Belegarchiv für Hotels
Belegarchiv im Hotel: Aufbewahrung orientiert an GoBD und BAO
STRYK hält ausgestellte Rechnungen unverändert und führt ein Prüfarchiv mit Aufbewahrungsfristen für Österreich und Deutschland. Die Steuerberatung erhält ihre Unterlagen monatlich aus demselben System.
- Rechnungen nach dem Ausstellen unveränderlich
- Fristen im Prüfarchiv: Österreich 7 Jahre, Deutschland 10 Jahre
- Monatliche Übergabe an die Kanzlei mit Belegpaket
Kurz gesagt
Ein Belegarchiv bewahrt Rechnungen und Buchungsbelege eines Hotels geordnet auf, damit sie bei einer Prüfung vollständig und unverändert vorliegen. STRYK bietet dafür ein Prüfarchiv als technische Unterstützung, orientiert an GoBD und BAO, mit hinterlegten Fristen von 7 Jahren für Österreich und 10 Jahren für Deutschland. Es ist keine Zertifizierung und keine Rechtsberatung. Einen Aufpreis kostet das Archiv nicht; bezahlt wird der Kernpreis nach Zimmerzahl.
Aktualisiert
Wo Belege im Hotel heute verloren gehen
Wer Unterlagen über Ordner, Postfächer und Laufwerke verteilt, merkt es spätestens bei der Rückfrage der Kanzlei.
- Heute
Die Ausgangsrechnungen liegen als PDF auf dem Laptop der Chefin, die Lieferantenrechnungen im Ordner im Büro, ein Teil steckt noch im E-Mail-Postfach der Rezeption. Wenn die Steuerberatung im März eine Rechnung vom Vorjahr braucht, beginnt die Suche an drei Orten.
Mit STRYKRechnungen entstehen aus der Buchung und sind danach in STRYK abrufbar. Die globale Suche findet sie über Gast, Buchung oder Rechnung. Eingangsrechnungen als XRechnung oder Factur-X nimmt STRYK direkt entgegen.
Weiterlesen - Heute
Ein Gast meldet, dass die Firmenadresse auf der Rechnung falsch ist. Die Rezeption öffnet die Datei, tippt die Adresse neu und speichert über dem Original. Danach gibt es keine Spur mehr, was ursprünglich auf der Rechnung stand.
Mit STRYKEine ausgestellte Rechnung lässt sich nicht mehr überschreiben. Die Korrektur läuft über Storno oder Gutschrift, und neben der neuen Rechnung bleibt die ursprüngliche bestehen.
Weiterlesen - Heute
Ein Ordner aus dem Jahr 2016 steht noch im Keller. Niemand weiß, ob er in Österreich oder Deutschland bereits entsorgt werden darf, und die Frist hängt von der Art des Belegs ab.
Mit STRYKDas Prüfarchiv arbeitet mit den Aufbewahrungsfristen für Österreich (7 Jahre) und Deutschland (10 Jahre). Ob eine Frist für einen bestimmten Beleg gilt, klärt deine Steuerberatung; STRYK führt die Fristen mit.
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Der Monatsletzte im Backoffice
Der letzte Tag des Monats im Backoffice eines Hotels mit 24 Zimmern, in dem die Inhaberin die Belege selbst betreut.
Eingangsrechnung des Wäschereibetriebs
Die Wäscherei schickt ihre Rechnung als Factur-X. STRYK nimmt die E-Rechnung entgegen, ohne dass jemand sie abtippt. Die Inhaberin sieht Betrag und Lieferant, bevor sie die Rechnung übernimmt.
Rechnung für Zimmer 12
Die Gäste aus Zimmer 12 checken aus. Offene Posten aus Minibar und Bar stehen bereits am Aufenthalt, die Rezeption stellt die Rechnung aus der Buchung aus. Ab diesem Moment ist sie unveränderlich.
Falsche Firmenadresse korrigieren
Ein Geschäftsgast meldet einen Fehler in der Adresse. Die Rezeption storniert die Rechnung und stellt eine korrigierte neu aus. Im Aktivitätsprotokoll steht, wer das wann getan hat.
Kontoauszug gegen offene Rechnungen
Die Inhaberin lädt den Kontoauszug als CAMT.053-Datei hoch. STRYK schlägt vor, welche Zahlung zu welcher offenen Rechnung gehört. Sie bestätigt die Zuordnung Zeile für Zeile.
Monatsübergabe an die Kanzlei
Am Monatsende übergibt STRYK das Journal an die Steuerberatung, als DATEV, BMD, CSV oder Excel, auf Wunsch mit Belegpaket. Die Kanzlei fragt nicht mehr nach einzelnen PDFs nach.
Was STRYK für Archiv und Übergabe leistet
Archiv und Übergabe stützen sich auf diese Funktionen. Bei jeder steht, wo ihre Grenze liegt.
Original und Korrektur nebeneinander
Eine ausgestellte Rechnung bleibt, wie sie ausgestellt wurde. Korrekturen laufen über Storno oder Gutschrift, sodass Original und Korrektur nebeneinander existieren.
WeiterlesenPrüfarchiv mit Fristen
Das Prüfarchiv ist technische Archivunterstützung, orientiert an GoBD und BAO. Es kennt die Aufbewahrungsfristen von 7 Jahren für Österreich und 10 Jahren für Deutschland. Eine Zertifizierung ist es nicht.
WeiterlesenDokumente als PDF
Rechnungen, Angebote, Housekeeping-Plan und Berichte erzeugt STRYK als PDF in 18 Sprachen. Berichte exportierst du je Bereich als PDF, Excel oder CSV.
