Prijaté faktúry v hoteli
Prijaté faktúry v hoteli digitálne, bez prepisovania
STRYK prijíma od dodávateľov faktúry vo formáte XRechnung a Factur-X, kontroluje ich a pripravuje ich prevzatie ako prijatú faktúru. Schválenie a platbu rozhoduješ ty.
- Príjem XRechnung (UBL/CII) a Factur-X
- Žiadne automatické schválenie, žiadna automatická platba
- Papierové doklady s originálom v prílohe
Stručne
Digitálne spracovanie prijatých faktúr znamená, že faktúra od dodávateľa príde ako štruktúrovaný súbor a nemusí sa prepisovať. STRYK prijíma XRechnung (UBL/CII) a Factur-X, súbor skontroluje a po kontrole ho prevezme ako prijatú faktúru. Neplatné dokumenty zostávajú zadržané. Schválenie a platbu zabezpečuje tvoj tím. Funkcia je súčasťou základnej ceny, ktorú tvorí základný poplatok a suma za izby, bez poplatku za každú faktúru.
Aktualizované
Čo dnes pri faktúrach od dodávateľov berie čas
Keď kuchyňa, dodávateľ nápojov a údržba posielajú každý mesiac faktúry, samotné zaplatenie zaberie málo času. Drahé je všetko pred ním.
- Dnes
Faktúra za nápoje prišla na nákupnú adresu, faktúra za práčovňu na recepciu a faktúra údržby do schránky majiteľky. Na konci mesiaca hľadáš doklady v troch priečinkoch a dvoch schránkach, kým ich účtovná kancelária nedostane.
So STRYKSkontrolované e-faktúry sú ako prijaté faktúry k dispozícii medzi prijatými dokladmi. Papierové a PDF doklady tam zadáš ručne a pripojíš originál. Back office pracuje v jednom zozname.
Čítať viac - Dnes
Dodávateľ upomína faktúru, ktorú už máš zaplatenú. Alebo naopak: rovnaká faktúra za mäso príde raz ako PDF príloha a raz papierovo a obe skončia v hromade na zaplatenie.
So STRYKKaždá prevzatá faktúra je záznam so stavom. Pred schválením vidíš, čo od tohto dodávateľa už eviduješ. Kontrola duplicít zostáva pri schvaľovaní tvojou úlohou.
Čítať viac - Dnes
E-faktúra je XML súbor, ktorý človek neprečíta. Účtovníčka ho neotvorí, vyžiada si PDF a znovu prepíše sumu, dátum a číslo faktúry.
So STRYKSTRYK sám načíta XRechnung (UBL/CII) a Factur-X a výsledok zobrazí ako bežnú faktúru. Obsah súboru sa skontroluje skôr, ako vznikne prijatá faktúra. Nič sa znovu neprepisuje.
Čítať viac
Utorok v back office: štyria dodávatelia, jeden neplatný súbor
Príklad z domu s 30 izbami. Účtovníčka pracuje s prijatými faktúrami dvakrát týždenne, majiteľka schvaľuje.
Prezrieť nové e-faktúry
Štyria dodávatelia poslali e-faktúry: nápoje, práčovňa, kávový servis, údržba. Účtovníčka prevezme súbory do prijatých dokladov. Dokumenty, ktoré kontrolu prejdú, sú pripravené na prevzatie.
Rozpoznať neplatný súbor
Faktúra kávového servisu kontrolu neprejde a zostane zadržaná. Účtovníčka to vidí skôr, ako sa čokoľvek zaúčtuje. Požiada dodávateľa o opravený súbor.
Prevziať ako prijaté faktúry
Tri skontrolované faktúry účtovníčka prevezme ako prijaté faktúry. Dodávateľ, číslo faktúry, dátum a sumy pochádzajú zo súboru. Nič nemusí prepisovať.
Majiteľka schvaľuje
Majiteľka porovná sumy s dodacím listom a objednávkou. Schváli to, čo sedí. STRYK platbu nespúšťa. Prevod zariadi tím v banke ako doteraz.
