Contrôle de gestion pour petits établissements
Contrôle de gestion : cinq chiffres mensuels pour un hôtel de 24 chambres
Taux d'occupation, ADR, RevPAR, chiffre d'affaires par secteur et factures impayées, avec formule et exemple de calcul. Les données viennent des rapports et exports que STRYK fournit pour chaque secteur.
- Liste des réservations par mois en CSV ou XLSX
- Rapports et exports en PDF, Excel et CSV
- Les factures émises restent inchangées
En bref
Le contrôle de gestion d'un petit établissement tient en cinq chiffres mensuels : taux d'occupation, ADR, RevPAR, chiffre d'affaires par secteur et factures impayées. Tu les calcules à partir des données de réservation et de facturation que STRYK fournit en rapport ou en export PDF, Excel et CSV. Coût : forfait de base plus un montant par chambre et par mois, essai de 14 jours.
Mis à jour
Où les chiffres mensuels bloquent dans les petits établissements
Celui qui compose lui-même le rapport mensuel échoue rarement sur les formules. Le problème vient des données issues de plusieurs sources et des chiffres que chacun compte différemment.
- Aujourd'hui
Le rapport mensuel se prépare le troisième jour ouvré dans un classeur Excel. Réservations issues du logiciel de réservation, encaissements issus de la comptabilité, et cinq onglets que toi seul comprends.
Avec STRYKRéservations, factures et paiements se trouvent dans un seul système. Tu filtres la liste des réservations sur le mois, l'exportes en CSV ou XLSX et calcules les cinq chiffres dans un modèle fixe.
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La gérante annonce 74 % d'occupation, le propriétaire 70 %. Ils ont raison tous les deux : l'un ne compte pas les chambres en rénovation, l'autre compte les 24.
Avec STRYKLes formules de cette page fixent ce qui figure au dénominateur. Les chambres bloquées s'enregistrent comme blocage de chambre, si bien que la période reste vérifiable.
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La famille propriétaire reçoit chaque mois une présentation différente : tantôt une photo du tableau, tantôt un e-mail avec trois chiffres. Les comparaisons avec le mois précédent ne se font que de mémoire.
Avec STRYKTu envoies chaque mois les mêmes cinq chiffres, dans le même ordre, sous forme de fichier Excel ou de PDF. Le budget se tient à côté, dans ton propre tableau.
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La clôture mensuelle à l'hôtel Nordlicht
Supposons que la gérante de l'hôtel Nordlicht, 24 chambres, clôture septembre le deuxième jour ouvré d'octobre. La réception du matin l'accompagne.
Clôturer proprement le dernier jour
La réception commence par clôturer le 30 septembre. La manière dont la clôture de journée affiche les départs en suspens et les brouillons est expliquée sur sa propre page.
Filtrer la liste des réservations sur le mois
La gérante règle le filtre sur les séjours de septembre et exporte la liste en CSV. Dans Excel, elle dispose désormais d'une ligne par réservation, avec laquelle elle poursuit ses calculs.
Calculer taux d'occupation, ADR et RevPAR
Elle saisit dans le modèle les nuitées vendues et les nuitées disponibles. La chambre 11 a été bloquée six jours, donc 714 nuitées figurent au dénominateur au lieu de 720. Résultat : 70,0 % d'occupation.
Reporter le chiffre d'affaires par secteur
L'hébergement, le petit-déjeuner et le bar sont repris dans les rapports des secteurs. La réception émet au préalable les derniers brouillons de factures, car les factures émises sont figées. Le total ne change plus ensuite.
Vérifier les impayés à la date d'arrêté
Quatre factures sont encore impayées au 30 septembre. Avec l'import bancaire, la gérante rattache les paiements reçus avant de transmettre la liste à la réception pour relance.
Rapport au propriétaire et à l'expert-comptable
Les cinq chiffres partent en fichier Excel à la famille propriétaire. Les données pour la comptabilité suivent par la remise à l'expert-comptable.
D'où viennent les chiffres dans STRYK
STRYK fournit les données brutes des cinq indicateurs. La manière de calculer à partir de ces données figure dans le tableau de cette page.
Rapports par secteur
Chaque secteur, des réservations à la comptabilité, fournit des rapports en PDF, Excel et CSV. Tu prends le fichier Excel pour ton propre modèle et le PDF pour l'échange avec les propriétaires.
Lire la suiteListe des réservations avec export
La liste des réservations se restreint à un mois grâce aux filtres de colonnes et s'exporte en CSV ou XLSX. Tu en comptes les nuitées vendues.
Lire la suiteUn chiffre d'affaires mensuel stable
Personne ne modifie une facture émise. Une correction apparaît comme avoir dans le mois où elle intervient, si bien que le mois de septembre déclaré reste en l'état.
Lire la suiteRôles et journal d'activité
La gérante n'accorde à la réception que les droits dont elle a besoin. Le journal d'activité montre qui a modifié quoi lorsqu'un chiffre est remis en question.
