Plánovanie housekeepingu v hoteli: denný plán, časy a stav izieb

Denný plán: z odchodov, pokračujúcich pobytov a príchodov

Každá izba patrí ráno do práve jednej skupiny. Odchodové izby sa uvoľnia a potrebujú kompletné upratanie. Pobytové izby sú ďalej obsadené a dostanú denné upratovanie alebo podľa hotela len výmenu uterákov a vynesenie odpadkov. Voľné izby bez hosťa potrebujú nanajvýš krátku kontrolu. A potom sú tu izby, okolo ktorých sa točí celý deň: odchod aj príchod v ten istý deň. Musia byť hotové do času príchodu, všetko ostatné počká.

Z toho vyplýva poradie. Najskôr odchodové izby s príchodom v ten istý deň, v rámci tejto skupiny izby s ohláseným skorším príchodom, stálymi hosťami alebo rodinami s malými deťmi. Potom ostatné odchody, potom pobytové izby a nakoniec kontrola voľných izieb. Hostí, ktorí o 10:00 ešte spia, zámerne posuňte na neskôr, namiesto toho, aby si trikrát klopali.

Dôležité je načasovanie: plán by mal vznikať ráno z aktuálneho stavu, nie večer vopred. Neskoré rezervácie, predĺženia a skoršie odchody zmenia zoznam cez noc. Kto plán vytlačí deň vopred, často plánuje s dvoma alebo tromi nesprávnymi izbami.

Druhy upratovania a realistické časy na izbu

Najčastejšou pascou pri plánovaní je paušálna hodnota typu „20 minút na izbu“. Odchodová izba s prezliekaním postelí, kúpeľňou a podlahou potrebuje násobok času pobytovej izby, kde sa len ustelú postele, vymenia uteráky a vynesú odpadky. Kto počíta oboje rovnako, preplánuje tím v dňoch s mnohými odchodmi.

Nasledujúce rozpätia sú skúsenostné hodnoty pre typické dvojlôžkové izby v rekreačných a mestských hoteloch. Silno závisia od veľkosti izby, vybavenia, štandardu hotela, vzdialeností a skúseností tímu. Berte ich ako východiskový bod a dva týždne meraj skutočné časy vo svojom hoteli.

Príklad: denný plán pre hotel s 30 izbami

Koľko personálu potrebuješ v konkrétny deň? Nasledujúci modelový výpočet ukazuje obyčajný utorok v hoteli s 30 izbami. Všetky čísla sú predpokladaný príklad, orientačné hodnoty pochádzajú z tabuľky vyššie.

Stav izby, checklisty a minibar

Stanovte, čo ktorý stav vo tvojom hoteli znamená a kto ho smie nastaviť. „Uprataná“ znamená: upratovanie je hotové. „Skontrolovaná“ znamená: vedúca housekeepingu alebo skúsená kolegyňa izbu prevzala. Či smie recepcia izbu prideliť už v stave „uprataná“, alebo až v stave „skontrolovaná“, je rozhodnutie hotela. V malých prevádzkach bez vedúcej housekeepingu často stačí „uprataná“; v hoteloch s novým alebo striedajúcim sa personálom sa kontrola oplatí.

Checklisty robia zo stavu pracovný postup. Odchodová izba má iné úlohy než pobytová izba alebo kontrola minibaru. Udržuj zoznamy krátke, s piatimi až desiatimi konkrétnymi bodmi, a píšte ich tak, aby aj brigádnička v prvý deň pochopila, čo sa myslí. Checklist nenahradí záverečný pohľad, ale zabráni tomu, aby chýbajúci pohár v kúpeľni vyšiel najavo až u hosťa.

Minibar je klasické miesto strát: spotreba sa zapíše na papierik, papierik nedorazí na recepciu a hosť už odišiel. Lepšie je, keď housekeeping zapíše spotrebu priamo k rezervácii, kým je hosť ešte v hoteli, ideálne pri upratovaní počas pobytu a najneskôr ráno v deň odchodu.

Recepcia a housekeeping: menej volania, menej stresu z nedostatku ľudí

Väčšina trenia vzniká na rozhraní: recepcia sa trikrát pýta na izbu 12, pretože hosť príde skôr, a housekeeping sa až o 13:00 dozvie, že izba 7 má predĺženie. Oboje sa dá vyriešiť spoločným stavom. Keď chyžná nastaví stav, recepcia ho hneď vidí. Keď recepcia zarezervuje predĺženie, zmení sa plán poschodia.

Dohodniš pevné pravidlá: skoršie príchody a osobitné želania idú housekeepingu ako poznámka pri izbe, nie ako zavolanie na chodbe. Poruchy sa hlásia ako úloha a izba sa v prípade potreby hneď zablokuje. Vedúca housekeepingu udržiava plán aktuálny, recepcia sa pýta v systéme, nie telefonicky.

Nedostatok personálu sa v housekeepingu stal pre mnohé hotely normálnym stavom. Dobrý plán nepridá ruky navyše, ale pomôže správne nasadiť tie, ktoré máš. Rozhodujúce je, čo vynecháš, keď je situácia napätá, a že toto rozhodnutie je urobené vopred.

Ako to rieši STRYK

V STRYK je prehľad izieb a housekeepingu ten istý, s ktorým pracuje aj recepcia. Denný plán vzniká zo skutočnej obsadenosti: odchody, pokračujúce pobyty a príchody prichádzajú priamo z rezervácií, zoradené podľa priority, poschodia a čísla izby. Keď recepcia predĺži rezerváciu alebo príde rezervácia z portálu, plán sa zmení s ňou. Uložíš si svojich pracovníkov housekeepingu s ich poschodiami a izby pridelíš ručne, alebo necháš STRYK pre dnešný deň pripraviť návrh, buď rovnomerne rozdelený, alebo podľa poschodí. Návrh skontroluješ, skôr než sa uloží.

K dispozícii sú stavy izieb špinavá, uprataná, skontrolovaná, nerušiť a mimo prevádzky, k tomu stavy ako generálne upratovanie, výmena bielizne, kontrola minibaru alebo turndown, ktoré zapneš podľa potreby. Určíš, či je izba pripravená na obsadenie už v stave „uprataná“, alebo až v stave „skontrolovaná“. Pre každý stav uložíš checklist; STRYK začína s praktickými predvolenými zoznamami, ktoré upravíš podľa svojho štandardu. Položky minibaru udržiavaš s cenou a spotreba sa zapisuje priamo k rezervácii. Každá zmena stavu zostáva dohľadateľná v histórii izby.

Pre poschodie je k dispozícii plán housekeepingu v PDF v 18 jazykoch STRYK, takže každá kolegyňa dostane svoj plán vo svojom jazyku. Na želanie STRYK plán každé ráno v nastavenom čase automaticky pošle e-mailom uloženým príjemcom. Tím vidí plán aj v aplikácii STRYK pre iPhone a Android.