Controlo de gestão para unidades pequenas
Controlo de gestão hoteleira: cinco números mensais para 24 quartos
Taxa de ocupação, ADR, RevPAR, faturação por área e faturas em aberto, com fórmula e exemplo de cálculo. Os dados vêm dos relatórios e exportações que a STRYK disponibiliza por área.
- Lista de reservas por mês em CSV ou XLSX
- Relatórios e exportação em PDF, Excel e CSV
- As faturas emitidas mantêm-se inalteradas
Em resumo
O controlo de gestão de uma unidade pequena assenta em cinco números mensais: taxa de ocupação, ADR, RevPAR, faturação por área e faturas em aberto. Calculam-se a partir dos dados de reservas e faturação que a STRYK disponibiliza como relatório ou exportação em PDF, Excel e CSV. Custo: valor base mensal mais um montante por quarto, teste de 14 dias.
Atualizado
Onde os números mensais ficam presos nas unidades pequenas
Quem compõe o relatório mensal sozinho raramente falha nas fórmulas. O problema está nos dados de várias fontes e nos números que cada pessoa conta de maneira diferente.
- Hoje
O relatório mensal fica pronto ao terceiro dia útil, numa folha de Excel. Reservas vindas do programa de reservas, receitas da contabilidade e cinco separadores que ninguém além de si compreende.
Com o STRYKReservas, faturas e pagamentos estão num só sistema. Filtra-se a lista de reservas pelo mês, exporta-se em CSV ou XLSX e calculam-se os cinco números num modelo fixo.
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A proprietária indica 74 % de ocupação, o dono 70 %. Ambos têm razão: um não conta os quartos em obras, o outro conta todos os 24.
Com o STRYKAs fórmulas desta página definem o que entra no denominador. Os quartos bloqueados registam-se como bloqueio de quarto, para que o período continue verificável.
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A família proprietária recebe todos os meses um resumo diferente: umas vezes uma fotografia da tabela, outras um e-mail com três números. As comparações com o mês anterior fazem-se só de memória.
Com o STRYKTodos os meses enviam-se os mesmos cinco números, pela mesma ordem, em ficheiro Excel ou PDF. O orçamento mantém-se à parte, na sua própria folha.
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O fecho mensal no Hotel Nordlicht
Imagine-se que a proprietária do Hotel Nordlicht, com 24 quartos, fecha setembro no segundo dia útil de outubro. A receção da manhã dá-lhe apoio.
Fechar bem o último dia
Primeiro, a receção fecha o dia 30 de setembro. A forma como o fecho diário mostra partidas pendentes e rascunhos está explicada na página própria.
Filtrar a lista de reservas pelo mês
A proprietária define o filtro para as estadias de setembro e exporta a lista em CSV. No Excel passa a ter uma linha por reserva, com a qual continua a trabalhar.
Calcular taxa de ocupação, ADR e RevPAR
Introduzes no modelo as dormidas vendidas e as disponíveis. O quarto 11 esteve bloqueado seis dias, por isso o denominador tem 714 noites em vez de 720. Resultado: 70,0 % de ocupação.
Transferir a faturação por área
Alojamento, pequeno-almoço e bar retiram-se dos relatórios de cada área. A receção emite antes os últimos rascunhos de fatura, porque as faturas emitidas são imutáveis. Depois disso, a soma já não muda.
Verificar as faturas em aberto à data de referência
Quatro faturas continuam por pagar a 30 de setembro. Com a importação do extrato bancário, a proprietária associa os pagamentos recebidos antes de entregar a lista à receção para cobrança.
Relatório ao proprietário e ao contabilista
Os cinco números seguem em ficheiro Excel para a família proprietária. Os dados para a contabilidade seguem pela entrega ao contabilista certificado.
De onde vêm os números no STRYK
A STRYK fornece os dados brutos dos cinco indicadores. Como calcular a partir deles está na tabela desta página.
Relatórios por área
Cada área, desde as reservas até à contabilidade, fornece relatórios em PDF, Excel e CSV. Usa o ficheiro Excel no seu modelo e o PDF na conversa com os proprietários.
Ler maisLista de reservas com exportação
A lista de reservas pode limitar-se a um mês com filtros por coluna e exportar-se em CSV ou XLSX. A partir daí contam-se as dormidas vendidas.
Ler maisUma faturação mensal que não se altera
Ninguém volta a alterar uma fatura emitida. Uma correção aparece como nota de crédito no mês em que surge, por isso o mês de setembro comunicado mantém-se.
Ler maisPerfis e registo de atividade
A proprietária atribui à receção apenas os direitos de que precisa. O registo de atividade mostra quem alterou o quê, quando um número é questionado.
