Gäste-Postfach für Hotels
Gäste-Postfach für Hotels: alle Nachrichten gebündelt je Buchung
In STRYK steht jede Gästenachricht bei der Buchung, zu der sie gehört. Deine Rezeption sieht Verlauf, Zusagen und Vorlagen an einem Ort.
- Nachrichten gebündelt je Buchung
- Vorlagen mit Platzhaltern und Automationen
- KI-Entwürfe nur als Zusatzmodul und nur mit Freigabe durch dein Team
Kurz gesagt
Ein Gäste-Postfach bündelt alle Nachrichten eines Gastes bei seiner Buchung, statt sie auf Mailprogramm, Extranets und Zettel zu verteilen. In STRYK laufen E-Mails bei Direkt- und manuellen Buchungen sowie Portalnachrichten über den Kanal der Buchung dort zusammen. Vorlagen mit Platzhaltern und Automationen sind enthalten. Das Postfach gehört zum Kernpreis, der sich nach der Zimmerzahl richtet.
Aktualisiert
Wo Gästenachrichten heute verloren gehen
Wer Gästefragen in Outlook, im Extranet und am Telefon gleichzeitig beantwortet, verliert Nachrichten vor allem an den Übergaben.
- Heute
Eine Familie fragt per Mail nach einem Kinderbett, ein Portalgast nach dem Parkplatz, ein Stammgast ruft an. Die Mail liegt im Postfach der Inhaberin, die Portalnachricht im Extranet, die Telefonnotiz auf einem Zettel am Empfang.
Mit STRYKDie Nachrichten eines Gastes stehen gebündelt bei seiner Buchung. E-Mails bei Direkt- und manuellen Buchungen laufen dort ein, Portalnachrichten über den Kanal der Buchung, sofern eine unterstützte Verbindung aktiv ist. Telefonnotizen trägst du als Notiz an derselben Buchung ein.
Weiterlesen - Heute
Der Spätdienst sagt einem Gast am Abend per Mail einen späten Check-out bis 12 Uhr zu. Am nächsten Morgen will der Frühdienst das Zimmer um 10:30 an die Hausdame geben und findet nirgends einen Hinweis. Der Gast beruft sich auf die Zusage.
Mit STRYKDie Zusage steht im Nachrichtenverlauf der Buchung, ergänzt durch Notizen und Tags an derselben Buchung. Die Vertretung liest nach, statt den Gast zu fragen.
Weiterlesen - Heute
Jeden Tag tippt jemand dieselbe Anreiseinfo neu: Parkplatz hinter dem Haus, Schlüssel am Empfang, Frühstück ab 7:00 Uhr. Je nach Tagesform fehlt mal der Hinweis auf das Frühstück, mal der auf die Parkplätze.
Mit STRYKEine Vorlage mit Platzhaltern holt Name, Zimmer und Datum aus der Buchung. Eine Automation verschickt die Anreiseinfo vor der Anreise von selbst, mit Testlauf vorab und Protokoll danach.
Weiterlesen
Vier Nachrichten über Nacht, eine Übergabe am Abend
Hotel Nordlicht, 24 Zimmer: Rezeption im Früh- und Spätdienst, die Inhaberin im Büro, Gäste von der eigenen Website und zwei Portalen.
Der Frühdienst liest die Nacht nach
Über Nacht sind vier Nachrichten eingegangen. Jede steht bei ihrer Buchung, nicht in einem gemeinsamen Mailordner. Die Rezeption sieht sofort, wer anreist, welches Zimmer reserviert ist und was der Spätdienst gestern notiert hat.
Anreiseinfo aus der Vorlage
Ein Gast aus einer Direktbuchung fragt nach dem Parkplatz. Die Rezeption wählt die Vorlage Anreise, die Platzhalter füllen Name und Datum. Sie ergänzt einen Satz zum Familienzimmer und sendet die Mail an den Gast.
Portalgast antwortet im selben Fenster
Eine Gästin fragt über das Buchungsportal nach einem ruhigen Zimmer. Die Rezeption antwortet in STRYK bei der Buchung. Die Antwort geht über den Kanal, über den die Buchung kam, sofern eine unterstützte Verbindung aktiv ist.
