Kde dnes figurujú Excel a papieriky
Máloktorý hotel má len jednu tabuľku. Väčšinou ide o spleť súborov, ktoré kedysi niekto založil a ktoré odvtedy rastú.Typický je plán obsadenosti s jedným riadkom na izbu a jedným stĺpcom na deň, farebne označený podľa hosťa alebo portálu. Vedľa neho existuje zoznam izieb, ktorý sa každé ráno tlačí pre housekeeping, zoznam hostí s adresami na hlásenie a pre stálych hostí, zoznam záloh, tabuľka miestneho poplatku pre obec a na konci mesiaca prehľad tržieb pre majiteľov a daňového poradcu.
Každý z týchto zoznamov má svoje opodstatnenie a každý vznikol zo skutočnej potreby. Problémom nie je Excel, ale to, že sa tá istá rezervácia objavuje v štyroch súboroch a každú zmenu treba ručne dotiahnuť na štyroch miestach.
| Zoznam dnes | Na čo slúži | V hotelovom softvéri |
|---|---|---|
| Plán obsadenosti v Exceli | Vidieť voľné izby, zapisovať rezervácie | Plán obsadenosti s denným, týždenným a mesačným pohľadom, rezervácie sa presúvajú ťahaním |
| Plán izieb pre housekeeping | Kto upratuje ktorú izbu, odchod alebo pokračujúci pobyt | Denný plán zo skutočných príchodov a odchodov, stav izieb vidia všetci |
| Zoznam hostí | Adresy, údaje na hlásenie, stáli hostia | Kartotéka hostí s pobytmi, kontrolou duplicít a údajmi na hlásenie z online check-inu |
| Zoznam záloh | Kto zaplatil, komu pripomenúť platbu | Platby sú naviazané na rezerváciu, otvorené sumy sú viditeľné |
| Tabuľka miestneho poplatku | Prenocovania a poplatok pre obec | Miestny poplatok sa počíta pri každej rezervácii a uvádza sa na účte |
| Prehľad tržieb | Mesačné čísla pre majiteľov a daňového poradcu | Vyhodnotenia podľa obdobia, export pre Excel a pre daňového poradcu |
Riziká Excelu v každodennej prevádzke hotela
Prvým rizikom sú verzie. Ak je plán obsadenosti na počítači na recepcii, čoskoro vznikne kópia v kancelárii, ďalšia na notebooku majiteľky a jedna vytlačená z doobedia. Ktorá platí? V pokojný utorok sa to dá zistiť. V sobotu večer s tromi príchodmi a telefonátom z Booking.com nie.
Druhým rizikom sú chyby bez kontroly. Excel nevaruje, keď je izba na jednu noc zapísaná dvakrát, keď je odchod o deň skôr alebo keď sa pri vložení riadku posunie vzorec. Hotelový softvér odmietne rezerváciu do obsadenej izby skôr, než hosť dostane potvrdenie.
Tretie riziko sa týka údajov hostí. Mená, adresy, dátumy narodenia a niekedy čísla dokladov v súbore, ktorý sa posiela e-mailom alebo nosí na USB kľúči, zle zodpovedajú požiadavkám GDPR na ochranu prístupu a vymazanie. V softvéri s vlastnými prístupmi a právami je dohľadateľné, kto aké údaje vidí. Štvrtým rizikom je závislosť: farebné kódy, skratky a osobitné pravidlá často pozná len jeden človek. Keď vypadne, hotel stojí.
Čo nahradiť najskôr
Nie všetko naraz. Začni tam, kde chyba stojí najviac.Na prvom mieste je plán obsadenosti, pretože práve tu vznikajú dvojité rezervácie. Hneď ako sú všetky rezervácie, aj telefonické a walk-in, na jednom mieste, je najväčšie riziko preč. Ak predávaš cez portály, patrí k tomu rovno aj napojenie cez channel manager.
Na druhom mieste nasledujú housekeeping a údaje hostí, pretože priamo nadväzujú na obsadenosť. Ranný zoznam izieb potom vzniká z príchodov a odchodov a kartotéka hostí rastie s každou rezerváciou bez toho, aby niekto prepisoval adresy. Na treťom mieste sú zálohy, miestny poplatok a prehľady tržieb. Najviac z nich získaš, keď prvé dva kroky sedia, pretože potom každé číslo pochádza zo skutočných rezervácií.
Poradie nahrádzania
- Plán obsadenosti: všetky rezervácie odteraz len v hotelovom softvéri, aj telefonické a walk-in.
- Portály: Booking.com a ďalšie portály napojiť cez channel manager, dostupnosť už neudržiavať v extraneš.
- Housekeeping: denný plán zo softvéru namiesto excelového výtlačku.
- Údaje hostí: kartotéka hostí a údaje na hlásenie z rezervácie a online check-inu.
- Zálohy: stav platby pri rezervácii namiesto vo vlastnom zozname.
- Miestny poplatok a tržby: vyhodnotenia a exporty zo softvéru namiesto mesačného zoznamu.
