prvotno.
S sistemom STRYKIzdanega računa ni mogoče več prepisati. Popravek poteka prek storniranja ali dobropisa, poleg novega računa pa ostane prvotni.
Preberi več - Danes
Mapa iz leta 2016 še stoji v kleti. Nihče ne ve, ali jo je v Avstriji ali Nemčiji že dovoljeno uničiti, rok pa je odvisen od vrste dokumenta.
S sistemom STRYKRevizijski arhiv uporablja roke hrambe za Avstrijo (7 let) in Nemčijo (10 let). Ali rok velja za določen dokument, določi tvoj računovodski servis; STRYK roke vodi.
Preberi več
Zadnji dan meseca v pisarni hotela
Zadnji dan meseca v pisarni hotela s 24 sobami, kjer lastnica sama skrbi za dokumente.
Vhodni račun pralnice
Pralnica pošilja račun kot Factur-X. STRYK e-račun sprejme, ne da ga kdo prepisuje. Lastnica vidi znesek in dobavitelja, preden račun prevzame.
Račun za sobo 12
Gostje iz sobe 12 se odjavljajo. Odprte postavke iz mini bara in bara so že pri bivanju, recepcija pa izda račun iz rezervacije. Od tega trenutka je račun nespremenljiv.
Popravek napačnega naslova podjetja
Poslovni gost javi napako v naslovu. Recepcija stornira račun in izda popravljenega. V dnevniku aktivnosti je zapisano, kdo je to naredil in kdaj.
Bančni izpisek proti odprtim računom
Lastnica naloži bančni izpisek kot datoteko CAMT.053. STRYK predlaga, kateri priliv pripada kateremu odprtemu računu. Dodelitev potrdi vrstico za vrstico.
Mesečna predaja računovodskemu servisu
Ob koncu meseca STRYK dnevnik preda računovodskemu servisu kot DATEV, BMD, CSV ali Excel, na željo s paketom dokumentov. Računovodski servis ne sprašuje več po posameznih PDF-jih.
Kaj STRYK ponuja za arhiv in predajo
Arhiv in predaja se opirata na te funkcije. Pri vsaki je navedeno, kje so njene meje.
Original in popravek drug ob drugem
Izdani račun ostane takšen, kot je bil izdan. Popravki potekajo prek storniranja ali dobropisa, zato original in popravek obstajata drug ob drugem.
Preberi večRevizijski arhiv z roki
Revizijski arhiv je tehnična podpora arhiviranju, zasnovana na GoBD in BAO. Pozna roke hrambe: 7 let za Avstrijo in 10 let za Nemčijo. Ne gre za certifikat.
Preberi večDokumenti kot PDF
STRYK ustvarja račune, ponudbe, načrt housekeepinga in poročila kot PDF v 18 jezikih. Poročila po področjih izvoziš kot PDF, Excel ali CSV.
Preberi večDnevnik in paket dokumentov za računovodski servis
Vsak mesec dnevnik odide računovodskemu servisu kot DATEV, BMD, CSV ali Excel, na željo s paketom dokumentov. Format, ki ga tvoj računovodski servis želi, nastavi sami.
Preberi več
Hramba dokumentov danes in z revizijskim arhivom
Tabela primerja hrambo v mapah in pogonih z arhivom v STRYK-u.
| Naloga | Z mapami in pogoni | S STRYK-om |
|---|---|---|
| Shranjevanje izhodnega računa | PDF na prenosnem računalniku, poleg tega izpis v mapi. | Račun nastane iz rezervacije in je nato v sistemu. |
| Popravek računa | Datoteka se prepiše, original se izgubi. | Storno ali dobropis; prvotni račun ostane. |
| Vnos vhodnega računa | E-pošta s PDF-jem se natisne in odloži. | XRechnung in Factur-X se sprejmeta brez prepisovanja. |
| Predaja dokumentov računovodskemu servisu | Mape, USB ključek ali skupna e-pošta ob koncu četrtletja. | Mesečna predaja kot DATEV, BMD, CSV ali Excel, na željo s paketom dokumentov. |
| Upoštevanje roka hrambe | Opomba na mapi, pogosto brez leta. | Revizijski arhiv z roki za Avstrijo (7 let) in Nemčijo (10 let). |
| Sledenje spremembam | Nihče ne ve, kdo je kaj in kdaj spremenil. | V dnevniku aktivnosti je zapisano, kdo je kdaj storniral ali ponovno izdal račun. |
Ena cena, ki raste z tvojo hišo
Revizijski arhiv ne stane nič dodatno; sodi v osnovni izdelek iz osnovne cene in zneska na sobo. Nadgradnje osnovnih funkcij so vključene.
