Clients fidèles à l'hôtel
Gérer les clients fidèles : fichier clients et remises à l'hôtel
STRYK ouvre pour chaque client une fiche avec ses séjours et ses enregistrements, signale les doublons et mémorise les règles de remise par client. La réception reconnaît les habitués sans feuilleter des papiers.
- Tous les séjours d'un client dans une seule fiche
- Alerte en cas de doublon de fiche client
- Règles de remise par client
En bref
Gérer les clients fidèles, c'est reconnaître chaque client qui revient avec ses séjours précédents et le traiter en conséquence. Dans STRYK, le fichier clients s'en charge : une fiche par client avec séjours, enregistrements et activités, alerte sur les doublons et règles de remise par client. Le fichier clients fait partie de l'offre de base, composée du forfait de base et d'un montant par chambre.
Mis à jour
Où les clients fidèles se perdent au quotidien
Dans les établissements où un client sur deux est déjà venu, reconnaître les habitués repose souvent sur une seule personne.
- Aujourd'hui
Mme Weiß figure dans le fichier sous « Weiss, Karin », sous « Weiß K. » et une fois encore avec l'adresse de l'entreprise. Seule la patronne sait quelle entrée porte les séjours précédents.
Avec STRYKLors de la création d'une fiche client, STRYK compare nom, date de naissance et coordonnées et signale un doublon possible. Ta réception décide ensuite s'il s'agit du même client, avant qu'une troisième entrée ne soit créée.
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La demande d'une chambre côté jardin est notée sur un post-it collé à l'écran. Samedi, le remplaçant à la réception ne le trouve pas.
Avec STRYKLes notes et les étiquettes sont rattachées à la réservation, et la fiche client montre tous les séjours. Le remplaçant cherche le nom dans la recherche globale et voit quand le client est venu la dernière fois et ce qui a été noté.
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La remise pour client fidèle est recalculée à chaque facture : dix pour cent ou cinq ? Selon le service, le montant diffère.
Avec STRYKPour ce client, tu enregistres une fois la règle de remise dans le système. Les changements d'équipe et les remplaçants appliquent la même règle, qui est attachée au client et non à la mémoire d'une personne.
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Quatre contacts avec des clients fidèles en une journée
Une journée type à l'Hôtel Nordlicht, 24 chambres : le service du soir, le service du matin et la patronne partagent le même fichier clients.
Un appelant ne donne que son nom
Un monsieur appelle et souhaite « comme d'habitude » une semaine en octobre. Le service du matin saisit le nom dans la recherche globale et ouvre le profil. Il y voit les séjours précédents, la catégorie de chambre et les dates, avant d'avoir à poser la question de l'année passée.
Doublon lors de la création
Pour une demande reçue par e-mail, la réception crée un nouveau client. STRYK signale une fiche existante avec le même nom et la même date de naissance. La réception vérifie les coordonnées et reprend la fiche existante au lieu d'en créer une seconde.
Remise à la réservation
Un couple réserve pour la quatrième fois. La règle de remise de ce client est enregistrée : la réception n'a ni pourcentage à demander ni à chercher. Le service du soir voit plus tard dans la réservation la même règle.
Arrivée avec une note
À la réception, le service du soir ouvre la réservation et lit la note du dernier séjour. Il peut accueillir le client par son nom et proposer la chambre souhaitée, si elle est libre dans la catégorie.
Message au client parti
Pour le client parti ce matin, une automatisation a envoyé un message de remerciement issu du modèle. Si le client répond, le courriel arrive dans la boîte de cette réservation, et l'équipe voit l'échange à un seul endroit.
Ce que le fichier clients apporte aux clients fidèles
Pour les clients qui reviennent, ces fonctions du fichier clients comptent avant tout. La liste complète figure sur la page consacrée aux clients.
Fiche client avec historique
Chaque fiche présente les séjours, les enregistrements et les activités d'un client. À la réception, on voit sur une seule page ce qui s'est passé jusqu'ici.
Lire la suiteAlerte sur les doublons
STRYK compare nom, date de naissance et coordonnées et signale une seconde fiche pour la même personne. La décision reste à ta réception.
Lire la suiteRemises par client
Pour les clients fidèles, tu définis une règle de remise sur la fiche client. Le rabais n'est plus recalculé à chaque facture.
Lire la suiteMessages après le départ
Des automatisations envoient des modèles à des moments définis, par exemple après le départ, et tiennent un journal. Un test montre à l'avance ce qui serait envoyé. L'envoi se fait par e-mail.
