Faktury zakupowe w hotelu
Faktury zakupowe w hotelu cyfrowo, bez przepisywania
STRYK odbiera od dostawców faktury w formacie XRechnung i Factur-X, sprawdza je i przygotowuje przejęcie jako fakturę zakupową. Zatwierdzenie i płatność pozostają przy Twoim zespole.
- Odbiór XRechnung (UBL/CII) i Factur-X
- Brak automatycznego zatwierdzania i automatycznej płatności
- Dokumenty papierowe z oryginałem w załączniku
W skrócie
Cyfrowa obsługa faktur zakupowych oznacza, że faktura dostawcy przychodzi jako plik o ustrukturyzowanej treści i nie jest przepisywana ręcznie. STRYK odbiera XRechnung (UBL/CII) i Factur-X, sprawdza plik i po pozytywnej kontroli przejmuje go jako fakturę zakupową. Nieprawidłowe dokumenty zostają wstrzymane. Zatwierdzenie i płatność wykonuje Twój zespół. Funkcja wchodzi w skład ceny podstawowej, na którą składają się opłata bazowa i kwota za pokoje, bez opłaty za każdą fakturę.
Zaktualizowano
Ile czasu kosztują dziś faktury dostawców
Gdy kuchnia, dostawca napojów i technika budynku co miesiąc wystawiają faktury, samo płacenie zajmuje mało czasu. Kosztowne jest wszystko, co je poprzedza.
- Dziś
Faktura za napoje trafiła na adres zakupów, faktura pralni na recepcję, a faktura technika do skrzynki właścicielki. Pod koniec miesiąca szukasz dokumentów w trzech segregatorach i dwóch skrzynkach, aż biuro rachunkowe je dostanie.
Z STRYKSprawdzone e-faktury są dostępne jako faktury zakupowe wśród dokumentów przychodzących. Dokumenty papierowe i PDF wprowadzasz tam ręcznie i dołączasz oryginał. Back office pracuje na jednej liście.
Czytaj więcej - Dziś
Dostawca upomina się o fakturę, którą już zapłacono. Albo odwrotnie: ta sama faktura za mięso przychodzi raz jako załącznik PDF, raz w wersji papierowej, i obie trafiają na stos do zapłaty.
Z STRYKKażda przejęta faktura jest wpisem ze statusem. Przed zatwierdzeniem widzisz, co od tego dostawcy jest już zarejestrowane. Sprawdzenie duplikatów pozostaje Twoim zadaniem przy zatwierdzaniu.
Czytaj więcej - Dziś
E-faktura to plik XML, którego człowiek nie przeczyta. Księgowa go nie otwiera, prosi o PDF i ponownie przepisuje kwotę, datę i numer faktury.
Z STRYKSTRYK sam odczytuje XRechnung (UBL/CII) i Factur-X i pokazuje wynik jak zwykłą fakturę. Treść pliku jest sprawdzana, zanim powstanie faktura zakupowa. Nic nie jest przepisywane na nowo.
Czytaj więcej
Wtorek w back office: czterech dostawców, jeden nieprawidłowy plik
Przykład z hotelu na 30 pokojów. Księgowa pracuje nad fakturami zakupowymi dwa razy w tygodniu, a właściciel udziela zatwierdzenia.
Przegląd nowych e-faktur
Czterech dostawców wysłało e-faktury: napoje, pralnia, serwis kawy, technika budynku. Księgowa przejmuje pliki do dokumentów przychodzących. Dokumenty, które przechodzą kontrolę, są gotowe do przejęcia.
Rozpoznanie nieprawidłowego pliku
Faktura z serwisu kawy nie przechodzi kontroli i pozostaje wstrzymana. Księgowa widzi to, zanim cokolwiek zostanie zaksięgowane. Dostawca otrzymuje prośbę o poprawiony plik.
Przejęcie jako faktury zakupowe
Trzy sprawdzone faktury księgowa przejmuje jako faktury zakupowe. Dostawca, numer faktury, data i kwoty pochodzą z pliku. Nie musi nic przepisywać.
Właściciel zatwierdza
Właściciel porównuje kwoty z listem przewozowym i zamówieniem. Zatwierdza to, co się zgadza. STRYK nie uruchamia płatności. Przelew wykonuje zespół w banku, jak dotychczas.
