Clôture journalière pour hôtels
Clôture journalière à l’hôtel : night audit sans équipe de nuit
STRYK t’indique le soir, en une seule liste, les arrivées, départs, brouillons de factures et consommations encore ouverts. Cela fonctionne aussi lorsque personne n’assure le service de nuit.
- Arrivées, départs et brouillons ouverts sur une seule liste
- Sans service de nuit, le soir ou le matin
- Le check-out met lui-même le statut de nettoyage à jour
En bref
Une clôture journalière est le contrôle effectué en fin de journée d’hôtel pour vérifier que tout est saisi et facturé. La clôture journalière de STRYK signale à l’échelle de l’hôtel les arrivées, départs, brouillons de factures et consommations ouverts, sans qu’un auditeur de nuit soit nécessaire. Elle fait partie du prix de base, composé du forfait et du montant par chambre, et peut être testée sur des données d’exemple pendant l’essai de 14 jours.
Mis à jour
Où une journée d’hôtel sans clôture laisse des trous
Les maisons qui terminent la journée avec des tickets de caisse, un tableur et des souvenirs découvrent souvent les lacunes seulement des semaines plus tard.
- Aujourd'hui
Un client quitte l’hôtel mardi à 9:40 et paie en espèces au comptoir. La facture reste un brouillon dans un tiroir. Lors de la clôture mensuelle, on constate qu’aucune pièce justificative n’existe.
Avec STRYKLa clôture journalière signale les départs et les brouillons de factures encore ouverts. La réception voit le cas le soir même et établit la facture tant que le séjour est encore récent.
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Le dîner de la chambre 17 a été comptabilisé sur un ticket. Le ticket est resté au bar, et le jour du départ, le client demande le montant, que personne ne connaît.
Avec STRYKLes consommations du restaurant ou du bar apparaissent sur le séjour dès que la caisse les impute à la chambre. Au check-out, elles passent sur la facture, et la clôture journalière signale les consommations encore ouvertes.
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La personne du service du soir quitte l’hôtel à 22:00, le service du matin commence à 6:30. Personne ne sait si la journée de la veille est complète, et la passation se fait sur un papier.
Avec STRYKLa clôture donne aux deux équipes la même liste. Celle du matin voit ce qui est resté ouvert la veille et n’a besoin d’appeler personne.
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Du premier check-out à la clôture à 22:00
Une journée type dans un hôtel de 24 chambres, avec arrivées à partir de 15:00, départs jusqu’à 10:30 et une réception en équipe du matin et du soir.
Départs après l’heure de check-out
L’équipe du matin a traité six départs. Au check-out, STRYK met chaque chambre au bon statut de nettoyage et reprend les consommations ouvertes dans la facture. La gouvernante voit tout de suite quelles chambres traiter en premier.
Minibar et extras du petit-déjeuner
Les articles du minibar de la chambre 18 apparaissent avec leur historique sur la chambre. Ce qui a été consommé avant le départ se retrouve dans la facture et non sur un ticket.
Arrivées sous contrôle
Neuf clients arrivent aujourd’hui. Ceux qui ne se sont pas encore enregistrés le soir figurent dans la clôture comme arrivées ouvertes. La réception peut les rappeler tant que le client est joignable.
Consommations du bar
Si la caisse du bar est reliée par l’interface ouverte, elle impute les boissons sur la chambre. Les consommations restent alors sur le séjour jusqu’à l’établissement de la facture.
La clôture par l’équipe du soir
L’équipe du soir ouvre la clôture journalière. Elle affiche un départ sans facture et un brouillon du matin. Ces deux points sont réglés dans la soirée, et l’équipe suivante reprend un état complet.
Ce qui fait partie de la clôture journalière dans STRYK
La clôture elle-même est une liste. Pour qu’elle soit juste, plusieurs fonctions doivent fonctionner ensemble.
Clôture journalière de l’hôtel
La clôture regroupe au même endroit les signalements d’arrivées, de départs, de brouillons de factures et de consommations ouvertes. La réception traite la liste au lieu de chercher dans plusieurs espaces.
Lire la suiteCheck-out avec facture
Au check-out, STRYK reprend les consommations ouvertes dans la facture et met la chambre au bon statut de nettoyage. Le papier entre la réception et la gouvernante disparaît.
Lire la suitePas de deuxième version d’une facture
Ce qui est émis reste tel quel. Les corrections passent par l’annulation ou l’avoir, afin qu’il n’existe pas deux versions dans les archives.
Lire la suiteConsommations du restaurant et du bar
Les systèmes de caisse imputent les consommations sur la chambre via une interface ouverte et documentée. Les systèmes fermés nécessitent un adaptateur vérifié ; demande à ton fournisseur de caisse si la sienne peut utiliser cette interface.
Lire la suiteMoins de manques à la transmission mensuelle
La comptabilité part chaque mois à l’expert-comptable sous forme de journal DATEV, BMD, CSV ou Excel, sur demande avec le dossier de justificatifs. Comme le contrôle se fait chaque jour, moins de justificatifs manquent en fin de mois.
Lire la suiteQui a modifié quoi le soir
Le journal montre qui a modifié quelle facture ou réservation. En cas de question le lendemain matin, tu vois ce qui s’est passé le soir.
