Archivo de documentos para hoteles
Archivo de documentos en el hotel: conservación conforme a GoBD y BAO
STRYK conserva sin cambios las facturas emitidas y mantiene un archivo de inspección con los plazos de conservación para Austria y Alemania. Tu asesoría recibe la documentación cada mes desde el mismo sistema.
- Facturas inmodificables tras su emisión
- Plazos en el archivo de inspección: Austria 7 años, Alemania 10 años
- Entrega mensual a la asesoría con el paquete de documentos
En resumen
Un archivo de documentos conserva de forma ordenada las facturas y los justificantes de reserva de un hotel, para que estén completos e inalterados en caso de inspección. STRYK ofrece para ello un archivo de inspección como apoyo técnico, orientado a GoBD y BAO, con plazos registrados de 7 años para Austria y de 10 años para Alemania. No es una certificación ni un asesoramiento jurídico. El archivo no supone ningún recargo: se paga el precio base según el número de habitaciones.
Actualizado
Dónde se pierden hoy los documentos del hotel
Quien reparte los documentos entre carpetas, buzones y unidades de red lo nota como muy tarde cuando la asesoría hace una consulta.
- Hoy
Las facturas emitidas están en PDF en el portátil de la gerente, las facturas de proveedores en la carpeta de la oficina y una parte aún en el buzón de correo de recepción. Cuando la asesoría pide en marzo una factura del año anterior, la búsqueda empieza en tres sitios.
Con STRYKLas facturas se generan a partir de la reserva y después se pueden consultar en STRYK. La búsqueda global las encuentra por huésped, reserva o factura. Las facturas recibidas en formato XRechnung o Factur-X las acepta STRYK directamente.
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Un huésped indica que la dirección de su empresa en la factura es incorrecta. Recepción abre el archivo, vuelve a escribir la dirección y guarda sobre el original. Después no queda rastro de lo que figuraba en la factura.
Con STRYKUna factura emitida ya no se puede sobrescribir. La corrección se hace mediante anulación o abono, y junto a la nueva factura permanece la original.
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Una carpeta de 2016 sigue en el sótano. Nadie sabe si en Austria o en Alemania puede destruirse, y el plazo depende del tipo de justificante.
Con STRYKEl archivo de inspección aplica los plazos de conservación de Austria (7 años) y Alemania (10 años). Si un plazo vale para un justificante concreto, lo aclara tu asesoría; STRYK lo registra.
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El último día del mes en administración
El último día del mes en la administración de un hotel de 24 habitaciones, donde la gerente gestiona personalmente los documentos.
Factura de la lavandería
La lavandería envía su factura como Factur-X. STRYK recibe la factura electrónica sin que nadie la teclee. La gerente ve el importe y el proveedor antes de aceptar la factura.
Factura de la habitación 12
Los huéspedes de la habitación 12 hacen el check-out. Los cargos pendientes del minibar y del bar ya constan en la estancia, y recepción emite la factura a partir de la reserva. A partir de ese momento es inmodificable.
Corregir la dirección de una empresa
Un huésped de negocios comunica un error en la dirección. Recepción anula la factura y emite una corregida. El registro de actividad muestra quién lo hizo y cuándo.
Extracto bancario frente a facturas abiertas
La gerente sube el extracto como archivo CAMT.053. STRYK propone a qué factura abierta corresponde cada pago. Ella confirma la asignación línea por línea.
Entrega mensual a la asesoría
Al final del mes, STRYK entrega el diario a la asesoría en formato DATEV, BMD, CSV o Excel, con el paquete de documentos si se solicita. La asesoría ya no pide PDF sueltos.
Lo que STRYK aporta al archivo y a la entrega
El archivo y la entrega se apoyan en estas funciones. En cada una se indica dónde está su límite.
Original y corrección uno al lado del otro
Una factura emitida permanece tal como se emitió. Las correcciones se hacen mediante anulación o abono, de modo que el original y la corrección coexisten.
Leer másArchivo de inspección con plazos
El archivo de inspección es un apoyo técnico al archivado, orientado a GoBD y BAO. Conoce los plazos de conservación de 7 años para Austria y de 10 años para Alemania. No es una certificación.
Leer másDocumentos en PDF
STRYK genera en PDF facturas, presupuestos, el plan de housekeeping e informes, en 18 idiomas. Los informes se exportan por área en PDF, Excel o CSV.
Leer másDiario y paquete de documentos para la asesoría
Cada mes el diario va a la asesoría en formato DATEV, BMD, CSV o Excel, con el paquete de documentos si se solicita. El formato que prefiere la asesoría se configura aparte.
