Čo je hotelový operačný systém
Pojem znie technicky, ale ide o niečo veľmi praktické: jedno miesto, kde každý v hoteli vidí rovnaký aktuálny stav.Operačný systém v počítači zabezpečuje, že všetky programy pracujú s rovnakými súbormi. Hotelový operačný systém, často označovaný ako hotel OS alebo hotelový softvér všetko v jednom (all-in-one), robí to isté pre tvoj hotel: rezervácia, ktorá príde z Booking.com, je v tom istom okamihu v pláne obsadenosti, v pláne housekeepingu, v kartotéke hostí a neskôr na účte. Nikto ju nemusí prepisovať, preposielať ani prenášať do druhého zoznamu.
Opakom sú oddelené riešenia. Klasický PMS spravuje rezervácie, samostatný channel manager komunikuje s portálmi, rezervačný systém na webe má iného dodávateľa, online check-in beží cez ďalší nástroj, poukážky sa predávajú v e-shope a čo sa nikam nezmestí, skončí v Exceli. Každý z týchto programov má vlastný izbový fond alebo vlastný zoznam hostí, ktoré sa musia cez rozhrania neustále zosúlaďovať.
Rozdiel sa neukáže na prezentácii, ale v plne obsadenú sobotu. Keď hosť na recepcii mení rezerváciu, musí pri oddelených riešeniach táto zmena prejsť niekoľkými systémami. V hotel OS existuje len jeden záznam a ten zmeníš raz.
Typická sada nástrojov dnes a jeden systém v porovnaní
Nasledujúci prehľad ukazuje, ako často vyzerá bežný deň v malom alebo strednom hoteli s oddelenými nástrojmi a čo sa zmení, keď rovnaké úlohy bežia v jednom systéme. Nie každý hotel používa všetky nástroje, ale väčšina sa spozná v troch alebo štyroch riadkoch.
| Úloha | Dnes s oddelenými nástrojmi | V hotel OS |
|---|---|---|
| Rezervácie a obsadenosť | PMS alebo rezervačný kalendár, popri tom papieriky s telefonickými rezerváciami | Jeden plán obsadenosti pre všetky kanály, aj pre walk-in a telefón |
| Portály ako Booking.com a Expedia | Samostatný channel manager s vlastnou zmluvou a vlastným priradením izieb | Channel manager v systéme, ten istý stav izieb ako recepcia |
| Priame rezervácie na webe | Rezervačný systém ďalšieho dodávateľa, ceny sa čiastočne udržiavajú dvakrát | Rezervačný systém pracuje s rovnakými cenami a izbami |
| Online check-in a údaje na hlásenie | Formulárový nástroj alebo papier, údaje sa na recepcii prepisujú | Hosť vyplní údaje pred príchodom, údaje idú rovno do rezervácie |
| Poukážky | E-shop s poukážkami s vlastným zoznamom, uplatnenie sa zosúlaďuje ručne | Predaj aj uplatnenie v tom istom systéme, zostatková hodnota je hneď viditeľná |
| Housekeeping | Excelová tabuľka, ráno vytlačená, zmeny sa hlásia ústne | Denný plán vzniká z príchodov a odchodov, stav vidia všetci |
| Účet a záloha | Fakturačný program, zálohy vo vlastnom zozname | Účet z rezervácie, zálohy sú naviazané na rezerváciu |
| Vyhodnotenia | Raz mesačne poskladané v Exceli z niekoľkých exportov | Obsadenosť, tržby a zdroje rezervácií priamo z rovnakých údajov |
Čo patrí do jedného systému a čo je lepšie napojiť
Všetko v jednom neznamená, že jeden program musí vedieť všetko. Znamená to, že všetko, čo sa týka izby a hosťa, je na jednom mieste.Hranicu najlepšie určíš otázkou: Potrebuje táto úloha izbový fond, rezerváciu alebo hosťa? Ak áno, patrí do hotel OS. Rezervácie, ceny, portály, priame rezervácie, check-in, housekeeping, komunikácia s hosťami, účty a poukážky sú všetky naviazané na rezerváciu. Keď ich oddelíš, vzniknú presne tie zosúlaďovania, ktorých sa chceš zbaviť.
Inak je to pri oblastiach s vlastnou odbornou logikou a vlastnými zákonnými povinnosťami. Reštauračná alebo barová pokladnica musí v Rakúsku a Nemecku spĺňať osobitné požiadavky na zabezpečenie dokladov; tu je správna špecializovaná pokladnica, ktorá tržby cez rozhranie účtuje na izbu. Účtovníctvo zostáva u daňového poradcu, ktorý dostane údaje ako export vo svojom formáte. Zámky dverí, telefónna ústredňa alebo mzdy sú tiež samostatné svety.
