KPI hoteleros: ocupación, ADR y RevPAR explicados con claridad

Los tres KPI básicos: ocupación, ADR y RevPAR

Una noche de habitación (room night) es una habitación durante una noche. Un hotel de 25 habitaciones tiene, en un mes de 30 días, 750 noches de habitación disponibles. Si una habitación se ocupa tres noches, son tres noches de habitación vendidas. De estas dos magnitudes y de los ingresos por alojamiento, es decir, los ingresos de la pernoctación sin desayuno, restaurante ni spa, salen los tres KPI básicos.

La ocupación (occupancy) indica qué parte de las noches de habitación disponibles se vendió. El ADR (Average Daily Rate, tarifa media diaria) indica cuánto aportó de media cada noche de habitación vendida. El RevPAR (Revenue per Available Room) reparte los ingresos por alojamiento entre todas las noches de habitación disponibles, también las vacías. Así muestra lo bien que ha vendido su capacidad en conjunto.

Por qué el RevPAR es tan importante: una ocupación alta se consigue casi siempre con precios bajos, y un ADR alto, con pocas reservas caras. Ambas cosas pueden perjudicar al hotel. El RevPAR solo sube cuando mejora la relación entre precio y ocupación. Decida una vez en el hotel si las habitaciones bloqueadas, por ejemplo por reformas, cuentan como disponibles, y manténgalo después.

Un ejemplo de cálculo para un hotel de 25 habitaciones

Tomemos un hotel hipotético de 25 habitaciones en septiembre, es decir, 30 días. Todas las cifras son un ejemplo y netas, sin IVA ni tasa turística. El hotel vende en el mes 510 noches de habitación y obtiene con ello unos ingresos por alojamiento de 56.100 €. Con desayuno, restaurante, bar y extras, los ingresos totales suman 78.000 €. Después de personal, coste de mercancías, energía, comisiones y el resto de costes operativos, queda un beneficio bruto de explotación (GOP) de 24.000 €.

De ahí salen los KPI: 750 noches de habitación disponibles, 68 % de ocupación, 110 € de ADR y 74,80 € de RevPAR. La comprobación cuadra: 110 € × 68 % da también 74,80 €. Para el conjunto del hotel, cada habitación disponible aporta 104 € de ingresos totales por noche (TRevPAR) y 32 € de beneficio de explotación (GOPPAR).

Lo interesante llega al comparar. Supongamos que en septiembre del año anterior el hotel vendió 570 noches de habitación a 95 €: 76 % de ocupación, pero solo 54.150 € de ingresos por alojamiento y 72,20 € de RevPAR. La ocupación ha bajado y, aun así, el RevPAR ha subido, y además hubo que limpiar 60 habitaciones menos. Justo esta lectura es la que falta cuando solo se mira la ocupación.

Mirar hacia delante: pickup, pace, antelación de reserva, mix de canales y tasa de cancelación

El pickup es el número de noches de habitación que se han sumado para un periodo futuro en un intervalo concreto, descontadas las cancelaciones. Ejemplo: para el primer sábado de octubre había el lunes 14 habitaciones reservadas y el domingo, 19. El pickup semanal es de cinco habitaciones. Un pickup inusualmente alto es señal de que quizá sea demasiado barato; si no llega, es momento de una promoción o de echar un vistazo a los portales.

El pace compara el nivel de reservas actual de un periodo con el que tenía ese mismo periodo con la misma antelación el año anterior. Si a 30 días del fin de semana de octubre el hotel está en 15 habitaciones y el año pasado en el mismo momento estaba en 11, la demanda va por delante. El pace es la alerta temprana más importante, porque muestra las desviaciones semanas antes de la estancia.

La antelación de reserva (booking window) mide cuántos días pasan entre la reserva y la llegada. Un hotel urbano vive a menudo de reservas de última hora; un hotel vacacional en la montaña recibe muchas reservas con meses de antelación. Quien conoce su antelación sabe cuándo surten efecto los cambios de precio y cuándo llegan tarde. El mix de canales muestra por qué vías se venden sus noches de habitación: directo, por teléfono, a través de Booking.com, Expedia u otros portales. Es la base para valorar comisiones y dependencias.