Cene podrobno59 € osnovna cena + 6 € na sobo ali enoto na mesec
Primer s 24 sobami203 €na mesec
- 14 dni brezplačnega preizkusa
- Brez stroška nastavitve
- Osebna podpora na začetku
Neto cene, letno obračunavanje. V prvem letu pogodbe 20 % popusta na osnovno ceno.
Od razpršenih dokumentov do revizijskega arhiva
Stare mape se same ne prenesejo v sistem. Ti določiš, kaj velja od datuma prehoda.
Navedi državo obdavčitve
Sporoči nam število sob in državo, v kateri tvoj obrat plačuje davke. Glede na to uskladimo testni dostop.
Datum prehoda uskladiš z računovodskim servisom
Tvoj računovodski servis pove, od katerega datuma računi prihajajo iz STRYK-a in v kakšni obliki želi dnevnik.
Uvozi goste in rezervacije
Goste in rezervacije prineseš kot CSV ali XLSX. Pred prevzemom preskusni uvoz v poročilu o napakah pokaže, katere vrstice niso ustrezne.
Stare dokumente pustiš urejene
Računi iz obdobja pred datumom prehoda ostanejo tam, kjer so, dokler ne poteče njihov rok. Tvoj računovodski servis potrdi, do kdaj.
Pogosta vprašanja
Ali je STRYK certificiran po GoBD?
Ne, STRYK nima certifikata GoBD. Revizijski arhiv je tehnična podpora arhiviranju, ki se opira na GoBD in BAO. Ali celotno knjigovodstvo ustreza zahtevam, presodi tvoj računovodski servis.
Koliko časa mora hotel hraniti račune?
V Avstriji 7 let, v Nemčiji 8 let za račune kot knjigovodske listine in 10 let za knjige ter letna poročila (stanje: oktober 2026; § 132 BAO, § 147 Abs. 3 AO). Revizijski arhiv v STRYK-u računa s 7 leti za Avstrijo in 10 leti za Nemčijo. Ta pregled ne nadomešča pravnega ali davčnega svetovanja.
Kaj se zgodi s popravljenim računom?
Prvotni račun ostane. Izdani račun je nespremenljiv, popravek pa poteka prek storniranja ali dobropisa. Kdo je stornial in ponovno izdal, je zapisano v dnevniku aktivnosti.
Ali moram hraniti tudi papirnate dokumente?
Da, za dokumente, ki v STRYK-u ne nastanejo ali ne prispejo. STRYK hrani račune, izdane v sistemu; prejeti e-računi so prav tako tam. Ali smeš papirnate račune dobaviteljev po skeniranju uničiti, preveri z računovodskim servisom.
Ali rok za Avstrijo ali Nemčijo velja samodejno?
Ne, rok velja glede na državo, v kateri tvoj obrat plačuje davke. Revizijski arhiv pozna oba roka, 7 let za Avstrijo in 10 let za Nemčijo. Tvoj računovodski servis potrdi, kateri velja za tvojo hišo.
Ali lahko STRYK podatke neposredno preda davčnemu uradu?
Ne. Pot do davčnega urada gre prek tvojega računovodskega servisa: STRYK mu mesečno preda dnevnik kot DATEV, BMD, CSV ali Excel, na željo s paketom dokumentov.
Pokaži nam, kako urejaš dokumente
Dogovori demo ob enem od svojih delovnih dni. Skupaj preidemo račun, popravek in mesečno predajo računovodskemu servisu.