WeiterlesenJournal und Belegpaket für die Kanzlei
Monatlich geht das Journal als DATEV, BMD, CSV oder Excel an die Kanzlei, auf Wunsch mit Belegpaket. Welches Format deine Kanzlei bevorzugt, stelle ein.
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Belegablage heute und mit Prüfarchiv
Die Tabelle stellt die Ablage über Ordner und Laufwerke dem Archiv in STRYK gegenüber.
| Aufgabe | Mit Ordnern und Laufwerken | Mit STRYK |
|---|---|---|
| Ausgangsrechnung ablegen | PDF auf dem Laptop, zusätzlich ein Ausdruck im Ordner. | Die Rechnung entsteht aus der Buchung und liegt danach im System. |
| Rechnung korrigieren | Die Datei wird überschrieben, das Original geht verloren. | Storno oder Gutschrift; die ursprüngliche Rechnung bleibt bestehen. |
| Eingangsrechnung erfassen | Mail mit PDF wird ausgedruckt und abgeheftet. | XRechnung und Factur-X werden empfangen, ohne Abtippen. |
| Unterlagen an die Kanzlei geben | Ordner, USB-Stick oder Sammelmail zum Quartalsende. | Monatliche Übergabe als DATEV, BMD, CSV oder Excel, optional mit Belegpaket. |
| Aufbewahrungsfrist beachten | Eine Notiz auf dem Ordner, oft ohne Jahr. | Prüfarchiv mit Fristen für Österreich (7 Jahre) und Deutschland (10 Jahre). |
| Änderungen nachvollziehen | Niemand weiß, wer wann etwas geändert hat. | Im Aktivitätsprotokoll steht, wer wann eine Rechnung storniert oder neu ausgestellt hat. |
Ein Preis, der mit deinem Haus wächst
Das Prüfarchiv kostet keinen Aufpreis, es gehört zum Kernprodukt aus Grundpreis und Betrag je Zimmer. Updates der Kernfunktionen sind enthalten.
Preise im Detail59 € Grundpreis + 6 € je Zimmer oder Einheit pro Monat
Beispiel mit 24 Zimmern203 €pro Monat
- 14 Tage kostenlos testen
- Keine Einrichtungsgebühr
- Persönliche Begleitung beim Start
Netto, jährliche Abrechnung. Im ersten Vertragsjahr 20 % Rabatt auf den Grundpreis.
Von verteilten Belegen zum Prüfarchiv
Alte Ordner wandern nicht automatisch ins System. Du legst fest, was ab dem Stichtag gilt.
Steuerland nennen
Du nennst uns Zimmerzahl und das Land, in dem dein Betrieb steuerpflichtig ist. Darauf stimmen wir den Testzugang ab.
Stichtag mit der Kanzlei abstimmen
Deine Steuerberatung sagt, ab welchem Datum Rechnungen aus STRYK stammen und in welchem Format sie das Journal haben möchte.
Gäste und Buchungen importieren
Gäste und Buchungen bringst du als CSV oder XLSX mit. Bevor etwas übernommen wird, zeigt ein Testlauf im Fehlerbericht, welche Zeilen nicht passen.
Alte Belege geordnet lassen
Rechnungen aus der Zeit vor dem Stichtag bleiben dort, wo sie liegen, bis ihre Frist abgelaufen ist. Deine Steuerberatung bestätigt, bis wann.
Häufige Fragen
Ist STRYK GoBD-zertifiziert?
Nein, STRYK besitzt keine GoBD-Zertifizierung. Das Prüfarchiv ist technische Archivunterstützung, die sich an GoBD und BAO orientiert. Ob deine gesamte Buchführung den Vorgaben entspricht, beurteilt deine Steuerberatung.
Wie lange muss ein Hotel Rechnungen aufbewahren?
In Österreich 7 Jahre, in Deutschland 8 Jahre für Rechnungen als Buchungsbelege und 10 Jahre für Bücher und Jahresabschlüsse (Stand: Oktober 2026; § 132 BAO, § 147 Abs. 3 AO). Das Prüfarchiv in STRYK rechnet mit 7 Jahren für Österreich und 10 Jahren für Deutschland. Dieser Überblick ersetzt keine Rechts- oder Steuerberatung.
Was passiert mit einer korrigierten Rechnung?
Die ursprüngliche Rechnung bleibt bestehen. Eine ausgestellte Rechnung ist unveränderlich, die Korrektur läuft über Storno oder Gutschrift. Wer storniert und neu ausgestellt hat, steht im Aktivitätsprotokoll.
Muss ich zusätzlich Papierbelege aufheben?
Ja, für Belege, die nicht in STRYK entstehen oder eingehen. STRYK bewahrt die Rechnungen auf, die im System ausgestellt werden; empfangene E-Rechnungen liegen ebenfalls dort. Ob du Papierbelege von Lieferanten nach dem Scannen vernichten darfst, kläre mit deiner Steuerberatung.
Gilt die Frist für Österreich oder Deutschland automatisch?
Nein, die Frist gilt nach dem Land, in dem dein Betrieb steuerpflichtig ist. Das Prüfarchiv kennt beide Fristen, 7 Jahre für Österreich und 10 Jahre für Deutschland. Deine Steuerberatung bestätigt, welche für dein Haus anzuwenden ist.
Kann STRYK Daten direkt an das Finanzamt übergeben?
Nein. Der Weg zum Finanzamt führt über deine Steuerberatung: STRYK übergibt ihr monatlich ein Journal, als DATEV, BMD, CSV oder Excel, auf Wunsch mit Belegpaket.
Zeige uns deine Belegablage
Vereinbare eine Demo mit deinem Hoteltag. Wir gehen gemeinsam durch Rechnung, Korrektur und Monatsübergabe an deine Kanzlei.