Factures fournisseurs à l'hôtel
Traiter les factures fournisseurs de l'hôtel sans ressaisie
STRYK reçoit les factures fournisseurs au format XRechnung et Factur-X, les contrôle et prépare leur enregistrement comme factures fournisseurs. La validation et le paiement t’appartiennent.
- Réception de XRechnung (UBL/CII) et Factur-X
- Aucune validation automatique, aucun paiement automatique
- Justificatifs papier avec original en pièce jointe
En bref
Le traitement numérique des factures fournisseurs signifie qu'une facture arrive sous forme de fichier structuré et n'est pas ressaisie. STRYK reçoit les XRechnung (UBL/CII) et les Factur-X, contrôle le fichier et, après un contrôle réussi, l'enregistre comme facture fournisseur. Les documents invalides restent bloqués. La validation et le paiement sont effectués par ton équipe. La fonction est incluse dans le prix de base, composé de l'abonnement de base et du montant par chambre, sans frais par facture.
Mis à jour
Ce que coûte aujourd'hui le traitement des factures fournisseurs
Quand la cuisine, le fournisseur de boissons et la maintenance envoient leurs factures chaque mois, le paiement prend peu de temps. Ce qui coûte cher se situe avant.
- Aujourd'hui
La facture de boissons est arrivée à l'adresse des achats, celle de la blanchisserie à la réception et celle de la maintenance dans la boîte de la propriétaire. En fin de mois, tu cherches dans trois dossiers et deux boîtes mail avant que le cabinet comptable ait ses justificatifs.
Avec STRYKLes factures électroniques contrôlées apparaissent comme factures fournisseurs parmi les justificatifs d'achat. Les justificatifs papier et PDF se saisissent à la main, l'original étant joint. Ton back-office travaille dans une seule liste.
Lire la suite - Aujourd'hui
Le fournisseur relance une facture que tu as déjà payée. Ou inversement : la même facture de viande existe en PDF et en copie papier, et les deux finissent dans la pile des paiements.
Avec STRYKChaque facture reprise est une entrée avec un statut. Avant la validation, tu vois ce qui a déjà été enregistré pour ce fournisseur. La vérification des doublons reste ta tâche lors de la validation.
Lire la suite - Aujourd'hui
Une facture électronique arrive sous forme de fichier XML que personne ne peut lire. La comptabilité ne l'ouvre pas, demande un PDF et ressaisit le montant, la date et le numéro de facture.
Avec STRYKSTRYK lit lui-même les XRechnung (UBL/CII) et les Factur-X et affiche le résultat comme une facture normale. Le contenu du fichier est contrôlé avant la création d'une facture fournisseur. Rien n'est ressaisi.
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Mardi au back-office : quatre fournisseurs, un fichier invalide
Un exemple dans un établissement de 30 chambres. La comptable travaille deux fois par semaine sur les factures fournisseurs, la propriétaire valide.
Examiner les nouvelles factures électroniques
Quatre fournisseurs ont envoyé des factures électroniques : boissons, blanchisserie, service de café, maintenance. La comptable importe les fichiers dans les justificatifs d'achat. Les documents qui réussissent le contrôle sont prêts à être repris.
Repérer un fichier invalide
La facture du service de café ne passe pas le contrôle et reste bloquée. La comptable le voit avant toute écriture. Elle demande au fournisseur un fichier corrigé.
Reprendre comme factures fournisseurs
La comptable reprend les trois factures contrôlées comme factures fournisseurs. Fournisseur, numéro de facture, date et montants proviennent du fichier. Elle n'a rien à ressaisir.
La propriétaire valide
La propriétaire vérifie les montants par rapport au bon de livraison et à la commande. Elle valide ce qui est juste. STRYK ne déclenche aucun paiement. Le virement reste confié à l'équipe, à la banque, comme aujourd'hui.
Importer le relevé bancaire
Dans l'après-midi, la comptable importe le relevé bancaire au format CAMT.053. Pour les prélèvements de boissons et de blanchisserie, STRYK propose des factures ouvertes qui pourraient correspondre. Elle confirme chaque rapprochement elle-même.
Justificatifs du mois pour le cabinet
Les journaux partent au cabinet comptable au format DATEV, BMD, CSV ou Excel, sur demande avec un paquet de justificatifs. Le cabinet reçoit les factures qui ont été contrôlées dans le système.
Ce que STRYK prend en charge pour les factures fournisseurs
Le parcours va du fichier jusqu'au cabinet comptable. Pour chaque fonction, il est indiqué à quelle étape ton équipe intervient.
Recevoir et contrôler les factures électroniques
STRYK reçoit les factures fournisseurs au format XRechnung (UBL/CII) et Factur-X et contrôle le fichier. Les documents qui ne passent pas le contrôle sont retenus. Les justificatifs papier et PDF se saisissent dans le même espace, à la main, avec l'original en pièce jointe.
Lire la suiteReprise comme facture fournisseur
Après un contrôle réussi, une facture électronique devient une facture fournisseur. Les données déjà présentes dans le fichier n'ont pas à être saisies à nouveau. La validation et le paiement restent expressément à ton équipe.
Lire la suiteImport bancaire pour le rapprochement
Tu importes les relevés bancaires au format CAMT.053 (ainsi que CAMT.052/054) ou en CSV. STRYK propose des rapprochements avec les factures ouvertes. Il n'existe pas de connexion bancaire directe : l'import est un import de fichier.
Lire la suiteJournal mensuel pour le cabinet
La remise mensuelle se fait sous forme de journal DATEV, BMD, CSV ou Excel, avec paquet de justificatifs en option. L'archive de contrôle permet la conservation selon les délais applicables en Autriche (7 ans) et en Allemagne (10 ans).