La tasa de cancelación relaciona las reservas canceladas con todas las reservas de un periodo. Si de 180 reservas se cancelan 18, es del 10 %. Si sube claramente, conviene mirar canal y tarifa: a menudo las reservas flexibles de portales se cancelan más que las reservas directas con anticipo. Los no-shows van en una cifra aparte, porque tienen otras causas y otras consecuencias para la factura.

Las cinco cifras que un hotel pequeño debería mirar cada semana

Un hotel de 15 a 50 habitaciones no necesita un equipo de revenue, pero sí un cuarto de hora fijo a la semana. Tome, por ejemplo, cada lunes las mismas cinco cifras, anote lo que le llame la atención y decida si cambia algo en precios o restricciones. Más importante que la cifra perfecta es la regularidad: quien mira igual cada semana reconoce patrones.

Mire siempre dos periodos: la semana pasada, para aprender, y los próximos 30 a 90 días, para actuar. Para el futuro cuentan el nivel de reservas por fecha y el pickup de los últimos siete días; para el pasado, RevPAR, ADR y mix de canales.

Errores típicos al calcular y comparar

El error más frecuente es la media de toda la temporada. Una temporada de invierno con un 72 % de ocupación puede componerse de unas vacaciones de Navidad llenas y semanas de enero medio vacías. La media oculta justo las semanas en las que podría haber movido algo con precio o paquetes. Mire como mínimo por semanas, mejor por días de la semana, y compare periodos de vacaciones con periodos de vacaciones.

El segundo error es mezclar bruto y neto. Un ADR con IVA, desayuno y tasa turística es un valor distinto de un ADR neto solo de la pernoctación. Ambos son válidos, pero no comparables. Decida qué base usa y escríbala junto a la cifra. Esto es especialmente importante si compara sus valores con cifras de la extranet de un portal, de un informe del sector o del año anterior en otro sistema.

Otros tropiezos: se olvidan las comisiones, y el ADR de un portal parece mejor de lo que es. Las habitaciones bloqueadas cuentan unas veces como disponibles y otras no. Las reservas canceladas se quedan en la ocupación. Y los KPI se miran sin comparación: un RevPAR de 74,80 € por sí solo dice poco; frente al año anterior o al presupuesto, dice mucho.

Cómo le ayuda STRYK con sus KPI

En STRYK, los KPI salen de los mismos datos con los que trabaja su equipo: reservas, habitaciones, precios y facturas. En el controlling del área de finanzas ve, para un periodo de libre elección, ocupación, ADR, RevPAR e ingresos por habitaciones, siempre como valores brutos, además de las noches de habitación disponibles, vendidas y bloqueadas. Un periodo de comparación, por ejemplo el mismo mes del año anterior, aparece justo al lado. La vista de canales muestra por origen de reserva noches de habitación, cuota, ingresos por habitaciones y ADR, de modo que ve su mix de canales sin una hoja de cálculo propia.

Los informes del PMS muestran además reservas, duración media de la estancia, tasa de cancelación, no-shows, reparto por canales de reserva y categorías, así como ingresos e importes pendientes. Cada informe se puede exportar como PDF, Excel o CSV, con los mismos filtros que en la vista. Quien trabaja con asesoría fiscal o propiedad puede mostrar además en el informe de gestión los ingresos y el resultado por habitación disponible, en cuanto las cuentas contables estén asignadas por completo; antes, STRYK no muestra estos valores a propósito.

Para mirar hacia delante existe el módulo adicional Intelligent Pricing. Analiza ocupación, pickup, pace, curva de reservas, antelación y ADR por categoría y día de estancia, y de ahí saca recomendaciones de precio revisables. Encontrará más en la guía sobre precios dinámicos.