1. Predmet a úlohy

Zákazník je prevádzkovateľom v zmysle čl. 4 bod 7 GDPR pre osobné údaje, ktoré on alebo jeho používatelia spracúvajú v STRYK („údaje spracúvané v mene zákazníka“). Nextpulse spracúva údaje spracúvané v mene zákazníka ako sprostredkovateľ.

Predmetom spracúvania je poskytovanie, prevádzka, údržba, zálohovanie a podpora STRYK podľa hlavnej zmluvy vrátane skúšobných zmlúv.

Na vlastné účely – správa zmlúv, fakturácia, identitné účty pri Nextpulse ID, bezpečnosť platformy, obrana proti zneužitiu a presadzovanie právnych nárokov – koná Nextpulse ako samostatný prevádzkovateľ; tieto spracúvania opisuje vyhlásenie o ochrane údajov.

2. Doba trvania

Táto zmluva platí počas trvania hlavnej zmluvy vrátane prechodného obdobia a obdobia na vyzdvihnutie po skončení zmluvy a ďalej, pokiaľ Nextpulse spracúva údaje spracúvané v mene zákazníka, až do ich vymazania podľa bodu 14.

3. Druh a účel spracúvania

Druh spracúvania: zhromažďovanie, zaznamenávanie, ukladanie, usporadúvanie, prispôsobovanie, vyhľadávanie, používanie, sprístupňovanie zvoleným príjemcom zákazníkom, porovnávanie, obmedzovanie, zálohovanie, obnova a vymazanie. Účelom je poskytnutie funkcií využívaných zákazníkom, najmä:

správa hotela: rezervácie, izby, obsadenosť, housekeeping, profily hostí, faktúry, stav platieb, finančné účtovné záznamy, vyhodnotenia a organizácia zamestnancov;
Booking Engine, hosťovská webová stránka, online check-in, hosťovský portál a kiosk vrátane zachytenia údajov na hlásenie a údajov z dokladov, pokiaľ zákazník tieto funkcie aktivuje;
komunikácia s hosťami e-mailom a v ďalších kanáloch vrátane analýz pomocou umelej inteligencie, návrhov odpovedí a automatizovaných odpovedí, pokiaľ sú aktivované;
distribúcia dostupností, cien a rezervácií cez channel manager, pokiaľ je aktivovaný;
napojenie platobných, pokladničných, bankových a iných systémov, pokiaľ ich zákazník aktivuje;
prevzatie údajov z predchádzajúcich systémov, analýza chýb, podpora a bezpečnostné opatrenia, pokiaľ sú potrebné na plnenie.

4. Dotknuté osoby a kategórie údajov

Hostia, spolucestujúci, osoby rezervujúce a záujemcovia: identifikačné a kontaktné údaje, údaje o pobyte a rezervácii, preferencie, obsah komunikácie, údaje o fakturácii a stave platby, údaje na hlásenie a zoznam hostí.
Údaje z dokladov: údaje z cestovných dokladov a zobrazenia dokladov totožnosti, pokiaľ zákazník používa príslušnú funkciu.
Zamestnanci a používatelia zákazníka: meno, kontaktné údaje, rola, služobné a úlohové priradenie, záznamy o aktiviš a prístupe.
Obchodné kontakty, firemní zákazníci, dodávatelia a partneri: základné, kontaktné, zmluvné a fakturačné údaje.
Osobitné kategórie osobných údajov v zmysle čl. 9 GDPR, napríklad údaje o zdraví v požiadavkách hostí, iba ak sa zákazník rozhodne takéto údaje zadávať a na to má právny základ.
Nespracúvajú sa úplné čísla platobných kariet, kontrolné čísla kariet a prístupové údaje do internetového bankovníctva; platobné prostriedky spracúva poskytovateľ platobných služieb zákazníka.

5. Pokyny

Nextpulse spracúva údaje spracúvané v mene zákazníka iba na zdokumentovaný pokyn zákazníka, a to aj pokiaľ ide o prenos do tretích krajín, pokiaľ Nextpulse nie je povinná k spracúvaniu právom Európskej únie alebo právom členského štátu; v takom prípade Nextpulse oznámi zákazníkovi tieto právne požiadavky pred spracúvaním, pokiaľ to právo nezakazuje.