Nahrať výpis z účtu
Popoludní účtovníčka nahrá výpis z účtu vo formáte CAMT.053. Pri odchodoch za nápoje a práčovňu STRYK navrhne otvorené faktúry, ktoré môžu sedieť. Každé priradenie potvrdí sama.
Doklady mesiaca pre účtovnú kanceláriu
Denníky idú ako DATEV, BMD, CSV alebo Excel účtovnej kancelárii, na želanie s balíkom dokladov. Daňový poradca dostane faktúry, ktoré boli v systéme skontrolované.
Čo STRYK preberá pri prijatých faktúrach
Cesta siaha od súboru až po účtovnú kanceláriu. Pri každej funkcii je uvedené, kde do toho zasiahne tvoj tím.
Prijímať a kontrolovať e-faktúry
STRYK prijíma prijaté faktúry vo formáte XRechnung (UBL/CII) a Factur-X a kontroluje súbor. Dokumenty, ktoré kontrolu neprejdú, zadrží. Papierové a PDF doklady zadáš v tej istej časti ručne, s originálom v prílohe.
Čítať viacPrevzatie ako prijatá faktúra
Po úspešnej kontrole vznikne z e-faktúry prijatá faktúra. Údaje, ktoré sú už v súbore, nemusíš znova zadávať. Schválenie a platba zostávajú výslovne pri tíme.
Čítať viacBankový import na párovanie
Výpisy z účtu importuješ ako CAMT.053 (prípadne CAMT.052/054) alebo CSV. STRYK navrhuje priradenia k otvoreným faktúram. Priame napojenie na banku neexistuje, import je súborový.
Čítať viacMesačný denník pre účtovnú kanceláriu
Mesačné odovzdanie prebieha ako denník DATEV, BMD, CSV alebo Excel, voliteľne s balíkom dokladov. Archív kontroly podporuje uchovávanie podľa lehôt v Rakúsku (7 rokov) a Nemecku (10 rokov).
Čítať viac
Prijaté faktúry s prepojeným systémom aj bez neho
Vľavo cesta faktúry od dodávateľa cez schránky a stoly, vpravo ten istý postup v STRYK. Schválenie a platba sú v oboch stĺpcoch pri tíme.
| Úloha | Schránka, priečinok, prepisovanie | S STRYK |
|---|---|---|
| Prijatie faktúry | Papier, PDF prílohy a XML súbory z viacerých schránok a od recepcie. | XRechnung a Factur-X sa prijmú a skontrolujú. Papierové a PDF doklady zadáš ručne, s originálom v prílohe. |
| Zadanie údajov | Dodávateľ, číslo, dátum a sumy sa ručne prepisujú do tabuľky alebo účtovného programu. | Údaje pochádzajú zo skontrolovaného súboru a idú do prijatej faktúry. |
| Chybný súbor | Často sa to zistí až pri zaúčtovaní alebo u daňového poradcu. | Neplatné dokumenty sa zadržia skôr, ako vznikne prijatá faktúra. |
| Schválenie | Faktúra putuje na papieri od stola k stolu alebo preposielaním. | Schválenie zostáva úlohou tvojho tímu. STRYK nič neschvaľuje automaticky. |
| Platba | Prevod v internetovom bankovníctve. | Bez zmeny. STRYK platbu nespúšťa a nie je prepojený s tvojím bankovým účtom. |
| Párovanie s bankou | Výpis z účtu a zoznam faktúr sa položia vedľa seba. | Výpis importuješ ako súbor, navrhnuté priradenia potvrdíš alebo upravíš. |
| Koniec mesiaca s účtovnou kanceláriou | Priečinky, prílohy e-mailov a zoznam v Exceli na konci mesiaca. | Denník ako DATEV, BMD, CSV alebo Excel, na želanie s balíkom dokladov. |
Jedna cena, ktorá rastie s tvojím objektom
Spracovanie prijatých faktúr patrí medzi finančné funkcie v základnej cene. Neexistuje poplatok za faktúru ani dodatočná licencia pre používateľov back office, pretože počet používateľov je neobmedzený.