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Cinco números mensais para 24 quartos
Os valores são um exemplo: Hotel Nordlicht em setembro, com 30 dias. As receitas consideram-se sem IVA.
| Indicador | Como se calcula | Hotel Nordlicht, setembro |
|---|---|---|
| Taxa de ocupação | Dormidas vendidas divididas pelas dormidas disponíveis, vezes 100. As dormidas disponíveis são quartos vezes dias, sem os dias de quarto bloqueado. | 500 dormidas vendidas em 714 disponíveis (24 vezes 30 menos 6 dias bloqueados) dão 70,0 %. |
| ADR (tarifa média diária) | Receita de alojamento dividida pelas dormidas vendidas. O pequeno-almoço e a taxa turística ficam de fora. | 47 500 € de alojamento divididos por 500 noites dão 95,00 €. |
| RevPAR (receita por quarto disponível) | Receita de alojamento dividida pelas dormidas disponíveis. Dá o mesmo resultado que ADR vezes a taxa de ocupação. | 47 500 € divididos por 714 noites dão 66,53 €. Prova: 95,00 × 0,700 dá também 66,53. |
| Faturação por área | Receitas líquidas separadas por área, sem movimentos de passagem como a taxa turística. | Alojamento 47 500 €, pequeno-almoço 7000 €, bar e minibar 2300 €, num total de 56 800 €. |
| Faturas em aberto | Soma e número das faturas emitidas ainda não pagas à data de referência. | Quatro faturas, no total de 3120 €, a 30 de setembro. |
Um preço que cresce com o teu alojamento
Relatórios, exportação e registo de atividade fazem parte do produto principal. O preço depende do número de quartos; utilizadores adicionais não têm custo extra.
Preços em detalhe€ 59 taxa base + € 6 por quarto ou unidade por mês
Exemplo com 24 quartos€ 203por mês
- 14 dias de teste gratuito
- Sem taxa de instalação
- Acompanhamento personalizado no arranque
Preços líquidos, faturação anual. 20 % de desconto na taxa base no primeiro ano de contrato.
Lista de fecho mensal para unidades pequenas
Estes cinco passos seguem-se todos os meses pela mesma ordem. Com o tempo, o fecho fica mais curto, porque já não se decide nada de novo.
Fechar o último dia
Confirma que não há partidas sem check-out nem rascunhos de fatura do mês por fechar. Só depois o mês fica pronto a contar.
Exportar a lista de reservas
Filtra pelo mês e exporte em CSV ou XLSX. Guardas o ficheiro com um nome fixo, por exemplo com ano e mês.
Calcular os cinco números
Introduzes noites e receitas no modelo e verifica o RevPAR contra ADR vezes a taxa de ocupação. Se não bater certo, uma contagem está errada.
Conciliar com faturas e banco
A receita de alojamento no modelo tem de corresponder às faturas emitidas. As faturas em aberto consideram-se à data de referência, não à data do cálculo.
Enviar o relatório e entregar os dados
Envias aos proprietários os cinco números com o mês anterior e o mesmo mês do ano anterior. O contabilista recebe os seus dados através da entrega mensal.
Perguntas frequentes
Como se calcula o RevPAR numa unidade pequena?
O RevPAR é a receita de alojamento dividida pelas dormidas disponíveis do mês. No Hotel Nordlicht são 47 500 € divididos por 714 noites, ou seja, 66,53 €. Para controlar, multiplique o ADR pela taxa de ocupação em decimal.
Os quartos bloqueados entram na taxa de ocupação?
Depende da regra que combinar com os proprietários. No exemplo, contamos sem os dias bloqueados, porque o quarto não era vendável. Fixa a regra uma vez por escrito e aplique-a da mesma forma todos os meses.
Porque é que o pequeno-almoço e a taxa turística não entram no ADR?
Porque o ADR deve medir o preço do quarto. O pequeno-almoço é receita de outra área, e a taxa turística é entregue ao município. Se os incluir, o ADR sobe sem que um quarto tenha sido vendido mais caro.
O que deve conter um relatório mensal para os proprietários?
Chegam cinco números: taxa de ocupação, ADR, RevPAR, faturação por área e faturas em aberto. Mostra cada número com o mês anterior e o mesmo mês do ano anterior, e escreve as fórmulas uma vez. O orçamento e a comparação previsto-real mantêm-se na tua própria folha.
Como analisar várias unidades em conjunto?
Numa folha de cálculo comum. Cada hotel vê no STRYK apenas os seus próprios dados, por isso exporte os cinco números por unidade e junta-os no seu modelo. Mais informação na página software para várias unidades.
Os números mensais calculam-se com receita bruta ou líquida?
Com receita líquida, ou seja, sem IVA. Caso contrário, taxas de IVA diferentes para alojamento e pequeno-almoço deslocam os números. Mais importante do que a escolhe é calcular sempre da mesma forma todos os meses e indicá-lo no relatório.
Recalcule um mês da tua unidade
Envias-nos o número de quartos e a folha em que calcula hoje. No teste de 14 dias, exportas um mês da lista de reservas e verifica se os seus cinco números batem certo.