Clientes habituais no hotel
Gerir clientes habituais: ficheiro de hóspedes e descontos no hotel
A STRYK cria para cada hóspede uma ficha com as estadias e os registos, alerta para duplicados e guarda as regras de desconto por hóspede. A receção reconhece os clientes habituais sem folhear papéis.
- Todas as estadias de um hóspede numa única ficha
- Alerta em caso de ficha de hóspede duplicada
- Regras de desconto por hóspede
Em resumo
Gerir clientes habituais significa reconhecer cada hóspede que regressa com as estadias anteriores e tratá-lo em conformidade. Na STRYK, isso é feito pelo ficheiro de hóspedes: uma ficha por hóspede com estadias, registos e atividades, alerta de duplicados e regras de desconto por hóspede. O ficheiro de hóspedes faz parte do preço base, composto por uma taxa base e um valor por quarto.
Atualizado
Onde os clientes habituais se perdem no dia a dia
Em casas em que um hóspede em cada dois já esteve antes, o reconhecimento depende muitas vezes de uma só pessoa.
- Hoje
A Sra. Weiß está no ficheiro como «Weiss, Karin», como «Weiß K.» e ainda uma vez com a morada da empresa. Só a proprietária sabe qual o registo que contém as estadias anteriores.
Com o STRYKAo criar uma ficha de hóspede, a STRYK compara nome, data de nascimento e contactos e avisa de um possível duplicado. A receção decide então se se trata do mesmo hóspede, antes de ser criada uma terceira entrada.
Ler mais - Hoje
O pedido de um quarto virado para o jardim está num papel amarelo colado ao monitor. Ao sábado, o substituto na receção não o encontra.
Com o STRYKAs notas e etiquetas ficam associadas à reserva, e a ficha mostra todas as estadias do hóspede. O substituto procura o nome na pesquisa global e vê quando o hóspede esteve pela última vez e o que ficou registado.
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O desconto para cliente habitual é recalculado em cada fatura: eram dez por cento ou cinco? Conforme o turno, sai um valor diferente.
Com o STRYKPara o hóspede fica registada uma vez a regra de desconto no sistema. As mudanças de turno e os substitutos aplicam a mesma regra, e a regra fica associada ao hóspede, não à memória de uma pessoa.
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Quatro contactos com clientes habituais num só dia
Um dia-tipo no Hotel Nordlicht, 24 quartos: o turno da tarde, o da manhã e a proprietária partilham o mesmo ficheiro de hóspedes.
Quem telefona dá apenas o nome
Um senhor telefona e quer «como sempre» uma semana em outubro. O turno da manhã introduz o nome na pesquisa global e abre a ficha. Vê as estadias anteriores, a categoria do quarto e as datas, antes de ser preciso perguntar pelo ano passado.
Duplicado na criação
Para um pedido recebido por e-mail, a receção cria um novo hóspede. A STRYK assinala uma ficha existente com o mesmo nome e data de nascimento. A receção verifica os contactos e usa a ficha existente em vez de criar uma segunda.
Desconto na reserva
Um casal reserva pela quarta vez. A regra de desconto deste hóspede está registada: a receção não precisa de perguntar nem procurar uma percentagem. O turno da tarde vê mais tarde na reserva a mesma condição.
Chegada com nota
Na receção, o turno da tarde abre a reserva e lê a nota da última estadia. Pode receber o hóspede pelo nome e propor o quarto desejado, se estiver livre na categoria.
Mensagem ao hóspede que partiu
Para o hóspede que partiu hoje de manhã, uma automatização enviou uma mensagem de agradecimento a partir do modelo. Se o hóspede responder, o e-mail chega à caixa desta reserva e a equipa vê a conversa num só lugar.
O que o ficheiro de hóspedes oferece aos clientes habituais
Para quem regressa, contam sobretudo estas funções do ficheiro de hóspedes. A lista completa está na página dedicada aos hóspedes.
Ficha de hóspede com histórico
Cada ficha reúne as estadias, os registos e as atividades de um hóspede. Quem está na receção vê numa só página o que aconteceu até agora.
Ler maisAlerta de duplicados
A STRYK compara nome, data de nascimento e contactos e avisa de uma segunda ficha da mesma pessoa. A decisão continua a caber à receção.
Ler maisRegras de desconto por hóspede
Para os clientes habituais, define-se uma regra de desconto na ficha do hóspede. O desconto deixa de ser recalculado em cada fatura.
Ler maisMensagens após a partida
As automatizações enviam modelos em momentos fixos, por exemplo após a partida, e mantêm um registo. Um teste mostra antecipadamente o que seria enviado. O envio é feito por e-mail.
