Faturas de fornecedores no hotel
Processar faturas de fornecedores no hotel sem reintroduzir dados
O STRYK recebe faturas de fornecedores em XRechnung, o padrão alemão, e em Factur-X, verifica o ficheiro e prepara o registo como fatura de fornecedor. A aprovação e o pagamento são decisões suas.
- Receção de XRechnung (UBL/CII) e Factur-X
- Sem aprovação automática, sem pagamento automático
- Faturas em papel com original em anexo
Em resumo
O processamento digital de faturas de fornecedores significa que uma fatura chega como ficheiro estruturado e não é digitada à mão. O STRYK recebe XRechnung (UBL/CII) e Factur-X, verifica o ficheiro e, após a verificação, regista-o como fatura de fornecedor. Os documentos inválidos ficam retidos. A aprovação e o pagamento são feitos pela tua equipa. A função está incluída no preço base, composto pela taxa base e pelo valor por quarto, sem comissão por fatura.
Atualizado
O que custa tempo hoje nas faturas de fornecedores
Quando a cozinha, o fornecedor de bebidas e a manutenção enviam faturas todos os meses, pagá-las custa pouco tempo. Caro é tudo o que vem antes.
- Hoje
A fatura das bebidas chegou ao endereço de compras, a da lavandaria à receção e a da manutenção à caixa de correio da proprietária. No fim do mês procura em três pastas e duas caixas de correio, até que a contabilidade tenha os documentos.
Com o STRYKAs faturas eletrónicas verificadas aparecem como faturas de fornecedor entre os documentos de compra. Os documentos em papel e PDF registam-se à mão, com o original em anexo. O back office trabalha a partir de uma só lista.
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O fornecedor reclama uma fatura que já pagou. Ou o contrário: a mesma fatura da carne existe como PDF em anexo e como cópia em papel, e ambas acabam na pilha de pagamentos.
Com o STRYKCada fatura recebida é um registo com estado. Antes da aprovação vê o que já foi registado desse fornecedor. A verificação de duplicados continua a ser uma tarefa sua na aprovação.
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Uma fatura eletrónica chega como ficheiro XML que ninguém consegue ler. A contabilidade não o abre, pede um PDF e volta a digitar valor, data e número da fatura.
Com o STRYKO STRYK lê por si o XRechnung (UBL/CII) e o Factur-X e mostra o resultado como uma fatura normal. O conteúdo do ficheiro é verificado antes de nascer uma fatura de fornecedor. Não se digita nada de novo.
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Terça-feira no back office: quatro fornecedores, um ficheiro inválido
Um exemplo de uma casa com 30 quartos. A contabilista trabalha duas vezes por semana nas faturas de fornecedores, e a proprietária aprova.
Ver as novas faturas eletrónicas
Quatro fornecedores enviaram faturas eletrónicas: bebidas, lavandaria, serviço de café e manutenção. A contabilista importa os ficheiros para os documentos de compra. Os documentos que passam a verificação ficam prontos para registo.
Identificar um ficheiro inválido
A fatura do serviço de café não passa a verificação e fica retida. A contabilista vê isso antes de qualquer lançamento. Pede ao fornecedor um ficheiro corrigido.
Registar como faturas de fornecedor
A contabilista regista as três faturas verificadas como faturas de fornecedor. Fornecedor, número da fatura, data e valores vêm do ficheiro. Não tem de digitar nada.
A proprietária aprova
A proprietária confere os valores com a guia de entrega e a encomenda. Aprova o que está certo. O STRYK não faz nenhum pagamento. A transferência é preparada pela equipa como até agora, no banco.
Importar o extrato bancário
Durante a tarde, a contabilista carrega o extrato em CAMT.053. Para os débitos de bebidas e lavandaria, o STRYK propõe faturas em aberto que podem corresponder. Cada associação é confirmada por ela própria.
Documentos do mês para o contabilista
Os diários seguem para o contabilista em DATEV, BMD, CSV ou Excel, se desejado com pacote de documentos. O contabilista recebe as faturas verificadas no sistema.
O que o STRYK assume nas faturas de fornecedores
O percurso vai do ficheiro até ao contabilista. Em cada função indica-se em que ponto intervém a tua equipa.
Receber e verificar faturas eletrónicas
O STRYK recebe faturas de fornecedores em XRechnung (UBL/CII) e Factur-X e verifica o ficheiro. Os documentos que não passam a verificação ficam retidos. Os documentos em papel e PDF registam-se na mesma área, à mão, com o original em anexo.
Ler maisRegisto como fatura de fornecedor
Após uma verificação bem-sucedida, a fatura eletrónica transforma-se numa fatura de fornecedor. Os dados que já constam do ficheiro não precisam de ser introduzidos de novo. A aprovação e o pagamento ficam expressamente com a equipa.
Ler maisImportação bancária para conciliação
Importe os extratos em CAMT.053 (e CAMT.052/054) ou CSV. O STRYK propõe associações com faturas em aberto. Não existe ligação bancária direta: a importação é de ficheiro.
Ler maisDiário mensal para o contabilista
A entrega mensal faz-se em diário DATEV, BMD, CSV ou Excel, opcionalmente com pacote de documentos. O arquivo de controlo apoia a conservação segundo os prazos na Áustria (7 anos) e na Alemanha (10 anos).