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Clôturer la journée d’hôtel avec ou sans vue d’ensemble
Chaque soir, chaque hôtel se pose la même question : la journée est-elle complète ? À gauche, la réponse avec des papiers ; à droite, avec la vue d’ensemble de la clôture.
| Tâche | Avec papiers et mémoire | Avec STRYK |
|---|---|---|
| Trouver les départs ouverts | La réception feuillette les papiers et le calendrier et se fie à sa mémoire. | La clôture journalière signale les départs qui ne sont pas encore facturés. |
| Contrôler les brouillons de factures | Les brouillons sont rangés dans des classeurs ou des fichiers et apparaissent lors de la clôture mensuelle. | Les brouillons ouverts figurent dans la vue d’ensemble jusqu’à leur émission. |
| Affecter les consommations du restaurant | Les tickets sont saisis à la main sur la facture le lendemain. | Une caisse reliée impute les consommations sur la chambre ; au check-out, elles arrivent sur la facture. |
| Corriger une facture | Les montants sont écrasés et la version d’origine est perdue. | Les factures émises restent inchangées ; la correction passe par l’annulation ou l’avoir. |
| Transmission au service suivant | Un papier ou un appel ; l’état dépend de la mémoire. | Les deux équipes voient la même liste et le journal d’activité. |
| Justificatifs en fin de mois | Les justificatifs manquants apparaissent lors de la clôture mensuelle, des semaines après le séjour. | Contrôle quotidien, transmission mensuelle sous forme de journal, sur demande avec le dossier de justificatifs. |
Un prix qui évolue avec ton établissement
La clôture journalière fait partie du prix de base, composé du forfait et du montant par chambre. Les collaborateurs qui réalisent la clôture ne coûtent rien de plus. Ce que facture ton fournisseur de caisse ne fait pas partie de l’abonnement.
Tarifs en détail59 € de forfait de base + 6 € par chambre ou unité et par mois
Exemple avec 24 chambres203 €par mois
- Essai gratuit de 14 jours
- Pas de frais d'installation
- Accompagnement personnalisé au démarrage
Prix nets, facturation annuelle. 20 % de remise sur le forfait de base la première année de contrat.
Introduire la clôture journalière dans l’hôtel
Tu ne changes pas ta façon de travailler du jour au lendemain. Le contrôle de clôture s’ajoute comme une routine fixe.
Décrire le modèle d’équipes
Indique-nous le nombre de chambres, le modèle d’équipes et le chemin par lequel tes consommations arrivent aujourd’hui à la réception. Tu reçois ensuite ton accès d’essai.
Fixer le moment
Décide si la clôture est faite par l’équipe du soir à 22:00 ou par l’équipe du matin le lendemain.
Importer chambres, clients et réservations
Chambres, clients et réservations à venir arrivent par un import accompagné depuis CSV, XLSX ou ZIP. Le test passe avant l’import réel ; un rapport d’erreurs montre les lignes qui ne conviennent pas.
Clarifier le système de caisse
Si le restaurant ou le bar utilise un système de caisse, vérifie avec le fabricant s’il peut imputer les consommations sur la chambre via l’interface ouverte.
Questions fréquentes
Qu’est-ce qu’un night audit, et un petit hôtel en a-t-il besoin ?
Un night audit est la clôture qu’un auditeur de nuit effectue traditionnellement pendant la nuit. Un petit établissement a besoin de la même vérification, mais pas du service de nuit : les questions restent les mêmes, à savoir si toutes les arrivées sont saisies, tous les départs facturés et toutes les consommations imputées. Dans STRYK, cette vérification est faite par la personne qui assure le service du soir ou du matin.
Quand faut-il faire la clôture journalière ?
Idéalement à la fin du service du soir, tant que la journée est encore présente à l’esprit. Si le soir tu n’as pas le temps, fais-la au début du service du matin. L’essentiel est qu’elle ait lieu chaque jour à la même heure, pour que les lacunes ne restent pas jusqu’à la fin du mois.
Que se passe-t-il si un départ n’a pas encore de facture ?
La clôture journalière signale que le départ est encore ouvert. Tu établis la facture à partir de la réservation ; les consommations ouvertes entrent au check-out. Une fois émise, la facture est inaltérable, et les corrections ultérieures passent par l’annulation ou l’avoir.
La clôture journalière remplace-t-elle la clôture de caisse ?
Non. La clôture de caisse est réalisée par ton système de caisse, car STRYK n’est pas un système de caisse qui signe lui-même les pièces. La clôture journalière contrôle la journée d’hôtel : arrivées, départs, brouillons et consommations ouverts. La clôture de caisse de ton système et les règles qui s’y appliquent, tu les clarifies avec ton expert-comptable.
La clôture journalière termine-t-elle la journée automatiquement ?
Non, elle te signale les points ouverts. La réception décide ce qu’elle complète, ce qu’elle facture et ce qu’elle laisse ouvert en connaissance de cause.
Les consommations du restaurant peuvent-elles être imputées automatiquement à la chambre ?
Oui, si ton système de caisse utilise l’interface ouverte et documentée. Il impute les consommations sur la chambre, qui figurent alors sur la facture au check-out. Les systèmes fermés nécessitent un adaptateur vérifié ; la marche à suivre se règle avec ton fabricant de caisse.
La clôture journalière aide-t-elle l’expert-comptable ?
Oui, indirectement. Celui qui contrôle chaque jour a moins de justificatifs manquants en fin de mois. La comptabilité part ensuite à l’expert-comptable sous forme de journal DATEV, BMD, CSV ou Excel, sur demande avec le dossier de justificatifs.
Fais ta première clôture sur une vraie journée d’hôtel
Envoie-nous le nombre de chambres, le modèle d’équipes et le chemin de tes consommations de bar et de restaurant. Pendant l’essai de 14 jours, ton équipe du soir traite une fois elle-même la liste de clôture.