Automation prüfen
Die Inhaberin öffnet das Protokoll der Automationen. Es zeigt, welche Nachrichten ausgelöst wurden, etwa die Anreiseinfo vor der Anreise. Für eine neue Regel nutzt sie vorher den Testlauf.
Entwurf der KI prüfen
Zu einer langen Gästenachricht liegt eine Zusammenfassung mit Antwortentwurf bereit, falls das Zusatzmodul STRYK Guest AI aktiv ist. Der Spätdienst ändert zwei Sätze und gibt den Text frei. Gesendet wird erst nach dieser Freigabe.
Übergabe ohne Zettel
Der Spätdienst geht um 20:00 nach Hause. Offene Fragen stehen im Verlauf der jeweiligen Buchung, der Frühdienst liest sie dort am nächsten Morgen nach. Zettel am Empfang braucht dafür niemand.
Was im Gäste-Postfach steckt
Die Funktionsliste der Gästekommunikation findest du auf der Funktionsseite. Hier steht, was davon im Alltag am Empfang den Unterschied macht.
Ein Verlauf je Buchung
Zu jeder Buchung gibt es einen Nachrichtenverlauf. E-Mail gilt für Direkt- und manuelle Buchungen, Portalnachrichten gehen über den Kanal der Buchung. Wer die Buchung öffnet, sieht den ganzen Verlauf.
WeiterlesenVorlagen mit Platzhaltern
Du legst Nachrichtenvorlagen einmal an, etwa für Anreiseinfo, Wegbeschreibung oder Zahlungshinweis. Platzhalter ziehen Gästename und Buchungsdaten in den Text. Die Rezeption ergänzt nur noch den persönlichen Satz.
WeiterlesenAutomationen mit Testlauf
Nachrichten, Aufgaben, Tags und interne Hinweise lassen sich automatisch auslösen, zum Beispiel vor der Anreise, nach der Abreise, bei Zahlung oder bei einem No-Show. Testlauf und Protokoll zeigen, was passiert ist.
WeiterlesenSTRYK Guest AI im PostfachZusatzmodul
Das Zusatzmodul fasst Nachrichten zusammen und schlägt Antworten vor. Dein Team liest den Vorschlag, ändert ihn bei Bedarf und gibt ihn frei. Buchungsänderungen und Stornos bleiben immer freigabepflichtig. Der erste Monat ist kostenlos, danach nur nach ausdrücklicher Aktivierung.
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Gästenachrichten ohne und mit gemeinsamem Postfach
Der Unterschied zeigt sich bei der Vertretung, bei Wiederholungen und bei Portalgästen. Die letzte Zeile nennt die Grenze.
| Aufgabe | Mit Mailprogramm und Extranet | Mit STRYK |
|---|---|---|
| Nachricht eines Gastes finden | Suche im Mailprogramm, im Extranet des Portals und in den Notizen am Empfang. | Buchung öffnen. Der Nachrichtenverlauf steht dort. |
| Zusage vom Vortag nachlesen | Die Vertretung fragt den Kollegen oder den Gast. | Zusage steht im Verlauf der Buchung, Notizen und Tags liegen daneben. |
| Anreiseinfo verschicken | Text jedes Mal neu tippen oder aus einer alten Mail kopieren. | Vorlage mit Platzhaltern oder Automation vor der Anreise. |
| Antwort an einen Portalgast | Im Extranet anmelden, Buchung suchen, dort antworten. | Antwort bei der Buchung in STRYK, Versand über den Kanal der Buchung, sofern eine unterstützte Verbindung aktiv ist. |
| Lange Gästemail bearbeiten | Mail lesen, Kernpunkte selbst herausschreiben, Antwort von Hand formulieren. | Mit dem Zusatzmodul Guest AI: Zusammenfassung und Entwurf, dein Team gibt frei. |
| SMS und WhatsApp | Meist über private Handys einzelner Mitarbeitender. | Dafür hat STRYK keinen Versand. Nachrichten gehen per E-Mail oder über den Kanal der Buchung. |
Ein Preis, der mit deinem Haus wächst
Das Gäste-Postfach, Vorlagen und Automationen gehören zum Kernpreis, ebenso unbegrenzte Nutzer. So muss niemand im Team auf einen Zugang verzichten. STRYK Guest AI ist ein Zusatzmodul mit eigenen Konditionen.