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Archivado hoy y con el archivo de inspección
La tabla compara el archivado con carpetas y unidades de red frente al archivo en STRYK.
| Tarea | Con carpetas y unidades | Con STRYK |
|---|---|---|
| Archivar una factura emitida | PDF en el portátil y, además, una impresión en la carpeta. | La factura se genera a partir de la reserva y queda en el sistema. |
| Corregir una factura | El archivo se sobrescribe y el original se pierde. | Anulación o abono; la factura original permanece. |
| Registrar una factura recibida | El correo con PDF se imprime y se archiva. | Se reciben XRechnung y Factur-X sin volver a teclear. |
| Entregar documentos a la asesoría | Carpeta, memoria USB o correo conjunto al cierre del trimestre. | Entrega mensual en DATEV, BMD, CSV o Excel, con paquete de documentos opcional. |
| Respetar el plazo de conservación | Una nota en la carpeta, a menudo sin año. | Archivo de inspección con plazos para Austria (7 años) y Alemania (10 años). |
| Seguir los cambios | Nadie sabe quién cambió qué y cuándo. | El registro de actividad muestra quién anuló o reemitió una factura, y cuándo. |
Un precio que crece con su establecimiento
El archivo de inspección no supone ningún recargo: forma parte del producto principal, compuesto por la cuota básica y el importe por habitación. Las actualizaciones de las funciones principales están incluidas.
Precios detallados59 € cuota base + 6 € por habitación o unidad al mes
Ejemplo con 24 habitaciones203 €al mes
- 14 días de prueba gratuita
- Sin cuota de alta
- Acompañamiento personal al inicio
Precio neto, facturación anual. 20 % de descuento sobre la cuota base en el primer año de contrato.
De documentos dispersos al archivo de inspección
Las carpetas antiguas no pasan automáticamente al sistema. Tú fija qué rige a partir de la fecha de corte.
Indicar el país fiscal
Tú nos indica el número de habitaciones y el país en el que tributa tu establecimiento. Con esos datos preparamos el acceso de prueba.
Acordar la fecha de corte con la asesoría
Tu asesoría indica desde qué fecha las facturas proceden de STRYK y en qué formato quiere el diario.
Importar huéspedes y reservas
Traiga huéspedes y reservas en CSV o XLSX. Antes de incorporar nada, una prueba muestra en el informe de errores qué filas no encajan.
Dejar ordenados los documentos antiguos
Las facturas anteriores a la fecha de corte permanecen donde están hasta que venza su plazo. Tu asesoría confirma hasta cuándo.
Preguntas frecuentes
¿STRYK está certificado según GoBD?
No, STRYK no tiene certificación GoBD. El archivo de inspección es un apoyo técnico al archivado, orientado a GoBD y BAO. Corresponde a tu asesoría valorar si toda su contabilidad cumple las exigencias.
¿Cuánto tiempo debe conservar un hotel las facturas?
En Austria, 7 años; en Alemania, 8 años para las facturas como justificantes contables y 10 años para libros y cuentas anuales (estado: octubre de 2026; § 132 BAO, § 147 Abs. 3 AO). El archivo de inspección de STRYK calcula con 7 años para Austria y 10 años para Alemania. Esta visión general no sustituye un asesoramiento jurídico ni fiscal.
¿Qué ocurre con una factura corregida?
La factura original permanece. Una factura emitida es inmodificable; la corrección se hace mediante anulación o abono. El registro de actividad muestra quién anuló y reemitió la factura.
¿Tengo que conservar además los justificantes en papel?
Sí, para los documentos que no se generan en STRYK ni llegan a través de él. STRYK conserva las facturas emitidas en el sistema; las facturas electrónicas recibidas también están allí. Si puede destruir los justificantes en papel de los proveedores tras escanearlos, lo aclara con tu asesoría.
¿El plazo de Austria o de Alemania se aplica automáticamente?
No, el plazo depende del país en el que tributa tu establecimiento. El archivo de inspección conoce ambos plazos, 7 años para Austria y 10 años para Alemania. Tu asesoría confirma cuál aplica a tu establecimiento.
¿STRYK puede transmitir datos directamente a la administración tributaria?
No. El camino hacia la administración tributaria pasa por tu asesoría: STRYK le entrega cada mes un diario en formato DATEV, BMD, CSV o Excel, con el paquete de documentos si se solicita.
Muéstrenos su archivo de documentos
Concierte una demo con una jornada típica de tu hotel. Repasamos juntos la factura, la corrección y la entrega mensual a tu asesoría.