Plán na 30 dní
Tridsať dní malému hotelu stačí, ak prechod rozdelíš do týždňov a každý týždeň má jasný cieľ. Dôležitý je pevný deň prechodu, od ktorého sa excelový plán obsadenosti už nemení. Dovtedy môžu existovať obe verzie vedľa seba, potom platí už len jedna.
Z Excelu do hotelového softvéru za štyri týždne
- 01Deň 1 až 7: základy
Nastav izby, kategórie, sadzby s raňajkami aj bez nich, storno podmienky a miestny poplatok. Pre každého člena tímu založ vlastný prístup so zodpovedajúcimi právami.
- 02Deň 8 až 14: prevzatie údajov
Priprav budúce rezervácie a zoznam hostí z Excelu ako CSV alebo XLSX, priraď stĺpce a v skúšobnom behu over, čo by sa založilo. Až potom údaje prevezmiš a porovnaj počet rezervácií za mesiac so svojím zoznamom.
- 03Deň 15: deň prechodu
Odo dneška sa rezervuje len v softvéri. Excelový súbor sa uloží len na čítanie a slúži už iba na nahliadnutie.
- 04Deň 15 až 21: housekeeping a portály
Používaj denný plán housekeepingu zo softvéru. Pripojte portály cez channel manager a skontroluj, že každá kategória na portáli je priradená k správnej kategórii izieb.
- 05Deň 22 až 30: platby a vyhodnotenia
Vystavuj zálohy a účty z rezervácie, vytiahniš zo softvéru prvé mesačné vyhodnotenie a s daňovým poradcom dohodniš formát exportu.
Ktoré prehľady a exporty ďalej dávajú zmysel
Bez Excelu neznamená bez tabuliek. Na vlastné vyhodnotenia, rokovania s bankou alebo medziročné porovnanie je tabuľka často presne to pravé. Rozdiel je v tom, že sa údaje už neudržiavajú v Exceli, ale podľa potreby sa exportujú zo softvéru. Počítaš tak vždy s aktuálnym stavom, nikdy s kópiou z minulého týždňa.
Zmysel majú hlavne tri druhy exportov: zoznamy rezervácií za obdobie, napríklad na vlastnú analýzu zdrojov alebo dĺžky pobytu; prehľady obsadenosti, priemernej ceny a tržieb pre majiteľov a banku; a podklady pre daňového poradcu vo formáte, s ktorým jeho kancelária pracuje. Všetko ostatné, čo dnes vzniká ako mesačný zoznam, by mal vedieť zobraziť softvér sám.
| Export | Pre koho | Formát |
|---|---|---|
| Zoznam rezervácií za obdobie | Vedenie, vlastné analýzy | CSV alebo XLSX |
| Obsadenosť, ADR a tržby | Majitelia, banka | PDF do archívu, XLSX na ďalšie výpočty |
| Účty a platby | Účtovníctvo | PDF a tabuľkový export |
| Podklady pre daňového poradcu | Daňové poradenstvo | Formát kancelárie, napríklad DATEV alebo BMD |
Ako to rieši STRYK
V STRYK nahrádza plán obsadenosti tabuľku v Exceli: denné, týždenné, dvojtýždenné a mesačné zobrazenie, presúvanie rezervácií potiahnutím, hostia bez rezervácie a viacizbové rezervácie zadané priamo. Nové rezervácie, aj tie z portálov, sa objavia bez obnovenia stránky. Pred každým uložením STRYK overí, či je typ izby na každú noc ešte voľný, takže izba sa nikdy nesľúbi dvakrát. Prepojte Booking.com, Expedia, Airbnb a ďalšie portály so STRYK. Ceny a dostupnosť spravuj na jednom mieste a rezervácie z portálov rieš v kalendári.
Plán housekeepingu vzniká každý deň zo skutočnej obsadenosti, so stavmi izieb ako špinavá, uprataná a skontrolovaná, s pridelením chyžným a s plánom v PDF, ktorý STRYK na želanie každý deň rozošle e-mailom. Údaje hostí sa ukladajú do kartotéky hostí, údaje na hlásenie prichádzajú z online check-inu; pre Rakúsko STRYK stráži lehotu na hlásenie a vytvára export pre tamojší systém hlásenia. Zálohy bežia cez online platbu a sú naviazané na rezerváciu. Miestny poplatok za ubytovanie STRYK počíta pri každej rezervácii podľa vekových pásiem a oslobodení a uvádza ho na účte.
Na vyhodnotenia ponúka STRYK reporty v PDF, XLSX a CSV, zoznamy rezervácií možno exportovať ako CSV alebo XLSX a pre daňového poradcu sú k dispozícii exporty okrem iného vo formáte DATEV a BMD. Svoje doterajšie excelové zoznamy prevezmeš cez import údajov s priradením stĺpcov a skúšobným behom. Každý pracuje s vlastným prístupom a zodpovedajúcimi právami, počet používateľov nie je obmedzený a protokol aktivít ukazuje, kto čo zmenil. STRYK stojí 59 € základný poplatok plus 6 € za izbu a mesiac, bez DPH pri ročnom vyúčtovaní, bez poplatku za zriadenie; 14 dní ho môžeš bezplatne vyskúšať.