Podrobné ceny59 € základný poplatok + 6 € za izbu alebo jednotku mesačne
Príklad pre 30 izieb239 €mesačne
- 14 dní bezplatnej skúšky
- Žiadny poplatok za zriadenie
- Osobná podpora na začiatku
Netto, ročné fakturovanie. V prvom roku zmluvy zľava 20 % zo základného poplatku.
Ako zaviesť prijaté faktúry v STRYK
Svoj postup s faktúrami meníš postupne. Existujúci dodávatelia posielajú ďalej ako doteraz, kým neprejdeš.
Opýtaj sa dodávateľov na formát
Over s back office, ktorí dodávatelia už posielajú XRechnung alebo Factur-X. Veľkí dodávatelia z obchodu s nápojmi a veľkokuchýň často prejdú skôr než malé remeselné firmy.
Nastav to spolu s nami
Nastavenie je súčasťou základnej ceny. Prejdeme s tebou, ako dnes v dome faktúry prechádzajú, a STRYK podľa toho nastavíme.
Začni s hŕstkou faktúr
V prvom mesiaci nechaj cez STRYK prechádzať e-faktúry len od dvoch alebo troch dodávateľov. Tvoj tím sa naučí kontrolu, prevzatie a schválenie na skutočných dokladoch.
Formát dohodni s účtovnou kanceláriou
Ujasni si s účtovnou kanceláriou, či chce DATEV, BMD alebo CSV denník. Odovzdanie prebieha mesačne, voliteľne s balíkom dokladov.
Časté otázky
Aké formáty e-faktúr vie STRYK prijať?
STRYK prijíma XRechnung v syntaxi UBL a CII a Factur-X. Iné formáty nie sú súčasťou tejto funkcie. Súbor sa skontroluje skôr, ako z neho vznikne prijatá faktúra.
Čo sa stane s chybnou e-faktúrou?
Zadrží sa a nepreberie sa ako prijatá faktúra. Tvoj tím vidí, že kontrola neprebehla, a môže od dodávateľa vyžiadať opravený súbor. Zaúčtovať sa dá až potom.
Zaplatí sa faktúra automaticky?
Nie. STRYK faktúru automaticky neschvaľuje a platbu nespúšťa. Schválenie a prevod urobíš ty alebo tvoj tím. Prepojenie s bankovým účtom neexistuje.
Ako sa papierové alebo PDF faktúry dostanú do systému?
Ručne. V časti Účtovníctvo → Platby → Prijaté doklady zadáš dodávateľa, číslo dokladu, dátum a sumy a nahráš originál ako prílohu. Prevzatie bez prepisovania platí len pre XRechnung a Factur-X.
Ako dodávatelia posielajú e-faktúry do STRYK?
Ako súbor vo formáte XRechnung (UBL/CII) alebo Factur-X. Požiadaj dodávateľov, aby posielali štruktúrovaný súbor, nielen PDF. Cestu, ktorou súbory dorazia do prijatých dokladov, nastavíme s tebou pri zavádzaní.
Dostane účtovná kancelária doklady?
Áno. Mesačné odovzdanie prebieha ako denník DATEV, BMD, CSV alebo Excel, na želanie s balíkom dokladov. Aký formát účtovná kancelária potrebuje, dohodneš s ňou.
Kto zaúčtuje prijaté faktúry vo finančnom účtovníctve?
Tvoj účtovník alebo daňový poradca. STRYK prevezme skontrolovanú faktúru ako prijatú faktúru a odovzdá ju v mesačnom denníku. Súvaha a ročná závierka zostávajú pri tvojej účtovnej kancelárii.
Ukáž nám svoju hromadu faktúr
Prejdeme s tebou, ktorí dodávatelia posielajú e-faktúry a ako vyzerá cesta až k daňovému poradcovi v STRYK. Vyžiadaj si na to 14-dňovú skúšobnú verziu.