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Faturas de fornecedores com e sem sistema ligado
À esquerda, o percurso de uma fatura de fornecedor entre caixas de correio e secretárias; à direita, o mesmo percurso no STRYK. Nas duas colunas, a aprovação e o pagamento ficam com a equipa.
| Tarefa | Caixa de correio, pastas, digitação | Com o STRYK |
|---|---|---|
| Receber a fatura | Papel, anexos PDF e ficheiros XML de várias caixas de correio e da receção. | XRechnung e Factur-X são recebidos e verificados. Os documentos em papel e PDF registam-se à mão, com o original em anexo. |
| Registar os dados | Fornecedor, número, data e valores digitados à mão numa folha de cálculo ou num programa de contabilidade. | Os dados vêm do ficheiro verificado e passam para a fatura de fornecedor. |
| Ficheiro com erros | Muitas vezes só se nota no lançamento ou pelo contabilista. | Os documentos inválidos ficam retidos antes de nascer uma fatura de fornecedor. |
| Aprovação | A fatura circula em papel de secretária em secretária ou por reencaminhamento. | A aprovação continua a ser tarefa da tua equipa. O STRYK não aprova nada automaticamente. |
| Pagamento | Transferência no homebanking. | Sem alterações. O STRYK não faz pagamentos e não está ligado à tua conta bancária. |
| Conciliação com o banco | Extrato e lista de faturas lado a lado. | Importar o extrato como ficheiro, confirmar ou alterar as propostas de associação. |
| Fecho do mês com o contabilista | Pastas, anexos de correio e lista em Excel no fim do mês. | Diário em DATEV, BMD, CSV ou Excel, se desejado com pacote de documentos. |
Um preço que cresce com o teu alojamento
O processamento de faturas de fornecedores faz parte das funções financeiras do preço base. Não há taxa por fatura nem licença adicional para utilizadores do back office, porque o número de utilizadores é ilimitado.
Preços em detalhe€ 59 taxa base + € 6 por quarto ou unidade por mês
Exemplo com 30 quartos€ 239por mês
- 14 dias de teste gratuito
- Sem taxa de instalação
- Acompanhamento personalizado no arranque
Preços líquidos, faturação anual. 20 % de desconto na taxa base no primeiro ano de contrato.
Como introduzir as faturas de fornecedores no STRYK
Alteras o seu circuito de faturas por etapas. Os fornecedores atuais continuam a enviar como até agora, até que faça a mudança.
Perguntar aos fornecedores pelo formato
Verificas com o back office quais fornecedores já enviam XRechnung ou Factur-X. Os grandes distribuidores de bebidas e de restauração coletiva costumam mudar mais cedo do que as pequenas empresas artesanais.
Configurar em conjunto
A configuração faz parte do preço base. Analisamos contigo como funciona hoje o circuito de faturas na casa e ajustamos o STRYK a isso.
Começar com poucas faturas
No primeiro mês, deixa passar pelo STRYK apenas as faturas eletrónicas de dois ou três fornecedores. A tua equipa aprende a verificação, o registo e a aprovação com documentos reais.
Definir o formato com o contabilista
Clarifique com o teu contabilista se pretende um diário DATEV, BMD ou CSV. A entrega é mensal, opcionalmente com pacote de documentos.
Perguntas frequentes
Que formatos de fatura eletrónica pode o STRYK receber?
O STRYK recebe XRechnung nas sintaxes UBL e CII, bem como Factur-X. Outros formatos não fazem parte desta função. O ficheiro é verificado antes de nascer uma fatura de fornecedor.
O que acontece a uma fatura eletrónica com erros?
Fica retida e não é registada como fatura de fornecedor. A tua equipa vê que a verificação não foi cumprida e pode pedir ao fornecedor um ficheiro corrigido. O lançamento só acontece depois.
Uma fatura é paga automaticamente?
Não. O STRYK não aprova nenhuma fatura automaticamente e não efetua pagamentos. A aprovação e a transferência são feitas por si ou pela tua equipa. Também não existe ligação à conta bancária.
Como chegam ao sistema os documentos em papel ou as faturas em PDF?
À mão. Em Contabilidade → Pagamentos → Documentos de compra, regista o fornecedor, o número do documento, a data e os valores, e carrega o original em anexo. A importação sem digitação aplica-se apenas a XRechnung e Factur-X.
Como enviam os fornecedores as faturas eletrónicas para o STRYK?
Como ficheiro no formato XRechnung (UBL/CII) ou Factur-X. Pede aos seus fornecedores que enviem o ficheiro estruturado e não apenas um PDF. O caminho pelo qual os ficheiros chegam aos documentos de compra é configurado contigo na implementação.
O contabilista recebe os documentos?
Sim. A entrega mensal faz-se em diário DATEV, BMD, CSV ou Excel, opcionalmente com pacote de documentos. O formato de que o contabilista precisa é combinado com ele.
Quem lança as faturas de fornecedores na contabilidade financeira?
O teu contabilista. O STRYK recebe a fatura verificada como fatura de fornecedor e transmite-a no diário mensal. O balanço e as demonstrações anuais ficam com o contabilista.
Mostra-nos o teu monte de faturas
Analisamos contigo quais fornecedores enviam faturas eletrónicas e como é o percurso até ao contabilista no STRYK. Envias para isso um pedido de teste de 14 dias.