Архив на фактури за хотели
Архив на документите в хотела: съхранение според GoBD и BAO
STRYK съхранява издадените фактури непроменени и води одитен архив със срокове за съхранение за Австрия и Германия. Счетоводната ти кантора получава документите всеки месец от същата система.
- Фактурите не се променят след издаване
- Срокове в одитния архив: Австрия 7 години, Германия 10 години
- Месечно предаване на счетоводната кантора с пакет документи
Накратко
Архивът на документите съхранява фактурите и счетоводните документи на хотела подредено, така че при проверка да са пълни и непроменени. STRYK предлага за целта одитен архив като техническа поддръжка, ориентиран към GoBD и BAO, със записани срокове: 7 години за Австрия и 10 години за Германия. Това не е сертификация и не е правна консултация. Архивът не струва допълнително; заплаща се основната цена според броя стаи.
Актуализирано
Къде се губят документите в хотела днес
Който разпределя документите по папки, пощенски кутии и мрежови устройства, го забелязва най-късно когато счетоводната кантора попита за тях.
- Днес
Изходящите фактури са като PDF на лаптопа на управителката, входящите, в папка в офиса, а част още е в пощенската кутия на рецепцията. Когато през март кантората поиска фактура от миналата година, търсенето започва на три места.
С STRYKФактурите се създават от резервацията и после са достъпни в STRYK. Глобалното търсене ги намира по гост, резервация или фактура. Входящи фактури във формат XRechnung или Factur-X STRYK приема директно.
Прочетете още - Днес
Гост съобщава, че фирменият адрес на фактурата е грешен. Рецепцията отваря файла, пише адреса наново и записва върху оригинала. След това няма следа какво е стояло първоначално във фактурата.
С STRYKИздадена фактура не може да се презаписва. Корекцията става чрез сторно или кредитно известие, а до новата фактура остава и първоначалната.
Прочетете още - Днес
Папка от 2016 г. още стои в мазето. Никой не знае дали в Австрия или Германия вече може да се унищожи, а срокът зависи от вида документ.
С STRYKОдитният архив работи със сроковете за съхранение за Австрия (7 години) и Германия (10 години). Дали срокът важи за конкретен документ, решава счетоводната кантора; STRYK поддържа сроковете.
Прочетете още
Последният ден на месеца в офиса на хотел
Последният ден на месеца в офиса на хотел с 24 стаи, където собственичката сама се грижи за документите.
Входяща фактура от пералнята
Пералнята изпраща фактурата си като Factur-X. STRYK приема електронната фактура, без някой да я преписва. Собственичката вижда сумата и доставчика, преди да я приеме.
Фактура за стая 12
Гостите от стая 12 напускат. Отворените суми от минибара и бара вече са към престоя, а рецепцията издава фактурата от резервацията. От този момент тя не може да се променя.
Корекция на грешен фирмен адрес
Бизнес гост съобщава грешка в адреса. Рецепцията сторнира фактурата и издава коригирана. В журнала за дейността е записано кой и кога го е направил.
Банково извлечение срещу отворените фактури
Собственичката качва банковото извлечение като файл CAMT.053. STRYK предлага кое плащане към коя отворена фактура принадлежи. Тя потвърждава съответствието ред по ред.
Месечно предаване на счетоводната кантора
В края на месеца STRYK предава журнала на счетоводната кантора като DATEV, BMD, CSV или Excel, при желание с пакет документи. Кантората вече не пита за отделни PDF файлове.
Какво предлага STRYK за архива и предаването
Архивът и предаването се основават на тези функции. При всяка е посочено къде са границите ѝ.
Оригинал и корекция един до друг
Издадената фактура остава такава, каквато е издадена. Корекциите стават чрез сторно или кредитно известие, така че оригиналът и корекцията съществуват един до друг.
Прочетете ощеОдитен архив със срокове
Одитният архив е техническа архивна поддръжка, ориентирана към GoBD и BAO. Познава сроковете за съхранение: 7 години за Австрия и 10 години за Германия. Не е сертификация.
Прочетете ощеДокументи като PDF
STRYK създава фактури, оферти, план за housekeeping и отчети като PDF на 18 езика. Отчетите експортирай по области като PDF, Excel или CSV.
Прочетете ощеЖурнал и пакет документи за кантората
Всеки месец журналът отива при счетоводната кантора като DATEV, BMD, CSV или Excel, при желание с пакет документи. Формата, който предпочита кантората ти, задаваш сами.