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Cinq chiffres mensuels pour 24 chambres
Les valeurs sont un exemple : hôtel Nordlicht en septembre, sur 30 jours. Les chiffres d'affaires sont supposés hors taxes.
| Indicateur | Mode de calcul | Hôtel Nordlicht, septembre |
|---|---|---|
| Taux d'occupation | Nuitées vendues divisées par nuitées disponibles, multiplié par 100. Les nuitées disponibles sont les chambres multipliées par les jours, sans les jours de blocage. | 500 nuitées vendues sur 714 disponibles (24 fois 30 moins 6 jours de blocage) donnent 70,0 %. |
| ADR (prix moyen journalier) | Chiffre d'affaires hébergement divisé par les nuitées vendues. Le petit-déjeuner et la taxe de séjour sont exclus. | 47 500 € d'hébergement divisés par 500 nuitées donnent 95,00 €. |
| RevPAR (revenu par chambre disponible) | Chiffre d'affaires hébergement divisé par les nuitées disponibles. Résultat identique à l'ADR multiplié par le taux d'occupation. | 47 500 € divisés par 714 nuitées donnent 66,53 €. Contrôle : 95,00 × 0,700 donne également 66,53. |
| Chiffre d'affaires par secteur | Chiffres d'affaires nets par secteur, séparés, sans postes de passage comme la taxe de séjour. | Hébergement 47 500 €, petit-déjeuner 7 000 €, bar et minibar 2 300 €, soit ensemble 56 800 €. |
| Factures impayées | Somme et nombre des factures émises restant impayées à la date d'arrêté. | Quatre factures pour un total de 3 120 € au 30 septembre. |
Un prix qui évolue avec ton établissement
Rapports, export et journal d'activité font partie du produit de base. Le prix dépend du nombre de chambres, les utilisateurs supplémentaires ne coûtent rien de plus.
Tarifs en détail59 € de forfait de base + 6 € par chambre ou unité et par mois
Exemple avec 24 chambres203 €par mois
- Essai gratuit de 14 jours
- Pas de frais d'installation
- Accompagnement personnalisé au démarrage
Prix nets, facturation annuelle. 20 % de remise sur le forfait de base la première année de contrat.
Checklist de clôture mensuelle pour petits établissements
Tu suis ces cinq étapes chaque mois, dans le même ordre. Avec le temps, la clôture prend moins de temps, car plus rien ne se décide à nouveau.
Clôturer le dernier jour
Vérifie qu'aucun départ n'est resté sans check-out et qu'aucun brouillon de facture du mois n'est ouvert. Ce n'est qu'ensuite que le mois se chiffre.
Exporter la liste des réservations
Filtre sur le mois et exporte en CSV ou XLSX. Enregistre le fichier sous un nom fixe, par exemple avec l'année et le mois.
Calculer les cinq chiffres
Reporte nuitées et chiffres d'affaires dans ton modèle et contrôle le RevPAR par rapport à l'ADR multiplié par le taux d'occupation. Si le résultat diverge, un comptage est faux.
Rapprocher factures et banque
Le chiffre d'affaires hébergement du modèle doit correspondre aux factures émises. Les impayés se relèvent à la date d'arrêté, pas à la date du calcul.
Envoyer le rapport et transmettre les données
Envoie aux propriétaires les cinq chiffres avec le mois précédent et le même mois de l'année précédente. L'expert-comptable reçoit ses données par la remise mensuelle.
Questions fréquentes
Comment calculer le RevPAR dans un petit hôtel ?
Le RevPAR est le chiffre d'affaires hébergement divisé par les nuitées disponibles du mois. À l'hôtel Nordlicht, cela donne 47 500 € divisés par 714 nuitées, soit 66,53 €. Pour contrôler, multiplie l'ADR par le taux d'occupation exprimé en décimal.
Les chambres bloquées entrent-elles dans le taux d'occupation ?
Cela dépend de la règle que tu conviens avec tes propriétaires. Dans l'exemple, nous comptons sans les jours de blocage, car la chambre n'était pas vendable. Fixe la règle une fois par écrit et applique-la de la même façon chaque mois.
Pourquoi le petit-déjeuner et la taxe de séjour ne figurent-ils pas dans l'ADR ?
Parce que l'ADR doit mesurer le prix de la chambre. Le petit-déjeuner est le chiffre d'affaires d'un autre secteur, et la taxe de séjour est reversée à la commune. Si tu les intègres, l'ADR augmente sans qu'une chambre ait été vendue plus cher.
Que doit contenir un rapport mensuel pour les propriétaires ?
Cinq chiffres suffisent : taux d'occupation, ADR, RevPAR, chiffre d'affaires par secteur et factures impayées. Indique chaque chiffre avec le mois précédent et le même mois de l'année précédente, et note les formules une fois. Le budget et la comparaison prévu-réel se tiennent dans ton propre tableau.
Comment analyser plusieurs établissements ensemble ?
Dans un classeur commun. Chaque hôtel ne voit dans STRYK que ses propres données ; exporte donc les cinq chiffres par établissement et regroupe-les dans ton modèle. Plus d'informations sur la page logiciel pour plusieurs établissements.
Calcule-t-on les chiffres mensuels en brut ou en net ?
En net, c'est-à-dire hors TVA. Sinon, des taux de TVA différents pour l'hébergement et le petit-déjeuner fausseraient les chiffres. Plus important que le choix : calcule chaque mois de la même façon et mentionne-le dans le rapport.
Recalcule un mois de ton établissement
Envoie-nous le nombre de tes chambres et le classeur dans lequel tu calcules aujourd'hui. Pendant l'essai de 14 jours, tu exportes un mois de la liste des réservations et vérifies si tes cinq chiffres s'y retrouvent.