Hlavná zmluva, táto zmluva a konfigurácia a používanie funkcií zákazníkom predstavujú pokyny. Individuálne pokyny sa dávajú v textovej forme.

Ak je Nextpulse názoru, že pokyn porušuje predpisy o ochrane údajov, bezodkladne o tom informuje zákazníka a môže vykonanie pokynu pozastaviť do jeho potvrdenia alebo zmeny.

6. Dôvernosť

Nextpulse zabezpečuje, že osoby oprávnené na spracúvanie sa zaviazali k dôvernosti alebo podliehajú primeranej zákonnej povinnosti mlčanlivosti. Prístup k údajom spracúvaným v mene zákazníka sa uskutočňuje iba v rozsahu nevyhnutnom na prevádzku, bezpečnosť alebo podporu. Podporné zásahy v správe platformy, ktoré niečo menia, sa zaznamenávajú s uvedením dôvodu.

7. Bezpečnosť spracúvania

Nextpulse prijíma technické a organizačné opatrenia potrebné podľa čl. 32 GDPR. Sú opísané v bode 17. Nextpulse môže opatrenia prispôsobovať technickému pokroku, pokiaľ sa neklesne pod úroveň ochrany.

8. Ďalší sprostredkovatelia

Zákazník udeľuje všeobecný súhlas na zapojenie spoločností uvedených v zozname ďalších sprostredkovateľov. Nextpulse informuje zákazníka najmenej 30 dní pred poverením nového alebo nahradením existujúceho ďalšieho sprostredkovateľa v textovej forme.

Zákazník môže zmene namietať v lehote 14 dní od doručenia informácie z vážneho dôvodu ochrany údajov v textovej forme. Strany sa usilujú o zmierlivé riešenie. Ak sa nedosiahne, zákazník môže dotknutú zmluvu alebo jej časť vypovedať k času nasadenia; vopred zaplatené poplatky za obdobie po ňom sa pomerne vrátia.

Ak je výmena na odvrátenie akútneho bezpečnostného alebo dostupnostného rizika nevyhnutná na krátky čas, Nextpulse informuje dodatočne bezodkladne; právo namietať a vypovedať platí primerane.

Nextpulse ukladá každému ďalšiemu sprostredkovateľovi zmluvne v podstaš tie isté povinnosti ochrany údajov, aké sú ustanovené v tejto zmluve, a zodpovedá zákazníkovi za ich dodržiavanie.

9. Práva dotknutých osôb

Nextpulse podporuje Zákazníka vhodnými technickými a organizačnými opatreniami pri vybavovaní žiadostí dotknutých osôb, predovšetkým prostredníctvom funkcií dostupných v STRYK, najmä na opravu, export údajov a vymazanie alebo anonymizáciu profilov hostí. Ak tieto funkcie na určitú žiadosť nepostačujú, Nextpulse na žiadosť Zákazníka do desiatich pracovných dní poskytne údaje dotknutej osoby spracúvané v mene Zákazníka v bežne používanom strojovo čitateľnom formáte alebo ich vymaže. Ak sa dotknutá osoba obráti priamo na Nextpulse, Nextpulse žiadosť do piatich pracovných dní postúpi Zákazníkovi a sám na ňu neodpovedá, ak to nevyžaduje zákon.

10. Podpora pri bezpečnosti, posúdení vplyvu a konzultácii

Nextpulse podporuje zákazníka s ohľadom na druh spracúvania a dostupné informácie pri plnení povinností podľa čl. 32 až 36 GDPR, najmä poskytnutím informácií na posúdenie vplyvu na ochranu údajov a pri predchádzajúcich konzultáciách s dozorným orgánom.

Podporné činnosti, ktoré presahujú poskytnutie existujúcich informácií a funkcií a ktoré nevyvolalo porušenie zo strany Nextpulse, môže Nextpulse po predchádzajúcom oznámení vyúčtovať za primerané sadzby.

11. Porušenia ochrany osobných údajov

Nextpulse oznámi zákazníkovi porušenie ochrany údajov spracúvaných v jeho mene bez zbytočného odkladu, najneskôr však do 48 hodín po tom, ako sa o ňom Nextpulse dozvedela. Oznámenie sa odošle na kontaktnú adresu uloženú zákazníkom.