Import wyciągu bankowego
Po południu księgowa wgrywa wyciąg bankowy jako CAMT.053. Przy obciążeniach za napoje i pralnię STRYK proponuje otwarte faktury, które mogą pasować. Każde przypisanie potwierdza sama.
Dokumenty miesiąca dla biura rachunkowego
Dzienniki trafiają do biura rachunkowego jako DATEV, BMD, CSV lub Excel, na życzenie z pakietem dokumentów. Doradca podatkowy dostaje faktury, które zostały sprawdzone w systemie.
Co STRYK przejmuje przy fakturach zakupowych
Proces biegnie od pliku aż do biura rachunkowego. Przy każdej funkcji widać, w którym miejscu do działania wchodzi Twój zespół.
Odbiór i sprawdzanie e-faktur
STRYK przyjmuje faktury zakupowe w formacie XRechnung (UBL/CII) i Factur-X oraz sprawdza plik. Dokumenty, które nie przechodzą kontroli, zostają wstrzymane. Dokumenty papierowe i PDF wprowadzasz w tym samym obszarze ręcznie, z oryginałem w załączniku.
Czytaj więcejPrzejęcie jako faktura zakupowa
Po zaliczonej kontroli z e-faktury powstaje faktura zakupowa. Danych, które są już w pliku, nie trzeba wprowadzać ponownie. Zatwierdzenie i płatność wyraźnie pozostają przy zespole.
Czytaj więcejImport wyciągu do uzgodnienia
Wyciągi bankowe importuje się jako CAMT.053 (oraz CAMT.052/054) lub CSV. STRYK proponuje przypisanie do otwartych faktur. Bezpośredniego połączenia z bankiem nie ma, import odbywa się z pliku.
Czytaj więcejMiesięczny dziennik dla biura rachunkowego
Miesięczne przekazanie odbywa się jako dziennik DATEV, BMD, CSV lub Excel, opcjonalnie z pakietem dokumentów. Archiwum kontrolne wspiera przechowywanie zgodnie z terminami: w Austrii 7 lat, w Niemczech 10 lat.
Czytaj więcej
Faktury zakupowe z połączonym systemem i bez niego
Po lewej droga faktury dostawcy przez skrzynki i biurka, po prawej ta sama droga w STRYK. Zatwierdzenie i płatność w obu kolumnach należą do zespołu.
| Zadanie | Skrzynka, segregator, przepisywanie | Z STRYK |
|---|---|---|
| Odbiór faktury | Papier, załączniki PDF i pliki XML z kilku skrzynek i z recepcji. | XRechnung i Factur-X są odbierane i sprawdzane. Dokumenty papierowe i PDF wprowadzasz ręcznie, z oryginałem w załączniku. |
| Wprowadzenie danych | Dostawca, numer, data i kwoty są ręcznie wpisywane do tabeli lub programu księgowego. | Dane pochodzą ze sprawdzonego pliku i trafiają do faktury zakupowej. |
| Wadliwy plik | Często wychodzi dopiero przy księgowaniu lub u doradcy podatkowego. | Nieprawidłowe dokumenty są wstrzymywane, zanim powstanie faktura zakupowa. |
| Zatwierdzenie | Faktura krąży na papierze od biurka do biurka albo przez przekazywanie. | Zatwierdzenie pozostaje zadaniem zespołu. STRYK niczego nie zatwierdza automatycznie. |
| Płatność | Przelew w bankowości internetowej. | Bez zmian. STRYK nie uruchamia płatności i nie jest połączony z Twoim kontem bankowym. |
| Uzgodnienie z bankiem | Wyciąg i lista faktur leżą obok siebie. | Wyciąg importuje się jako plik, a propozycje przypisań potwierdza się lub zmienia. |
| Koniec miesiąca z biurem rachunkowym | Segregatory, załączniki e-mail i lista w Excelu na koniec miesiąca. | Dziennik jako DATEV, BMD, CSV lub Excel, na życzenie z pakietem dokumentów. |
Jedna cena, która rośnie razem z Twoim obiektem
Obsługa faktur zakupowych należy do funkcji finansowych w cenie podstawowej. Nie ma opłaty za fakturę ani dodatkowej licencji dla użytkowników back office, ponieważ liczba użytkowników jest nieograniczona.