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Clientes habituais em fichas de cartão e no ficheiro de hóspedes
Uma comparação das tarefas que surgem todos os dias na receção.
| Tarefa | Com fichas e papéis | Com STRYK |
|---|---|---|
| Reconhecer o hóspede | Ficha de cartão, lista em Excel ou a memória da proprietária | Pesquisa pelo nome, ficha com todas as estadias |
| Entradas duplicadas | Só se notam quando falta o histórico | Alerta na criação, com nome, data de nascimento e contactos |
| Notas sobre a estadia | Papel no monitor, bloco na receção | Notas e etiquetas na reserva, legíveis por cada turno |
| Desconto para cliente habitual | Percentagem recalculada em cada fatura | Regra de desconto por hóspede, registada uma vez |
| Contacto após a partida | Um postal no verão, se alguém se lembrar | Automatização com modelo num momento fixo, com registo |
| Resposta do hóspede | Chega à caixa de correio privada de uma pessoa | Reunida na caixa da reserva |
Um preço que cresce com o teu alojamento
O ficheiro de hóspedes faz parte do produto principal e não tem custo adicional. Paga-se uma taxa base mais um valor por quarto; o número de utilizadores não altera o preço.
Preços em detalhe€ 59 taxa base + € 6 por quarto ou unidade por mês
Exemplo com 18 quartos€ 167por mês
- 14 dias de teste gratuito
- Sem taxa de instalação
- Acompanhamento personalizado no arranque
Preços líquidos, faturação anual. 20 % de desconto na taxa base no primeiro ano de contrato.
Do papel ao ficheiro de hóspedes
Os dados de hóspedes existentes não precisam de ser introduzidos de novo.
Reunir a lista de hóspedes
Juntas o que existe: lista em Excel, exportação do programa antigo ou os endereços do programa de e-mail. Para a importação bastam CSV, XLSX ou ZIP.
Teste da importação
A importação acompanhada verifica primeiro o ficheiro num teste e entrega um relatório de erros. Só depois escreve os dados reais no ficheiro de hóspedes.
Rever os duplicados
As mesmas pessoas escritas de forma diferente surgem após a importação, para serem revistas pela receção. Cabe a quem gere decidir se duas entradas se referem à mesma pessoa.
Criar as regras de desconto
Nos hóspedes que recebem um desconto, regista a regra de desconto. A partir daí ninguém tem de se lembrar das percentagens.
Perguntas frequentes
Como percebo que um hóspede já esteve cá?
Pela pesquisa por nome ou contactos. A pesquisa global encontra hóspedes, reservas, faturas, propostas e quartos. A ficha do hóspede mostra então as estadias, os registos e as atividades desse hóspede.
O que acontece com as fichas de hóspede duplicadas?
A STRYK avisa quando nome, data de nascimento e contactos correspondem a uma ficha existente. O aviso aparece antes de ser criada uma segunda entrada. Cabe à receção verificar se se trata da mesma pessoa.
Posso dar automaticamente um desconto aos clientes habituais?
Sim, através de regras de desconto que se definem por hóspede, por exemplo para clientes habituais. A regra fica registada uma vez, em vez de se pensar no desconto em cada fatura. Depois, aplica-se a todas as reservas desse hóspede.
Posso escrever aos clientes habituais depois da estadia?
Sim, por e-mail. As automatizações enviam mensagens a partir de modelos em momentos fixos, por exemplo após a partida, e mantêm um registo. Se o hóspede responder, o seu e-mail aparece na caixa da reserva.
Como registo uma preferência, por exemplo o quarto virado para o jardim?
Como nota ou etiqueta na reserva. Na estadia seguinte, abre-se a ficha do hóspede e consultam-se as notas das reservas anteriores. O quarto desejado atribui-se antes da chegada, se estiver livre na categoria.
Que dados de hóspedes posso guardar?
Estão definidos pela legislação de proteção de dados e pelas obrigações de registo do país, e não pelo software. Quais os dados necessários e por quanto tempo, esclarece-se com o consultor de proteção de dados. A STRYK disponibiliza para o hotel um contrato de subcontratação de tratamento de dados e separa os dados por hotel.
Todos os colaboradores veem todas as fichas de hóspede?
Depende das permissões. Cada pessoa tem um acesso próprio com uma função, e o registo de atividade mostra quem alterou o quê. Quais as funções que podem ver o quê é definido pelo hotel.
Tirar os clientes habituais do fichário de cartão
Indica o número de quartos e onde estão hoje os dados dos hóspedes: Excel, fichário de cartão ou programa antigo. No teste de 14 dias, importa-se a lista de hóspedes e vê-se quais os duplicados que a STRYK assinala.