Oznámenie obsahuje, ak sú dostupné, opis druhu porušenia, kategórie a približný počet dotknutých osôb a záznamov, pravdepodobné dôsledky, prijaté alebo navrhované opatrenia a kontaktné miesto. Informácie, ktoré ešte nie sú k dispozícii, sa bezodkladne doplnia.

Rozhodnutie o oznámeniach dozornému orgánu a o oznamovaní dotknutým osobám prijíma zákazník. Oznámenie nie je uznaním porušenia povinnosti.

12. Miesta spracúvania a prenosy do tretích krajín

Údaje spracúvané v mene zákazníka sa spracúvajú predovšetkým v Európskej únii alebo v Európskom hospodárskom priestore. Niektorí ďalší sprostredkovatelia spracúvajú údaje aj v tretích krajinách, najmä v Spojených štátoch; zoznam ďalších sprostredkovateľov uvádza miesto a právny základ prenosu pri každom poskytovateľovi.

Prenosy do tretích krajín sa uskutočňujú iba za podmienok čl. 44 a nasl. GDPR, najmä na základe rozhodnutia o primeranosti, ako je EU-US Data Privacy Framework, pri certifikovaných príjemcoch, alebo na základe štandardných zmluvných doložiek Európskej komisie vrátane potrebných dodatočných opatrení. Ak sa využíva rozhodnutie o primeranosti, Nextpulse, pokiaľ je to možné, dohodne štandardné zmluvné doložky ako doplnkový základ.

13. Preukazovanie a kontroly

Nextpulse poskytne zákazníkovi všetky potrebné informácie na preukázanie plnenia tejto zmluvy, najmä aktuálny opis technických a organizačných opatrení a dostupné dôkazy od ďalších sprostredkovateľov.

Zákazník alebo ním poverený audítor viazaný mlčanlivosťou, ktorý nie je konkurentom spoločnosti Nextpulse, môže vykonávať preskúmania vrátane inšpekcií. Pravidelné preskúmania sa uskutočňujú najviac raz ročne s predchádzajúcim oznámením najmenej 30 dní. Pri porušení ochrany údajov spracúvaných v mene zákazníka, pri nariadení dozorného orgánu alebo pri konkrétnych indíciách porušenia sú dodatočné preskúmania prípustné s primeraným predchádzajúcim oznámením.

Preskúmania sa uskutočňujú počas pracovného času bez neprimeraného narušenia prevádzky a so zachovaním dôvernosti údajov iných zákazníkov. Náklady znáša zákazník; ak preskúmanie zistí podstatné porušenie zo strany Nextpulse, primerané náklady znáša Nextpulse.

14. Vrátenie a vymazanie

Počas trvania zmluvy môže zákazník získať údaje spracúvané v mene zákazníka cez dostupné exportné funkcie. Po skončení zmluvy Nextpulse uchováva údaje spracúvané v mene zákazníka počas prechodného obdobia a obdobia na vyzdvihnutie podľa VOP B2B-SaaS na účely vrátenia; ak prístup k STRYK už neexistuje, Nextpulse na požiadanie sprístupní export.

Po uplynutí obdobia na vyzdvihnutie Nextpulse údaje spracúvané v mene zákazníka bezodkladne vymaže, najneskôr však do 90 dní, pokiaľ im právo Európskej únie alebo právo členského štátu nezaväzuje Nextpulse na uchovávanie. Ak takáto povinnosť existuje, Nextpulse dotknuté údaje obmedzí a spracúva ich už len na tento účel. Zálohy sa prepíšu v riadnom cykle zálohovania, najneskôr po 90 dňoch a dovtedy sa už nepoužívajú na bežnú prevádzku. Na požiadanie Nextpulse vymazanie potvrdí v textovej forme.

Zákonné povinnosti uchovávania zákazníka, napríklad podľa BAO, UGB alebo zákona o hlásení pobytu, zaväzujú zákazníka; plní ich na základe vrátenia, prípadne exportov. Nextpulse po skončení zmluvy neuchováva údaje spracúvané v mene zákazníka pre zákazníka, pokiaľ ich zákazník výslovne osobitne neobjedná ako vlastnú službu s určenou dobou. Vlastné zmluvné, fakturačné a dôkazné údaje spoločnosti Nextpulse nie sú údajmi spracúvanými v mene zákazníka.

