Control de gestión para hoteles pequeños
Control de gestión hotelera: cinco cifras mensuales para 24 habitaciones
Ocupación, ADR, RevPAR, ingresos por área y cobros pendientes, con fórmula y ejemplo de cálculo. Los datos salen de los informes y exportaciones que STRYK entrega por cada área.
- Listado de reservas por mes en CSV o XLSX
- Informes y exportación en PDF, Excel y CSV
- Las facturas emitidas no se modifican
En resumen
El control de gestión de un hotel pequeño se resume en cinco cifras mensuales: ocupación, ADR, RevPAR, ingresos por área y facturas pendientes. Tú las calcula a partir de los datos de reservas y facturación que STRYK entrega como informe o exportación en PDF, Excel y CSV. Coste: cuota base más un importe por habitación al mes, prueba de 14 días.
Actualizado
Dónde se atascan las cifras mensuales en los hoteles pequeños
Quien elabora el informe mensual por tu cuenta rara vez falla en las fórmulas. El problema son los datos de varias fuentes y las cifras que cada uno cuenta de forma distinta.
- Hoy
El informe mensual se elabora el tercer día laborable en un libro de Excel. Reservas del programa de recepción, ingresos de la contabilidad y cinco pestañas que solo tú entiende.
Con STRYKReservas, facturas y cobros están en un solo sistema. Filtra el listado de reservas por el mes, lo exporta en CSV o XLSX y calcula las cinco cifras en una plantilla fija.
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La propietaria indica un 74 % de ocupación, el propietario un 70 %. Ambos tienen razón: uno no cuenta las habitaciones en reforma y el otro cuenta las 24.
Con STRYKLas fórmulas de esta página fijan qué entra en el denominador. Las habitaciones bloqueadas se registran como bloqueo de habitación, de modo que el periodo sigue siendo verificable.
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La familia propietaria recibe cada mes una presentación distinta: a veces una foto de la tabla, a veces un correo con tres cifras. Las comparaciones con el mes anterior solo salen de memoria.
Con STRYKCada mes envía las mismas cinco cifras, en el mismo orden, como archivo Excel o PDF. El presupuesto lo lleva aparte, en su propia hoja.
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El cierre mensual en el Hotel Nordlicht
Supongamos que la propietaria del Hotel Nordlicht, con 24 habitaciones, cierra septiembre el segundo día laborable de octubre. La recepción de la mañana le ayuda.
Cerrar bien el último día
Primero, la recepción cierra el 30 de septiembre. Cómo el cierre diario muestra salidas pendientes y borradores se explica en tu propia página.
Filtrar el listado de reservas por el mes
La propietaria fija el filtro en las estancias de septiembre y exporta el listado en CSV. En Excel tiene ya una fila por reserva, con la que sigue calculando.
Calcular ocupación, ADR y RevPAR
Introduce en la plantilla las noches vendidas y las disponibles. La habitación 11 estuvo bloqueada seis días, así que en el denominador hay 714 noches en lugar de 720. Resultado: 70,0 % de ocupación.
Trasladar los ingresos por área
Alojamiento, desayuno y bar se toman de los informes de cada área. La recepción emite antes los últimos borradores de factura, porque las facturas emitidas no se pueden modificar. A partir de ahí, la suma ya no cambia.
Revisar las partidas abiertas a la fecha de corte
Cuatro facturas siguen sin pagar el 30 de septiembre. Con la importación bancaria, la propietaria asigna los pagos recibidos antes de pasar la lista a recepción para reclamar.
Informe al propietario y a la gestoría
Las cinco cifras van en un archivo Excel a la familia propietaria. Los datos para contabilidad siguen con la entrega a la gestoría.
De dónde salen las cifras en STRYK
STRYK aporta los datos brutos de los cinco indicadores. Cómo calcular con ellos figura en la tabla de esta página.
Informes por área
Cada área, desde las reservas hasta la contabilidad, entrega informes en PDF, Excel y CSV. Usa el archivo Excel para su plantilla y el PDF para la conversación con los propietarios.
Leer másListado de reservas con exportación
El listado de reservas se acota a un mes con filtros de columna y se exporta en CSV o XLSX. De ahí cuenta las noches vendidas.
Leer másUna facturación mensual que no se mueve
Nadie modifica ya una factura emitida. Una corrección aparece como abono en el mes en que se produce, de modo que el septiembre comunicado se mantiene.
Leer másRoles y registro de actividad
La propietaria da a recepción solo los permisos que necesita. El registro de actividad muestra quién cambió qué, cuando una cifra se cuestiona.