| Oblasť | Odporúčanie | Prečo |
|---|---|---|
| Rezervácie, obsadenosť, izby, blokácie | V systéme | To je jadro, na ktorom visí všetko ostatné |
| Channel manager a rezervačný systém | V systéme | Jeden izbový fond a jeden cenník chránia pred overbookingom a dvojitou údržbou |
| Online check-in, údaje na hlásenie, poukážky | V systéme | Potrebujú rezerváciu a hosťa; oddelené znamenajú prepisovanie a zosúlaďovacie zoznamy |
| Housekeeping a komunikácia s hosťami | V systéme | Žijú z príchodov, odchodov a stavu rezervácie |
| Účet, záloha, miestny poplatok | V systéme | Účet má vznikať z rezervácie, nie z druhého zadávania |
| Reštauračná a barová pokladnica | Cez rozhranie | Vlastné povinnosti k zabezpečeniu dokladov; tržby sa účtujú na izbu |
| Finančné účtovníctvo u daňového poradcu | Cez export | Daňový poradca pracuje vo svojom programe a potrebuje čisté údaje vo vhodnom formáte |
| Zámky dverí, telefón, mzdy | Samostatné systémy | Mimo odboru; napojiť len vtedy, keď to v prevádzke naozaj ušetrí prácu |
Koľko oddelené nástroje naozaj stoja
Kto porovnáva oddelené riešenia so systémom všetko v jednom, pozerá sa zvyčajne na mesačné poplatky. Tie sú však len časťou účtu. Pridávajú sa poplatky za rozhrania, provízie jednotlivých nástrojov z rezervácií alebo poukážok a predovšetkým čas, ktorý tvoj tím strávi prenášaním, zosúlaďovaním a hľadaním chýb. Tento čas sa neobjaví na žiadnej faktúre, ale chýba na recepcii, keď má hosť otázku.
Spočítaj si to pre svoj hotel poctivo: Koľkokrát týždenne sa telefonická rezervácia dodatočne zadáva do extranetu, záloha odškrtáva v zozname, check-in formulár prepisuje alebo poukážka v e-shope označuje ako uplatnená? Už pár minút na jeden úkon dá za rok prekvapivo veľa hodín.
Prechod krok za krokom
Prechod na hotel OS nie je skok do studenej vody, ak ho naplánuješ po etapách.Najväčšou obavou mnohých hotelierov je deň prechodu: Čo sa stane s rezerváciami, ktoré už sú v starom systéme, a čo ak prvý deň niečo chýba? Odpoveďou je jasný postup so skúšobným behom a pevným dňom prechodu. Do tohto dňa pracuje tím v starom systéme, potom už len v novom. Súbežná prevádzka počas celých týždňov je pri zmene systému najčastejšou príčinou dvojitých rezervácií.
Prechod v šiestich krokoch
- 01Zmapovať súčasný stav
Spíšte všetky nástroje, zoznamy a papieriky, s ktorými tím dnes pracuje, a kto ich udržiava. Z toho vyplynie, čo musí nový systém pokryť.
- 02Nastaviť základy
Založ izby, kategórie, sadzby, storno podmienky a používateľov so zodpovedajúcimi právami. V cloudovom systéme to zvyčajne zvládneš za pár dní.
- 03Prevziať údaje so skúšobným behom
Exportuj hostí a budúce rezervácie zo starého systému, priraď stĺpce a spusti skúšobný beh. Ukáže, čo by sa založilo, prepojilo alebo preskočilo, bez toho, aby sa čokoľvek zmenilo.
- 04Odohrať skúšobný deň
Prejdiš celý príchod, zmenu izby, doplnkovú službu, účet a odchod kompletne v novom systéme, spolu s recepciou a housekeepingom.
- 05Určiť deň prechodu a prepojiť portály
V deň prechodu prevezmiš posledné zmeny, pripojte portály k novému channel managerovi a od tej chvíle rezervuj len v novom systéme.
- 06Vypovedať staré nástroje
Až keď dva alebo tri týždne všetko beží pokojne, ukončiš staré zmluvy a predtým exportuj údaje, ktoré musíš uchovávať.
Ako to rieši STRYK
STRYK Hotel Management je postavený ako hotelový operačný systém pre malé a stredné hotely, penzióny a apartmánové domy. Plán obsadenosti, izby a uzávierky, housekeeping, profily hostí, komunikácia s hosťami e-mailom, ceny a tarify, miestny poplatok, fakturácia a online platby sú v jednom systéme. Rezervačný systém a predaj darčekových poukážok pracujú s tým istým stavom izieb; online check-in a samoobslužný kiosk sú vlastné moduly zahrnuté v základnej cene. Prepojte Booking.com, Expedia, Airbnb a ďalšie portály so STRYK. Ceny a dostupnosť spravuj na jednom mieste a rezervácie z portálov rieš v kalendári.
Pri každej rezervácii, či už na recepcii, cez web, cez portál, pri importe údajov alebo pri zmene izby, STRYK tesne pred uložením overí, či je v kategórii naozaj voľno na všetky noci. Posledná izba sa tak nesľúbi dvakrát. Pre reštauráciu existuje rozhranie k pokladnici, cez ktoré sa tržby účtujú na izbu; STRYK nie je reštauračná pokladnica; na platby na recepcii je v Rakúsku a Nemecku modul „Pokladnica a fiškalizácia“. Pre daňového poradcu STRYK vytvára exporty, okrem iného vo formáte DATEV a BMD.
Prechod uľahčuje import údajov: priradíš stĺpce z doterajšieho systému, STRYK údaje skontroluje a v skúšobnom behu ukáže, čo by sa importovalo, skôr než čokoľvek uloží. Cena zostáva jednoduchá: základný poplatok 59 € plus 6 € za izbu a mesiac, bez DPH a pri ročnej fakturácii, s rezervačným systémom, darčekovými poukážkami a pokladničným rozhraním v základnej cene, s online check-inom a kioskom ako vlastnými modulmi zahrnutými v základnej cene, bez zriaďovacieho poplatku a bez obmedzenia používateľov. STRYK beží v prehliadači a ako aplikácia STRYK pre iPhone a Android.
