PMS jednoducho vysvetlené
Property Management System je jedno miesto, kde každý v hoteli vidí rovnaký aktuálny stav.Keď hosť zavolá, že chce na víkend dvojlôžkovú izbu, tvoja recepcia musí za pár sekúnd vedieť: Je niečo voľné, koľko to stojí a platia nejaké podmienky, napríklad minimálna dĺžka pobytu? Presne na túto otázku odpovedá PMS. Drží pokope izbový fond, ceny a všetky existujúce rezervácie.
Kedysi bol PMS program nainštalovaný na počítači na recepcii. Dnes je to väčšinou cloudový softvér, ktorý beží v prehliadači. Pre hotel to znamená: žiadny vlastný server, žiadne aktualizácie z CD a žiadne starosti, keď počítač na recepcii vypovie službu. Údaje sú chránené v dátovom centre a dostupné z každého schváleného zariadenia.
Pojem sa používa v užšom aj širšom zmysle. V užšom zmysle znamená PMS správu rezervácií a izieb. V praxi dnes hoteliéri očakávajú oveľa viac: účty, channel manager, online rezervácie na vlastnom webe a online check-in patria pre väčšinu ubytovacích zariadení k štandardu.
Tieto oblasti patria do moderného hotelového softvéru
Nie každé ubytovanie potrebuje každý modul. Nasledujúci prehľad ukazuje, čo hotel s 10 až 80 izbami v bežnej prevádzke skutočne používa a na čo.
| Oblasť | Čo s ňou tvoj tím vybaví | Dôležité pre |
|---|---|---|
| Rezervácie a plán obsadenosti | Zakladanie, zmeny a storná rezervácií; obsadenosť na niekoľko týždňov na jeden pohľad; prideľovanie izieb | Recepcia, vedenie |
| Izby a kategórie | Izbový fond, kategórie, blokácie pre rekonštrukciu alebo poruchu | Recepcia, údržba |
| Housekeeping | Denný plán, stav izieb (špinavá, uprataná, skontrolovaná), úlohy a checklisty | Vedúca housekeepingu, chyžné |
| Hostia a komunikácia | Kartotéka hostí, preferencie, potvrdenia a správy k rezervácii | Recepcia, rezervačné oddelenie |
| Ceny a sadzby | Sezónne ceny, sadzby s raňajkami aj bez, minimálny pobyt, zľavy | Vedenie, revenue |
| Účty a platby | Účet z rezervácie, zálohy, otvorené pohľadávky, miestna daň za ubytovanie | Recepcia, účtovníctvo |
| Channel manager | Aktuálna dostupnosť a ceny na Booking.com, Expedia a ďalších portáloch | Obchod, vedenie |
| Rezervačný systém (booking engine) | Priame rezervácie na webe hotela, bez provízie portálu | Obchod, marketing |
| Online check-in a evidencia hostí | Zber údajov hostí pred príchodom, príprava registračného lístka | Recepcia |
| Reporty | Obsadenosť, priemerná cena (ADR), RevPAR, tržby podľa oblastí | Vedenie, majitelia |
Čo dobrý PMS zmení v každodennej prevádzke hotela
Najväčším prínosom je málokedy jedna konkrétna funkcia. Je to spoločný stav: recepcia vidí, že izba 12 je už uprataná. Housekeeping vidí, že hosť do izby 14 príde skôr. Vedenie vidí, ako sú zarezervované nasledujúce štyri týždne, bez toho, aby niekto musel zostavovať prehľad.
V mnohých malých hoteloch dnes beží vedľa seba päť nástrojov: rezervačný program, Excel pre housekeeping, extranet Booking.com, fakturačný program a e-mailová schránka. Každý nástroj sám osebe funguje, ale odovzdávanie informácií medzi nimi stojí každý deň čas a vedie k overbookingu alebo zabudnutým položkám na účte.
Cloudový PMS, alebo nainštalovaný softvér?