Preise im Detail59 € Grundpreis + 6 € je Zimmer oder Einheit pro Monat
Beispiel mit 24 Zimmern203 €pro Monat
- 14 Tage kostenlos testen
- Keine Einrichtungsgebühr
- Persönliche Begleitung beim Start
Netto, jährliche Abrechnung. Im ersten Vertragsjahr 20 % Rabatt auf den Grundpreis.
Gäste-Postfach einführen
Die Einführung folgt dem Umstieg auf das Hotelsystem insgesamt. Das Postfach ist Teil davon und braucht keine eigene Einrichtung.
Gäste und Buchungen übernehmen
Wir begleiten den Import aus CSV, XLSX oder ZIP, mit Testlauf und Fehlerbericht. Deine alten E-Mail-Verläufe bleiben zum Nachlesen im bisherigen Mailprogramm, neue Nachrichten laufen bei der Buchung zusammen.
Vorlagen aus deinem Alltag anlegen
Du legst die Texte an, die deine Rezeption heute abtippt: Anreiseinfo, Wegbeschreibung, Frühstückszeiten, Zahlungshinweis. Platzhalter ersetzen Name, Datum und Zimmer.
Automationen im Testlauf prüfen
Du richtest zuerst eine Regel ein, etwa die Anreiseinfo vor der Anreise, und lässt sie im Testlauf laufen. Erst danach schalte sie scharf. Das Protokoll zeigt jede ausgelöste Nachricht.
Portale verbinden
Welche Portale dein Haus verbinden kann, bestätigen wir nach Zuordnung und Verbindungstest. Deine Portalverträge laufen unverändert weiter.
Häufige Fragen
Kann ich Nachrichten von Buchungsportalen im selben Postfach beantworten?
Mit Guest AI empfangen und beantworte Booking.com-Nachrichten direkt in STRYK. Dafür brauchst du das Guest-AI-Modul und eine eingerichtete Verbindung für dein Hotel.
Gibt es SMS oder WhatsApp im Postfach?
Nein. STRYK versendet keine SMS und keine WhatsApp-Nachrichten. Nachrichten gehen per E-Mail bei Direkt- und manuellen Buchungen oder über den Kanal der Buchung bei Portalgästen.
Wie funktionieren Vorlagen mit Platzhaltern?
Eine Vorlage ist ein Nachrichtentext, in dem Platzhalter wie Gästename oder Anreisedatum stehen. STRYK setzt die Daten aus der Buchung ein, bevor deine Rezeption die Nachricht sendet. Den Satz zum Gast ergänzt sie selbst.
Antwortet die KI selbstständig an Gäste?
Nein, nicht grundsätzlich. STRYK Guest AI schlägt Antworten vor, dein Team prüft und gibt frei. Buchungsänderungen und Stornos bleiben immer freigabepflichtig. Vollautomatik gibt es nur für freigegebene, risikoarme Antworten.
Was kostet STRYK Guest AI?
Das Modul lässt sich 1 Monat kostenlos testen und wird danach nur nach ausdrücklicher Aktivierung berechnet. Es ist nicht im Grundpreis enthalten. Die aktuellen Konditionen stehen auf der Preisseite.
Wie schreibe ich Gästen in mehreren Sprachen?
Mit einer eigenen Fassung je Sprache. Die Anreiseinfo legst du zum Beispiel auf Deutsch, Englisch und Italienisch an, die Platzhalter füllt STRYK in jeder Fassung aus der Buchung. Die Rezeption wählt die Fassung, die zum Gast passt.
Wer im Team sieht welche Nachrichten?
Das regeln Rollen und Rechte. Jede Mitarbeiterin und jeder Mitarbeiter bekommt einen eigenen Zugang, die Rolle bestimmt, welche Bereiche die Person öffnen und ändern darf. Im Aktivitätsprotokoll lässt sich nachlesen, wer eine Buchung geändert hat.
Mache deine Anreiseinfo zur ersten Vorlage
Das Kernprodukt testest du 14 Tage, ohne Einrichtungsgebühr. Bringe die Anreiseinfo mit, die deine Rezeption heute abtippt; im Test wird daraus eine Vorlage mit Platzhaltern.