KPI hoteleiros: taxa de ocupação, ADR e RevPAR explicados de forma clara

Os três KPI básicos: taxa de ocupação, ADR e RevPAR

Uma noite de quarto (room night) é um quarto durante uma noite. Um hotel com 25 quartos tem, num mês de 30 dias, 750 noites de quarto disponíveis. Se um quarto for ocupado três noites, são três noites de quarto vendidas. A partir destas duas grandezas e da receita de alojamento, ou sê, a receita da dormida sem pequeno-almoço, restaurante ou spa, nascem os três KPI básicos.

A taxa de ocupação (occupancy) indica que parte das noites de quarto disponíveis foi vendida. O ADR (Average Daily Rate, preço médio por quarto) indica quanto rendeu, em média, cada noite de quarto vendida. O RevPAR (Revenue per Available Room) distribui a receita de alojamento por todas as noites de quarto disponíveis, incluindo as vazias. Assim mostra até que ponto vendeu bem a sua capacidade no conjunto.

Porque é que o RevPAR é tão importante: uma ocupação alta consegue-se quase sempre com preços baixos, e um ADR alto com poucas reservas caras. Ambas as coisas podem prejudicar o hotel. O RevPAR só sobe quando melhora a relação entre preço e ocupação. Decide uma vez no hotel se os quartos bloqueados, por exemplo por obras, contam como disponíveis, e mantém esse critério.

Um exemplo de cálculo para um hotel com 25 quartos

Tomemos um hotel hipotético com 25 quartos em setembro, ou sê, 30 dias. Todos os números são um exemplo e líquidos, sem IVA e sem taxa turística. O hotel vende no mês 510 noites de quarto e obtém com isso uma receita de alojamento de 56.100 €. Com pequeno-almoço, restaurante, bar e extras, a receita total chega a 78.000 €. Depois de pessoal, custo das mercadorias, energia, comissões e restantes custos operacionais, sobra um resultado operacional bruto (GOP) de 24.000 €.

Daqui resultam os KPI: 750 noites de quarto disponíveis, 68 % de taxa de ocupação, 110 € de ADR e 74,80 € de RevPAR. A prova bate certo: 110 € × 68 % dá também 74,80 €. Para o hotel no seu todo, cada quarto disponível rende 104 € de receita total por noite (TRevPAR) e 32 € de resultado operacional (GOPPAR).

O interessante vem na comparação. Suponha que, em setembro do ano anterior, o hotel vendeu 570 noites de quarto a 95 €: 76 % de taxa de ocupação, mas só 54.150 € de receita de alojamento e 72,20 € de RevPAR. A ocupação desceu e, ainda assim, o RevPAR subiu, e foi preciso limpar menos 60 quartos. É exatamente esta leitura que falta quando só se olha para a ocupação.

Olhar para a frente: pickup, pace, antecedência da reserva, mix de canais e taxa de cancelamento

O pickup é o número de noites de quarto que entraram para um período futuro num determinado intervalo, descontados os cancelamentos. Exemplo: para o primeiro sábado de outubro havia na segunda-feira 14 quartos reservados e no domingo 19. O pickup semanal é de cinco quartos. Um pickup invulgarmente alto é sinal de que pode estar demasiado barato; se não aparecer, é altura de uma promoção ou de olhar para os portais.

O pace compara o nível de reservas atual de um período com o que esse mesmo período tinha, com a mesma antecedência, no ano anterior. Se, a 30 dias do fim de semana de outubro, o hotel tem 15 quartos e no ano anterior, no mesmo momento, tinha 11, a procura está adiantada. O pace é o alerta precoce mais importante, porque mostra os desvios semanas antes da estadia.

A antecedência da reserva (booking window) mede quantos dias passam entre a reserva e a chegada. Um hotel urbano vive muitas vezes de reservas de última hora; um hotel de férias na montanha recebe muitas reservas com meses de antecedência. Quem conhece a sua antecedência sabe quando as alterações de preço fazem efeito e quando chegam tarde. O mix de canais mostra por que vias são vendidas as suas noites de quarto: direto, por telefone, através do Booking.com, da Expedia ou de outros portais. É a base para avaliar comissões e dependências.