15. Anonymizované údaje

Nextpulse môže údaje spracúvané v mene zákazníka anonymizovať, pokiaľ je to potrebné na poskytovanie, zabezpečenie a zlepšovanie STRYK, a anonymizované údaje používať bez možnosti vyvodiť závery o fyzických osobách alebo o jednotlivom zákazníkovi. Údaje spracúvané v mene zákazníka sa nepoužívajú na trénovanie modelov umelej inteligencie.

16. Prednosť a zodpovednosť

Pre otázky ochrany údajov má táto zmluva prednosť pred ostatnými zmluvnými dokumentmi, s výnimkou individuálnych ustanovení, ktoré výslovne odkazujú na konkrétne ustanovenie tejto zmluvy; odchýlka od čl. 28 GDPR na ťarchu zákazníka sa nedohodne.

Kogentná zodpovednosť podľa GDPR sa nevylučuje ani neobmedzuje. Vo vzťahu medzi stranami sa vyrovnanie riadi čl. 82 ods. 5 GDPR; na ne a inak sa uplatňujú ustanovenia o zodpovednosti VOP B2B-SaaS vrátane ich obmedzení pri ľahkej nedbanlivosti.

17. Príloha: technické a organizačné opatrenia

Nasledujúce opatrenia opisujú aktuálny stav. Pravidelne sa preskúmavajú a ďalej rozvíjajú.

Oddelenie klientov: údaje každého zákazníka sú označené podľa klienta; databáza vynucuje oddelenie okrem logiky aplikácie aj politikami bezpečnosti na úrovni riadkov (Row Level Security), ktoré pre aplikačnú rolu nemožno obísť.
Riadenie prístupu k účtom: prihlasovanie používateľov cez Nextpulse ID s OpenID Connect; podpora druhého faktora; pre citlivé administratívne úkony správy platformy je vyžadované čerstvé prihlásenie s druhým faktorom. Účty zariadení pre funkcie kiosku sú obmedzené na príslušnú prevádzku.
Riadenie prístupu: rolové oprávnenia podľa zásady nevyhnutnosti s kontrolou každej požiadavky na strane servera; nepriradené prístupy sa odmietnu. Podporné úkony sa vykonávajú cez správu platformy; úkony, ktoré niečo menia, vyžadujú odôvodnenie a zaznamenávajú sa.
Kontrola prenosu: prístupy k STRYK cez internet sa uskutočňujú výlučne šifrovane pomocou TLS. E-maily sa prenášajú transportne šifrovane, pokiaľ to prijímajúci server podporuje. Prístupové tajomstvá pre pripojené tretie systémy sa ukladajú šifrovane.
Šifrovanie uložených údajov: zálohy sa ukladajú šifrovane. Pre osobitne citlivý obsah, ako sú zobrazenia dokladov totožnosti, Nextpulse odporúča obmedziť zachytávanie na zákonne nevyhnutný rozsah a stanoviť lehoty na vymazanie.
Lehoty na vymazanie: pre údaje z online check-inu vrátane zachytených údajov z dokladov môže zákazník v STRYK stanoviť lehotu na vymazanie. Štandardne nie je aktivovaná; stanovenie lehôt na vymazanie prislúcha zákazníkovi ako prevádzkovateľovi.
Nahrávanie súborov: nahrané súbory sa pred spracovaním kontrolujú na škodlivý softvér.
Kontrola vstupov a zaznamenávanie: zaznamenávanie bezpečnostne a odborne relevantných úkonov; záznamy neobsahujú heslá, tokeny ani prístupové tajomstvá.
Kontrola dostupnosti: denné zálohy, ktoré sa šifrovane ukladajú na mieste oddelenom od produkčnej prevádzky; zdokumentované postupy obnovy; obmedzenie anonymných dotazov proti preťaženiu a zneužitiu.
Oddelenie prostredí: oddelenie vývojového, testovacieho a produkčného prostredia; v zdrojovom kóde nie sú žiadne produkčné prístupové údaje.
Organizačné opatrenia: zaviazanie k dôvernosti, obmedzenie administratívnych prístupov na oprávnené osoby, postupy pre bezpečnostné aktualizácie a pre riešenie bezpečnostných incidentov.