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Clients fidèles sur fiches cartonnées et dans le fichier clients
Une comparaison des tâches qui reviennent chaque jour à la réception.
| Tâche | Avec fiches et papiers | Avec STRYK |
|---|---|---|
| Reconnaître un client | Fiche cartonnée, liste Excel ou souvenir de la patronne | Recherche par nom, fiche avec tous les séjours |
| Doublons | Ne se remarquent qu'à l'absence de l'historique | Alerte à la création, à partir du nom, de la date de naissance et des coordonnées |
| Notes sur le séjour | Post-it sur l'écran, carnet à la réception | Notes et étiquettes sur la réservation, consultables par chaque service |
| Remise pour client fidèle | Pourcentage recalculé à chaque facture | Règle de remise par client, enregistrée une fois |
| Contact après le départ | Une carte en été, si quelqu'un y pense | Automatisation avec modèle à un moment défini, avec journal |
| Réponse du client | Arrive dans la messagerie privée d'une personne | Regroupée dans la boîte de la réservation |
Un prix qui évolue avec ton établissement
Le fichier clients fait partie du produit de base et ne coûte rien en plus. Tu paies un forfait de base plus un montant par chambre ; le nombre d'utilisateurs ne modifie pas le prix.
Tarifs en détail59 € de forfait de base + 6 € par chambre ou unité et par mois
Exemple avec 18 chambres167 €par mois
- Essai gratuit de 14 jours
- Pas de frais d'installation
- Accompagnement personnalisé au démarrage
Prix nets, facturation annuelle. 20 % de remise sur le forfait de base la première année de contrat.
Du papier au fichier clients
Tes données clients existantes n'ont pas besoin d'être ressaisies.
Rassembler la liste des clients
Réunis ce que tu as : liste Excel, export de l'ancien logiciel ou adresses de la messagerie. Pour la reprise, un fichier CSV, XLSX ou ZIP suffit.
Test de l'import
L'import accompagné vérifie d'abord le fichier lors d'un test et fournit un rapport d'erreurs. Ce n'est qu'ensuite qu'il écrit les données réelles dans le fichier clients.
Vérifier les doublons
Les mêmes personnes écrites différemment, tu les examines après l'import avec le regard de ta réception. C'est à toi de décider si deux entrées désignent la même personne.
Créer les règles de remise
Pour les clients qui obtiennent un rabais, saisis la règle de remise. Ensuite, plus personne n'a besoin de se rappeler des pourcentages.
Questions fréquentes
Comment savoir qu'un client est déjà venu ?
Par la recherche de nom ou de coordonnées. La recherche globale trouve les clients, les réservations, les factures, les offres et les chambres. La fiche client affiche alors les séjours, les enregistrements et les activités de ce client.
Que se passe-t-il avec les fiches clients en double ?
STRYK signale les doublons lorsque nom, date de naissance et coordonnées correspondent à une fiche existante. L'alerte apparaît avant la création d'une seconde entrée. C'est à ta réception de vérifier s'il s'agit de la même personne.
Puis-je accorder automatiquement une remise à mes clients fidèles ?
Oui, grâce aux règles de remise que tu définis par client, par exemple pour les clients fidèles. Tu enregistres la règle une fois, au lieu de réfléchir au rabais à chaque facture. Elle s'applique ensuite à chaque réservation de ce client.
Puis-je écrire aux clients fidèles après leur séjour ?
Oui, par e-mail. Des automatisations envoient des messages issus de modèles à des moments définis, par exemple après le départ, et tiennent un journal. Si le client répond, son e-mail figure dans la boîte de la réservation.
Comment noter une préférence, comme la chambre côté jardin ?
Sous forme de note ou d'étiquette sur la réservation. Au séjour suivant, tu ouvres la fiche client et relis les notes des réservations précédentes. Tu attribues la chambre souhaitée avant l'arrivée, si elle est libre dans la catégorie.
Quelles données clients puis-je conserver ?
Ce sont le droit de la protection des données et les obligations de déclaration de ton pays qui le déterminent, et non le logiciel. Quelles informations te sont nécessaires et pendant combien de temps, tu le définis avec ton conseil en protection des données. STRYK met à disposition de ton hôtel un contrat de sous-traitance et sépare les données par hôtel.
Tous les collaborateurs voient-ils chaque fiche client ?
Cela dépend des droits. Chaque personne dispose de son propre accès avec un rôle, et le journal d'activité montre qui a modifié quoi. Quel rôle peut voir quoi, c'est à l'hôtel de le définir.
Sors tes clients fidèles du fichier cartonné
Indique-nous le nombre de tes chambres et l'endroit où se trouvent aujourd'hui tes données clients : Excel, fichier cartonné ou ancien logiciel. Pendant le test de 14 jours, tu importes ta liste de clients et vois quels doublons STRYK signale.