Nainštalovaný hotelový softvér beží na počítači alebo serveri priamo v hoteli. Dlho bol štandardom a vo veľkých hoteloch je stále rozšírený. Cloudový PMS beží v prehliadači a dodávateľ ho prevádzkuje, zálohuje a priebežne aktualizuje.
Pre malé a stredné hotely hovorí v prospech cloudu takmer všetko: platíš mesačný poplatok namiesto drahej licencie, nepotrebuješ IT správcu v dome a z domu si môžeš pozrieť, ako je obsadený víkend. Dôležité je, aby dodávateľ otvorene uviedol, kde sa údaje spracúvajú, ako sa zálohujú a kto k nim má prístup.
| Kritérium | Cloudový PMS | Nainštalovaný softvér |
|---|---|---|
| Štart | Zriadiť prístup, prevziať údaje, začať | Server, inštalácia, často návšteva technika |
| Náklady | Mesačný poplatok, zvyčajne za izbu | Licencia plus servisná zmluva a hardvér |
| Aktualizácie | Priebežne a automaticky | Podľa termínu, niekedy za poplatok |
| Prístup | Z každého schváleného zariadenia s prehliadačom | Väčšinou len v sieti hotela |
| Zálohovanie údajov | Zabezpečuje dodávateľ | Zabezpečuje hotel alebo IT partner |
Podľa čoho spoznáš dobrý hotelový systém
Pri predvádzaní si nenechaj ukazovať menu, ale svoj vlastný deň. Prejdiš skutočnú rezerváciu: dopyt, potvrdenie, pridelenie izby, príchod, zmena izby, minibar, účet, odchod, upratovanie. Kde ťa systém núti k pomocným zoznamom, tam sa bude v bežnej prevádzke zadrhávať.
Kontrolný zoznam na predvádzanie
- Testovacia rezervácia prejde od dopytu až po účet bez papierikov a Excelu.
- Recepcia aj housekeeping vidia rovnaký stav izby v reálnom čase.
- Rezervácia z portálu sa objaví v pláne obsadenosti bez prepisovania.
- Cena sa zmení raz a platí na webe aj v portáloch.
- Cena za izbu je jasne uvedená, doplnkové moduly a provízie sú otvorene vyčíslené.
- Každá kolegyňa a každý kolega pracuje s vlastným prístupom a zodpovedajúcimi oprávneniami.
- Softvér je dostupný v jazyku tvojho tímu.
- Dodávateľ pomôže s prenosom údajov z doterajšieho systému.
Ako to rieši STRYK
STRYK Hotel Management je cloudový PMS zo Salzburgu pre malé a stredné hotely, penzióny a aparthotely. Rezervácie, plán obsadenosti, izby a housekeeping, hostia, ceny, fakturácia, rezervačný systém a darčekové poukážky sú prepojené v jednom systéme a zahrnuté v základnej cene. Online check-in a samoobslužný kiosk sú vlastné moduly, tiež zahrnuté v základnej cene. Prepojte Booking.com, Expedia, Airbnb a ďalšie portály so STRYK. Ceny a dostupnosť spravuj na jednom mieste a rezervácie z portálov rieš v kalendári.
Cena je zámerne jednoduchá: 59 € základný poplatok plus 6 € za izbu a mesiac, bez DPH pri ročnom vyúčtovaní. Neplatíš žiadny poplatok za zriadenie, počet používateľov nie je obmedzený a STRYK môžeš 14 dní bezplatne vyskúšať. Rozhranie je dostupné v 18 jazykoch, takže s istotou pracuje aj tvoj medzinárodný tím.
K úprimnosti patrí aj to, čím STRYK nie je: STRYK nie je pokladničný systém pre reštauráciu; platby v hotovosti a kartou na recepcii podpisuje len s modulom „Pokladnica a fiškalizácia“. Tržby z reštaurácie alebo baru možno cez otvorené rozhranie pre pokladnice zaúčtovať na izbu. STRYK beží v prehliadači a ako aplikácia STRYK pre iPhone a Android.