Прочетете още
Съхранение на документи днес и с одитен архив
Таблицата сравнява съхранението в папки и устройства с архива в STRYK.
| Задача | С папки и устройства | С STRYK |
|---|---|---|
| Съхранение на изходяща фактура | PDF на лаптопа, плюс разпечатка в папка. | Фактурата се създава от резервацията и след това е в системата. |
| Корекция на фактура | Файлът се презаписва, оригиналът се губи. | Сторно или кредитно известие; първоначалната фактура остава. |
| Въвеждане на входяща фактура | Имейл с PDF се разпечатва и се прибира в папка. | XRechnung и Factur-X се приемат без преписване. |
| Предаване на документи на счетоводната кантора | Папки, USB флашка или общ имейл в края на тримесечието. | Месечно предаване като DATEV, BMD, CSV или Excel, при желание с пакет документи. |
| Спазване на срока за съхранение | Бележка върху папката, често без година. | Одитен архив със срокове за Австрия (7 години) и Германия (10 години). |
| Проследяване на промените | Никой не знае кой какво и кога е променил. | В журнала за дейността е записано кой кога е сторнирал или наново издал фактура. |
Една цена, която расте с твоя обект
Одитният архив не струва допълнително; той е част от основния продукт, състоящ се от основна цена и сума на стая. Обновленията на основните функции са включени.
Цени подробно59 € основна цена + 6 € на стая или единица на месец
Пример с 24 стаи203 €на месец
- 14 дни безплатен тест
- Без такса за настройка
- Личен старт с придружаване
Нетни цени, годишно фактуриране. През първата година на договора 20% отстъпка от основната цена.
От разпръснати документи към одитен архив
Старите папки не се прехвърлят сами в системата. Ти определяш какво важи от датата на преминаване.
Посочи държавата на облагане
Кажи ни броя на стаите и държавата, в която стопанството ти плаща данъци. Според това настройваме тестовия достъп.
Съгласувай датата на преминаване със счетоводната кантора
Кантората ти казва от коя дата фактурите идват от STRYK и в какъв формат иска журнала.
Импортирай гости и резервации
Гостите и резервациите носиш като CSV или XLSX. Преди нещо да бъде прието, тестово импортиране в отчета за грешки показва кои редове не съвпадат.
Остави старите документи подредени
Фактурите от периода преди датата на преминаване остават там, където са, докато изтече срокът им. Счетоводната кантора потвърждава до кога.
Често задавани въпроси
Сертифициран ли е STRYK по GoBD?
Не, STRYK няма сертификат GoBD. Одитният архив е техническа архивна поддръжка, която се ориентира към GoBD и BAO. Дали цялото ти счетоводство отговаря на изискванията, преценява счетоводната ти кантора.
Колко време трябва хотелът да съхранява фактурите?
В Австрия 7 години, в Германия 8 години за фактури като счетоводни документи и 10 години за книги и годишни отчети (състояние: октомври 2026; § 132 BAO, § 147 Abs. 3 AO). Одитният архив в STRYK работи със 7 години за Австрия и 10 години за Германия. Този преглед не замества правен или данъчен съвет.
Какво става с коригирана фактура?
Първоначалната фактура остава. Издадената фактура е неизменна, а корекцията става чрез сторно или кредитно известие. Кой е сторнирал и наново издал, е записано в журнала за дейността.
Трябва ли да пазя и хартиени документи?
Да, за документи, които не се създават или не постъпват в STRYK. STRYK съхранява фактурите, издадени в системата; получените електронни фактури също са там. Дали можеш да унищожиш хартиените фактури на доставчиците след сканиране, уточни със счетоводната си кантора.
Срокът за Австрия или Германия важи ли автоматично?
Не, срокът важи според държавата, в която стопанството ти плаща данъци. Одитният архив познава и двата срока: 7 години за Австрия и 10 години за Германия. Счетоводната ти кантора потвърждава кой важи за твоя обект.
Може ли STRYK да предава данни директно на данъчната служба?
Не. Пътят към данъчната служба минава през счетоводната ти кантора: STRYK ѝ предава журнал месечно като DATEV, BMD, CSV или Excel, при желание с пакет документи.
Покажи ни как подреждаш документите си
Уговори демо в един от работните си дни. Заедно минаваме през фактурата, корекцията и месечното предаване на счетоводната кантора.