Szczegóły cen59 € opłata podstawowa + 6 € za pokój lub jednostkę miesięcznie
Przykład dla 30 pokoi239 €miesięcznie
- 14 dni bezpłatnego testu
- Brak opłaty za wdrożenie
- Osobiste wsparcie na starcie
Netto, rozliczenie roczne. W pierwszym roku umowy 20% rabatu od opłaty podstawowej.
Jak wdrożyć faktury zakupowe w STRYK
Obieg faktur zmienia się stopniowo. Dotychczasowi dostawcy wysyłają jak dotąd, aż nastąpi przejście na nowy sposób.
Dostawców zapytać o format
Warto sprawdzić z back office, którzy dostawcy wysyłają już XRechnung lub Factur-X. Duże firmy z hurtowni napojów i z dużych kuchni często przechodzą wcześniej niż małe firmy rzemieślnicze.
Wspólne wdrożenie
Konfiguracja należy do ceny podstawowej. Omawiamy z Tobą, jak obecnie przebiega obieg faktur w hotelu, i dopasowujemy do niego STRYK.
Start od kilku faktur
W pierwszym miesiącu warto przepuścić przez STRYK e-faktury tylko od dwóch lub trzech dostawców. Zespół poznaje kontrolę, przejęcie i zatwierdzanie na prawdziwych dokumentach.
Format uzgodnić z biurem rachunkowym
Z biurem rachunkowym wyjaśnia się, czy potrzebny jest dziennik DATEV, BMD czy CSV. Przekazanie odbywa się co miesiąc, opcjonalnie z pakietem dokumentów.
Najczęstsze pytania
Jakie formaty e-faktur może odbierać STRYK?
STRYK odbiera XRechnung w składni UBL i CII oraz Factur-X. Inne formaty nie są częścią tej funkcji. Plik jest sprawdzany, zanim powstanie z niego faktura zakupowa.
Co dzieje się z wadliwą e-fakturą?
Zostaje wstrzymana i nie jest przejmowana jako faktura zakupowa. Twój zespół widzi, że kontrola się nie powiodła, i może poprosić dostawcę o poprawiony plik. Zaksięgowanie możliwe jest dopiero potem.
Czy faktura zostanie opłacona automatycznie?
Nie. STRYK nie zatwierdza faktur automatycznie i nie uruchamia płatności. Zatwierdzenie i przelew wykonuje Twój zespół lub Ty sam. Połączenia z kontem bankowym również nie ma.
Jak papierowe lub PDF faktury trafiają do systemu?
Ręcznie. W sekcji Księgowość → Płatności → Dokumenty przychodzące wprowadza się dostawcę, numer dokumentu, datę i kwoty, a oryginał wgrywa jako załącznik. Przejęcie bez przepisywania dotyczy wyłącznie XRechnung i Factur-X.
Jak dostawcy wysyłają e-faktury do STRYK?
Jako plik w formacie XRechnung (UBL/CII) lub Factur-X. Warto poprosić dostawców o wysyłanie ustrukturyzowanego pliku, a nie tylko PDF. Drogę, którą pliki trafiają do dokumentów przychodzących, ustalamy wspólnie przy wdrożeniu.
Czy biuro rachunkowe dostaje dokumenty?
Tak. Miesięczne przekazanie odbywa się jako dziennik DATEV, BMD, CSV lub Excel, na życzenie z pakietem dokumentów. Jakiego formatu potrzebuje biuro, ustala się z nim.
Kto księguje faktury zakupowe w rachunkowości finansowej?
Twój doradca podatkowy. STRYK przekazuje sprawdzoną fakturę jako fakturę zakupową i przekazuje ją w miesięcznym dzienniku. Bilans i sprawozdanie roczne pozostają w biurze rachunkowym.
Pokaż nam swój stos faktur
Omówimy z Tobą, którzy dostawcy wysyłają e-faktury i jak wygląda droga do biura rachunkowego w STRYK. W tym celu można zgłosić zapytanie o 14-dniowy test.