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Factures fournisseurs avec et sans système connecté
À gauche, le parcours d'une facture fournisseur à travers boîtes mail et bureaux ; à droite, le même parcours dans STRYK. Dans les deux colonnes, la validation et le paiement restent à l'équipe.
| Tâche | Boîte mail, dossiers, ressaisie | Avec STRYK |
|---|---|---|
| Recevoir la facture | Papier, pièces jointes PDF et fichiers XML issus de plusieurs boîtes mail et de la réception. | Les XRechnung et Factur-X sont reçus et contrôlés. Les justificatifs papier et PDF se saisissent à la main, avec l'original en pièce jointe. |
| Saisir les données | Fournisseur, numéro, date et montants saisis à la main dans un tableur ou un logiciel comptable. | Les données proviennent du fichier contrôlé et entrent dans la facture fournisseur. |
| Fichier défectueux | Souvent détecté seulement lors de la comptabilisation ou par le cabinet. | Les documents invalides sont bloqués avant la création d'une facture fournisseur. |
| Validation | La facture circule sur papier de bureau en bureau ou par transfert. | La validation reste la tâche de ton équipe. STRYK ne valide rien automatiquement. |
| Paiement | Virement dans la banque en ligne. | Inchangé. STRYK ne déclenche aucun paiement et n'est pas relié à ton compte bancaire. |
| Rapprochement bancaire | Relevé et liste des factures posés côte à côte. | Importer le relevé comme fichier, confirmer ou modifier les propositions de rapprochement. |
| Fin de mois avec le cabinet | Dossiers, pièces jointes de mail et liste Excel en fin de mois. | Journal au format DATEV, BMD, CSV ou Excel, avec paquet de justificatifs en option. |
Un prix qui évolue avec ton établissement
Le traitement des factures fournisseurs fait partie des fonctions financières du prix de base. Il n'y a pas de frais par facture et pas de licence supplémentaire pour les utilisateurs du back-office, car le nombre d'utilisateurs est illimité.
Tarifs en détail59 € de forfait de base + 6 € par chambre ou unité et par mois
Exemple avec 30 chambres239 €par mois
- Essai gratuit de 14 jours
- Pas de frais d'installation
- Accompagnement personnalisé au démarrage
Prix nets, facturation annuelle. 20 % de remise sur le forfait de base la première année de contrat.
Comment introduire les factures fournisseurs dans STRYK
Tu modifies ton circuit de factures étape par étape. Les fournisseurs existants continuent d'envoyer comme avant jusqu'à ton passage.
Demander aux fournisseurs leur format
Vérifie avec ton back-office quels fournisseurs envoient déjà des XRechnung ou des Factur-X. Les grands grossistes en boissons et en restauration collective passent souvent au numérique plus tôt que les petites entreprises artisanales.
Configurer ensemble
La configuration fait partie du prix de base. Nous examinons avec toi le circuit des factures tel qu'il fonctionne aujourd'hui dans l'établissement, et nous adaptons STRYK en conséquence.
Commencer avec quelques factures
Pendant le premier mois, ne fais passer par STRYK que les factures électroniques de deux ou trois fournisseurs. Ton équipe apprend le contrôle, la reprise et la validation sur de vrais justificatifs.
Fixer le format avec le cabinet
Détermine avec ton cabinet si un journal DATEV, BMD ou CSV est souhaité. La remise a lieu chaque mois, avec un paquet de justificatifs en option.
Questions fréquentes
Quels formats de factures électroniques STRYK peut-il recevoir ?
STRYK reçoit les XRechnung dans les syntaxes UBL et CII ainsi que les Factur-X. Les autres formats ne font pas partie de cette fonction. Le fichier est contrôlé avant la création d'une facture fournisseur.
Que se passe-t-il avec une facture électronique défectueuse ?
Elle est bloquée et n'est pas reprise comme facture fournisseur. Ton équipe voit que le contrôle n'a pas été réussi et peut demander au fournisseur un fichier corrigé. La comptabilisation n'a lieu qu'ensuite.
Une facture est-elle payée automatiquement ?
Non. STRYK ne valide aucune facture automatiquement et ne déclenche aucun paiement. La validation et le virement sont effectués par t’ou par ton équipe. Il n'existe pas non plus de connexion avec le compte bancaire.
Comment les justificatifs papier ou les factures PDF arrivent-ils dans le système ?
À la main. Sous Comptabilité → Paiements → Justificatifs d'achat, tu saisis le fournisseur, le numéro de pièce, la date et les montants, puis charges l'original en pièce jointe. La reprise sans ressaisie ne concerne que les XRechnung et les Factur-X.
Comment tes fournisseurs envoient-ils leurs factures électroniques à STRYK ?
Sous forme de fichier au format XRechnung (UBL/CII) ou Factur-X. Demande à tes fournisseurs d'envoyer le fichier structuré et pas seulement un PDF. Le chemin par lequel les fichiers arrivent dans tes justificatifs d'achat est mis en place avec toi lors de la configuration.
Ton cabinet comptable reçoit-il les justificatifs ?
Oui. La remise mensuelle se fait en journal DATEV, BMD, CSV ou Excel, avec paquet de justificatifs en option. Le format dont ton cabinet a besoin se détermine avec lui.
Qui enregistre les factures fournisseurs dans la comptabilité financière ?
Ton cabinet d'expertise comptable. STRYK reprend la facture contrôlée comme facture fournisseur et la transmet dans le journal mensuel. Le bilan et les comptes annuels restent chez ton cabinet.
Montre-nous ta pile de factures
Nous examinons avec toi quels fournisseurs envoient des factures électroniques et à quoi ressemble le parcours jusqu'au cabinet comptable dans STRYK. Envoie-nous pour cela une demande d'essai de 14 jours.