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Cinco cifras mensuales para 24 habitaciones
Los valores son un ejemplo: Hotel Nordlicht en septiembre, con 30 días. Los ingresos se suponen netos de IVA.
| Indicador | Cómo se calcula | Hotel Nordlicht, septiembre |
|---|---|---|
| Ocupación | Noches vendidas divididas entre noches disponibles, por 100. Las noches disponibles son habitaciones por días, sin los días de habitación bloqueada. | 500 noches vendidas de 714 disponibles (24 por 30 menos 6 días bloqueados) dan 70,0 %. |
| ADR (tarifa media diaria) | Ingresos de alojamiento divididos entre noches vendidas. El desayuno y la tasa turística quedan fuera. | 47 500 € de alojamiento entre 500 noches dan 95,00 €. |
| RevPAR (ingreso por habitación disponible) | Ingresos de alojamiento divididos entre noches disponibles. Mismo resultado que ADR por ocupación. | 47 500 € entre 714 noches dan 66,53 €. Prueba: 95,00 × 0,700 también da 66,53. |
| Ingresos por área | Ingresos netos separados por área, sin partidas de paso como la tasa turística. | Alojamiento 47 500 €, desayuno 7000 €, bar y minibar 2300 €, en total 56 800 €. |
| Facturas pendientes | Suma y número de facturas emitidas aún sin cobrar a la fecha de corte. | Cuatro facturas por un total de 3120 € a 30 de septiembre. |
Un precio que crece con su establecimiento
Informes, exportación y registro de actividad forman parte del producto principal. El precio depende del número de habitaciones; los usuarios adicionales no cuestan nada más.
Precios detallados59 € cuota base + 6 € por habitación o unidad al mes
Ejemplo con 24 habitaciones203 €al mes
- 14 días de prueba gratuita
- Sin cuota de alta
- Acompañamiento personal al inicio
Precio neto, facturación anual. 20 % de descuento sobre la cuota base en el primer año de contrato.
Lista de cierre mensual para hoteles pequeños
Estos cinco pasos los sigue cada mes en el mismo orden. Con el tiempo el cierre se acorta, porque ya no se decide nada nuevo.
Cerrar el último día
Comprueba que no quede ninguna salida sin check-out ni ningún borrador de factura del mes abierto. Solo entonces el mes se puede contar.
Exportar el listado de reservas
Filtre por el mes y exporte en CSV o XLSX. Guarda el archivo con un nombre fijo, por ejemplo con año y mes.
Calcular las cinco cifras
Introduce noches e ingresos en su plantilla y comprueba el RevPAR frente a ADR por ocupación. Si el resultado no cuadra, hay un recuento incorrecto.
Conciliar con facturas y banco
El ingreso de alojamiento de la plantilla debe coincidir con las facturas emitidas. Las partidas abiertas se toman a la fecha de corte, no a la fecha del cálculo.
Enviar el informe y entregar los datos
Envía a los propietarios las cinco cifras con el mes anterior y el mismo mes del año anterior. La gestoría recibe sus datos mediante la entrega mensual.
Preguntas frecuentes
¿Cómo calculo el RevPAR en un hotel pequeño?
El RevPAR es el ingreso de alojamiento dividido entre las noches disponibles del mes. En el Hotel Nordlicht son 47 500 € entre 714 noches, es decir, 66,53 €. Para comprobarlo, multiplique el ADR por la ocupación expresada en decimales.
¿Las habitaciones bloqueadas cuentan para la ocupación?
Depende de la regla que acuerda con sus propietarios. En el ejemplo contamos sin los días bloqueados, porque la habitación no era vendible. Fija la regla una vez por escrito y aplíquela igual cada mes.
¿Por qué el desayuno y la tasa turística no cuentan en el ADR?
Porque el ADR debe medir el precio de la habitación. El desayuno es ingreso de otra área y la tasa turística se traslada al municipio. Si los incluye, el ADR sube sin que ninguna habitación se haya vendido más cara.
¿Qué debe incluir un informe mensual para los propietarios?
Bastan cinco cifras: ocupación, ADR, RevPAR, ingresos por área y facturas pendientes. Muestra cada cifra con el mes anterior y el mismo mes del año anterior, y deja escritas las fórmulas una vez. El presupuesto y la comparación previsto-real los lleva en su propia hoja.
¿Cómo evalúo varios hoteles juntos?
En un libro común. Cada hotel solo ve sus propios datos en STRYK, así que exporte las cinco cifras por establecimiento y únalas en su plantilla. Más información en la página software para varios alojamientos.
¿Calculo las cifras mensuales con ingresos brutos o netos?
Con ingresos netos, es decir, sin IVA. Si no, los distintos tipos de IVA del alojamiento y del desayuno desplazan las cifras. Más importante que la elección es calcular cada mes del mismo modo e indicarlo en el informe.
Calcula un mes de tu hotel
Envíanos el número de habitaciones y la hoja en la que calcula hoy. En la prueba de 14 días exportará un mes del listado de reservas y comprobará si sus cinco cifras cuadran.