A taxa de cancelamento relaciona as reservas canceladas com todas as reservas de um período. Se de 180 reservas forem canceladas 18, fica nos 10 %. Se subir claramente, vale a pena olhar para canal e tarifa: as reservas flexíveis de portais são muitas vezes mais canceladas do que as reservas diretas com sinal. Os no-shows ficam num número à parte, porque têm outras causas e outras consequências para a fatura.

Os cinco números que um hotel pequeno deve ver todas as semanas

Um hotel com 15 a 50 quartos não precisa de uma equipa de revenue, mas precisa de um quarto de hora fixo por semana. Pegue, por exemplo, todas as segundas-feiras nos mesmos cinco números, anota o que lhe salta à vista e decide se altera algo em preços ou restrições. Mais importante do que o número perfeito é a regularidade: quem olha da mesma forma todas as semanas reconhece padrões.

Olhe sempre para dois períodos: a semana passada, para aprender, e os próximos 30 a 90 dias, para agir. Para o futuro contam o nível de reservas por data e o pickup dos últimos sete dias; para o passado, RevPAR, ADR e mix de canais.

Erros típicos ao calcular e comparar

O erro mais frequente é a média de toda a época. Uma época de inverno com 72 % de ocupação pode ser feita de férias de Natal cheias e semanas de janeiro meio vazias. A média esconde precisamente as semanas em que poderia ter mexido em preço ou pacotes. Olhe pelo menos para semanas, melhor ainda para dias da semana, e compara períodos de férias com períodos de férias.

O segundo erro é misturar bruto e líquido. Um ADR com IVA, pequeno-almoço e taxa turística é um valor diferente de um ADR líquido só da dormida. Ambos são válidos, mas não comparáveis. Define a base que usa e escreve-a ao lado do número. Isto é especialmente importante se comparar os seus valores com números da extranet de um portal, de um relatório do setor ou do ano anterior noutro sistema.

Outras armadilhas: esquecem-se as comissões, e o ADR de um portal parece melhor do que é. Os quartos bloqueados contam umas vezes como disponíveis e outras não. As reservas canceladas ficam na ocupação. E os KPI são vistos sem comparação: um RevPAR de 74,80 € por si só diz pouco; comparado com o ano anterior ou com o orçamento, diz muito.

Como o STRYK ajuda nos seus KPI

No STRYK, os KPI nascem dos mesmos dados com que a sua equipa trabalha: reservas, quartos, preços e faturas. No controlo de gestão da área financeira vê, para um período à sua escolha, taxa de ocupação, ADR, RevPAR e receita de quartos, sempre como valores brutos, além das noites de quarto disponíveis, vendidas e bloqueadas. Um período de comparação, por exemplo o mesmo mês do ano anterior, aparece mesmo ao lado. A vista de canais mostra por origem da reserva as noites de quarto, a quota, a receita de quartos e o ADR, para que veja o seu mix de canais sem folha de cálculo própria.

Os relatórios do PMS mostram ainda reservas, duração média da estadia, taxa de cancelamento, no-shows, distribuição por canais de reserva e categorias, bem como receita e valores em aberto. Cada relatório pode ser exportado em PDF, Excel ou CSV, com os mesmos filtros da vista. Quem trabalha com contabilista ou proprietário pode mostrar ainda no relatório de gestão a receita e o resultado por quarto disponível, assim que as contas contabilísticas estejam totalmente associadas; antes disso, o STRYK não mostra estes valores de propósito.

Para olhar para a frente existe o módulo adicional Intelligent Pricing. Analisa ocupação, pickup, pace, curva de reservas, antecedência e ADR por categoria e dia de estadia, e transforma isso em recomendações de preço verificáveis. Encontra mais no guia sobre preços dinâmicos.